Çağrı Merkezi PBX Nedir? Genel Bakış, Nasıl Çalışır ve Özellikler

Yayınlanan: 2023-12-07

Bir çağrı merkezi operasyonunu ölçeklendirmek büyük bir sorumluluktur.

Çağrı kalitesi, maliyetler, ölçeklenebilirlik ve esneklik dahil olmak üzere birçok kritik hususu dengeleyebilecek teknolojiyi benimsemenizi gerektirir.

Çağrı merkezi özel şube santrali (PBX) çözümü, temsilci verimliliğini en üst düzeye çıkarmanıza ve maliyetleri kontrol etmenize yardımcı olur. PBX, bir şirket içindeki özel bir telefon ağıdır; dahili telefonları genel telefon ağına bağlar.

Bir PBX'in çeşitli türleri vardır. Geleneksel olanların bakımı maliyetlidir ve daha fazla hat eklemek masrafları büyük ölçüde artırır. Dahası, çağrı merkezi operasyonlarını teknolojiye olanak sağlarken, hibrit ve uzak çağrı merkezi ekiplerinin gerçek dünyadaki taleplerini karşılamayı düşünmelisiniz.

Bulut PBX bu tür talepleri karşılar. Farklı PBX çözümleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

Çağrı Merkezlerinde PBX Sistem Çeşitleri

Bir çağrı merkezi yöneticisi olarak, telefon çağrılarını daha iyi yönetmek için ekibinizi verimli bir telefon sistemiyle donatabilirsiniz. Ancak çeşitli seçeneklerin olması doğru olanı seçmeyi zorlaştırabilir.

Avantajlarını ve sınırlamalarını anlamak için aşağıdaki PBX türlerini keşfedin.

Geleneksel PBX

Geleneksel PBX sistemleri, kullanıcıların tek bir bina veya ofiste telefon görüşmesi yapmasına ve aktarmasına olanak tanır. Bu sistemler ayrıca gelen ve giden aramalar için harici telefon hatlarını da yönetir.

Eski PBX teknolojisi İnternet'in ortaya çıkmasından önce de mevcuttu. Düz Eski Telefon Hizmetini ( POTS ) bağlamak için bakır teller kullandı.

Düz eski telefon hizmeti ağ şeması

Bulut tabanlı PBX'lerden önce şirketler, yerel hizmet sağlayıcıların iç iletişim için kendilerine fatura kestiği merkezi santral (Centrex) hatlarını kullanıyordu. Centrex merkezi bir telefon santrali gibidir: Birden fazla telefon hattını birleşik bir iletişim grubunda birleştirir.

PBX sistemleri dahili iletişimi ücretsiz hale getirdi. Ancak şirket içi kurulum ve bakım konusunda önemli bir yatırım ihtiyacını da beraberinde getirdiler.

Altyapı yatırımı kayda değer hale geldikçe, İnternet Üzerinden Ses Protokolü (VoIP) sağlayıcıları daha sonra pahalı donanım gereksinimlerini ortadan kaldırarak telefon hizmetini daha uygun maliyetli hale getirdi.

İnternet Protokolü (IP) PBX

Geleneksel PBX'in aksine, bir IP PBX , çağrıları VoIP ağları ve PSTN hatları arasında değiştirebilir, iletebilir veya yönlendirebilir. Sesli iletişim sağlamak için bir IP kullanır ve İnternet hizmeti ile VoIP'yi entegre eder.

IP PBX ile ofiste analog telefonları yönetirken İnternet üzerinden gelen ve giden aramaları yapabilir ve alabilirsiniz.

Bir IP PBX, birden fazla ses kanalı sunmak için oturum başlatma protokolü (SIP) hattını kullanır. IP PBX'te dahili telefon uzantıları PBX ile aynı şekilde çalışır.

Bir VoIP servis sağlayıcısı, harici olarak SIP trunk bağlantısı için kimlik bilgileri sunar. Kimliği doğrulandığında, gelen aramalar PBX'inize ulaşır.

Barındırılan PBX nasıl çalışır?

IP PBX, analog PBX'ten minimal bir değişikliktir ancak bulut güvenilirliği ve düşük iletişim maliyetleri sunar. Ancak bazı zorluklarla birlikte gelir.

Bir IP PBX'i yapılandırmak için sistem yöneticinizin Linux işletim sistemi konusunda teknik açıdan yetkin olması gerekir. Dahası, tesis içi PBX sistemlerinin çoğu, modern çalışma alanlarının acil bir ihtiyacı olan uzaktan çalışmayı karşılamıyor. Bulut PBX çözümü uzak ekiplerin ihtiyaçlarını daha iyi karşılayabilir.

Barındırılan PBX

Barındırılan bir PBX tesis dışında bulunur ve üçüncü taraf bir sağlayıcı bunu sürdürür. Barındırılan PBX'ten bulut PBX veya sanal PBX olarak bahseden profesyonelleri bulabilirsiniz.

Yerinde donanım kurulumu ihtiyacını ortadan kaldırarak işletmelerin paradan tasarruf etmesini sağlar. Ek olarak, buluttaki tüm iş telefonu numaralarına her yerden erişebilirsiniz; bu, bir çağrı merkezinde barındırılan PBX'i seçmenin ana motivasyonudur.

Barındırılan bir PBX'in kurulumu kolaydır ve çalışanların uzaktan çalışmasına olanak tanır. Şirket içi PBX'in aksine, önceden maliyet gerektirmez ve ağın bant genişliğini makul düzeyde kullanır. Ayrıca bağlanmak için herhangi bir SIP telefonunu kullanmanıza da olanak tanır.

Bu telefon sistemi hızlıdır ve çalışması nispeten daha kolaydır, daha fazla kişiselleştirme ve esneklik kapasitesine sahiptir. Bilgi aktarımı, kurumsal düzeyde performans ve güvenilirlikle İnternet üzerinden gerçekleşir.

Çağrı Merkezinizin Bulut PBX'e İhtiyacı Olup Olmadığı Nasıl Anlaşılır

Hangi PBX sistemini seçerseniz seçin, birkaç taviz vermeniz gerekecektir.

Geleneksel PBX, fiziksel hat bağlantılarına dayandığından daha iyi çağrı kalitesi sunar. Bulut PBX daha iyi ölçeklenebilirlik ve daha sağlam özellikler sunar.

Bulut PBX'in çağrı merkeziniz için en uygun seçim olup olmadığını derinlemesine inceleyin.

Şirket içi telefon sistemini aştı

Çağrı hacimleri, arayanların ihtiyaçlarına bağlı olarak artma veya azalma eğilimi gösterebilir. Geleneksel bir PBX'i tercih ederseniz dinamik talebe uyum sağlamak için fiziksel altyapı değişikliklerine ihtiyacınız vardır.

Daha ölçeklenebilir bir çözüme ihtiyacınız olduğunu gösteren birkaç işaret:

Bulut tabanlı bir sistem, gelişen ihtiyaçlarınıza uyum sağlayacak şekilde tam donanımlıdır. Ek abonelik satın aldığınızda yeni kullanıcıların eklenmesi anında gerçekleşir.

Bakım nedeniyle yavaşladı

Sistemin kapalı kalması, müşteri iletişiminin kesilmesi için bir mazeret değildir. Sosyal medyada kötü bir eleştiri gibi ciddi sonuçlar doğurabilir.

Bulut PBX şu durumlarla karşılaştığınızda size yardımcı olabilir:

Teknoloji hızla değişiyor ve ofisinizde geleneksel bir PBX sisteminiz olduğunda onu güncel tutmak zorlaşıyor.

Birleşik bir mesajlaşma çözümü isteyin

Birleşik iletişim, ekibinizin tek bir paylaşılan platformla aynı fikirde olmasını sağlar. Çok kanallı iletişim yönetimini basitleştirmek için sesli, e-posta ve görüntülü mesajlaşmanın bütünsel bir görünümüne ihtiyacınız var.

Bulut tabanlı çağrı merkezi PBX'inin yardımcı olabileceği birkaç durum:

  • Müşteri talepleri çatlaklardan düşüyor.
  • Çağrı merkezi temsilcileri, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçları gibi ayrı uygulamalardaki bilgileri güncelliyor.
  • Ekip üyeleri, kurumsal mesajlaşma için kişisel telefonları ve birkaç farklı toplantı uygulamasını kullanıyor.

Uzak bir ekibiniz olsun

Barındırılan çağrı merkezi PBX'i, çağrı merkezi temsilcilerinin her yerden çalışmasına olanak tanır. Dağıtılmış bir iş gücünün ihtiyaçlarını yönetirken çağrıları uzaktan yanıtlamalarına yardımcı olur.

Çağrı merkezi liderlerinin %63'ünün evden çalışmanın gelecek olduğuna inandığı bir yerde, bu ortama hitap edebilecek çözümlere ihtiyacınız var.

Çağrı merkezinizi buluta taşımanız gerekip gerekmediğini anlamanızı sağlayacak birkaç kolay işaret:

“Uzaktan yeteneğimiz bizim için muazzam bir fark yarattı. Nextiva'ya geçişimiz olmasaydı, neredeyse şu anki kadar çalışır durumda olamazdık."

Meryl Cassidy Müdahale Kriz Merkezi İcra Direktörü

Daha sağlam özelliklere ihtiyacınız var

10 müşteriden sekizinden fazlası, bir insan temsilciyle etkileşime geçmeyi beklemekten kaçınmak için otomatik yanıtları tercih ediyor. Müşteri deneyimini iyileştirmek amacıyla otomatik operatörler, çağrı yönlendirme ve etkileşimli sesli yanıt (IVR) gibi bulut PBX özelliklerini çağrı merkezi ekipleri için vazgeçilmez hale getirir.

Bulut çağrı merkezi özelliklerinin yardımcı olabileceği bazı durumlar aşağıda verilmiştir:

Bulut PBX ile bir dizi özelleştirilebilir özelliğe sahipsiniz. Bunlar çağrı merkezinizin ihtiyaçlarına ve iş akışlarına göre uyarlanabilir.

10 Önemli Çağrı Merkezi PBX Özelliği

Çağrı merkezi PBX sistemleri, şirket içi seçeneklerin yetersiz kaldığı durumlarda çeşitli ek özellikler sağlar. Bu özelliklerin yapılandırılması kolaydır ve bunları kullanmaya başlamak uzun sürmez. Hangi özelliklerin çağrı merkezi operasyonlarınızı daha etkili ve ölçeklenebilir hale getirebileceğini inceleyin.

İletişim merkeziniz için gerçekte neye ihtiyacınız olduğunu öğrenmek için bu PBX özelliklerini inceleyin.

1. Otomatik çağrı dağıtımı (ACD)

Çağrı merkezleri, gelen çağrıları yanıtlamak ve onları mevcut en iyi temsilciye yönlendirmek için ACD'yi kullanır. Bu yönlendirme, arayanın kimliği, çalışma saatleri, müşteri destek düzeyi ve IVR seçimleri gibi çeşitli faktörlere tabidir.

ACD, çağrıyı doğru temsilcinin ve departmanın almasını sağlar ve arayanın farklı numaraları çevirerek kendini hayal kırıklığına uğratmasına gerek kalmaz.

Çağrı merkezlerinin çağrıları dağıtmak için kullandığı bazı önemli teknikler şunlardır:

ACD, IVR'ye benzer, ancak ilki daha çok çağrıları mevcut temsilcilere yönlendirmeye odaklanırken IVR, arayanları mümkün olan en kısa sürede doğru yere yönlendirmeye çalışır.

Müşteri deneyimi için IVR'yi tercih edin. Temsilci dengesi önceliğinizse ACD'yi seçin. Ancak her ikisini de uygulamak en iyisidir.

2.IVR

İnteraktif Sesli Yanıt (IVR), müşterilerden çağrı merkezi temsilcilerine ulaşmak için seslerini veya telefon tuş takımını kullanarak seçenekleri seçmelerini ister.

"Müşteriyseniz bire basın veya satış ekibiyle konuşmak için ikiye basın" sözünü duymuş olabilirsiniz. Bu tam olarak bir IVR'nin yaptığı şeydir.

IVR nasıl çalışır?

Arayanları karşılar ve çağrı sırasında yaptıkları seçimlere göre en uygun temsilciye veya kaynağa ulaşmalarına yardımcı olur.

Bir IVR robotik ses çıkarmaya eğilimlidir. Selamlarınızı sessiz bir odada kaydetmek ve senaryonuzu okurken gülümsemek en iyisidir.

Bekleme sürelerini kısa tutun veya bu süreleri promosyon veya önemli mesajları paylaşmak için kullanın.

İyi bir müşteri deneyimi sağlarken temsilci dengesini korumak için çok seviyeli IVR'yi değerlendirebilir ve bunu bir ACD ile entegre edebilirsiniz.

3. Çağrı kuyruğu

Çağrı kuyruğu, gelen çağrıları, önceden belirlenmiş kriterlere göre bir sonraki uygun temsilci tarafından yanıtlanacak sanal bir hatta yerleştirir.

Çağrı kuyrukları, çağrı bir çağrı merkezi temsilcisine yönlendirilinceye kadar arayanın yerini sırada tutar. Arayanlar sıraya girdiğinde bekletme müziği çalın ve onlara self servis seçenekleri hakkında bilgi verin. Ürün veya hizmetinizden en iyi şekilde yararlanmak için bazı yararlı ipuçlarını bile paylaşabilirsiniz.

Çağrı kuyrukları, çağrı merkezlerinin yüksek çağrı hacimlerini yalın bir personel ile yönetmek için mevcut temsilci saatlerini etkili bir şekilde kullanmasına yardımcı olur.

4. Çağrı kaydı

Çağrı merkezleri, performanslarını izlemek ve değerlendirmek, geri bildirim sağlamak ve hizmeti iyileştirmek için temsilci çağrılarını kaydedebilir. Ancak aramaları kaydederken, "Bu arama kalite ve eğitim amacıyla kaydediliyor" gibi bir mesaj çalarak bunu müşterilere mutlaka bildirin.

Aradığınız firmaların destek personeline bağlandığınızda benzer bir mesaj duymuş olmalısınız.

Nextiva'daki çağrı kaydının anlık görüntüsü

Çağrı kaydı, daha hedefe yönelik eğitim sunabilmeniz için temsilcilerin iyileştirilmesi gereken alanları belirlemenize yardımcı olur. İlerletmeler meydana geldiğinde, çağrı kayıtları müşterilerin sorunlarına ilişkin bağlamın sağlanmasına yardımcı olur.

Bu kayıtlar, müşterilerin sıklıkla karşılaştığı zorlukları ortaya çıkarıyor ve müşterilerin ürünle ilgili sıkıntılı noktalarını self servis bir şekilde ele almalarına yardımcı olmak için destek belgelerinin daha fazla bilgiyle iyileştirilmesine yardımcı oluyor.

5. Gerçek zamanlı analiz

Ekip liderleri ve süpervizörler , çağrı merkezi ölçümleri hakkında ayrıntılı raporlar oluştururken çağrıları gerçek zamanlı olarak izleyebilir. Müşterilerin bir temsilciye bağlanmadan önce ne kadar süre beklemede beklediklerini keşfedebilirsiniz. Bu bilgiler iş gücü optimizasyonunu gerçekleştirmenize yardımcı olabilir.

Her aramadan sonra müşteri memnuniyeti puanı ve tekrar arayanların sayısı gibi metriklerle ilgili ayrıntılara sahip olacaksınız. Bu ölçümler çağrı merkezi stratejinizi optimize etmenin temelini oluşturur.

Nextiva'da çağrı analizi

6. Çağrı engelleme veya çağrı izleme

Çağrı izleme ve çağrı merkezinin temel özellikleridir.

Çağrı engelleme, çağrı merkezi yöneticisinin canlı bir çağrıya katılmasına yardımcı olur. Müşterilerin, çağrıya katılan yöneticiyi duymayacağı bir çağrı-fısıldama işleviyle birlikte gelir. Yöneticilerin çağrı kalitesini güvence altına almasına ve temsilcilere en çok ihtiyaç duydukları anda tavsiye ve geri bildirim sağlamalarına olanak tanır.

Yönetici, müşterinin sorunlarını hızlı bir şekilde çözmelerine ve müşteriye en iyi deneyimi sunmalarına yardımcı olmak için bir konferans aramasını etkinleştirebilir veya temsilciyi takip edebilir.

Nextiva'da çağrı izleme

7. CRM entegrasyonları

Bulut tabanlı çağrı merkezi PBX, telefon sisteminizi CRM veya müşteri veri kaynaklarınızla entegre etmenize olanak tanır. Doğrudan dahil olmayabilecek diğer ekiplere daha sonra bağlam sağlamak için çağrıları günlüğe kaydetmenize yardımcı olur.

Örneğin müşteri sosyal medya ekibiyle etkileşime girdiyse bu etkileşimleri görüntüleyebilirsiniz.

Nextiva'da CRM entegrasyonları

Temsilcileriniz, farklı uygulamalar arasında çok fazla ileri geri gitmeden, tıklayarak arama yapabilir ve görevlerini yönetebilir. Entegrasyonlar zamandan tasarruf sağlar ve iletişimi daha etkili hale getirecek bağlam sağlar.

Genel olarak, müşteriler daha fazla desteklendiklerini ve dinlendiklerini hissederek sizinle olan deneyimlerini geliştirir.

Bu entegrasyonlar, ekibinizin müşteri sorularına güvenle yanıt vermesine ve ortalama işlem sürenizin azaltılmasına yardımcı olur.

8. Beceriye dayalı yönlendirme ve mesai sonrası hizmetler

Beceri tabanlı yönlendirme, gelen çağrıları otomatik olarak belirli bir beceri grubunda uzmanlaşmış temsilcilere atar. Her temsilcinin becerilerini, yeterlilik düzeylerine göre yapılandırabilirsiniz.

Daha yeni çağrı merkezi PBX sistemleri, mesajlaşma, sosyal medya, canlı sohbet, SMS ve diğer dijital kanallar aracılığıyla ulaşan müşterilerin ilgili destek temsilcileriyle bağlantı kurabildiği çok kanallı beceri tabanlı yönlendirmeyle birlikte gelir.

Müşteri deneyimini artırırken temsilci üretkenliğini daha iyi yönetmek için ACD ve IVR ile beceriye dayalı yönlendirmeyi geliştirebilirsiniz.

Mesai saatleri dışında hizmet sunan iletişim merkezleri için, çağrı merkezi PBX'ini, çağrıları müşterilerin sorunlarını çözebilecek canlı temsilcilere yönlendirecek şekilde yapılandırabilirsiniz.

9. Yazılım telefonu uygulaması

Yazılım telefonu işlevselliği sayesinde, iletişim merkezi temsilcileri arama yapmak ve almak için İnternet'e bağlı bir iş istasyonundaki bir uygulamayı veya web tarayıcılarını kullanabilir. Bir yazılım telefonu uygulaması, tamamı yazılımın içinde olan ve kullanımı kolay olan çeşitli PBX özelliklerine sahiptir.

Temsilcileriniz, çağrıları rahat iş istasyonlarından yanıtlama olanağıyla birlikte müşteri bildirimleri alır ve hizmet sunumlarını iyileştirir.

Nextiva yazılım telefonu uygulaması

10. Güvenlik ve uyumluluk

Çağrı merkezi PBX'i, iletişimi güvenli ve emniyetli tutmak için şifreleme ve güvenli ses protokollerini kullanır. Teknoloji, GDPR ve HIPAA gibi standartlara uymak için doğru güvenlik duruşunu benimseyerek hassas verileri ve bilgileri korur.

Bu sistemler, yetkisiz erişimi önleyerek erişim kontrol politikalarını uygular. Müşterilerin verilerini ve bilgilerini korumak için uç nokta güvenliği ve çağrı kimlik doğrulaması gibi güvenlik önlemlerini kullanır.

Çağrı Merkezi PBX'inizden En İyi Şekilde Nasıl Yararlanabilirsiniz?

Bu en iyi uygulamaların çağrı merkezi PBX'inizden maksimum değeri elde etmenize yardımcı olmasına izin verin. İşte yapabilecekleriniz.

Personelinizi iş akışı ve yazılım yetenekleri konusunda eğitin

Temsilcileri ve denetçileri PBX sisteminin her yönüyle ilgili eğitin. Sisteme alışmak için uygulamalı deneyim kazandıklarından emin olurken temel işlemleri ve gelişmiş özellikleri ele alın. Özellik değişikliklerini içerecek şekilde eğitim materyalinin düzenli olarak güncellenmesi önerilir.

Birisinin hızlı bir bilgi tazelemeye ihtiyacı varsa, adım adım talimatlar ve diyagramlar içeren kullanışlı kılavuzlar veya kılavuzlar geliştirebilirsiniz. Bu eğitim, düzenli atölye çalışmalarını içerecek şekilde ilk işe alım sürecinin ötesine geçecektir.

Performans verilerini izleyin ve analiz edin

Temsilci performansını anlamak için çağrı raporlarını ve analizleri incelediğinizden emin olun. İlk çağrı çözümü, ortalama yanıt süresi, kuyrukta ortalama bekleme süresi ve müşteri memnuniyeti puanı gibi ölçümleri inceleyin.

Bu ölçümler geliştirebileceğiniz alanları belirlemenize yardımcı olur. Bu içgörülerin bilinçli personel kararları vermenize yardımcı olmasına izin verin.

Gelen çağrı akışlarını optimize edin

Gelen çağrı akışlarınızı yapılandırırken gereksiz menü öğelerini kaldırdığınızdan emin olun. Müşterilerin kafalarını kaşımasını önlemek için seçenekleri basit, açık ve anlaşılır tutun.

Temsilci havuzunuzu verimli bir şekilde kullanırken mümkün olan en iyi deneyimi sunmaya odaklanın.

Arayanın istediği sonuçlara ulaşmak için atması gereken adım sayısını azaltın. Bir insanla konuşma seçeneğinin olmadığını anlamak için IVR'den geçmek sinir bozucu.

Ne kadar destek alanını kapsadığınız önemli değil, benzersiz sorunları olan müşteriler için canlı bir temsilciye ulaşma seçeneği sunun.

Müşterilerin uzun bekletme süreleri arasında gezinmesini önlemek için geri arama seçenekleri sunun. Temsilciyle ne zaman iletişime geçebileceklerini onlara bildirin.

Sistem bakımını planlayın

Bulut tabanlı bir çağrı merkezi platformu herhangi bir bakıma, güncellemeye, güvenlik yamasına veya donanım değişimine ihtiyaç duymaz ve elektrik kesintileri yaşanmaz. Ancak şirket içi PBX'in sık sık güncellenmesi ve teknik gözetime ihtiyacı vardır.

Nextiva sıfır bakım gerektirir, böylece sürekli kullanılabilirliğe sahip olursunuz.

Çağrı Merkezinizi Doğru PBX Sağlayıcıyla Büyütün

Uzun vadeli düşünün. En iyi çağrı merkezi platformunu seçerken bugün ihtiyacınız olanın ötesine geçin.

Nextiva'nın çağrı merkezi ürün çekimi

Artan çağrı hacminizi karşılamak için esnek ve uygun maliyetli bir şekilde ölçeklenen bir çağrı merkezi çözümünü tercih edin. Etiket fiyatının ötesinde bakım, karmaşıklık ve genel BT yükü gibi dolaylı maliyetleri göz ardı etmeyin.

Bunları göz önünde bulundurarak VoIP veya bulut tabanlı bir çözüm, bir çağrı merkezini ölçeklendirmek için en iyi yaklaşım olarak öne çıkıyor. Ancak bir IP PBX'iniz varsa ve güvenilir bir trunk sağlayıcısına ihtiyacınız varsa, yanınızdayız.

Bir bankacılık platformu olan Canopy Technology , finansta müşteri odaklı bir yaklaşım sunmak için Nextiva'nın iletişim merkezi çözümünü tercih ederek makul bir seçim yaptı. Şirket ileri teknolojiye sahip, çok kanallı bir çözüm arıyordu ve Nextiva tüm kutuları işaretledi. Bu doğal bir uyum haline geldi.

Nextiva'yı denemeye hazır mısınız? Bir Nextiva uzmanıyla konuşun.