İçeriğinizi Geliştirmek için 6 İş Yazma İpuçları

Sektörünüz ne olursa olsun, bazı iş yazılarından geçmek zorunda kalma şansınız yüksek. Örneğin, günlük e-postalar oluşturmanız, teklif taslağı hazırlamanız veya ayrıntılı talimat kılavuzları oluşturmanız gerekebilir. Malzemeden bağımsız olarak, iş yazısı, mümkün olduğunca kısa ve şeffaf olmaktan yararlanır. Müşterileriniz veya meslektaşlarınız olsun, yanıtlayanlarınızın büyük olasılıkla yoğun programları vardır.

Bu yüzden en iyi iş yazma ipuçlarını öğrenmek en iyisidir. Bununla birlikte, sadece dilbilgisini geliştirmek veya profesyonel bir tona sahip olmakla ilgili değildir. İş yazımında ustalaşmayı öğrenmek, stil, organizasyon ve cümle yapısı hakkında eleştirel düşünmeyi gerektirir. İyi yapıldığında, iş yazma becerileri daha etkili iletişime ve genel olarak akıcı bir işletmeye yol açabilir.

İçeriğinize ilham verecek en iyi iş yazma uygulamaları ve örnekleri burada.

İş Yazısı Türleri

İş yazma ipuçlarına geçmeden önce, farklı iş yazma türlerini anlamak çok önemlidir. Her tür kendi iş yazma stilini gerektirir.

eğitici

Eğitici iş yazmanın amacı, katılımcıların belirli bir görevi tamamlamalarına yardımcı olmaktır. Çoğu zaman, bu stil, talimatların kronolojik sırayla adım adım yazılmasını içerir. Ton, diğer iş yazma stillerine kıyasla daha resmi ve tarafsızdır.

Örnekler:

• kullanım kılavuzları
• notlar
• Özellikler

bilgilendirici

Bilgilendirici iş yazımı her türlü işletmede yaygındır. Burada amacınız güncelleme sağlamak, referans için kayıt oluşturmak veya yasal yükümlülüklere uymaktır. Tüm bilgilendirici yazılar doğru, profesyonel ve tarafsız olmalıdır.

Örnekler:

• İş raporları
• finansal bilgiler
• Görüşme süreleri

İkna edici

İkna edici iş yazısı, daha gayri resmi olarak öğretici ve bilgilendirici olmaktan sapar. Nihai hedef, önemli bilgileri aktarmak ve okuyucuyu harekete geçmeye ikna etmektir. Sonuç olarak, en ikna edici yazı satış, pazarlama veya promosyon ürünlerinde kullanılır.

Örnekler:

• Satış sahaları
• teklifler
• Basın yayınları

işlemsel

Son olarak, günlük olarak yapılan işlemsel iş yazımı veya yazımı vardır. Resmi iş belgeleri de geçerli olsa da, e-posta işlem yazılarının çoğunu oluşturur. Bunlar, genellikle İnsan Kaynakları personeli tarafından doldurulan, teklif veya işten çıkarma mektupları gibi belgeleri içerir. Bu nedenle, haber gönderirken genellikle işlemsel yazı kullanılır.

Örnekler:

• e-postalar
• faturalar
• Tavsiye mektupları

En İyi İş Yazma İpuçları

Aşağıdaki ipuçları, hedef kitlenizle yazışmalarınızı geliştirmenize yardımcı olacaktır.

1. Okuyucunuzun İhtiyaçlarını Tahmin Edin

Yazmak için birincil hedefinizi bilmek önemli olsa da, hedef kitlenizin ihtiyaçlarını da anlamalısınız. Bunu yapmak, konuya bağlı kalmanızı ve gereksiz ayrıntılar vermekten kaçınmanızı sağlar. Kendinize bazı başlangıç ​​soruları sorabilirsiniz:

• Okuyucu mesajı neden önemsesin?
• Hangi soruları olabilir?
• Konuyu anlama düzeyleri nedir?

Ayrıca, alıcıyla olan ilişkinizi düşünün. Size tanıdık gelmiyorlarsa, ses tonunuz profesyonel kalmalıdır. Ancak, zaten bir ilişkiniz varsa, daha gayri resmi olmaktan yararlanabilirsiniz.

2. Özlü Olun

İkinci olarak, iş yazınızda mümkün olduğunca kısa olmayı hedefleyin. Uzun, dolambaçlı cümleler, özellikle yoğun bir programları varsa, bireyin dikkatini çekmez. Özlü olmak için kısa, basit cümleler kullanın. Konuya aşina olmayan kişilerle aşırı teknik jargon kullanmaktan kaçının. Aynı zamanda, eğer biri konuya hakimse, temel tanımları yazmayın.

Ek olarak, gereksiz metaforlar, analojiler, sıfatlar veya zarflar gibi yazılarınızda herhangi bir tüy bırakmayın. İş hayatındaki yazma becerilerinizin kolayca sindirilebilir ve konuya uygun olmasını istiyorsunuz.

3. Yapısı Var

İş için yazarken hatırlanması gereken kilit noktalardan biri yapıdır. Organize mesajlar genellikle organize edilmemiş olanlardan çok daha iyi adildir. Parçanızı önceden planlayın, tam olarak ne söylemeniz gerektiğini özetleyin.

Ek olarak, uzun metin blokları yerine kısa metin blokları için çaba gösterin. Sözcük paragrafların üzerini örtmek kolaydır ve mesajınız kolayca boğulabilir. Metni aşağıdakileri kullanarak ayırabilirsiniz:

• Başlıklar ve alt başlıklar
• Her biri 3-4 satırlık paragraflar
• Renk kodlu bilgiler
• Önemli bilgiler için kalın metin
• satır sonları

4. Küçük Ayrıntılara Dikkat Edin

Çok fazla e-posta yazarsanız, zaman kazanmak için belirli bilgileri kesip yapıştırmak cazip gelebilir. Ancak, bu garip hatalara yol açabilir. Örneğin, mesajınızı göndermeden önce alıcının adını, unvanını veya cinsiyetini değiştirmeyi unutabilirsiniz. Bunu yapmak, mesajınızın geri kalanını geçersiz kılar ve bir özür takip mesajı gönderilmesini gerektirebilir.

Bu hatayı yapmamak için selamlarınızı ve son ifadelerinizi iki kez kontrol edin. Bunun aksine, okuyucunun adından, unvanından veya cinsiyetinden emin olmadığınız durumlar olabilir. Bu durumlarda, tarafsız bir dil kullanmak en iyisidir. Örneğin, cinsiyet için "onlar" tekil zamirini kullanabilirsiniz. Zamir hatası olasılığını ortadan kaldırır ve alıcının kim olduklarını netleştirmesine izin verir.

5. Güçlü Bir Eylem Çağrısı Ekleyin

Harekete geçirici mesajınız (CTA), yanıtlayanlara bir sonraki adımda ne yapmaları gerektiğini bildirecektir. Çoğu iş iletişimi bir CTA içerecektir ve anahtar, mümkün olduğunca spesifik olmaktır. Kitlenizi tahminde bırakırsanız, daha sonra ne yapacaklarını bilemezler veya umursamazlar. Bu, daha fazla zaman alan hiçbir eyleme veya açıklama isteyen takip mesajlarına yol açabilir. Eylemi teşvik etmek için CTA'nıza bir zaman aralığı vermek de iyi bir fikirdir.

İyi bir CTA şöyle görünür:

"Lütfen bu belgeyi 22 Mayıs Perşembe günü saat 17:00'ye kadar imzalayıp iade edin."

Neyin ne zaman yapılması gerektiği konusunda kafa karışıklığı yok.

6. Birkaç Kez Düzeltme

Çalışmanızı tamamladıktan sonra, düzeltme okuma zamanı. Birçok başarılı iş yazarı, garip, tekrarlayan veya gereksiz ifadeler olup olmadığını kontrol etmek için çalışmalarını yüksek sesle okur. Dilbilgisi ve noktalama denetimi için Grammarly veya Hemingway gibi çevrimiçi kaynakları kullanabilirsiniz. Dilbilgisi, yaygın dilbilgisi hatalarını ve pasif ses kullanımı gibi daha gelişmiş hataları kontrol eder. Hemingway de aynı şeyi yapıyor ama aynı zamanda yazınızın okuma düzeyine de odaklanıyor. Bu, mesajınızı ideal hedef kitlenize daha iyi uyarlamanıza yardımcı olur.

Ayrıca başka bir kişiden çalışmanıza bakmasını isteyebilirsiniz. Yeni bir çift göz, gözden kaçırmış olabileceğiniz hataları fark edebilir veya yeni bir bakış açısı sağlayabilir.

İyi İş Yazısı Örnekleri

Yukarıdaki iş yazma ipuçlarını hayata geçirmeye yardımcı olmak için aşağıdaki en iyi iş yazma örneklerine bakabilirsiniz.

1) Basın Bülteni: Microsoft

‍

Çok uluslu bir teknoloji şirketi olan Microsoft, her yıl yaptığı milyarlarca dolarlık net gelirle piyasaya hakim olmaya devam ediyor. Şirket ayrıca çok sayıda iş yazısı türünü de ele alıyor ve bunu çok iyi yapıyor. Yukarıdaki, Atlanta, Georgia'da gelişen yeni bir projeyle ilgili bir basın açıklaması örneğidir. Basın bültenleri, medyanın ve tüketicilerin dikkatini çekmek ve güvenilirlik oluşturmak için oluşturulur.

Microsoft, basın bülteninde şu şekilde başarılı oldu:

• Başlık, yer ve tarihin uygun şekilde yazılması
• Kısa, açıklayıcı ve profesyonel paragraflar kullanma
• Metni bölmek için madde işaretleri dahil
• Sonunda bir şirket açıklaması eklemek
• Hem toplum hem de basın için iletişim bilgilerine erişim sağlamak

2) Şirket Açıklaması: Tesla

Tesla, yenilikçi otomobiller üretirken marka konumlandırmasında da başarılı oluyor. Şirket, geleceği değiştirme yeteneğinden emin ve bunun sonucunda büyük bir hayran kitlesi kazandı. Bunu, web sitesindeki şirket açıklaması aracılığıyla aktarır. Şirket açıklamaları, potansiyel yatırımcıları ve ortakları getirdikleri için popüler bir ikna edici iş yazısı türüdür.

Tesla, şirket tanımında şu şekilde başarılı olur:

• Şirketin tarihini açıklamak
• Ürün ve hizmetlerini anlatan
• Şirketin konumu dahil
• Mevcut hedeflerini özetlemek
• Genel misyon beyanını ifade etmek

3) Şirket Duyuru Mektubu: Starbucks

Starbucks, çalışanlara şirkette bir mülkiyet hissesi sunarak birçok kahvehaneden farklıdır. Bu girişim 1990'larda tanıtıldı ve bu güne kadar devam ediyor. Starbucks'ın eski CEO'su Howard Shultz, haberi bir şirket duyuru mektubu aracılığıyla çalışanlara duyurdu. Bu bilgilendirici iş yazıları, büyük haberleri çok sayıda insanla verimli bir şekilde paylaşmaya yarar.

Starbucks, şirket duyuru mektubunu şu şekilde başarır:

• Okuyucuya doğrudan hitap etmek
• Şirketin değerini ve misyonunu yansıtmak
• Çalışanlarına şükranlarını dile getirerek
• Değişiklikleri kısaca tanıtmak
• Bir imza dahil

İş Yazınızı Zaman İçinde Ustalaşmak

‍

İş yazımı birçok şirket için her gün gerçekleşir. Birçok farklı iş iletişimi türü olsa da, amaç genellikle aynıdır: açık, özlü ve düzenli olmak. Bu iş yazma ipuçlarını takip etmek, yönetim kurulu genelinde etkili iletişimler ve daha derin ilişkiler sağlayacaktır.

İş yazma becerilerinizi geliştirmek genellikle zamanla olur. Ancak, yolculuğunuz boyunca size yardımcı olacak kaynaklar mevcuttur. Örneğin, hedeflerinize ulaşmak için dilbilgisi ve düzenleme hizmetlerini kullanabilir veya uzman işletme yazarlarını işe alabilirsiniz. Doğru araştırma ve rehberlikle iz bırakan iş yazıları sunabilirsiniz.

‍