Bilgili Bir Alıcı Olun: İşletme Yazılımının Gerçek Maliyetini Anlamak
Yayınlanan: 2022-05-07Sadece siz değilsiniz; iş yazılımları için bütçe yapmak karmaşıktır. Onu kırmak için buradayız.
NOT: Bu makale, okuyucularımızı Amerika Birleşik Devletleri'ndeki işle ilgili endişeler hakkında bilgilendirmeyi amaçlamaktadır. Hiçbir şekilde finansal tavsiye sağlama veya belirli bir hareket tarzını destekleme amacında değildir. Özel durumunuzla ilgili tavsiye için muhasebecinize veya mali danışmanınıza danışın.
İdeal bir dünyada, yazılım satın almak, neredeyse her şeyi satın almak kadar kolay olacaktır. Belirlenmiş bir fiyat vardır, onu ödersiniz ve bu kadar - kendi yazılımınız!
İşletmeniz için farklı yazılım seçenekleri araştırmaya başladıysanız, bunun o kadar basit olmadığını zaten biliyorsunuzdur. Yazılım satıcıları yalnızca büyük ölçüde farklı fiyatlandırma modelleri kullanmakla kalmaz, aynı zamanda sistemlerine sahip olmanın ve çalıştırmanın doğasında bulunan ek maliyetleri de gömerler.
Küçük işletmelerde yazılım satın alma eğilimlerine ilişkin 2019 Capterra anketine göre, maliyetlerin bütçeyi aşması korkusu, işletme yazılımlarına yatırım yapmanın önündeki en büyük iç engeldir. Yazılıma sahip olmanın gerçek maliyetini bilmiyorsanız, bütçeyi aşma riski çok gerçektir.
(Bütçeyi aşmamak için toplam sahip olma maliyeti hesaplayıcımıza buradan göz atın.)
Burada, işletme yazılımına sahip olmanın toplam maliyetini oluşturan beş ana bileşeni inceleyeceğiz. Gol? Yazılım satın alma kararınızdan emin olabilmeniz için yazılım maliyetlerini netleştirmek.
Doğrudan o bölüme atlamak için aşağıdaki bağlantıya tıklayın:
-
Maliyet bileşeni #1: Yazılım lisansının kendisi -
Maliyet bileşeni #2: Donanım -
Maliyet bileşeni #3: Uygulama -
Maliyet bileşeni #4: Eğitim -
Maliyet bileşeni #5: Destek
Maliyet bileşeni #1: Yazılım lisansının kendisi
Yazılım lisansı -yazılıma gerçekten sahip olma ve onu kullanma maliyeti- yazılım fiyatının önemli bir parçası olmanın çifte şerefine ve işinizi ölçekledikçe zaman içinde ne kadar büyük ölçüde değişebileceğinden kesin olarak belirlenmesi zor bir maliyete sahiptir.
Karşılaşacağınız iki ana yazılım lisansı fiyatlandırma modeli vardır: sürekli fiyatlandırma ve abonelik fiyatlandırması.
Kalıcı fiyatlandırma ile, yazılıma süresiz olarak sahip olmak için önceden bir fiyat ödersiniz (yani, kalıcı olarak , dolayısıyla adı). Bu fiyatlandırma modeli en uzun süredir kullanılmaktadır ve genellikle "yerinde" dağıtılan yazılımlar için kullanılır; bu, indirilip işletmenizdeki yerel bir bilgisayar veya sunucuda depolandığı anlamına gelir.
H&R Block, sürekli fiyatlandırmaya bir örnektir. Bu küçük işletme vergi hazırlama yazılımını bir kerelik 89,95 $ ücret karşılığında satın alabilirsiniz.
Abonelik fiyatlandırması ile yazılımı kullanmak için aylık veya yıllık abonelik ücreti ödersiniz. Ödemeyi durdurursanız veya sözleşmenizi yenilemezseniz, yazılımı kullanma yeteneğinizi kaybedersiniz. Bu fiyatlandırma modeli daha yenidir, daha popülerdir ve genellikle bulut aracılığıyla dağıtılan yazılımlar için kullanılır (bu dağıtım modeline "Hizmet Olarak Yazılım" veya "SaaS" da denir). Bu, yazılım satıcısının kendi sunucularında barındırıldığı ve müşteriler tarafından internet üzerinden erişildiği anlamına gelir.
Aklında tut:
Yazılım satıcıları genellikle sizi daha uzun bir sözleşmeye ikna etmek için genel olarak daha ucuz olan yıllık seçenekle birlikte aylık veya yıllık abonelik yapma seçeneği sunar. Yine de bu düşük maliyet verilen bir şey değil. Durumunuz için hangi ödeme planının daha ucuz olduğunu görmek için matematiği yapın.
Basecamp, sabit abonelik fiyatlandırmasına bir örnektir. Bu proje yönetim sistemini ayda 99$'a satın alabilirsiniz.
Farklı faktörlere göre değişen ücretlerle karşılaşabileceğiniz üç farklı abonelik fiyatlandırması türü daha vardır: tüketim, boyut ve kullanıcı tabanlı fiyatlandırma.
- Tüketime dayalı fiyatlandırma , abonelik ücretinizi, yazılımı veya ilişkili hizmetlerini gerçekte ne kadar kullandığınıza bağlıdır. Bir faturalandırma platformu olan Cheddar, tüketime dayalı fiyatlandırmayı kullanır ve ayda 99 ABD doları artı sistem üzerinden kaç işlem yapıldığına bağlı olarak bir ücret alır.
- Boyuta dayalı fiyatlandırma , abonelik ücretinizi kaç çalışanınız veya müşteriniz olduğu gibi kuruluşunuzun boyutuna bağlar. İK departmanları için bir yazılım platformu olan WebHR, boyuta dayalı fiyatlandırmayı kullanır. 150 çalışanı olan bir şirket için WebHR, çalışan başına aylık 1,85 ABD doları ücret almaktadır.
- Kullanıcı tabanlı fiyatlandırma , abonelik ücretinizi yazılımı kaç kişi kullandığınıza bağlar. Onshape, mühendislik tasarım yazılımı, kullanıcı tabanlı fiyatlandırmayı kullanır; "Profesyonel" planlarının maliyeti kullanıcı başına yıllık 2,100 ABD dolarıdır.
Aklında tut:
Adlandırılmış kullanıcı fiyatlandırması ile eşzamanlı kullanıcı fiyatlandırması arasındaki farkı anlamak önemlidir. Adlandırılmış kullanıcı fiyatlandırması ile her kullanıcının kendi oturum açma hakkı vardır ve tüm kullanıcılar yazılımı aynı anda kullanabilir. Eşzamanlı kullanıcı fiyatlandırmasıyla, herkesin kullanabileceği sabit sayıda oturum açma elde edersiniz, ancak aynı anda yalnızca bu sabit numara oturum açabilir.
Yazılımı bir kerede kullanması gerekecek 20 kişilik bir ekibiniz varsa, 20 kullanıcı için adlandırılmış kullanıcı fiyatlandırmasına gitmelisiniz. Bununla birlikte, 20 kişiden yalnızca beşinin yazılımı aynı anda kullanması gerekiyorsa, beş kullanıcı için eşzamanlı kullanıcı fiyatlandırmasını seçmek daha ucuz olabilir.
Çoğu durumda, hangi yazılım fiyatlandırma modelini seçtiğinize bağlı kalırsınız. Yazılım satıcılarının ürünleri için hem kalıcı hem de abonelik seçenekleri sunması nadirdir.
Yine de, seçeneğiniz olduğu yerde veya kalıcı bir ürünü abonelik ürünüyle karşılaştırıyorsanız, işiniz için hangi modelin en iyi olduğunu belirlemek için her birinin artılarını ve eksilerini tartın.
Maliyet bileşeni #2: Donanım
Olabildiğince açık, satın aldığınız yazılımı çalıştırmak için donanım maliyetini hesaba katmak hala önemlidir. Bu, yalnızca yazılımı barındırmak için bir sunucu satın almayı değil, aynı zamanda doğru işletim sistemini kullanan yeni cihazları da gerektirebilecek şirket içi dağıtımlar için özellikle önemlidir. Başka bir deyişle: Mac kullanıyorsanız ancak istediğiniz yazılım yalnızca Windows ise, bu dikkate alınması gereken önemli bir maliyettir.
Bir web tarayıcısı aracılığıyla erişilebilir olduklarından, SaaS dağıtımları çok daha fazla donanım esnekliği sunar. Bilgisayarlar, tabletler veya akıllı telefonlar çalışacaktır. Şirketler, çalışanların kendi cihazlarını evden getirmelerine izin vererek donanımdan da tasarruf edebilir (ancak bu, BT güvenlik açıklarını azaltmak için kapsamlı bir kendi cihazını getir (BYOD) politikasıyla eşleştirilmelidir).
Bazı yazılım kategorileri de ek donanım satın alımları gerektirecektir. Örneğin biyometrik katılım sistemleri, birinin iddia ettiği kişi olduğundan emin olmak için bir kişinin parmak izini veya diğer benzersiz tanımlayıcıyı kullanır. Bu platformlar, biyometriyi doğru bir şekilde kaydetmek için özel donanım gerektirir.
uAttend , web sitelerinde yazılımlarıyla uyumlu zaman saatleri satıyor ( Kaynak )
Bazı satıcılar, yazılımlarıyla ilişkili donanımlarını kullanmanızı isteyebilir veya alışveriş yapma özgürlüğüne sahip olabilirsiniz.
Maliyet bileşeni #3: Uygulama
Satıcılar, yazılımı uygulamak ve işletmenizde çalışır duruma getirmek için satın alma sırasında bir kerelik ücret alabilir. Temel kurulum ve kurulumun yanı sıra, uygulama maliyetleri aşağıdaki gibi ihtiyaçları da karşılayabilir:
- Yazılımı özelleştirme
- Önceki sistemlerden veri taşıma
- Mevcut sistemlerle entegrasyon
Yazılımı kendiniz uygulayabilirseniz, satıcılar bu maliyetten feragat edebilir. Örneğin, bir kurumsal kaynak planlama (ERP) platformu olan Odoo, yardıma ihtiyacınız olursa ücretli seçeneklerin yanı sıra ücretsiz bir self servis uygulama seçeneği sunar.
Odoo'nun uygulama seçenekleri ( Kaynak )
Genel bir kural, şirket içi sistemlerin uygulanmasının bulut tabanlı olanlardan daha maliyetli olmasıdır. Daha karmaşık sistemlerin uygulanması da temel uygulamalardan daha maliyetlidir.
Bazı durumlarda, gerçek yazılım lisansından daha fazla (daha fazla değilse) uygulamaya harcayabilirsiniz. Satıcılara uygulama seçeneklerinin ayrıntılarını ve buna göre bütçeleme ücretlerini sorun.
Maliyet bileşeni #4: Eğitim
Bir yazılım lisansı maliyeti genellikle yardım kılavuzlarına ve destek forumlarına erişimi içerse de, satıcılar ek eğitim için ayrı, isteğe bağlı bir ücret talep edebilir. Seçtiğiniz yazılımın karmaşıklığına ve işiniz için ne kadar kritik olduğuna bağlı olarak, bu eğitim, çalışanlarınızın platforma hızla alışabilmeleri için değerli bir yatırım olabilir.
Eğitim, maliyeti değişen çeşitli biçimlerde verilebilir:
- Çalışanları bir satıcı eğitim sitesine gönderme
- Şirketinize bir eğitmen getirmek
- Sanal web semineri oturumları
- Kendi hızınızda e-öğrenme kursları
Yüksek profilli yazılım satıcıları, kullanıcıların platform hakkında bilgili olduklarını göstermek için kazanabilecekleri sertifikalar da sunabilir. Örneğin Salesforce, maliyeti 200 ila 6.000 ABD Doları arasında değişen çeşitli sertifikalar sunar.
Salesforce yönetici sertifikalarının listesi ( Kaynak )
Tercih ettiğiniz eğitim seçeneği ne olursa olsun, yalnızca ilk kullanıcılar için değil, aynı zamanda sistemi öğrenmesi gereken yeni çalışanlar için de bütçe ayırdığınızdan emin olun.
Maliyet bileşeni #5: Destek
Bazen lisans maliyetine dahil edilirken, devam eden destek, bakım, yükseltme ve hatta premium müşteri hizmetleri biçimlerini kapsayan ayrı bir ücret olabilir.
Örneğin, Adobe müşterileri, lisans maliyetinin yaklaşık %20'si gibi bir yıllık ücret karşılığında 7/24 öncelikli müşteri desteği sunan Adobe Platinum Bakım ve Destek Programı'na katılma seçeneğine sahiptir.
Destek ayrıca, hedefleri aşmak ve yazılımdan en fazla değeri nasıl elde edebileceğinizi öğrenmek için düzenli olarak görüşeceğiniz bir hesap temsilcisiyle sizi eşleştiren danışmanlık seçeneklerini de içerebilir. Bir pazarlama sistemi olan HubSpot, aylık 400$ ile 1.600$ arasında değişen dört farklı danışmanlık seçeneği sunar.
HubSpot'un danışmanlık seçenekleri ( Kaynak )
Sağladıkları destek hizmetlerine bağlı olarak, satıcınız üstesinden gelemeyeceğiniz bazı önemli idari yükleri üstlenebilir (örneğin, bazı bordro yazılımı satıcıları şirketinizin bordro ihtiyaçlarını sizin için halledebilir).
Bu görevleri dahili olarak tamamlamanın maliyetini, bunları bir yazılım satıcısına dış kaynak sağlamakla karşılaştırın.
Yazılımdan tasarruf etmek için son ipuçları
Yazılım fiyatlandırması hiçbir zaman bir satıcının web sitesinde göründüğü kadar basit değildir. Gizli maliyetler çok yaygındır ve bunları hesaba katmazsanız, kendinizi yazılım bütçenizi aşarken bulacaksınız.
İşletme yazılımının gerçek maliyetine dahil olan tüm unsurları anlamak, maliyetleri hazırlamanıza ve kontrol altında tutmanıza yardımcı olacaktır.
Bu son ipuçları, genel fiyat etiketinizi daha da düşürebilir:
|
Not: Bu makalede bahsedilen yazılım satıcıları, yalnızca çeşitli yazılım fiyatlandırma modellerini göstermek için seçilmiştir ve onay veya öneri olarak tasarlanmamıştır. Bu fiyatlandırma stratejileri, bu şirketlere özgü değildir ve çok sayıda başka yazılım satıcısı tarafından sunulmaktadır.
Capterra'nın 2019 Küçük İşletme Yazılımı Satın Alma Trendleri anketi hakkında bilgiler
Capterra bu anketi Eylül ile Ekim 2019 arasında ABD merkezli 129 küçük ve orta ölçekli işletme lideri arasında gerçekleştirdi. Şirketler, 2-249 çalışanı ve işletme çapında yıllık geliri 100 milyon doların altında olanlar için büyüklüklerine göre tarandı. Son on iki ay içinde 5.000 ABD Doları veya daha fazla fiyata en az bir yazılım satın almış olmaları gerekiyordu. Katılımcıların ayrıca kuruluşlarındaki yazılım satın alma kararlarını etkileyen en az ofis yöneticisi olmaları da istendi.