İş Özür E-postası Nasıl Doğru Yazılır (+ Şablonlar ve Örnekler)
Yayınlanan: 2021-11-17Bir iş özrü e-postasının nasıl doğru yazılacağını bilmek, işletmelerin iyi müşteri ilişkileri kurmayı öğrenmesi gereken bir beceridir.
Sadece hızlı bir "üzgünüm" mektubu yazmak yeterli olmayacak.
İçinde yaşadığımız hızlı tempolu dünyada; Basit bir hatanın müşterilerinizi nasıl rahatsız edebileceğini unutmak kolaydır. Size küçük bir hıçkırık gibi görünen şey, müşteriniz için stresli sonuçlara yol açabilir.
Size güveniyorlar ve ürün veya hizmetin neredeyse mükemmel olmasını istiyorlar. Bir şeyler ters gittiğinde, bu güveni korumak için hızlı ve akıllıca hareket etmenizi beklerler.
Aksi takdirde iş ilişkileriniz gerilir ve nihayetinde müşteri kaybedersiniz.
Ancak, hızlı davranmak ve bir özür e-postası yazmak onları mutlu etmek için uzun bir yol kat edebilir.
Bu makalede, tam olarak bunu nasıl yapacağınızı öğreneceksiniz.
Birkaç farklı senaryo için bir iş özürü e-postasını nasıl yazacağınızı öğreneceksiniz ve bilmeniz gereken her şeyi ele alacağız.
Okumayı bitirdiğinizde, müşterilerinizin güvenini geri kazanmak için elinizde örnekler ve şablonlar olacak.
Kulağa hoş geliyor?
Harika, neden ile başlayalım.
İçindekiler
İşler ters gittiğinde özür dilemek neden önemlidir?
Hepimiz hata yaparız; bu hayatta talihsiz bir garanti. Ancak, hatalara tepki verme şeklimiz bizi diğerlerinden farklı kılar.
Bir işletme bir siparişi bozarsa ve herkesi suçlarsa, ancak kendileri, o zaman açıkçası, bu müşteri için iyi gitmeyecektir. Kızacaklar, üzülecekler ve muhtemelen işlerini başka bir yere götürecekler.
Sadece bu da değil.
Ayrıca, şirketinizle yaşadıkları kötü deneyimi arkadaşlarına ve meslektaşlarına anlatacaklar ve bu da olumsuz eleştirilere yol açacaktır.
Alternatif olarak, bir işletme hatayı fark etmiş ve müşteriye ulaşmış, özür dilemiş ve işleri daha iyi hale getirmeyi teklif etmiş olsaydı, bu, ilgili herkes için daha iyi bir sonuç üretebilirdi.
Müşteri tatmin olur ve işletme yine de müşterinin saygısını kazanır.
Müşterilerinizden ve müşterilerinizden özür dilemenin gücünü asla küçümsememelisiniz; uzun bir yol kat ediyor ve müşterilerinizin çoğu mükemmel müşteri hizmetini takdir edecek.
Small Business Genius'a göre, tüketicilerin %95'i müşteri hizmetlerinizi, en başta sizinle iş yapmak isteyip istemediklerinin büyük bir parçası olarak görüyor.
İşte özür dilemenin birkaç faydası daha var.
- Marka sadakati oluşturur . Hızlı ve etkili bir şekilde özür diliyorsanız, müşterileriniz genellikle size sadık kalacaktır.
- İşletmeye yardımcı olur . Özür dileyerek, müşteriyi en başta neyin üzdüğünü anlarsınız ve bunu, deneyimin onların ve diğer müşterilerin başına tekrar gelmemesini sağlamak için kullanabilirsiniz.
- Gerginliği hafifletir . Biri özür dilediğinde, bu hareketi takdir edersiniz - Psychology Today, kendini hayal kırıklığına uğramış hisseden birinden özür dilemenin iyileştirici bir takdir duygusu yarattığını bildiriyor.
- Önemsediğini gösterir . Müşteri, harekete geçtiğinizi ve işleri düzelttiğinizi görür. Özür, şirketinizin doğru şeyleri yaptığına dair güven ve itimat getirir.
Profesyonel olarak nasıl özür diliyorsun?
Özür dilerken eklemeniz ve yapmanız gereken bazı şeyler var. Profesyonel ve samimi görünmek istiyorsanız, özür e-postalarınızın aşağıdakileri içerdiğinden ve yaptığından emin olun:
- Hızlı davranın: Yapmak isteyeceğiniz son şey, müşterinize, iletişim eksikliğiyle ilgili sayısız şikayet nedeniyle sadece özür dilemek zorunda olduğunuzu düşünmesini sağlamaktır. Hızlı hareket etmek ve sorunu çözmek, durumun üstesinden geldiğinizi gösterir.
- Adres başlığı Açık : Ne olduğunu açıklayın ve sorunu neden yaşadığınızı bildirin. Suçu saptırmayın!
- Onlara isimleriyle hitap edin: E-posta yoluyla özür dilerken kişiselleştirme çok önemlidir. HubSpot, e-posta kişiselleştirildiğinde pazarlamacıların %99'unun daha iyi müşteri ilişkilerine sahip olduğunu bildiriyor.
- Samimi olun: Kendinizi müşterinin yerine koyun ve talihsiz olayın onları nasıl etkileyeceğini anlayın. Empati kurun ve özür e-postanızın neden olduğu rahatsızlığı ve acıyı anladığınızı bilmelerini sağlayın.
- Sorumluluk alın : Şirket bir hata yaptı ve bunu düzeltmek için ellerinizi kaldırıp yanlış yaptığınızı kabul etmeniz gerekecek. Geçerli bile olsa mazeret üretmeyin ve onlara yanlış yaptığınızı ve bir şeyleri iyileştirmek istediğinizi söyleyin.
- Onlara ışığı göster : Hatalı olduğunu kabul ettin ve özür diledin; şimdi onlara işleri nasıl daha iyi hale getireceğinizi göstermeniz gerekiyor. Onlara tünelin sonundaki ışığı gösterin - sizin için yapacağımız şey bu vb.
Özür e-postaları şablonları ve örnekleri
Artık işler ters gittiğinde özür dilemenin neden önemli olduğunu ve ayrıca içtenlikle özür dilemenin faydalarının size neler getirebileceğini biliyorsunuz.
Ayrıca profesyonel olarak özür dilemenin kritik yönlerini ve özür e-postalarınıza neleri ekleyeceğinizi tartıştık.
Size yardımcı olmak için aşağıda 8 farklı özür e-postası listeledim. İşletmenizde karşılaşabileceğiniz farklı senaryolar ve problemler için şablonlar ve gerçek örnekler içerirler.
Tüm müşterilerinizden özür dilemek
Tüm müşteri tabanını etkileyen bir sorununuz olursa, müşterilerinizin her birine bir e-posta göndermeniz gerekir.
Encharge gibi pazarlama otomasyon platformlarında, hedef kitlenizi kullanıcı profilleri olarak alırsınız ve tüm müşterilerinize tek seferlik bir yayın e-postası gönderebilirsiniz.
Aşağıdaki şablon, bir yazılım ürününün kapalı kaldığı süre için özür diler, ancak ifadeyi hizmetinize veya ürününüze uyacak şekilde değiştirebilirsiniz.
Bu sorun, tüm müşteri tabanı için rahatsızlığa neden oldu.
Konu satırı örnekleri:
- Özür Dilemek İstiyoruz {{person.firstName}}
- İçten Bir Özür {{person.firstName}}
- Çok Üzgünüz {{person.firstName}}
Merhaba {{person.firstName}},
[software product]
son [insert time]
içinde bazı kesintiler yaşadığını fark etmiş olabilirsiniz ve bu nedenle verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı çok üzgünüz.
Mazeret göstermeyeceğiz - size sorunsuz çalışan bir hizmet sunmak bizim elimizde ve maalesef geçmişte [insert time]
durum böyle değildi.
Sorunu çözdük ve bunun bir daha olmayacağına sizi temin ederim.
Müşterilerimiz (siz) işimizin kalbi ve ruhusunuz ve size verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı derinden üzgünüz.
Aşağıdaki bağlantıya tıklayarak, neyin yanlış gittiğine ve sorunu çözmek için ne yaptığımıza ilişkin ayrıntılı bir raporu okuyabilirsiniz:
Buraya bağlantı
Bir teşekkür ifadesi ve özür dilemenin bir yolu olarak, planınıza ücretsiz olarak bir aylık abonelik ekledik.
Hiçbir şey yapmanıza gerek yok; fazladan ay hesabınızda etkinleştirildi ve güncellendi.
Bu konuyla ilgili herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa, lütfen bizimle iletişime geçin; bu konuyu sizinle görüşmekten büyük mutluluk duyacağız.
Sevgilerimle
Your Name
.
Yukarıdaki şablon, konu satırında ve e-posta gövdesinde kişiselleştirmeyi kullanır. Sorunu ele alır ve müşteriye sorunun bittiğine dair güvence verir.
Aynı zamanda bir iyi niyet jesti ve neler olduğunu açıklayan tam bir rapora bağlantılar sunar.
Bu e-postayı okuyan çoğu kişi, şirkete şüphenin avantajını verecek ve kendilerine ulaştığı için onlara saygı duyacaktır.
İşte Agolia'dan bir örnek, şirketleriyle ilgili kesinti sorunlarına yönelik kısa bir e-posta kullanıyorlar.
Bir müşteriye özür e-postası gönderme
Sonraki, bir şikayet veya yalnızca onları etkileyen bir sorun nedeniyle bir müşteriye özür e-postası göndermek için bir şablon.
Bu şablon, müşteriye yanlış ödeme bilgilerini gönderdiği için özür diler:
Konu örnekleri:
- Lütfen Özürlerimizi Kabul Edin {{person.firstName}}
- Rahatsızlıktan dolayı özür dileriz {{person.firstName}}
- {{person.firstName}} İçin Özür Bildirimi
E-posta gövdesi:
Sayın {{person.firstName}}
,
Son e-postada bir hata yaptığınız ve size yanlış ödeme bilgilerini gönderdiğimiz için size samimi bir özür sunmak istiyoruz.
Bunun profesyonelce olmadığını ve iyi karşılanmadığını takdir ediyoruz ve bunun bir daha olmayacağına dair sizi kişisel olarak temin ederim.
Lütfen doğru bilgileri içeren yeni eke bakın.
Bir jest olarak ürünlerimizin herhangi birinde %25 indirim için bir indirim kuponu ekledim.
Bir kez daha - çok üzgünüz!
Sevgilerimle
Your name
Özür e-postalarınızın, markanızın sesiyle uyuşmuyorsa, resmi ve kuru olması gerekmez. İşte kozmetik markası Bumble And Bumble'dan indirimli (sembolik bir jest olarak) bir özür e-postasının hafif tonlu bir örneği. "Boo-boo" ile oynanan kelime oyununa ve aynı zamanda iki B ile başlayan markalarının ismine dikkat edin.
Yanlış bilgi özür e-postası
Bu kısa özür şablonu, bir veya daha fazla müşteriden özür dilemek için idealdir.
Suçu saptırmak yok ve güvenlerini geri kazanmak için adımlar atıyorlar.
Konu örnekleri:
- {{person.firstName}} Özür Dilemek İstiyoruz
- {{person.firstName}} İçten Bir Özür
- {{person.firstName}} Gerçekten Üzgünüz
E-posta gövdesi:
Merhaba {{person.firstName}}
,
Hiç şüpheniz olmasın, bir önceki e-postamız size yanlış bilgiler gönderdi. Hata, [explain your reason briefly]
Bunun bizim için profesyonelce olmadığının farkındayım ve olanlarla ilgili tüm sorumluluğu üstleniyoruz ve bunun bir daha olmayacağına sizi temin ederim.
Şirketinize verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı özür dileriz ve bunu telafi etmenin bir yolu olarak size bir [enter offer here]
.
Verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı bir kez daha çok üzgünüz.
Saygılarımla
Your name
Yanlış e-posta mı gönderdiniz? Bu dünyanın sonu değil. Aslında, marka kişiliğinizi gösterme ve müşterilerinize bir dahaki sefere doğru olanı alacağınızdan emin olmanız için bir şans. Filter Easy'deki bu örnek gibi:
Kötü hizmet için özür dilemek
Kötü hizmet, birçok müşterinin ve müşterinin kullandıkları iş hizmetiyle bağlarını kesmesinin nedenidir.
Müşterinize bunun tek seferlik bir sorun olduğuna ve onlar için işleri daha iyi hale getirmek için ekstra yol kat etmeye istekli olduğunuza dair güvence vermeniz gerekecek.
Bu şablon, bir müşteriyi kötü hizmet aldıktan sonra takip etmek içindir.
Konu satırı örnekleri:
- Yeterince Özür Dileyemiyoruz {{person.firstName}}
- {{person.firstName}} Özür Dileriz
- En Derin Özür Dilerim {{person.firstName}}
E-posta gövdesi:
Merhaba {{person.firstName}}
,
Son birkaç hafta içinde şirketimizden aldığınız kötü hizmet için size ulaşıp özür dilemek istiyorum.
Bunun size yol açmış olduğu hayal kırıklığını ve rahatsızlığı anlıyorum ve bunun bir daha olmayacağına dair sizi temin ederim.
Gerekli işlemi yaptık ve ayrıca geçen aya ait abonelik ücretinizi geri ödedik.
İletişim hatlarımızı açık tutmak için size cep telefon numaramı vermek istiyorum, bu nedenle gelecekte herhangi bir sorunuz olursa lütfen doğrudan beni arayın, onlara cevap vermekten mutluluk duyacağım.
Verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı tekrar özür dileriz.
Sevgilerimle
Y our name
.
Kötü hizmet hakkında bir özür e-postası başlatmanın birçok yolu vardır. Evernote'tan alınan aşağıdaki örnek, müşterilere işlerin değişeceğini bildiren farklı bir yaklaşım kullanır. Dürüst, derin ve kişisel.
Geç teslimat özürü
Geç teslimatlar, müşterileriniz için strese ve önemli rahatsızlıklara neden olabilir. Çoğu zaman, müşteri oturup teslimatı beklemek için işten izin alırdı ve teslimat gelmediğinde anlaşılır bir şekilde sinirlenir ve üzülürler.
Özür dilemeniz ve işleri daha iyi hale getirmeniz gerekiyor, yoksa gelecekte başka bir yerden alışveriş yapacaklar.
Konu örnekleri:
- Geç Teslimat İçin Özür Dileriz {{person.firstName}}
- {{person.firstName}} Geç Teslimat İçin Özür Dilerim
- Üzgünüm Geç Kaldık {{person.firstName}}
E-posta gövdesi:
Merhaba {{person.firstName}}
,
[Your Product]
geç teslim edilmesinden dolayı özür dilemek için size e-posta gönderiyorum.
Teslimatların zamanında yapılmasını sağlamak bizim sorumluluğumuzdur ve mazeretlerimiz olsa da yapmayacağız çünkü bu, önerdiğimizden daha uzun süre beklemek zorunda olduğunuz gerçeğini değiştirmeyecek.
Teslimat zamanı geldiğinde muhtemelen evde olmak için düzenlemeler yapmış olmanızı ve bunun sizi strese ve rahatsızlığa yol açacağını anlıyorum.
Bir iyi niyet göstergesi olarak, teslimat masrafları için size geri ödeme teklif etmek ve ürünlerimizden herhangi birinde kullanmanız için size bir indirim çeki sunmak istiyoruz.
Bir kez daha, lütfen derin özürlerimizi kabul edin.
Saygılarımla
Your Name
Yukarıdaki e-posta, yeni teslimat ayrıntılarıyla birlikte gönderdiğiniz şablonlu e-postanın devamı niteliğindedir.
7 Bridges'den şablonlu bir e-posta örneği aşağıdadır:
Ciddi olaylar için CEO özürü
Ciddi bir olay olursa, sorunu doğrudan çözmeniz gerekecektir.
Bu özür e-postasının biraz daha uzun olması gerekecek ve web sitenizde neler olduğunu ve şirketin sorunları düzeltmek için ne yaptığını açıklayan bir sayfaya bağlantı vermelidir.
Aşağıdaki şablon özür diler ve müşterileri güncel tutmak için daha fazlasını yapmış olmanın tüm sorumluluğunu üstlenir.
Konu örnekleri:
- {{person.firstName}} CEO'dan Bir Özür
- {{person.firstName}} Genel Müdür'den Bir Özür
- {{person.firstName}} Doktordan Samimi Bir Özür
E-posta gövdesi:
Sayın {{person.firstName}}
,
Şirketimizdeki bir güvenlik ihlali hakkında sizi bilgilendirmek için size bir e-posta göndermek istedim.
Medyada göreceğiniz gibi, web sitemiz saldırıya uğradı, bu da kesinti, rahatsızlık ve potansiyel kişisel veri kaybıyla sonuçlandı.
O zamandan beri sorunun üstesinden geldik ve sunucularımız şimdi tekrar çalışır durumda.
Bunun bir daha olmayacağından emin olmak için çeşitli adımlar ve güvenlik önlemleri aldık. Adımların tam dökümü ve yeni güvenlik özellikleri burada görüntülenebilir.
Şirketin Direktörü olarak, son birkaç gün içinde maruz kalabileceğiniz rahatsızlık, stres ve endişe verici zamanlar için derinden özür dilemek istiyorum.
Şirketin ve benim bu konuyu daha iyi ele almamız ve durumla ilgili size daha hızlı güncellemeler sunmamız gerektiğinin farkındayım.
Bunun için çok üzgünüm!
Artık amacımız sadık müşterilerimize (sizlere) onları ne kadar takdir ettiğimizi göstermek.
İlk adım olarak, aboneliğiniz için size ücretsiz 3 aylık bir uzatma sunmak istiyoruz. Ek olarak, hesabınızı premium özellikleri içerecek şekilde yükselttik (ücretsiz).
Umarım güveninizi geri kazanmaya başlayabiliriz.
Elimize geçer geçmez sizi daha fazla gelişme hakkında bilgilendireceğim.
Bir kez daha, rahatsızlıktan dolayı özür dileriz.
Sevgilerimle
CEO
Aşağıdaki Slack örneğine bir göz atın - gönderdikleri e-posta ciddi bir güvenlik ihlaliyle ilgili:
Bu gibi durumlarda, kullanıcının sorunu çözmek için herhangi bir işlem yapması gerekip gerekmediğini proaktif olarak bildirmeniz gerektiğini unutmayın. Aşağıdaki takip örneğinde Slack, parolalarını sıfırlamalarını isteyerek tüm kullanıcı hesaplarının güvende olmasını sağlar:
Yanlış fatura için özür
Kimse yapması gerekenden fazlasını ödemek istemez, bu nedenle yanlış tutarda bir fatura geldiğinde müşterinin sinirlenmesi ve kafasının karışması anlaşılabilir.
Müşterinin endişelerini hafifletmek için hızlı hareket etmeniz yardımcı olacaktır.
Konu örnekleri:
- İçten Özür Dileriz {{person.firstName}}
- Özür Dilememiz Gerekiyor {{person.firstName}}
- Bir Hata Yaptık {{person.firstName}}
E-posta gövdesi:
Sayın {{person.firstName}}
,
Bu e-posta, [insert date]
size gönderdiğimiz bir faturayla ilgilidir.
Kayıtlarımızı inceledikten sonra bir hata yaptığımızı fark ettik ve size yanlış bir fatura gönderdik.
Bunun için çok üzgünüz.
Orijinal fatura değiştirildi ve bu e-postaya eklendi.
Bu hatanın tekrarlanmaması için gerekli adımların atıldığı konusunda sizi temin ederim.
Lütfen özrümüzü kabul edin ve bunu benimle tartışmanız gerekirse, bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Bir jest olarak, fatura maliyetini %10 oranında düşürdük.
anlayışını takdir ediyorum.
Saygılarımla
Your name
Geç ödemeler için özür dilemek
Geç ödemeler için özür dilemek için bu şablonu kullanın. Tedarikçilerinize veya iş gücünüze gönderebilirsiniz.
Ödemeler geciktiğinde insanların sinirlenmesi doğal bir tepkidir, bu nedenle hızlı hareket edin ve onları rahatlatmayı hedefleyin.
Konu örnekleri:
- Geç Ödeme Özür Dileri {{person.firstName}}
- Geç Ödeme İçin Üzgünüm {{person.firstName}}
- {{person.firstName}} Lütfen Özrümü Kabul Edin
E-posta gövdesi:
Merhaba {{person.firstName}}
,
[enter date here]
ödenmesi gereken geç ödeme için özür dilemek istiyorum.
Öngörülemeyen koşullar nedeniyle zamanında ödeme yapamadım ve bunun için neden olduğum rahatsızlıktan dolayı çok üzgünüm.
Tüm sorumluluğu alıyorum ve bunun bir daha olmayacağına dair sizi temin ederim.
Yakın zamanda toplam bakiyeyi ödedim ve eklemek istediğiniz geç ödeme cezalarını ödemeye hazırım. [you can change this paragraph to suit your needs]
Bir kez daha, neden olduğum rahatsızlıktan dolayı çok üzgünüm.
Sevgilerimle
Your name
Bir iş özür e-postası yazarken kaçınılması gereken 5 hata
İnsanlar özür e-postaları yazarken yapılan kaçınılmaz hatalar vardır - bazıları açıktır; bazıları değil.
Aşağıya bir göz atın ve e-postalarınızın aynı hataları yapıp yapmadığını görün:
Hata 1: Üzgünüm ama
Özür dilemek için bir e-posta yazmak asla aşağıdaki kelimeleri içermemelidir:
"Üzgünüm ama."
Bu cümle özrünü sulandıracak ve daha önce söylediklerinin önemsiz görünmesine neden olacaktır.
Daha önce de belirtildiği gibi, ellerinizi kaldırmalı ve hatanın tüm sorumluluğunu almalısınız.
2. Hata: Başkalarını suçlamak
Bu hata bir numaralı hatayla ilgilidir çünkü başkalarını suçlamak sorumluluk almak değildir.
İşler ters gittiğinde asla başka insanları veya koşulları suçlamayın. Evet, işlerin kontrolünüz dışında olduğu zamanın küçük bir yüzdesi vardır, ancak o zaman bile 'suçlama' oyununu oynamak size hiçbir fayda sağlamayacaktır.
Ve müşterileriniz de rahatsız olmaz. Tek istedikleri, onlara sorunun bittiğini söylemeniz.
Hata #3: Çok geç bırakmak
Her zaman mümkün olduğunca erken özür dilemeye çalışın. Çok geç bırakmak müşterilerinizi çileden çıkaracak ve özrünüzü boş olarak görecekler.
Ayrıca, yanıt vermemenizle ilgili şikayetleriniz nedeniyle yalnızca özür dilediğinizi düşüneceklerdir.
Hata #4: Kulağa samimi gelmiyor
Özür dilerken samimi olmalısın.
Özür e-postasını içten bir endişe ve hayal kırıklığı ile yazarak, olanlar için gerçekten üzgün olduğunuzu hissettirin.
Hata #5: Teşvik sunmamak
Pişmanlığınızı ve olanlarla ilgili endişenizi ifade eden samimi bir özür yazarsanız, size bir şans daha vermeleri için iyi bir şans var.
Onlara sizinle kalmaları için bir teşvik, örneğin bir indirim kodu veya hizmette bir yükseltme teklif ederseniz, affetme şansınızı daha da artıracaksınız.
Daha fazla okuma
- Etkileyici ve Tıklanabilir E-posta Konu Satırları Oluşturmak için 6 Ölümcül İpucu
- E-posta Pazarlama ile Müşteri Deneyimini Geliştirmenin 6 Yolu
- Video İçeriğini Kullanmak E-postalarınızı Nasıl Daha İlgi Çekici Hale Getirebilir?
- Yanıt Verilmeyen E-postayı Kullanmamak İçin 4 Neden
Bir iş özür e-postasının nasıl yazılacağına ilişkin alt satır
Artık bir iş özürü e-postasının nasıl yazılacağını anlıyorsunuz ve bunun için ihtiyacınız olan her şeye sahipsiniz.
Bu makaledeki bilgiler, hemen hemen her olay için bir özür e-postası yazmanızı mümkün kılar.
Evet, birkaç satır eklemeniz ve birkaç kelimeyi düzenlemeniz gerekebilir, ancak genel olarak, ihtiyacınız olan tek şey şablonlar ve örnekler.
Özür dilemeden önce hızlı hareket etmeyi, samimi olmayı ve her zaman müşterilerinizin ve müşterilerinizin nasıl hissettiğini anlamaya çalışın.
Bunu yaparsanız, size ikinci bir şans vermeleri için iyi bir şans var.