İşyerinde Etkili İletişim Kurmanın En İyi Yolları

İşyerindeki herhangi bir iletişim açık, samimi ve değerlendirmesi kolay olmalıdır. Hedef kitle kim olursa olsun bu doğrudur. Etkili iletişim kuramamak bir işletmeyi etkileyebilir.

Aslında, 1000 BT işletmesiyle yapılan bir ankette, 4 projeden 1'inden fazlası teslim tarihlerini karşılayamadı. Neden? Niye? Zayıf iletişim. Bu her sektörde olabilir. Doğru bilgiyle, bu gibi durumlar tamamen önlenebilir.

İşyerinde Etkili İletişim Nasıl Oluşturulur

Ekip ortamında başarıya ulaşmak için iletişim önemlidir. Bağlantılar, hedefler belirlemenize, çabaları koordine etmenize, yeni fikirler oluşturmanıza ve daha pek çok şeye yardımcı olur. Ardından, çalışanlar başarılı projeleri zamanında tamamlar. Daha da önemlisi, liderler hedeflerini gerektiği gibi ayarlarlar.

Etkisiz iletişim sorunları artırabilir ve gecikmelere neden olabilir. Proje ne kadar uzun sürerse, iletişimin olumsuz etkisi o kadar yüksek olacaktır.

İşyerinde nasıl daha etkili iletişim kuracağınızı öğrenmek istiyorsanız, aşağıdaki adımlar başlamak için harika bir yerdir.

Kiminle Konuştuğunu Bil

Etkili iletişim kurmak için önce kiminle konuştuğunuzu düşünmelisiniz. Herkes bilgiyi aynı şekilde işlemez veya bireysel iletişim kanallarına iyi yanıt vermez. İletişim kurmanın en iyi yolunu seçmek, başarılı işyeri iletişiminin en önemli parçasıdır.

Örneğin, bir şirkette daha yüksek pozisyonlarda bulunanlar genellikle eleştiriye ve “olumsuz” geri bildirime en açık olanlardır. Çoğu durumda, olumlu yorumları tamamen görmezden gelirler. Bu insanlar için nesnel ve somut gerçeklere dayanan bilgiler genellikle en değerli olanıdır.

Mesajınızı Açık Tutun

Alıcının ne yanıt verebileceğini düşündükten sonra, ne söyleyeceğinizi bilmek önemlidir. Her şeyi açık ve anlaşılır tutmak, dinleyicinin tam da ihtiyaç duyduğu şeye odaklanmasına yardımcı olur.

Duyarlı ve Kendinin Farkında Olun

Olumlu ve ulaşılabilir kalırsanız, etkili bir şekilde iletişim kurabileceğinizin sinyalini gönderiyorsunuz. Çalışanlar sizinle sohbet etmenin mümkün olduğunu düşünüyor. İnsanlar ulaşılmaz olmakla ün kazandıklarında, bu görüşü değiştirmek zor olabilir.

Geri Bildirimi Kabul Et

Geri bildirim sağlamak zordur. Hızlı bir şekilde kalbe alınabilir. Ancak, personelinizle etkili bir şekilde iletişim kurmak istiyorsanız, kabul edilmelidir. Nadiren, özellikle bir ekip söz konusu olduğunda, iletişim nettir.

Herhangi bir türde geri bildirimi kabul ederken, aktif bir dinleyici olarak kalmak önemlidir. Söylenenleri objektif olarak değerlendirmeli ve ardından bir cevap bulmalısınız. Yapmanız gereken çok şey varsa, diğer kişiye katkıları için teşekkür edin ve uygun bir yanıt aldığınızda onlara geri dönün. Bir sonuca varmak için acele etmek iletişim çabalarını yavaşlatabilir.

İşyerinde Farklı İletişim Türleri

Her iletişim türü her grup ve duruma uygun değildir. Kültür ve geçmiş, belirli bir grup için hangi iletişim biçimlerinin en etkili veya kullanımı en kolay olduğunu etkileyebilir.

Ancak, belirli bir ekip veya proje için kullanılan iletişim kanallarını sınırlamak da önemlidir. Çok fazla kanal kullanılıyorsa, ekip üyelerinin kritik bilgileri bulmaları için gereken süreyi önemli ölçüde artırabilir.

Aşağıda, bir çalışma ortamında etkili bir şekilde iletişim kurmak için en yaygın dört araca ayrılmış bölümler bulunmaktadır. İş yeriniz için en iyi iletişim seçeneğini seçmenize yardımcı olacak istatistikler ve ipuçları da vardır.

Grup Sunumları ve Toplantıları

Birkaç kuralı göz önünde bulundurursanız, toplantılar etkili iletişim kurmak için kullanışlı araçlar olabilir. İlk olarak, seanslarınız maksimum 15 dakika olmalıdır. Bu, herkesi görev başında tutar. Ayrıca toplantının çok geç olmasını engeller.

Bir konuyu ele almak için on beş dakika yeterli zaman olmalıdır. En acil soruları yanıtlayabilir ve görevler atayabilirsiniz. İşlere yardımcı olmak için görsel yardımları içerir. Bunu, ele alınan noktaların madde işaretli bir özetinin yanı sıra kritik ödevler ve tarihlerle yapabilirsiniz.

Ayrıca, daha küçük gruplara yapılacak kısa sunumlar, bilişsel veya sosyal yorgunluğun önlenmesine yardımcı olabilir. Bu, iş günü boyunca etkili iletişimi geliştirmeye yardımcı olur.

Mümkünse, görsel bir öğeyi dahil etmek, çalışanların bilgileri hatırlamasına yardımcı olabilir.

Bu şu anlama gelebilir

• slayt gösterisi ayarlama
• bir grafik veya liste oluşturma
• bir görüntü panosu dahil.

Diğer kişilerin sunduğunuz bilgileri görselleştirmesine yardımcı olabilecek herhangi bir şey, daha unutulmaz bir toplantıya yol açabilir.

Yüz Yüze Toplantılar

Pek çok işçi, nesnel olarak yapıldığında yapıcı eleştiriyi tercih eder. Hatta olumlu geribildirimden %7 daha fazla tercih ediyorlar. Ancak birçok yönetici, süreci rahatsız edici buldukları için eleştiri veya iyileştirme önerileri vermekten kaçınır.

Özel yüz yüze toplantılar, eleştirinin iletilmesini veya alınmasını faydalı hale getirmeye yardımcı olabilir. Bununla birlikte, daha yaşlı çalışanlar, yüz yüze toplantıları nasıl iyileştirebilecekleri ve tercih etme konusunda sohbetlere daha açıktır.

Konuşmalar, zor konuları ele almanın harika bir yoludur. Konuşmalar çatışmayı önler. Ancak, yüz yüze toplantıları bir metin veya e-posta hatırlatıcısı ile takip etmek asla kötü bir fikir değildir. Bir kayıt oluşturmak için konuşmanızın önemli noktalarını ve önemli noktalarını gözden geçirin.

Bir alanda yeni, genç veya daha düşük özgüvene sahip çalışanlar, gerçeklerle yüz yüze iletişimde daha zor zamanlar geçirebilir. E-posta veya kısa mesajı tercih ederler.

Metin Mesajları veya Çevrimiçi Mesajlaşma

Bir işyerinde metin mesajlarını kullanmak yeni bir iletişim yöntemidir. Ancak, bir ekip içinde, özellikle de genç üyelerden oluşan bir ekip içinde iletişimi geliştirmek istiyorsanız, gitmek için yol metin olabilir.

Metin mesajları olumlu sonuçlarla gelir. İlk olarak, görseldirler. Görsel iletişim yöntemleri sözlü iletişime göre %25 daha etkilidir. Sözlü sunum ve metin tabanlı takip gibi iki yaklaşımı birleştirirseniz, yalnızca sunumla karşılaştırıldığında akılda tutmada %55'lik bir artış görmeyi bekleyebilirsiniz.

Akıllı telefon sahipleri de mesajlaşmaya çok aşinadır. Bu veriler, akıllı telefon kullanıcılarının %97'sinin her hafta mesaj attığını söylüyor. Diğer sohbet tipi iletişim seçenekleriyle karşılaştırıldığında, mesajlaşma tanıdıktır. Mevcut profesyonellerin %80'i iş için mesajlaşmayı kullanıyor ve %70'i bu davranışı teşvik ediyor.

Metin mesajları, başvurulması kolay bir kayıt sağlamak için ne kadar harika olursa olsun, bazıları için yorumlanması zor olabilir. Bu, görevde kalmak ve konuya odaklanmak için işyeri sohbeti ve metin uygulamalarını kullanmayı kolaylaştırabilir. Eleştiri veya yapıcı geri bildirim gibi duygu yüklü herhangi bir konuşma, yine de en iyi yüz yüze yapılır.

Mesajlaşma aynı zamanda işyeri planlaması veya güncellemeleri ve bültenleri paylaşmak için en çok tercih edilen ortamlardan biridir. West Virginia Eyalet Üniversitesi tarafından yürütülen bir araştırmada, katılımcıların olumlu güncellemeler ve toplantı bildirimleri için metin mesajlarını tercih etme olasılıkları dört kat daha fazlaydı.

E-posta ve Bültenler

E-posta, işyeri iletişimlerini göndermenin ve almanın en verimli yolu olabilir. Ortalama bir çalışan, günde 100'den fazla işle ilgili e-posta alıyor ve bu, tercih edilen bir iletişim aracı olarak hızla yol kenarına düşüyor.

Bugün işgücüne katılan en genç nesiller nadiren e-posta gönderiyor.

• 2012 Pew çalışmasındaki Gen Z katılımcılarının yalnızca %6'sı hiç e-posta gönderdi.
• Önemli bilgileri iletmeniz gerekiyorsa, e-posta doğru iletişim aracı değildir.

Bugünün gelen kutuları aşırı yüklendi.

• Çalışanların %60,8'i e-posta yoluyla işyeri iletişimini bilerek görmezden geldi.

• Yaklaşık 2 kişiden 1'i başka bir iletişim aracının daha iyi olacağını bildirdi.
• İşçiler, e-postanın aslında iletişimi azalttığını iddia ediyor.
• Metin mesajları %97 okuma oranı görüyor.

İşyerinde Etkili İletişimin Faydaları

5 yıllık bir araştırmaya göre, yüksek düzeyde başarılı iletişime sahip şirketler %47 daha yüksek getiri elde ediyor.

Başarılı iletişim, çalışanlarının ne istediğini bilme yeteneği olarak tanımlanır. Ayrıca, iş sektöründe başarılı bir şekilde nasıl iletişim kuracağınızı bildiğiniz anlamına gelir. Sürekli olarak karşılanan hedefler planlar ve yaparsınız.

Ayrıca başarılı ekip iletişimi, sektöre bağlı olarak çatışmayı ve şirket cirosunu %40 ila %50 oranında azaltır.

Sonuç-Evet, Etkili İletişim Kurabilirsiniz

Bu gerçekler bunu açıkça ortaya koyuyor. Bu çalışmaya dahil edilen şirketlerin nasıl etkili bir şekilde iletişim kurduklarını görmek kolaydır. Küçük bir yardımla işyerinde etkili bir şekilde iletişim kurabilirsiniz. Belirli sektörünüzdeki doğru yenilik aracını bulun.

Mesajınızı hızlı bir şekilde iletebilirsiniz. Etkili iletişim kurun ve mesajınız anlaşılsın. Gerçek şu ki, etkili iletişim, değişimin daha hızlı kök salmasına neden olabilir. Daha yüksek kabul seviyelerine yol açar.

Unutmayın, yapıcı eleştiri yaptığınızda ve açık iletişim kurduğunuzda etkili iletişim kurarsınız. Neden? Niye? Basitçe. Çalışanlar, bunu yapmalarına izin veren geri bildirimleri iyileştirebilir ve alabilir.