Daha İyi İş Zekası Raporları için En İyi 7 Uygulama

Yayınlanan: 2022-05-07

BI raporları, herhangi bir BI uygulamasının en önemli yönlerinden biridir. Bu raporlar yanlış şekilde ayarlanırsa kafa karışıklığına neden olabilir ve hatta bazı durumlarda kendi son kullanıcılarını yanlış yönlendirebilir. Başka bir deyişle, sistem ona en çok ihtiyacı olan insanlar için bir anlam ifade etmeyebilir.

Öte yandan, iyi tasarlanmış BI raporları ve gösterge tabloları, kritik içgörüleri hızla elde etmenize ve verilerinizdeki gizli kalıpları keşfetmenize yardımcı olabilir.

Raporlarınızın getirisini en üst düzeye çıkarmak için kuruluşunuz için BI raporları tasarlarken aklınızda bulundurmanız gereken yedi nokta aşağıda belirtilmiştir.

1. Raporlama gereksinimlerini belirleyin

İlk adım, raporlarınız için tüm paydaşların, karar vericilerin ve son kullanıcıların kapsamlı bir listesini yapmaktır. Bu size çıktılarınızın hedef kitlesi hakkında net bir fikir verecektir.

İlgili paydaşlardan tüm raporlama gereksinimlerini toplamak için görüşmeler (yüz yüze toplantılar, telefon veya Skype aracılığıyla) planlayın. Bu toplantılar, BI raporlarınıza düzenli olarak bakacak olan tüm yöneticileri, yöneticileri ve veri analistlerini içermelidir.

Hedef kitlenizin raporlarınızı nasıl kullanmayı umduğunu anlamak için bu görüşmeler sırasında aşağıdaki soruları sorun:

  1. Şu anda hangi raporları kullanıyorsunuz? Herhangi bir ek rapora veya bilgiye ihtiyacınız var mı veya istiyor musunuz?
  2. Bu rapora neden ihtiyacınız var?
  3. Bu raporu kim kullanacak?
  4. Rapora erişmek için ne tür bir cihaz kullanacaklar?
  5. Bu raporu ne sıklıkla kullanacaklar?

Tüm paydaşlarla aynı anda görüşemeyebilirsiniz. Bu gibi durumlarda, yazılı özellikler veya e-postalarla yetinmeyin. Bunun yerine, tüm gereksinimleri tam olarak belirlemek için her kullanıcı grubuyla bir dizi yüz yüze toplantı ve takip planlayın. Bu, çelişen ve hatta çelişkili gereksinimleri keşfetmenize ve bunları önceden çözmenize yardımcı olacak ve yolda çok zaman kazandıracaktır.

2. Her BI raporu için KPI'ları ve metrikleri tanımlayın

Ardından, her bir BI teslim edilebilirinde görüntülemek istediğiniz KPI'ların ve ölçümlerin bir listesini oluşturun.

Raporlarında ne görmek istediklerini öğrenmek için ilgili paydaşlarla görüşmeler planlayın.

Bu görüşmeler sırasında onlara şunları sorun:

  1. İş süreçleriniz için şu anda hangi metrikleri ve KPI'ları izliyorsunuz?
  2. Bu metrikleri izlemek için hangi raporları kullanıyorsunuz?
  3. Referans için örnek raporlarınız var mı?
  4. Bu raporlara hangi verileri eklemek/kaldırmak istersiniz?

Çoğu işletmenin halihazırda bir raporlama süreci vardır. Gereken bilgileri sağlamadığı için veya Excel çalışma kitaplarının manuel olarak veya geçici komut dosyaları kullanılarak hazırlandığı hataya açık bir sistem olduğu için kullanıcılar bundan memnun değil.

Anahtar, şu anda neyi izledikleri hakkında bir fikir edinmek ve iyileştirme alanlarını belirlemek için mevcut raporlama sistemlerini analiz etmektir. Raporlarında ne görmek istediklerini doğrudan onlara sormaktan kaçının. Yalnızca son kullanıcıların kafasını karıştıracaktır.

BI raporlarınızda görüntülemek istediğiniz metriklerin bir listesine sahip olduğunuzda kendinize şunu sorun:

  1. Her bir metrik için veri kaynakları nelerdir?
  2. Tüm verilere sahip misiniz?
  3. Harici satıcılardan ek veri almanız gerekecek mi?
  4. Bu metrikler hazır mı veya BI sisteminizde hesaplanıyor mu? Değilse, onlar için yeni süreçler oluşturabilir misiniz? Bunun için BI ekibinize ulaşın.

Herhangi bir endişe durumunda, sonraki olası adımları tartışmak için paydaşlara geri dönün. İki ila üç yineleme alacaktır, ancak sonunda kullanıcılarınız BI raporlarınızda ne bekleyecekleri konusunda iyi bir fikre sahip olacaklardır.

3. Her metrik için doğru görselleştirmeyi seçin

İnsanların bilgileri görsel olarak sunarken yaptığı en yaygın hatalardan biri yanlış çizelge veya görselleştirme kullanmaktır. Yalnızca yanlış mesajı iletmekle kalmaz, aynı zamanda bazı durumlarda kafa karışıklığına bile yol açabilir.

İşte aynı bilgileri gösteren iki grafik. Sizce hangisi daha sezgisel?

son 5 ay

satış çubuğu grafiği

Temel verileri destekleyen bir görselleştirme seçin

İlk çizelgede, izleyici çizelge göstergesi ve pasta dilimleri arasında gidip gelerek zaman kaybetmek zorundadır.

Öte yandan, ikinci grafik, gerçek rakamlara bakmadan bile satış trendini tespit etmeyi kolaylaştırıyor.

Her metrik için, verilerinizdeki temel mesajı destekleyen bir görselleştirme seçmek önemlidir.

Aşağıda, ne tür bilgiler içerdiklerine bağlı olarak KPI'larınızı ve ölçümlerinizi sunmak için hangi görselleştirmeyi kullanacağınıza karar vermenize yardımcı olacak bir akış şeması verilmiştir.

Verileriniz için doğru grafiği seçme şeması

Verileriniz için doğru grafiği bulun (Kaynak)

4. BI raporlarınızda rapor öğelerini düzenleyin

Raporlarınızda neyi (metrikleri) ve nasıl (hangi görselleştirmeyi) görüntüleyeceğinizi belirledikten sonra, rapor modelinizi tasarlamak için bunları anlaşılması kolay bir şekilde düzenlemenin zamanı geldi.

İnsanlar web sayfalarını okurken gözlerimizin sayfanın sol üst köşesinden başladığını çeşitli göz izleme çalışmalarından biliyoruz. Sayfa içeriğini okurken gözlerimiz soldan sağa doğru hareket ederek F veya Z şeklinde desenler oluşturur.

Anahtar, bilgiyi sezgisel bir şekilde sunmak için bu doğal okuma modelini avantajımıza kullanmaktır. En önemli ve acil bilgileri raporlarınızın sol üst köşesinde görüntüleyin. Düşük öncelikli ve yavaş değişen bilgiler raporunuzun alt yarısında görüntülenmelidir.

Veri görselleştirmesinde bilgi nasıl görüntülenir?

Önemli ve acil bilgileri raporların sol üst köşesinde görüntüleyin

İşte kötü tasarlanmış bir BI panosuna bir örnek:

BI performans kontrol paneli

Kötü tasarlanmış bir BI panosu

İlk iki tablo (“YTD Gelirine Göre İlk 10 Müşteri” ve “Yaş Grubuna Göre Kullanıcı Sayısı”) sık sık değişmez.

Öte yandan, “Aylık Kayıt Sayısı” ve “Günlük Metrikler” gibi sık değişen tablolar en alta yerleştirildi.

Sonuç olarak, bir son kullanıcı her gün bu rapora baktığında, düzenli olarak değişen bilgilere ulaşmadan önce, çoğu zaman aynı görünen ilk iki grafiği gözden geçirmesi gerekecektir.

5. Önemli bilgileri vurgulayın

BI raporları çok fazla bilgi ile doludur ve hızla görsel olarak dikkat dağıtıcı hale gelebilir. Görsel ipuçlarını kullanarak yazılımın kullanıcılarını doğru sayılara ve eğilimlere yönlendirin.

Doğru renkleri kullanmak, BI raporlarınız ve gösterge tablolarınızdaki kritik bilgileri vurgulamanın güçlü bir yoludur.

Örneğin aşağıdaki panoya baktığınızda gözünüz nereye gidiyor?

satış performansı BI panosu

Rapor kullanıcısının gözlerini önemli bilgilere çekmek için renkleri kullanın

Belki renklerinden dolayı sağ alttaki pasta grafiğine veya sol üst bölgedeki çizgi grafiğine baktınız. Bu çizelge tam olarak bunu yapmanız için size ilham vermeli. Bununla birlikte, görsel gürültüye yol açabileceğinden çok fazla renk kullanmaktan kaçının.

Bazı renklerin diğerlerinden daha dikkat çekici olduğunu hatırlamak da önemlidir. Dolayısıyla, belirli bir grafiği veya görselleştirmeyi farklı kılarsa, o zaman Gestalt'ın İlkelerine göre, o rapor bileşenine daha fazla dikkat eder ve neden farklı olduğunu anlamaya çalışırız.

Örneğin, aşağıdaki iki grafik aynı bilgileri gösterir:

0492-06-dashboard-colors-bad-example.png

0492-05-dashboard-colors-good-example.png

Bir grafik veya çizelgedeki bilgileri vurgulamak için renkleri kullanma

Ancak, ilk tablodaki ek renkler herhangi bir ek bilgi sağlamaz. Tam tersine “Yeşil ekimde güzel bir şey mi oldu?” diye düşündürüyorlar.

İkinci grafikte, tek bir rengin kullanılması bize tüm çubukların aynı metriği (yani satışları) ölçtüğünü söyler. Ayrıca satış trendlerini görmemize ve karşılaştırmalar yapmamıza yardımcı olur.

Bu nedenle anahtar, BI raporlarınızdaki temel bilgi parçalarını vurgulamak ve önemsiz/acil olmayanları bastırmak için renkleri stratejik olarak kullanmaktır.

6. İlgili KPI'ları ve metrikleri birlikte gruplayın

BI raporları, içgörü elde etmek ve harekete geçmek için kullanıldığından, son kullanıcıların veriler içinde hızlı bir şekilde bağlantı kurmasına yardımcı olmaları önemlidir.

Bunu yapmanın en etkili yollarından biri, ilgili bilgileri gruplandırmak ve bu bilgileri bir araya getirmektir. Aşağıdaki kontrol paneline bakın:

0492-03-dashboard-good-grouping.png

Bağlantıları göstermek için ilgili bilgileri birlikte gruplayın

Yukarıdaki gösterge panosunda, grafiklerin rengi ve konumu, ilgili bilgileri hızlı bir şekilde anlamanıza ve karşılaştırmanıza olanak tanır:

  1. İlk satır, gelir, kar, pazar payı gibi genel metrikler hakkında bilgiler içerir.
  2. İkinci satır, tek tek ürünlerle ilgili satış ölçümlerini gösterir.
  3. Üçüncü satır, bölgesel satış bilgilerini sunar

Aynı notta, ilgili bilgileri birbirinden uzağa yerleştirirseniz, kafa karışıklığına neden olabilir ve kullanıcıların bağlantıyı görmesini zorlaştırabilir.

7. Modeller için bir imza alın

Modellerden memnun kaldığınızda, raporlarınızı düzenli olarak kullanacak olan paydaşlara geri dönün ve onaylarını alın.

Raporlarınızda sunulan bilgileri ve bunları nasıl kullanacaklarını anladıklarından emin olun. Örneğin, raporlarınız açılır listeler, dosyalayıcılar ve ayrıntılı incelemeler gibi etkileşimli özelliklere sahipse, son kullanıcıların ihtiyaç duydukları bilgileri almak için bunları nasıl kullanacaklarını bildiklerinden emin olun.

Paydaşlar raporlarında ne görmek istediklerinden veya nasıl sunulmasını istediklerinden emin olamayabileceğinden, bu, haftalar hatta aylar sürebilen yinelemeli bir süreçtir. Rapor inceleme toplantılarının sayısını sınırlamanız ve bunu önceden bildirmeniz önerilir. Örneğin, müşterilerimizle genellikle bir ila iki aylık bir süre boyunca üç adede kadar rapor inceleme yinelememiz olur.

En önemlisi, gerçek raporları oluşturmaya başlayabilmeniz için maketleriniz için resmi, yazılı bir onay alın. Bu, projenizi geciktirme potansiyeline sahip gereksiz yinelemeleri önlemenize yardımcı olacaktır. Aksi takdirde, uygulamanız boyunca değişiklik istekleri almaya devam edeceksiniz.

Sarmalamak

İyi tasarlanmış BI raporları, günlük operasyonları izlemek, sorunları araştırmak için geçici analiz yapmak veya yeni büyüme fırsatları için verileri araştırmak olsun, son kullanıcıların daha iyi bir iş çıkarması için ihtiyaç duydukları bilgileri almalarını kolaylaştırır.

Anahtar, hedef kitlenizi - kim olduklarını, hangi sorunlarla karşılaştıklarını, hangi bilgileri istediklerini ve onu nasıl kullanacaklarını anlamaktır. Bunu çözdükten sonra, bilgileri, son kullanıcıların hızlı bir şekilde içgörüler elde etmesini ve karar vermesini sağlayacak şekilde sunun.