Finansal analist Ben Cole, zamanı bloke etmek için Clockify'ı nasıl kullanıyor?

Bir sürü insan, bırakın finans sektörü hakkında tutkulu olmayı, vergi ödemekten kaçmak için çaresiz.

Yine de, bazı parlak beyinler, rakamları hesaplamak ve kendilerini finansla ilgili her şeye kaptırmak konusunda bir ustalığa sahiptir. ERP Connect Consulting'in başkanı Ben Cole, bu insanlardan biridir.

Bu konuya ve özellikle Ben'e nasıl rastladığımızı merak edebilirsiniz. Geçenlerde sosyal medya gönderilerinden birinde Clockify'dan bahsetti.

Bu da bizi, kendi sektöründe zaman alan, bitmeyen yapılacaklar listeleri arasında organize olmak için neler yaptığını keşfetmeye yöneltti. Özellikle de kendi şirketini kurmak için büyük ve köklü bir firmadan ayrıldığı düşünülürse.

Böylece, her zaman yaptığımız şeyi yaptık - tüm nasıllarımızı ve nedenlerimizi topladık ve tüm bu soruları sormak için adamın kendisiyle oturduk:

• Ben neden kendi patronu olmayı seçti?
• Günlük iş yükünün üstesinden nasıl geldiği,
• İşinde Ben'i engelleyen zaman nedir ve
• Neden 2 yıldır Clockify kullanıyor.

Hemen içeri girelim!

Ben Cole: Bir finansal analistin hayatına kısa bir bakış

Ben, kendisini meşgul, meşgul, meşgul bir finans uzmanı olarak tanımlamayı seviyor. Ve bu onun iş yükünü abartmıyor. Aksine, neredeyse bir düzine çalışanı olan başarılı bir şirketi yönetiyor ve birçok müşteriyle ilgilenmesi gerekiyor.

Özetle, Ben Cole, ERP'nin Kurumsal Kaynak Planlaması anlamına geldiği ERP Connect Consulting'in başkanıdır. Bu, aşağıdaki özelliklere sahip yazılımlar ürettiklerini söyleyen endüstri jargonudur:

• planlar,
• Bütçeler ve
• Bir şirketin finansal sonuçları hakkında raporlar.

Bugün Ben, Dallas, Teksas'ta çalışıyor ve yaşıyor. Yine de zengin bir kariyeri oldu. Öyleyse, mevcut çabalarından önce gelenlere hızlıca bir göz atalım.

Ben, Drake Üniversitesi'nden Finans ve Bilişim Sistemleri Çift Anadal derecesi ile mezun oldu. O zamandan beri finans dünyasına dalmış durumda.

"ERP alanına 2016 yılında başladım. Büyük bir kamu muhasebe firmasında 5 yıl çalıştım, ardından Austin, Teksas'ta daha küçük bir girişim için çalıştım."

Ancak Ben, iş-yaşam dengesini zar zor koruyan tipik finansal teknisyeniniz değil. Aslında, birkaç ay içinde evleneceği müstakbel eşiyle istikrarlı bir ilişkisi var.

Aynı derecede önemli olan, önceki işlerinden farklı olarak artık çalışma ortamına aşılamak istediği değerlere karar vermesidir. Ben'e göre en önemli şirket değerleri şunlardır:

• Kalite,
• şeffaflık ve
• Yeterlik.

Ama her halükarda, başka neden büyük bir şirketteki işini bırakıp kendi işinin patronu olmaya ve kendi işini kurmaya karar verdiğini merak edebilirsiniz.

Hadi bulalım!

Ben neden serbest meslek sahibi oldu?

Bazı meslektaşlarının aksine Ben, tanınmış bir şirketin parçası olmaktansa kendi başına çok daha hızlı büyüyebileceğini düşündü. Ve onu farklı bir yola sokan da bu inançtı.

“Beni bu sıçramaya iten esas olarak içinde bulunduğum ortamdı. Tüm kurumsal tip anlaşmalarda, tüm kontroller ve dengeler var; istediğiniz terfiyi veya zammı almak için sıranızı beklemeniz gerekiyor.”

Bunun aksine, Ben'in şirketi doğrudan bir ücretlendirme modeli kullanıyor. Basitçe söylemek gerekirse, bu model, çalışanların ürettiklerine göre ödeme aldıkları anlamına gelir - yani ücretlerini firmaya getirdiklerine göre kazanırlar. Ancak, daha da önemlisi, Ben, bu yaklaşımın bir ekibin tam potansiyeline ulaşması ve kalıcı beceriler - herkesin iş beklentilerini geleceğe hazırlayacak beceriler - geliştirmesi için büyümesine yardımcı olduğundan emindir:

"Her şey kötüye giderse ve [bir şirket işi] yürümezse, daha önce çalıştığım herhangi bir şirkette çalışmaya gidecek becerilere ve teknik bilgiye hâlâ sahibim."

Ben günlük iş yükünün üstesinden nasıl geliyor?

Başarılı insanların çoğu, onları başarılı kılan bir sisteme sahiptir.

Aynı şekilde, Ben meşgul bir finans uzmanıdır ve her gün birden fazla görev ve projeyi yürütmesi gerekir. Ama iki gün aynı değil.

“Dürüst olmak gerekirse, her gün biraz farklı. Bu sabah uyandım, sadece kanın akmasını sağlamak için hızlı bir egzersiz yaptım; ve uygulamalarımız için bazı geliştirme parçalarının üzerinden geçmek üzere dahili bir çağrı aldık.”

Ama tüm bu sabahın özetini ve enerji verici aktivitelerini bir kenara bıraktıktan sonra ne olur?

"Bu öğleden sonra, birkaç müşterim var ve bu hafta başka bir proje başlıyor. Bence en önemli şey, değişikliklere uyum sağlamak ve en yüksek öncelikli öğelere eğilmek için esnek olmak."

Yapacağı çok şey varken, Ben'in iş gününde karşılaştığı en belirgin engelleri öğrenmek için can atıyorduk.

“Bence en büyük engel beklenmedik olandır. Yani, şu anda, bugün 6 veya 7 toplantım daha var. Ama birinin ne zaman arayacağını ve bir şeye ihtiyacı olacağını asla bilemezsin.”

Gelen isteklerin sonsuz akışının yanı sıra, Ben'in zaman dediğimiz sınırlı kaynakla yetinmesi gerekiyor. Bu nedenle, önemli olanı diğer her şeyden ayırmayı gerekli kılar.

“Zaman her zaman en büyük varlığınızdır. Daha fazlasını almıyorsun; ve gerçekten bu öğelere öncelik verebilmek ve şu anda yapmanız gerekenlere karşı neyin bekleyebileceğine bakmak ve gerçekten raydan çıkmamaya çalışmak.

Bu, Ben'e gönderdiğimiz bir sonraki soru için zemin hazırlıyor. Tahmin ettiniz: öncelikler!

Ben'in öncelikleri belirleme konusundaki düşünceleri

Sektöründe - ve gerçekten başka herhangi bir sektörde - tartışmasız en önemli şeye başlamasını sağlamak için öncelikleri öncelik olmayanlardan ayırmaktan bahsettik.

“Ben büyük bir yapılacaklar listesi adamıyım. Ve bazen yapılacaklar listeleri bile kontrolden çıkabilir. Yapılacaklar listemde genellikle 20 veya 30 şey bulunur.”

Ancak Ben'in, zamanının sürekli artan taleplerine bir çözümü vardır.

“Her zaman 'bugünün ilk 3'ü' denen [bir konsepti] kullanmaya çalışıyorum. Bugün yapmak istediğim 3 şeyi tam anlamıyla yazıyorum. Günün sonunda bakarım [ve kendime sorarım]: Günüm başarılı mı? Bu 3 şeyi yaparsam başarılı olur. Ne olacağını bilmiyorum [ama ben her zaman] hiper odaklıyım ve ilk 3'e öncelik veriyorum.”

Ben, bu en önemli görevleri devre dışı bırakarak bir geri bildirim döngüsü oluşturduğunda mutlu olduğunu söylüyor. Bununla birlikte, ilginç bir şekilde, kritik öğelerini fiziksel bir post-it notuna not etmeyi tercih ediyor.

“Bir kağıda yazmanın büyük bir savunucusuyum çünkü bu sizi gerçekten buna zorluyor - ister ilk 3'ünüz ister ilk 5'iniz olsun. Bence bu, hedef belirlemek gibi. Hedeflerinizi onlara asla ulaşamayacağınızı bilecek kadar büyük belirlerseniz, onlar gerçekten hedef değildir, değil mi?

Profesyonellerin hedefleri konusunda gerçekçi olmaları gerektiğine inanıyor çünkü hiçbir yere varmadan bir şeyler yapmak… Bunun ne anlamı var?

Ben'in hikayesindeki son bölümümüz için, zaman içinde test edilmiş birkaç üretkenlik tekniği ve Clockify'ın nasıl yer aldığı hakkında bilgi edindik.

Takip süresi: Ben'in iş hayatında ezber bozan şey

Bir finans uzmanının ve büyüyen bir şirketin başkanının hayatı yorucu olabilir. Git şekil!

Ama cidden, Ben'in önemli olan şeyler için zaman planlaması ve küçük, daha az önemli öğeleri de ele alması gerekiyor. Tüm gün boyunca, her gün. Ben'in üretken kalabilmesi için iş yüküne verimli ve etkili bir şekilde yaklaşması gerekiyor. Ayrıca kişisel ve profesyonel hırslarını bir arada yürütmenin parkta yürümek olduğunu da iddia etmiyor. Tam tersi.

“'Hem [ özel hem de profesyonel hayatımda ] örtüşen en büyük şeyin aşırı meşgul olmam olduğunu söyleyebilirim . Nişanlım olduğu ve bir kedimiz ve bir köpeğimiz olduğu için, ister yeni ürünler yaratmaya veya yeni müşteriler kazanmaya çalışın, ister sadece kişisel hayatıma ayak uydurmaya çalışın ; [ve] Golfe gitmeyi ve kayak yapmayı seviyorum.”

Bu kadar stres ve dağınıklığın tedavisi? Ben, diğer platformların yanı sıra, Clockify'ı çok şey başarmış gibi hissederek günlerinin sonuna gelmesine yardımcı olan pratik bir araç olarak gördü.

Her neyse, Ben ile röportaj yapmak için ilgimizi çeken LinkedIn gönderisinin önizlemesini burada bulabilirsiniz.

Şaşırtıcı olmayan bir şekilde, Ben'in Clockify ile nasıl karşılaştığını ve ekibinin son 2 yıldır zaman bloke eden uygulamamızı kullanmaktan elde ettiği faydaları merak ettik.

Ben, Clockify ile nasıl tanıştı?

Ben, neredeyse on yıldır finans sektöründe gelişiyor ve yol boyunca iş akışlarını geliştirmek için birçok güçlü araç kullanıyor. Ancak, Clockify'a karar vermeden önce zamanı izlemek için tercih ettiği platformdan bahsetmekten utandığını söylüyor. Spoiler uyarısı - Excel'di.

“Ben kendi işime başladıktan muhtemelen 3 ay sonra Clockify'ı kullanmaya başladık. Ve meslektaşlarımdan biri beni araçla tanıştırdı. Business Central ile Clockify entegrasyonunun bir prototipine sahipti.”

Hepsinden önemlisi, yararlı entegrasyon (Clockify ve Business Central arasındaki), Ben'in Clockify'ın işinde oyunun kurallarını değiştirebileceğini fark etmesine yol açtı.

Ben neden Clockify'ın çok büyük bir zaman kazandırıcı olduğunu düşünüyor?

Ben, o sırada tek kişilik bir ekip olduğu için Clockify'ı hızla benimsediğini düşünüyor. Ancak, herhangi bir büyük iş gücünün aracı benimsemesinin de oldukça kolay olduğuna inanıyor; tabii ki, işe alım sürecine er ya da geç başlamanız şartıyla.

"Benim en büyük özelliğim, araçları siz onlara ihtiyaç duymadan uygulamak, çünkü başkalarını dahil etmek çok daha kolay. Hepsi Excel'de çalışan 10 çalışanınız varsa ve onları Clockify'a yönlendirmeye çalışırsanız - bu hala mümkün ve muhtemelen çok zor değil - ancak [bunu önceden yapmak] çok daha kolay."

80'den fazla entegrasyonla Clockify, çeşitli uygulamalarla sorunsuz bir şekilde çalışır. Ben, Business Central entegrasyonunun kendisine her hafta saatler kazandırmasından çok memnun olduğunu söylüyor.

"Sorunsuz çalışıyor ve artık muhtemelen bana haftada 4 saat kazandırıyor. [Ekibimizin mevcut boyutuyla] [bunu manuel olarak yapmak] muhtemelen tüm günümü alırdı. 4 saat alacağını biliyorum çünkü Excel'de sadece ben yaparken 2 saatimi alırdı. Ve o zamandan beri 10 Xed'imiz var.

Clockify, Ben'e epey zaman kazandırmasının yanı sıra, platform içinde faturalar oluşturmasını ve bunları müşterilere göndermesini kolaylaştırıyor.

“Tüm zaman girişlerini alıp doğrudan finansal sistemimde bir faturaya yerleştirdiği için, şirketimizi Clockify olmadan hayal edemiyorum. Sonra sadece bir düğmeyi tıklıyorum ve tüm faturalarımı müşterilerime e-postayla gönderiyor."

Ben'in en çok sevdiği özellikleri Clockify

Bireyler ve işletmeler için düzinelerce kullanışlı özellikle Clockify, iş yerindeki süreçleri kolayca iyileştirebilir. Zamanı takip etmekten verileri raporlamaya ve dışa aktarmaya kadar Clockify, zamanınızı daha verimli bir şekilde yönetmenize olanak tanır.

O halde, iş müşteriler ve ekip üyeleriyle çalışırken Ben'in en çok hangi özellikleri yararlı bulduğunu görelim.

1. Özellik: Zaman engelleme + takvim entegrasyonu

Ben, takvimi engellemenin yoğun programına hoş bir dokunuş olduğunu söylüyor.

"Yönetici olarak etiketleyebileceğim bir toplantım var ve sonra yapabileceğim bir sonraki toplantı, faturalandırılabilir bir müşteri toplantısı olabilir. Bu nedenle, bunu kullanabilmek [yararlı] ve günün sonunda - Clockify'a gidin ve kelimenin tam anlamıyla her takvim etkinliğini tıklayın.

Dahası, takvim görünümü özelliği, Ben'in ekibinin şeffaf bir şekilde çalışmasına ve görevlerinin, etkinliklerinin ve etkinliklerinin kristal netliğinde bir görüntüsünü elde etmesine olanak tanır. Bunun dışında Clockify, şirketinin daha hızlı ve kolay bir şekilde ödeme almasını sağlar - sıfır sürtünme söz konusudur.

“Temel olarak, bunu faturalandırılabilir bir müşteri zaman girişine veya bir yönetim girişine dönüştürün ve Clockify, herkesin ne kadar çalıştığını takip eder. Yani takvim kesinlikle kullandığım 1 numaralı şey.”

Yine de Ben'in Clockify hakkında sevdiği tek şey etkinliklerin görsel olarak çekici düzeni değil. Ayrıca takvimi, zamanı engelleyen bir planlayıcı ve üretkenlik merkezi olarak kullanıyor.

İlginç bir şekilde Ben, takviminde 30 dakikalık bloklar oluşturarak yaklaşan etkinlikleri veya görevleri hızla depolar. X, Y, Z client gibi basit tanımlamalar kullanıyor. Ve bu onun için harikalar yaratıyor!

Dahası Ben, kendisinin ve ekibinin ihtiyaç duydukları kadar çok farklı şeyi takip etmelerine izin verdiği için takvim görünümünü ikinci bir beyin olarak kullanıyor.

“Çılgın bir günde, yaptığınız 15 farklı toplantıyı hatırlamak zor olacak. Aksine, zaten takvimimdeler. Gidip onlara tıkladım.”

Genel olarak Ben, Clockify'dan memnun çünkü bu ona ve işine her ay düzinelerce saat kazandırıyor.

2. Özellik: Giriş/çıkış saat hızı

Clockify, Ben'in ekibinin en yorucu şeylerden birini yapmaktan, yani zamanlama yapmaktan kaçınmasını sağlar. Bu yüzden, gerçek hayat senaryosunda bize iki sentini vermesini istedik.

"Profesyonel hizmette çalışan herkes için en az sevdiğiniz şey, zamanı ne zaman olursa olsun girmektir. Yapmak isteyeceğiniz son şey, tüm zamanınızı manuel olarak girerek 15 dakika harcamak. Dolayısıyla Clockify, hem benim açımdan hem de kullanıcı açısından bunu kolaylaştırmayı çok kolaylaştırıyor."

Bu özellik ile Ben, çalışan katılımını kolayca takip edebilir ve giriş ve çıkış raporları alabilir. Ancak en önemlisi, ekibi çevrimiçi veya çevrimdışı herhangi bir cihazda uygun bir şekilde zaman geçirebilir.

3. Özellik: Otomatik hatırlatıcılar

Zaman girişleri yapmak için ekip üyelerini kovalamak yerine, Ben başka, daha önemli şeyler yapabilir. Nasıl? Eh, Clockify işi onun için yapıyor ve ekip üyelerine otomatik hatırlatıcılar gönderiyor.

“Clockify, insanlara zamanlarını göndermelerini hatırlatmak için harika özelliklere sahip. Bu yüzden kimseyi takip etmek zorunda değilim. Clockify bunu benim için yapıyor ve insanların zamanlarını ne kadar hızlı harcadıkları konusunda gerçekten iyi getiriler gördüğümü görüyorum.

Ben'in her gün yaptığı gibi hatırlatıcılar ayarlamak için yapmanız gereken tek şey:

• Çalışma saatleri ve çalışma günleri ve
• Clockify'ın size bir hatırlatıcı göndermesini istediğiniz süre.

Bu kadar!

4. Özellik: Raporlar

Ben'in mutlu bir şekilde bahsettiği bir başka temiz özellik de Clockify raporları. Bu ekleme, ekibinin projeleri yönetmesine ve son zamanlarda herkesin neler yaptığını öğrenmesine yardımcı oluyor.

Eşsiz Clockify raporlama özelliği, zaman kaybetmekten kaçınmanın yanı sıra, özenle paketlenmiş raporlarda izlenen saatlerin ve hatta faturalandırılabilir saatlerin tam bir özetini alarak Ben'in ekibinin nerede ve nasıl vakit geçirdiğini görmesini sağlar. Ekibinizin tek yapması gereken, gerçek zamanlı bir izleyici kullanarak zamanı kaydetmek veya zaman çizelgesinde manuel olarak saatleri ölçmektir.

Ben, raporların şirketinin devasa iş yükünün üstesinden gelmesine nasıl izin verdiğini açıklıyor.

“Pazartesi günü birinin [saatli] saati yoksa, bunu görebiliyorum; proje yönetimi açısından 'artık eskisi kadar yoğun bir şekilde kullanılmıyorsunuz' demek bana yardımcı oluyor.

Salı sabahı Ben, kimin ne üzerinde ve ne kadar süreyle çalıştığını kontrol etmek için Pazartesi günkü bir rapora bakabilir. Bazı çalışanların bazı görevlerde düşük performans gösterdiğini fark ederse, vites değiştirebilir ve farklı öğeler atayabilir.

Sonuç olarak: En önemli görevlere aşırı odaklanmak için araçları kullanın

Ben ile röportaj yapmak bir patlama oldu! Ve yakından bakarsanız, zengin deneyiminden paylaştığı birkaç tema ve kısa dersler görürsünüz.

İşte, muhtemelen hayatınızda ve işinizde kullanabileceğiniz birkaç çıkarım:

• Büyümenizi engellediğini düşünüyorsanız bir şirketten ayrılın ,
• İş beklentilerinizi geleceğe hazırlamak için anında becerilerinizi mükemmelleştirin ,
• Çalışan davranışını ve performansını yönlendirmek için değerler oluşturmak ,
• Çalışanların en büyük faydayı sağlamak için görevlere harcadıkları zamanı takip edin ,
• Bir şeyleri hatırlamak için insanlara güvenmek yerine araçlara güvenin ve
• Uzun vadeli başarı için iş akışlarını otomatikleştirin .

Her halükarda, Clockify'ın Ben ve ekibinin üretkenliklerini artırmasına yardımcı olmasından memnunuz.

▪️Zaman takibi ile ilgili paylaşmak istediğiniz bir başarı hikayeniz var mı? Bize [email protected] adresinden bir satır bırakın ve gelecekteki makalelerimizden birinde öne çıkma şansı elde edin. Ve bu gönderiyi beğendiyseniz ve yararlı bulduysanız, bundan yararlanacağını düşündüğünüz biriyle paylaşın.