Görevlerinizde nasıl daha verimli olunur

Verimlilik, üretken olmanın %10'udur. Bu blog yazısı için araştırma yaparken bu cümleye rastladım. Bunu detaylandıralım. Verimlilik, görevleri hızlı bir şekilde yapmak ve onları iyi yapmak anlamına gelir. Öte yandan, üretken olmak için önemli görevlerinizi tutarlı bir şekilde halletmeniz gerekir. Dolayısıyla, bir bakıma verimli olmak, üretkenliğinizin hayati bir parçasıdır.

Şimdi, günlük işlerinizi daha hızlı bir şekilde (kalitelerinden ödün vermeden) tamamlayamadığınızda, muhtemelen hayal kırıklığına uğramış hissedersiniz. Ancak iyi haber şu ki, görevlerinizde nasıl daha verimli olabileceğinizi öğrenebilirsiniz.

Bu makalede şunları öğreneceksiniz:

• işte verimli olmanın ne anlama geldiği,
• nasıl odaklanılır ve iş yapılır,
• iş yerinde nasıl daha verimli ve etkili olunur.

İş yerinde verimli olmak ne demektir?

Bir kişinin yüzünde kendinden emin bir gülümsemeyle çok hızlı yazdığı o film sahnelerine aşina mısınız? Bu sahneleri genellikle hareketli piyano müziği izler. Verimliliği düşündüğümde, aklımda bu resmi görüyorum.

İşyeri verimliliği söz konusu olduğunda, daha önce bahsedilen eğlenceli ortamdan daha fazlasını içerir. İşyerinde verimlilik, çalışanların çok fazla zaman veya enerji harcamadan doğru görevleri uygun bir şekilde yerine getirmeleri anlamına gelir. Bu şekilde çalışanlar, müşterilerine/müşterilerine daha yüksek kaliteli ürünler/hizmetler sunarak yardımcı olurlar. Bu nedenle, çalışanlar işlerinin büyümesine yardımcı olur. Ayrıca verimli çalışanlar, görevlerini nasıl yöneteceklerini bildikleri ve tüm görevleri doğru ve zamanında bitirdikleri için de üretkendir.

Nasıl odaklanabilir ve işi tamamlayabilirsiniz?

İş pozisyonunuz ne olursa olsun, odaklanmış kalmak ve işinizi kolaylıkla halletmek için neler yapabileceğinize bir göz atalım.

Kısa oturumlarda çalışın ve ardından hızlı bir mola verin

Illinois Üniversitesi'nin araştırmasına göre, "bir görevden kısa bir sapma, kişinin o göreve uzun süre odaklanma yeteneğini önemli ölçüde geliştirebilir." Bu nedenle, bir ödev üzerinde çalışmaya başladığınızda, 20 ila 30 dakikalık kısa oturumlar halinde çalıştığınızdan emin olun, ardından 5 dakikalık kısa bir ara verin.

25 dakikalık çalışma seanslarından oluşan Pomodoro Tekniğini (Pomodoros) deneyebilirsiniz. Her seanstan sonra 5 dakika ara verin. Dört çalışma seansını bitirdikten sonra, yaklaşık 30 dakika daha uzun bir ara verebilirsiniz. 25 dakikanın görevleriniz için çok kısa olduğunu düşünüyorsanız, 90 dakikalık Pomodoros'a sahip olarak çalışmalarınızı düzenleyebilirsiniz.

Bu Pomodorolar sırasında dikkatinizi işinize odaklamanız verimliliğinizi artıracaktır.

Sirkadiyen ritimlerinizi takip edin

Sirkadiyen ritim, adını "yaklaşık bir gün" anlamına gelen Latince "circa diem" ifadesinden alan 24 saatlik bir döngüdür. Sirkadiyen ritimler zihinsel ve fiziksel sistemlerinizi düzenler. Ayrıca, odaklanma yeteneğiniz sirkadiyen ritminize bağlıdır. Bazı insanlar sabahları zihinsel olarak uyanıkken, diğerleri öğleden sonra veya akşamları gelişir.

Günlük ödevlerinizde daha verimli olabilmek için gününüzü sirkadiyen ritimlerinize göre düzenlemelisiniz. Sirkadiyen ritminiz hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, en az iki hafta boyunca odak seviyenizi takip ettiğinizden emin olun. Örneğin, gün boyunca enerji seviyenizi 1'den 10'a kadar bir ölçekte yazabilirsiniz. Ardından, en önemli görevlerinizi en yüksek uyanıklık dönemleri için planlayın. Enerji seviyelerinizin daha düşük olduğu dönemler için bu daha az kritik görevleri bırakın.

Akıl yürütmeyi ve tembelliği kucaklayın

Hayal kurmak faydalı olabilir ve sizi daha verimli hale getirebilir mi? Şaşırtıcı bir şekilde, evet.

Manoush Zomorodi , Bored and Brilliant: How Space Can Unlocking Your En Üretken ve Yaratıcı Benliğiniz adlı kitabında zihinlerde gezinmenin öneminden bahseder:

“ Zihnimiz dolaştığında, sorunları çözdüğümüz ve en iyi fikirlerimizi ürettiğimiz ve “otobiyografik planlama” olarak bilinen şeyle meşgul olduğumuz zihinsel yer olan “varsayılan mod” adı verilen bir şeyi etkinleştiririz ve dünyamızı ve dünyamızı bu şekilde anlamlandırıyoruz. hayatlarımızı ve gelecek hedeflerini belirlemeliyiz .”

Ayrıca, boşluk bıraktığımızda orijinal düşünmeyi yaptığımıza da dikkat çekiyor.

Bu nedenle, tekrarlayan bir iş yaparken veya ara verirken 10 veya 15 dakika hayal kurmanıza izin verin. Bu şekilde, verimliliğinizi artıracak sorunlarınızla veya karmaşık görevlerinizle başa çıkmanın yeni yollarını düşüneceksiniz. Ayrıca, bir toplantı sırasında veya zorlu bir görevle uğraşırken işinize daha fazla odaklanacaksınız.

Akıllarda gezinmenin yanı sıra, boş durmak da sizin için değerli olabilir. Deneme yazarı ve karikatürist Tim Kreider, Cal Newport'un Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World adlı kitabında aylaklığın faydalarını şöyle açıklıyor:

” Aylaklık sadece bir tatil, bir düşkünlük ya da bir kusur değildir; D vitamini vücut için ne kadar gerekliyse beyin için de o kadar vazgeçilmezdir ve ondan yoksun kalınca raşitizm kadar şekil bozucu bir zihinsel ızdırap çekeriz … paradoksal olarak herhangi bir işi yapmak için gereklidir .”

Ama ya çok meşgulseniz ve boşta kalarak zaman kaybedemiyorsanız? İşte Cal Newport'un bu kitapta önerdiği şey.

” İş gününün sonunda, ertesi sabaha kadar işle ilgili konuları değerlendirmeye son verin - yemek sonrası e-posta kontrolü yok, konuşmaların zihinsel olarak tekrarı yok ve yaklaşan bir zorluğun üstesinden nasıl geleceğinize dair entrikalar yok; tamamen düşünerek işi kapatın .”

Newport, kapatmanın faydalarından birinin "kapalı kalma süresinin, derinlemesine çalışmak için gereken enerjiyi yeniden doldurmaya yardımcı olması" olduğunu ekliyor. Ve Newport'un tanımladığı gibi, derin çalışma "performansınızı optimize eden çalışma türüdür".

İşyerinde nasıl daha verimli ve etkili olabilirsiniz?

Daha önce de belirtildiği gibi, verimlilik ve etkinlik arasında bir fark vardır. Verimli olduğunuzda, görevlerinizi hızlı ve düzenli bir şekilde bitirirsiniz. Öte yandan, etkili olduğunuzda istediğiniz sonuçları alırsınız. Tahmin edebileceğiniz gibi, iş görevleriniz söz konusu olduğunda, her iki alanda da başarılı olmanız gerekir. İş yerinde verimli ve etkili olmak için en pratik ipuçlarına bir göz atalım.

Dikkatinizi önce en önemli görevlere yöneltin

Her günün başında, günün en önemli görevlerini düşünün. Ayrıca gerçekçi olmaya çalışın ve günün sonunda bitirmeniz gereken en fazla üç ödevi yazın.

Aklınızda ve önünüzde net bir hedef olması, doğru yolda kalmanıza ve verimliliğinizi ve üretkenliğinizi artırmanıza yardımcı olacaktır.

Eisenhower matris yöntemini deneyin

Önceliklendirmeyi öğrenmenin en faydalı yollarından biri Eisenhower matris tekniğini denemektir. Bu zaman yönetimi yöntemi, önemli ve önemli olmayan görevleri ayırmanıza yardımcı olacaktır.

Eisenhower matris yöntemi dört zaman kadranını içerir:

1. önemli ve acil işler,
2. önemli ama acil olmayan işler,
3. önemli değil ama acil işler,
4. önemli değil ve acil görevler değil.

Bu nedenle, ilk çeyrekteki görevler önceliklerinizdir. Onları bitirdikten sonra, ikinci kadrandan gelenlerle uğraşın. Üçüncü çeyrekten bahsetmişken, bu görevleri iş arkadaşlarınıza devretmelisiniz. Son olarak, dördüncü çeyrekteki görevler ortadan kaldırılmalıdır.

Bu yöntem, iş gününüzü daha net bir şekilde gözden geçirmenize yardımcı olduğundan, Eisenhower matris tekniği zaman yönetiminizi de iyileştirebilir. Böylece görevlerinizde daha verimli ve üretken olacaksınız.

Derin çalışmaya biraz zaman ayırın

Daha önce bahsedilen derin çalışma, zorlu görevler veya iş pozisyonunuz için gerekli olan görevler söz konusu olduğunda çok önemli bir rol oynar. Bu görevleri yapmanız gerektiğinde, odaklanmanız ve ne pahasına olursa olsun dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmanız gerekir.

Örneğin, bir içerik yazarı olduğum için derin işim blog yazmaktan oluşuyor. Derin bir çalışma ruhuna girebilmek için bazı klasik müzik veya film müzikleri dinlemeyi tercih ediyorum. Bu müzik türleri üretken kalmama ve blog yazmayı bitirmeme yardımcı oluyor.

Şimdi, dikkatinizi sürdürmekte ve derin çalışmaya girmekte zorlanıyorsanız, Newport aşağıdaki derin çalışma ritüelini önerir:

• Nerede ve ne kadar süreyle çalışacağınızı seçin. Yoğun çalışma dönemleriniz için huzurlu bir yer bulmanız gerekecek. Ayrıca, mümkünse (ev) ofisinizin belirli bir bölümünü yalnızca derin işler için ayırın. Örneğin, bir konferans odası, sessiz bir kütüphane veya evden çalışıyorsanız rahat bir koltuk. Çalışmaya başlamadan önce, görevi tamamlayabilmek için bölgede ne kadar kalmanız gerektiğini düşünün.
• Nasıl çalışacağınıza karar verin. Derin çalışma döneminiz için belirli hedefler belirleyin. Örneğin, bir makale yazıyorsanız, yoğun bir çalışma döneminde bitirmeniz gereken kelime sayısını veya alt başlık sayısını düzenleyebilirsiniz. Ayrıca, sosyal medya veya haberlerle dikkatinizin dağılmasını önlemek için çalışmaya başladığınızda bir web sitesi engelleyiciyi de açabilirsiniz.
• Çalışmanızı nasıl destekleyeceğinizi seçin. Derin çalışma ritüeliniz, çalışırken ihtiyaç duyacağınız tüm temel şeyleri de kapsamalıdır. Örneğin, acıkmanız durumunda bir fincan kahve veya atıştırmalık. Ayrıca, uygun aydınlatmayı ve rahat bir sandalyeyi seçin.

Bunlar, derin çalışma ritüelinizi daha rahat ve etkili hale getirmek için sadece birkaç fikir. Ritüeli her zaman değiştirebilirsiniz, böylece size ve görevleriniz için daha uygun olur.

Çoklu görevden kaçının

Aynı anda iki görev yaparken, aslında odağınızı bu görevler arasında değiştiriyorsunuz. Buna bağlam değiştirme denir ve bir görevden diğerine hızla atladığınız için, aynı anda iki görevi yapıyormuşsunuz gibi görünür.

Ancak, çoklu görev göründüğü kadar etkili değildir. Dikkatinizi bir göreve, ardından hızla diğerine yönelttiğinizde, beyniniz bağlamı yüklemek ve yeniden yüklemek için daha fazla zamana ve enerjiye ihtiyaç duyar.

Bu yüzden çoklu görevlerden kaçınmalısınız. Bunun yerine, her seferinde bir göreve odaklanmak sizi daha verimli hale getirecektir.

Ancak, yoğun bir işle meşgul olduğunuzda ve çoklu görev yapmaktan başka seçeneğiniz olmadığında, üretkenliğinizi kaybetmeden projeler ve görevler arasında nasıl geçiş yapacağınıza ilişkin ipuçlarımızı izleyin.

Daha büyük görevlerinizi daha küçük görevlere ayırın

Kabul edelim: Çok fazla zaman ve enerji gerektiren karmaşık bir görev yapmanız gerektiğini bilerek, üzerinde çalışmaya başlamak için motive olmayacaksınız. Bu nedenle, tüm gün için daha büyük bir ödev yapmak yerine, onu daha küçük görevlere bölün.

Örneğin, blog yazısı için bir illüstrasyon yapmanız gerekiyor. Bu görevi daha küçük parçalara ayırarak aşağıdaki gibi ödevler alacaksınız:

1. ilk taslağı yapmak,
2. ilk taslağı tartışmak için bir içerik yazarıyla iletişime geçin,
3. gerekirse değişiklikleri yapmak,
4. bir logo veya benzer bir ayrıntı ekleyin ve
5. proje yönetimi aracına bir örnek ekleyin.

İlk görevi bitirdiğinizde, devam etmek için motive olacaksınız. Böylece, daha büyük bir görevi tamamlamak, yönetmek daha kolay olacaktır.

Ayrıca projenizi daha küçük görevlere bölmek için Clockify'ı da kullanabilirsiniz. Bu tür görevlerle çalışmak kullanışlıdır çünkü projenizi bir yapılacaklar listesi gibi düzenleyebilirsiniz. Ardından, görevleri bitirir bitirmez tamamlandı olarak işaretleyin. Ayrıca, böyle bir programa sahip olmak, müşterileriniz için projeleri ve görevleri izlemenize de yardımcı olabilir.

E-postalara harcadığınız zamanı sınırlayın

Asana'nın The Anatomy of Work Index raporunda da belirtildiği gibi, sürekli e-postalara ve mesajlara cevap vermek, çalışanların geç kalmasının ana nedenidir. Bir e-posta bildirimi gördüğünüzde veya duyduğunuzda, muhtemelen onu kontrol etme dürtüsü hissedeceksiniz. Ancak daha sonra odağınızı yeniden kazanmak her zaman kolay olmayacaktır.

İşiniz aktif olmanızı ve mesajlara mümkün olan en kısa sürede yanıt vermenizi gerektirmiyorsa, e-postalara harcadığınız süreyi sınırlamaya çalışın. Örneğin, iş gününün başında ve sonunda e-postalarınızı kontrol edebilirsiniz.

Bu seçeneğin dışında, e-posta yazarken daha spesifik olmaya çalışın. Bunu yaparak, iş arkadaşlarınızla veya ortaklarınızla iletişiminiz daha kesin olacak, böylece e-postaları önleyeceksiniz. Bu nedenle, daha verimli ve üretken olmanıza yardımcı olacak e-postalar tarafından daha az dikkatiniz dağılır.

Yinelenen görevleri otomatikleştirin

Yinelenen görevler, örneğin her gün, haftada bir veya ayda bir olmak üzere düzenli olarak gerçekleşen görevlerdir. Bunlar, e-postalara yanıt verme ve toplantılara katılma gibi etkinlikler olabilir.

Yinelenen görevlere harcadığınız zamandan tasarruf etmek için, bir görev izleyici uygulaması kullanarak bunları izlemelisiniz. Ardından, tekrar eden ödevlere günde tam olarak kaç saat ayırdığınızı bileceksiniz. Böylece, bu görevlerden bazılarını otomatikleştirebileceksiniz.

Örneğin, projeleriniz için şablonlar oluşturmak için Clockify'ı kullanabilirsiniz. Bu, siz ve ekibiniz genellikle aynı görevleri gerektiren projelerle uğraşıyorsanız oldukça pratiktir. Bir şablon oluşturduğunuzda, gelecekte benzer bir proje için kullanabilirsiniz.

E-posta yönetiminden bahsetmişken, mesajlarınızı etiketleri kullanarak kategorilere ayırmaya başlamalısınız. Etiketler, gelen kutunuzdaki bir tür klasördür. Örneğin, diğer mesajları yok sayarken bu klasöre istediğiniz zaman kolayca erişebilmek için “Önemli” etiketini ekleyebilirsiniz. Gelen kutunuzla ilgilendikten sonra, yalnızca işinize odaklanabilecek ve verimliliğinizi ve üretkenliğinizi artırabileceksiniz.

Sağlığınızı ve yeniden şarj olma ihtiyacınızı düşünün

Acıktığınızda veya uykunuz geldiğinde doğru düşünemez ve üretken olamazsınız. Bu nedenle, iyi bir gece uykusunun veya kahvaltı yapmanın önemini asla hafife almayın.

Aslında, beyin gücünüz, dolayısıyla üretkenliğiniz için son derece iyi olan belirli yiyecek türleri vardır. Bu bir süper yiyecek ve üretkenliği artırabilecek süper yiyecek atıştırmalıklarına ayrılmış bir blogumuz var.

Yemek yemek ve uyumak dışında, düzenli olarak egzersiz yaptığınızdan emin olun. Hayranı olmasanız bile, her gün işten sonra en azından bir yürüyüş konuşabilirsiniz. Yakında bu rutinin yeniden şarj olmanıza ve işten gevşemenize nasıl yardımcı olduğunu anlayacaksınız.

Çözüm

Görevlerde verimli olmak, onları doğru ve hızlı bir şekilde tamamlamak anlamına gelir. Bunu yapmak için, dikkatinizi yalnızca ödevlerinize odaklamanız ve dikkatinizi dağıtacak herhangi bir şeyden kaçınmanız gerekir.

Bunu nasıl yaptın? Kısa seanslar halinde çalışarak veya sirkadiyen ritimlerinizi takip ederek. Beyninizin de biraz aksama süresine ihtiyacı olduğundan emin olun, bu yüzden zihninizi dolaşmaktan çekinmeyin. Bu aktivite kesinlikle verimliliğinizi artıracaktır.

Ayrıca, hem verimlilik hem de üretkenlik becerileriniz üzerinde çalışmak istiyorsanız, bu makale deneyebileceğiniz bazı kullanışlı ipuçlarını içermektedir.