Geri Ödeme: Avantajlar, Dezavantajlar ve İpuçları

Şu gerçek hayat senaryosunu düşünün: bir perakende mağazası, toptancı bir tedarikçiden 500 adet tasarım çanta siparişi veriyor ve planlı bir promosyon için çantaların belirli bir tarihe kadar ulaşması gerektiğini belirtiyor.

Ancak çantalar kararlaştırılan teslimat tarihinden 3 gün sonra geliyor. Sonuç olarak perakendeci promosyon penceresini kaçırır ve bu da 1.000 ABD doları tutarında satış kaybına neden olur. Gecikmeden duyduğu hayal kırıklığını dile getiren perakendeci, toptancıdan gelir kaybını 1.000 dolarlık bir fatura göndererek telafi etmesini talep ediyor.

Başka bir deyişle perakendeci, toptancıdan kaybedilen geliri geri kazanmanın bir yolu olarak geri ödemeleri kullanıyor.

Peki geri ödemeler tam olarak nedir ve işinizi nasıl etkiler?

Bu blog yazısında, geri ödemelerin ne olduğuna ve nasıl çalıştıklarına gerçek dünyadan bazı örneklerle daha yakından bakacağız. Geri ödemelerle başarı şansınızı en üst düzeye çıkarmak için 6 akıllı stratejiyi listelemeden önce bunların dezavantajlarını ve avantajlarını da vurgulayacağız.

Geri ödeme nedir?

Geri ödemeler, bir tarafın (perakendeci veya yüklenici gibi) diğer tarafa (toptan tedarikçi veya taşeron gibi) ikinci tarafın eylemleri veya hataları sonucunda zarara uğraması durumunda gönderdiği faturalardır.

Ancak, geri ödemelerin yapılabilmesi için, iki tarafın, hangi durumların geri ödeme gerektireceğini belirten, yasal olarak bağlayıcı bir sözleşmeye sahip olması gerekir.

Yazarlar Louis P. Miramontes ve Huge L. Rice, Construction Accounting Deskbook adlı kitaplarında inşaat bağlamında geriye dönük masrafları şu şekilde tanımlıyorlar:

“Anlaşma uyarınca, fatura kesilen tarafın gerçekleştirmesi veya üstlenmesi gereken, bir tarafça gerçekleştirilen işe veya katlanılan maliyetlere ilişkin faturalar. Mal sahipleri genel yüklenicilere masrafları geri fatura ederken, genel yükleniciler de alt yüklenicilere masrafları geri fatura ediyor."

Geri ödemeler genellikle inşaat sektöründe görülse de perakende, imalat ve finans sektörlerinde de yaygındır.

Örneğin, bir yazılım geliştiricisini işe alan bir şirket, geliştiricinin projeyi geciktirmesi veya yazılımda kusur olması durumunda geri ödeme yapabilir.

Bir kredi kartı şirketi, müşterinin aidatlarını zamanında ödememesi durumunda müşteriye geri ödeme yapabilir. Kredi kartları bağlamında 'ters ibraz' terimiyle de karşılaşmış olabilirsiniz.

Ters ibrazların ve geri ödemelerin eşanlamlı olup olmadığını merak ediyorsanız sizi suçlamıyoruz. Aşağıdaki bölüm konuya ışık tutuyor.

Geri ödemeler ve ters ibrazlar: Fark nedir?

Çeşitli sektörlerde kullanılan geri ödemelerin aksine, ters ibrazlar genellikle kredi kartı sektöründe kullanılır. Federal Ticaret Komisyonu'na göre ters ibraz süreci, tüketicileri sahte, istenmeyen veya hatalı kredi kartı harcamalarına karşı korumayı amaçlıyor.

Geriye dönük masraflar ve ters ibrazlar arasındaki fark hakkında daha fazla bilgi edinmek için Keirstone Limited'deki AATQB (Muhasebe Teknisyenleri Derneği Nitelikli Muhasebeci) Francis Fabrizi ile iletişime geçtik.

Fabrizi'ye göre şartlar arasındaki ayrım, suçlamaları kimin yaptığı ve kimin çözdüğü etrafında dönüyor. Sorumlu tarafın (tüccar, satıcı, müşteri veya taşeron) olduğu durumlarda geri ödemelere karşı çıkılır. Ödemeyi doğrudan geri ödeme talep eden tarafa yapar, ters ibrazlar genellikle bankalar tarafından ancak anlaşmazlığın başarısızlıkla çözülmesinden sonra çözümlenir:

"Ters ibrazlar genellikle müşterinin sorunu doğrudan satıcıyla çözmeye çalıştığı ve başarısız olduğu durumlarda satıcılar ve müşteriler arasındaki anlaşmazlıkları çözmek için kullanılır."

Fabrizi, ters ibrazların genellikle nasıl çalıştığını bir örnekle açıklıyor. Diyelim ki bir müşteri kredi kartıyla bir mağazadan ürün alıyor ve ürünün bozuk olduğunu tespit ediyor. Daha sonra mağazadan tutarı iade etmesini isterler, ancak satıcı bunu yapmayı reddeder. Müşteri artık bankasına şikayette bulunur ve banka, tutarın iadesi için müşteriye ters ibraz düzenler.

Banka daha sonra tutarı satıcıdan geri alır.

Benzer şekilde müşteri, kredi kartını veren kuruluş tarafından düzenlenen yanlış veya istenmeyen ödemelere de itiraz edebilir. Bu durumda, kartı veren banka (kredi kartını veren banka), konuyu araştırırken masrafları geçici olarak iptal eder.

Geri ödemeler nasıl çalışır?

İnşaat sektöründen bir örnekle geri ödemelerin pratikte nasıl işlediğini görelim.

Bir inşaat yüklenicisi (bir taraf), bir binanın elektrik kabloları için bir alt yüklenici (diğer taraf) ile bir anlaşma yapar.

Alt yüklenicinin işi kararlaştırılan sürede bitirememesi, diğer görevlerin elektrik işinin tamamlanmasına bağlı olması nedeniyle projenin gecikmesine neden olur. Bu gecikmeler, işçiliği başlangıçta planlanandan daha uzun bir süre elinde tutması gerekebilecek yüklenici için ek maliyetlere dönüşebilir.

Bu durumda yüklenici, bu ek işçilik maliyetlerini alt yükleniciye geri ödeme olarak fatura edebilir.

Genel olarak geri ödemeler aşağıdakilere yardımcı olur:

• Maliyetleri adil bir şekilde dağıtın,
• Sorumluluğu teşvik etmek,  
• Uyuşmazlık çözümünü kolaylaştırmak ve
• Proje yönetimini geliştirin.

Karşı ödemeler, tarafları eylemlerinden sorumlu tutarak şeffaflığı ve mali adaleti teşvik eder.

Şimdi, geriye dönük masrafların yasal bir hak olup olmadığını merak edebilirsiniz. Bir sonraki bölümde geriye dönük masrafların hukuki yönlerine odaklanılmaktadır.

Geri ödemeler yasal bir hak mıdır?

Geriye dönük masraflarla ilgili özel kanunlar olmadığından, bunlar genellikle iki taraf arasındaki sözleşmeyle düzenlenir, örneğin:

• Yüklenici ve taşeron,
• Perakendeci ve toptancı,
• Kredi kartı şirketi ve tüketiciler veya
• Üretici ve distribütör.

Karşılıklı olarak üzerinde anlaşılan, uygun şekilde hazırlanmış sözleşmeler yasal olarak bağlayıcıdır. Bu, taraflardan birinin sözleşme şartlarını ihlal etmesi durumunda diğer tarafın, masrafları geri almak veya yasal işlem başlatmak gibi yasal işlem yapma hakkına sahip olduğu anlamına gelir.

Ancak inşaat sektöründe, Geriye kalan masrafları dolaylı olarak etkileyen, Hızlı Ödeme Yasası gibi bazı yasalar bulunmaktadır. Hızlı Ödeme Yasası, yüklenicilerin ve taşeronların zamanında ödeme almasını sağlar.

Pek çok eyalet (birkaçını saymak gerekirse Colorado, Texas, New York, Illinois, Maryland ve Güney Carolina), para sahiplerinin yükleniciye ödediği paranın güven içinde tutulduğu bir güven fonu modelini benimsemiştir. Yüklenici, vakıf fonunu yalnızca alt yüklenicilere yapılan iş için ödeme yapmak için kullanabilir.

Başka bir deyişle, yüklenici, alt yüklenicinin başka bir sözleşmede yaptığı herhangi bir eksik iş için teminat fonlarını geri ödeme olarak alıkoyamaz.

ABD eyalet yasalarının çoğunun yüklenicilere veya alt yüklenicilere, başka bir tarafın üzerinde anlaşılan görevleri yerine getirmemesi durumunda ödemeyi reddetme hakkı verdiğini unutmamak önemlidir. Örneğin, alt yüklenici kararlaştırıldığı gibi doğru malzemeleri sağlayamazsa ve bu durum binada kusurlara neden olursa, yüklenici alt yükleniciye geri ücret uygulayabilir.

Şimdi, bir tarafın geri ödeme olarak ne kadar talep edebileceğini merak ediyor olabilirsiniz.

National Law Review'a göre, masrafları geri isteyen taraf (yukarıdaki örnekte yüklenici) yalnızca yanlış yapılan işi düzeltmek için harcadığı tutara eşit bir tutarı fatura edebilir.

Geri ödeme örneği nedir?

Geri ödeme talebinde bulunmanın yaygın nedenlerinden bazıları şunlardır:

• Gecikmeler,
• Maddi hasar,
• Kusurlu malzeme veya işçilik ve
• İşyerinde güvenlik ve sağlık düzenlemelerine uyulmaması.

Geri ödemelerin nasıl çalıştığını daha iyi anlamanıza yardımcı olmak için her senaryo için gerçek dünyadan örnekleri tartışacağız.

Örnek 1: Gecikmeler için geri ödemeler

Yukarıdaki bölümde, işin zamanında tamamlanmamasının nasıl geri ödemelere yol açabileceğini gördünüz. Tedarikçinin malları geç teslim etmesi veya müşterinin satın aldığı hizmet veya mallar için ödemeleri zamanında yapmaması durumunda da geri ödemeler doğabilir.

Ayrıca kredi kartı şirketleri, kart sahiplerinin kredi kartı ödemelerini zamanında yapmamaları durumunda da geri ödeme uygulayabilmektedir. Bu masraflar, sözleşmede belirtilen son ödeme tarihine uymamanın cezasıdır.

Geri ödemeler, başka bir tarafın ödemeleri geciktirmesi durumunda toptan ve perakende satıcılar tarafından da kullanılabilir. Örneğin, XYZ toptan çeşni satıcısıdır. John bir perakende satış mağazası işletiyor ve XYZ'den düzenli olarak çeşniler satın alıyor, dolayısıyla toptan satış mağazası John'a aylık olarak fatura gönderiyor.

Ancak Temmuz ayında XYZ, her zamanki gibi çeşnileri John'a teslim etti ancak birkaç öğenin faturasını kaçırdı. Sonuç olarak, XYZ'nin sahibi bu öğeleri Ağustos ayında John'a gönderdikleri faturaya geri ödeme olarak ekledi.

Örnek 2: Maddi hasara ilişkin geri ödemeler

Bunlar, bir tarafın, diğer tarafın neden olduğu maddi zarar nedeniyle yaptığı masraflardır. Masraflar genellikle sorumlu tarafa fatura edilir ve hasarın onarılması masraflarını karşılamak için kullanılır.

Örneğin, bir otel misafirinin mobilyaların kırılması veya mülkün tahrip edilmesi gibi bir otel odasına zarar vermesi durumunda otel, onarım veya hasarlı öğelerin değiştirilmesi masraflarını karşılamak için geri ücret talep edebilir.

Örnek 3: Yetersiz işçilik nedeniyle geri ödemeler

Geri ödemelerin yaygın nedenlerinden biri kötü işçiliktir.

Shea Connelly Development (SCD), Revive'i biri Park Place'de ve diğeri Glendale'de olmak üzere iki inşaat projesi için taşeron olarak işe aldı.

SCD, Revive'in Park Place'teki çalışmasının standartlara uygun olmadığını iddia etti ve bu nedenle Revive'i bu projeden kovdu. SCD, Revive'in Park Place projesindeki düşük iş kalitesini düzeltmek için başka bir taşeron kiralamak zorunda kaldıklarını söyledi. Sonuç olarak, Revive'in işini düzeltmek için harcadıkları tutarı Revive'e borçlu oldukları ödemeden düşeceklerdi.

İşte emlak sektöründen başka bir senaryo. Diyelim ki bir mülk sahibi, apartmanının bakımı için bir mülk yönetim şirketi kiraladı. Bu iki taraf arasındaki sözleşme belirli sorumlulukları ve kalite standartlarını belirtir.

Apartmanın rutin incelemesinin ardından mülk sahibi, güvenlik ekipmanlarının bozuk olması ve binanın dış cephesinde onarılmamış hasarlar gibi sorunlar olduğunu keşfeder.

Mal sahibi, sorunlar hakkında bilgi vermek için mülk yönetim şirketiyle iletişime geçer ve şirketten sorunları belirli bir tarih içinde düzeltmesini ister. Ancak şirket, hatırlatmalara rağmen bunu yapmıyor.

Mülk sahibi, başka bir şirketle anlaşarak sorunları giderir ve sorunların giderilmesinin maliyetini hesaplar. Daha sonra mal sahibi bu masrafları mülk yönetim şirketine geri ödeme olarak fatura eder.

Örnek 4: Güvenlik sorunlarına ilişkin geri ödemeler

Diyelim ki bir gıda tedarikçisi, belirli gıda bileşenlerini en yüksek kalitede sunmak için bir gıda işleme şirketiyle sözleşme imzaladı.

Tedarikçi malzemeleri teslim eder ve bu, malzemelerin ilk partisi olduğundan gıda işleme şirketi kapsamlı bir kalite denetimi gerçekleştirir. Şirket, bazı bileşenlerin kontamine olduğunu ve bu durumun sağlık açısından tehlikelere yol açabileceğini tespit etti.

Gıda işleme şirketi, kalite kontrollerinin yapılması ve kirlenmiş ürünlerin imha edilmesi masraflarını karşılamak için geri ödemeler yapar.

İnşaat sektöründe güvenlik sorunlarına ilişkin geri ödemeler de yaygındır.

Londra merkezli bir yüklenici olan Multiplex Construction Europe Ltd, bir inşaat projesi için beton işlerine yönelik bir alt yüklenici olan Bathgate Realizations Civil Engineering Limited'i işe aldı.

Multiplex ayrıca Bathgate tarafından gerçekleştirilen beton işlerinde kullanılan kayar kalıp teçhizatını (sürekli beton döken ve şekillendiren inşaat ekipmanı) tasarlamak için başka bir alt yüklenici olan BRM İnşaat'ı da işe aldı.

Daha sonraki bir tarihte Multiplex, iflas eden Bathgate ile olan sözleşmesini feshetti ve yeni bir taşeron kiraladı. Yeni taşeron, şu ana kadar yapılan işi inceledikten sonra hem kayar kalıp donanımının hem de beton işlerinin kusurlu ve güvensiz olduğunu söyledi.

Multiplex, bu güvenli olmayan ekipmanın ve beton işlerinin değiştirilmesinin maliyetini, hem BRM'den hem de Bathgate'ten 12 milyon £'un (yaklaşık 14,6 milyon $) üzerinde geri ödeme olarak talep etti.

Geri ödemelerin avantajları

Geriye dönük masraflar belirli durumlarda, özellikle de sorunların derhal çözülmesi gereken inşaat ve sözleşmeye dayalı ilişkilerde birçok avantaja sahip olabilir. Geri ödemeleri kullanmanın en yaygın avantajlarından bazıları şunlardır.

Avantaj #1: Geri ödemeler maliyetin karşılanmasına yardımcı olabilir

SOFTRAX'ın kıdemli başkan yardımcısı ve genel müdürü Tom Zauli'ye göre, geriye dönük masrafların en önemli faydası, bir şirketin aksi takdirde kayıp gidebilecek geliri geri kazanmasına yardımcı olmasıdır:

"Faturaları geri almanın asıl faydası, sürecin bir şirketin aksi takdirde kaybedeceği geliri geri almasına olanak sağlamasıdır."

Geri ödemeler, taşeron veya satıcının yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda bir miktar koruma sağlayabilir. Bu masraflar, karmaşık projeler durumunda milyonlara varabilecek maliyetleri telafi etmenin bir yoludur.

Geriye kalan masrafları geri alma şansınızı artırmak için, diğer taraflara her zaman hızlı ve doğru bir şekilde fatura kestiğinizden emin olun.

Avantaj #2: Geri ödemeler hesap verebilirliği ve sorumluluğu artırır

Geri ödemeler, sözleşme ihlallerini caydırarak ve ortalamanın altında çalışmayı caydırarak hesap verebilirliği artırmaya yardımcı olabilir. Bu, satıcılar, taşeronlar, kredi kartı düzenleyen kuruluşlar veya müşteriler olsun, ilgili tüm tarafları geri ödemelerden kaçınmak için sorumlu bir şekilde hareket etmeye teşvik eder.

Örneğin, bir gıda üreticisi bir perakendeci ile gıda ürünlerini zamanında tedarik etmek üzere bir sözleşme imzalamaktadır. Geri ödemelerle ilgili maddenin eklenmesi sayesinde üretici, kaliteli ürünler tedarik etmemesi veya zamanında teslim etmemesi halinde geri ödemelerle karşılaşacağını biliyor.

Sonuç olarak üretici, gecikmeleri veya kalite sorunlarını önlemek için ekstra özen gösterir.

Benzer şekilde perakendeci, ürünlerin kalitesini titizlikle izlemenin ve varsa gecikmelerin veya kusurlu ürünlerin giderilmesine ilişkin masrafların takip edilmesi gerektiğinin bilincindedir. Bu dikkat, diğer tarafın yükümlülüklerini yerine getirmemesi durumunda, haklı olarak masrafları geri isteyebilmelerini sağlar.

Avantaj #3: Geri ödemeler, proje yönetiminin iyileştirilmesine neden olabilir

Proje sahipleri ve muhasebeciler, geriye dönük masrafları takip edip belgeleyerek toplam alacaklar ve borçlar hakkında bilgi sahibi olabilir. Alacak hesabı, müşterilerin bir şirkete borçlu olduğu parayı ifade eder ve ödenecek hesap, bir şirketin satıcılarına veya alacaklılarına borçlu olduğu paradır.

Proje sahipleri aynı zamanda satıcıların veya alt yüklenicilerin hataları veya eksiklikleri nedeniyle maliyetlerin arttığı alanları da fark edebilir. Daha sonra proje maliyet yönetimini optimize etmek için bu alanları ele alabilirler.

Avantaj #4: Geri ödemeler anlaşmazlıkların önlenmesine yardımcı olabilir

Tom Zauli'ye göre geriye dönük masraflar, iş dünyasındaki anlaşmazlıkların yaygın nedenlerinin önlenmesinde hayati bir rol oynayabilir:

• Kalitesiz iş,
• Projeden vazgeçilmesi,
• Dolandırıcılık faaliyetleri ve
• Ödemeyle ilgili sorunlar.

Tom, inşaat sektörü örneğini vererek, geri ödemelerin taşeronları en iyi iş dışında herhangi bir şey yapmaktan caydırdığını açıklıyor:

“Caydırıcı bir önlem olarak, alt yüklenicinin sözleşmesine bir geri ödemenin dahil edilmesi gerekir; ideal olarak alt yüklenicinin geri ödeme potansiyelini kabul etmesi gerekir. Bunun nasıl sonuçlanabileceği şu: Geri ödeme maddesi, alt yüklenicinin agresif bir son teslim tarihine zamanında yetişmesini sağlıyor, çünkü onlar kendi taraflarındaki herhangi bir gecikmenin geri ödemeyle sonuçlanacağının farkındalar."

Tom ayrıca, geri ödeme gerektiren meseleyi çözmek için "açık ve zamanında iletişimin" öneminin altını çiziyor.

Bunun dışında, anlaşmazlıkların çözümünde bir araç olarak dokümantasyonun önemini vurgulamalıyız; her iki tarafın da sözleşme şartlarını net bir şekilde hazırlaması ve eksik çalışmaları titizlikle belgelemesi gerekiyor.

Örneğin, eğer bir taraf sorumlu tarafın eksik çalışmasını tam olarak belgeleyebilirse, bu tür suçlamaların gerekçelerini haklı gösterebilir.

Geri kalan masraflarla ilgili hukuki bir anlaşmazlık varsa, doğru ve kapsamlı belgeler her iki tarafın da iddialarını kanıtlamasına yardımcı olabilir.

Avantaj #5: Geri ödemeler, kalite sorunlarının düzeltilmesine yardımcı olur

Yukarıda gördüğümüz gibi, geri ödemeler kalitesiz işlere karşı caydırıcı olabilir.

Bu ücretler aynı zamanda aşağıdaki kalite sorunlarını veya eksikliklerini ele almak ve düzeltmek için bir mekanizma sağlar:

• İşçilik,
• Malzemeler veya
• Sözleşme gerekliliklerine uygunluk.

Bu, projenin istenen kalite ve standartları karşılamasını sağlamaya yardımcı olabilir. Proje yöneticileri, düşük kaliteli işi caydırmak için bir araç olarak geri ödemeleri kullanarak kalite maliyetini (bir şirketin ürün veya hizmetlerinin kalitesini sağlamak için katlandığı toplam maliyet) en aza indirebilir.

Geri ödemelerin dezavantajları

Geri ödemeler, sözleşmeye dahil olan her iki tarafı da etkileyebilecek çeşitli dezavantajlarla birlikte gelir. Geri ödemelerin en yaygın dezavantajlarından bazıları şunlardır.

Dezavantaj #1: Geri ödemeler anlaşmazlıklara yol açabilir

Avantajlarla ilgili daha önceki bölümden hatırlayabileceğiniz gibi, geriye dönük masrafların anlaşmazlığın çözümünde nasıl yardımcı olabileceğini vurguladık. Bunların aynı zamanda bir anlaşmazlık kaynağı da olabileceğini söylemek çelişkili görünebilir.

Bununla birlikte, her iki ifadenin de doğruluğu şunlara bağlıdır:

• Geri ödemelere ilişkin sözleşme şartlarının açıklığı,
• Geri kalan masraflarla ilgili dokümantasyonun ne kadar kapsamlı olduğu ve
• Geri ödemelerin uygulanma şekli.

Finans sektöründe, kredi kartı masraflarıyla (veya ters ibrazlarla) ilgili anlaşmazlıklar yaygındır ve ters ibraz oranı %0,60'tır. Bu da 1.000 kredi kartı işleminden 6'sının ihtilaflı olduğu anlamına geliyor.

Fabrizi'ye göre, geriye dönük ödemelerin hukuki anlaşmazlıklara yol açabileceği ve iş ilişkilerini etkileyebileceği göz önüne alındığında, bunlar yalnızca anlaşmazlıkları çözmek veya önlemek için diğer yöntemler denendikten sonra son çare olarak kullanılmalıdır:

"Geri ödemelerin taraflar arasında olumsuz ve düşmanca bir ilişki yaratarak güvensizliğe ve kızgınlığa yol açabileceğini unutmamak önemlidir. Ayrıca, özellikle yeterli kanıt veya belgelerle desteklenmemeleri veya sözleşme şartlarını ya da geçerli yasa ve düzenlemeleri ihlal etmeleri durumunda hukuki anlaşmazlıklara ve zorluklara da maruz kalabilirler."

Gördüğünüz gibi titiz bir dokümantasyon bu tür anlaşmazlıkları önlemenin anahtarıdır.

Dezavantaj #2: Geriye kalan masrafların telafisi zor olabilir

Geriye kalan masrafların tahsil edilmesinin zor olmasının birçok nedeni vardır, örneğin:

• Geriye dönük masraflar için faturalandırmada gecikme: Mevcut faturalama döngüsünde geriye dönük masraflar gönderilmediğinde, alıcı taraf hoş olmayan bir sürprizle karşı karşıya kalabilir. Bu durumda ikincisi, geriye dönük masrafların nedenlerini hatırlamayabilir veya bu masrafları ödemeye hazır olmayabilir.
• Yetersiz belge : Belge eksikliği (veya yetersiz tutulan belgeler), geri ödeme talebinde bulunan tarafın iddiasını kanıtlamasını zorlaştırabilir. Alıcının geri ödemelere itiraz eden bir dava açması durumunda bu özellikle önemlidir. Genel olarak, diğer tarafın geriye dönük masraflar borçlu olduğunu kanıtlama yükü, davacıya (diğer taraftan geriye dönük masrafları talep eden kişi) aittir.
• İletişim eksikliği: Geri ödemelerin alıcısı, ödemelerden yalnızca faturayı aldığında haberdar olursa, tutarı hemen ödeyebilme olasılıkları düşüktür.

Ayrıca, geri ödemeler sıklıkla tartışıldığından, geri alma karmaşık bir süreç olabilir ve çoğu zaman uzun hukuki mücadeleleri gerektirebilir.

Dezavantaj #3: Geri ödemeler kötüye kullanılabilir

Geriye kalan masrafların kötüye kullanılması olasılığı, özellikle sözleşme şartlarının belirsiz veya kötü hazırlanmış olması durumunda yüksektir.

Bir taraf, maliyetleri şişirerek, kanıt olmadan düşük iş kalitesini iddia ederek veya orijinal anlaşmanın parçası olmayan ek ücretler ekleyerek geri ödemeleri kötüye kullanabilir.

İşte geriye dönük masrafları kötüye kullanmanın başka bir yolu. Bazı yükleniciler aynı alt yüklenicileri birden fazla sözleşme için işe alıyor. Bu yükleniciler sözleşmeye, alt yüklenicinin bir sözleşmede eksik iş yapması durumunda diğer tüm sözleşmelere geri ücret uygulanacağına dair yasa dışı maddeler eklemektedir.

Bu, alt yüklenicinin mevcut projede eksik iş yapması durumunda yüklenicinin, alt yüklenicinin yüklenici adına gerçekleştirdiği diğer tüm projeler için geri ücret alabileceği anlamına gelir.

Bazı durumlarda, geri ödemeler bir misilleme biçimi olarak kullanılır. Taraflardan biri diğer tarafın performansından veya eylemlerinden memnun değilse, suçlamalar haklı olmasa bile cezai bir önlem olarak geri ödeme yapma yoluna başvurabilir.

Dezavantaj #4: Geri ödemeler sonuçta öldürücü olabilir

Geri kalan masrafların karşılandığı taraf ödemeyi yapmayı reddederse, bu masrafları düzenleyen tarafın bu masrafları karşılaması gerekebilir.

Örneğin, bir tedarikçi, malların gecikmeli teslimatı nedeniyle perakendeciye masrafları geri ödemeyi reddederse, perakendeci bu maliyetleri üstlenmek zorundadır.

Satıcılar veya taşeronlar geriye dönük masrafları ödemeyi kabul etseler bile, geriye dönük masrafları talep edenler, ödeme peşindeyken zaman ve para kaybederler. Uzun süren anlaşmazlık çözümü süreçleri, masrafları geri almak isteyen taraf üzerinde mali baskıya neden olabilir, bu da proje zaman çizelgelerini ve bütçelerini etkileyebilir.

Maliyetler ve zaman çizelgeleri hakkında fikir edinmek için Arcadis tarafından yapılan bir çalışmanın verilerine bakabiliriz.

Araştırmada, inşaat sektöründeki anlaşmazlıkların değerinin 2020 yılında ortalama 54,26 milyon dolara ulaştığı, ancak bu anlaşmazlıkların çözümlenmesinin 13,4 ay sürdüğü ortaya çıktı.

Geri ödemelerle nasıl başarılı olunacağına ilişkin ipuçları

İster bir işletme sahibi, ister proje yöneticisi, ister başka bir tarafa geri ödeme yapmak isteyen bir satıcı olun, bu ipuçlarıyla kurtarma şansınızı en üst düzeye çıkarabilirsiniz.

1. İpucu: Kusursuz bir sözleşme taslağı hazırlayın

Geriye dönük masraflarla ilgili anlaşmazlıkların çoğu, kötü hazırlanmış sözleşmelerden veya sözleşmenin neyi gerektirdiğinin anlaşılmamasından kaynaklanmaktadır.

Dolayısıyla, geriye dönük masrafları geri almanın ilk adımı, aşağıdakileri açıkça tanımlayan kusursuz bir sözleşme taslağı hazırlamaktır:

• İşin kapsamı,
• Beklenen kalite standartları,
• Zaman çizelgeleri ve
• Ödeme şartları.

En önemlisi, geri ödemelerin uygulanabileceği koşulları (düşük kaliteli malzemeler veya iş sahasının temizlenememesi gibi), bunları düzenleme sürecini ve ilgili maliyetleri ana hatlarıyla belirtin.

İpucu #2: Sürekli iletişim sağlayın

İstikrarlı bir iletişim akışını sürdürerek yanlış anlaşılmaları önleyebilir ve tedarikçilerinizle/taşeronlarınızla ilişkilerinizi geliştirebilirsiniz. Devam eden iletişim, varsa geriye dönük masrafların tahsil edilme şansını da artırabilir.

İlerlemeyi gözden geçirmek, endişeleri gidermek ve potansiyel olarak geri ödemelere yol açabilecek sorunları tartışmak için duruma göre satıcılar, taşeronlar veya diğer üçüncü taraflarla düzenli proje toplantıları planlayın.

Tom Zauli'ye göre açık iletişim, geriye dönük masraflarla ilgili bir faturanın gönderilmesi durumunda hoş olmayan sürprizlerin önlenmesine de yardımcı olacak.

“Bir şirket, faturanın neden kesildiği de dahil olmak üzere, geri ödeme sürecinin tüm aşamalarında müşteri/etkilenen tarafla açık ve proaktif iletişim kurmalıdır. İletişim, beklentilerin belirlenmesine, konunun büyümesinin durdurulmasına ve müşteri ilişkilerinin sağlam tutulmasına yardımcı olacaktır."

3. İpucu: Düzenli kalite kontrolleri yapın

Periyodik kalite denetimleri, işin belirlenen standartlara göre yapılmasını sağlamaya yardımcı olabilir.

Ayrıca herhangi bir eksiklik tespit etmeniz durumunda resmi eksiklik raporları oluşturup sorumlularla paylaşabilirsiniz. Sorumlu tarafın eksiklikleri belirtilen zaman çizelgesi içerisinde gidermemesi durumunda, raporları karşı ödeme talepleri için temel olarak kullanabilirsiniz.

4. İpucu: Her şeyi belgeleyin

İşin ilerleyişi, değişiklik emirleri ve kalite kontrol sonuçları gibi projeyle ilgili tüm faaliyetlerin kayıtlarını titizlikle tutun.

Özellikle işin kalitesi veya uyumluluğu konusunda endişeler varsa, işin çeşitli aşamalardaki durumunu belgelemek için fotoğraf çekin.

Bu belge, herhangi bir geri ödemenin desteklenmesi açısından önemlidir.

Her şeyden önce, taşeronlarınız veya satıcılarınızla kurduğunuz iletişimi, daha sonra tam olarak hatırlayamayabileceğiniz sözlü anlaşmalar da dahil olmak üzere belgelemeyi unutmayın.

5. İpucu: Geri ödeme talebinde bulunma konusunda adım adım bir yaklaşım benimseyin

Geriye dönük masrafları düzenleyen özel bir yasa bulunmamasına rağmen, geri ödemeleri talep ederken hangi adımların takip edilmesi gerektiğini bilmek önemlidir. Bu, bir anlaşmazlık durumunda iyileşme şansınızı artırabilir.

İnşaat sektöründe, Ulusal Hukuk İncelemesi, geri ödeme talep eden kişinin öncelikle satıcıya veya alt yükleniciye eksik çalışmaya ilişkin yazılı bir bildirimde bulunmasını tavsiye etmektedir. Bildirim, hizmet veya materyallerle ilgili tüm konuları ayrıntılı bir şekilde açıklamalıdır.

Bu süreç diğer sektörlerde ve bağlamlarda da işe yarayabilir.

Sözleşme, sorumlu tarafın bu eksiklikleri düzeltmesi için bir süre tanımlıyorsa, onlara bunu yapma fırsatı verdiğinizden emin olun.

Sorumlu taraf, bildiriminize rağmen harekete geçmezse, eksik çalışmayı gidermek için hangi düzeltici önlemleri alacağınız konusunda onları yazılı olarak bilgilendirdiğinizden emin olun.

Sorumlu tarafa düzeltme çalışmasını gerçekleştirirken orada bulunma fırsatı verirken, iyileştirme sürecini belgelediğinizden emin olun. Örneğin yaptığınız onarım işinin fotoğraflarını veya videolarını çekebilirsiniz.

Düzeltme tamamlandıktan sonra ilgili tüm faturaları, maliyet tahminlerini ve diğer belgeleri sorumlu tarafa sağlayın.

6. İpucu: Geri ödemeleri hemen takip edin ve faturalandırın

Geri ödemelerin derhal fatura edilmemesi, sorumlu tarafın ödenmemiş aidatları unutmasına neden olabilir. Tom Zauli, geçmiş masrafların tahsil edilme şansını en üst düzeye çıkarmak için hızlı ve doğru faturalandırmanın önemini vurguluyor:

"Tüm şirketleri tüm faturalandırmanın doğru ve zamanında yapıldığından emin olmaya, faturalandırma sürecinde uygun otomasyon ve kontrollere sahip olmaya teşvik ediyorum."

Faturaların doğru ve hızlı olmasını sağlamanın bir yolu, Clockify gibi zaman takibi ve faturalama araçlarını kullanmaktır.

Clockify, geri ödemelerin uygulanabileceği her sözleşme veya alt sözleşme için projeler oluşturmanıza olanak tanır. Bu, zaman ve harcamaların doğru bir şekilde izlenmesine yardımcı olur.

Clockify'da belirli bir proje veya görevle ilgili iş gerçekleştirdiğinizde zaman girişleri (hem faturalandırılabilir hem de faturalandırılamaz işler için) ekleyebilirsiniz. Zaman girişleri; eksiklikleri, yeniden çalışmayı veya geriye dönük masraflarla ilgili diğer faaliyetleri ele almak için harcanan saatleri içerebilir.

Clockify ile zaman takibinin yanı sıra üzerinde çalıştığınız her proje için harcamaları da kaydedebilirsiniz. Her gider için, yapılan işi, karşılanan ücretin nedenini ve makbuz gibi ilgili destekleyici bilgileri açıklayan ayrıntılı notlar ekleyebilirsiniz. Giderler, malzeme maliyetlerini, alt yüklenici maliyetlerini veya doğrudan geri ödeme konusuyla bağlantılı diğer harcamaları içerebilir.

Bu belge, geriye dönük masrafların kanıtlanması açısından çok önemlidir.

Daha sonra tüm masraflarınızı bir faturada sunabileceksiniz.

Üstelik her projeye veya alt sözleşmeye ilişkin özelleştirilmiş raporlar oluşturabilirsiniz. Bu raporlar, ortaya çıkan zaman ve harcamaların kapsamlı bir kaydı olarak hizmet verebilir; bu da geriye dönük masraflar için net bir durum sunmayı kolaylaştırır.

Sonuç: Dokümantasyon ve maliyet takibi, geri ödeme başarısının anahtarıdır

Geri ödemeler, işletmelerin mali durumlarını takip etmeleri ve herkesin sorumlu tutulmasını sağlamaları için harika bir yol olabilir. Anlaşmazlıkları önlemek veya çözmek ve proje yönetimini geliştirmek için geri ödemeleri kullanabilirsiniz.

Ancak uyarımız, sözleşmeden doğan yükümlülükler ve geçerli yasalar akılda tutularak bunların sorumlu bir şekilde kullanılması gerektiğidir.

Sonuçta geriye dönük masrafların etkinliği açık sözleşmelerin hazırlanmasına, titiz dokümantasyona ve maliyet takibine bağlıdır.

Yukarıda listelediğimiz ipuçlarını takip ederek geri ödemelerdeki başarınızı artırabilirsiniz.

Yine de, geriye dönük masrafları iş stratejinize uygulamadan önce hukuki tavsiye almanızı öneririz.

️ Geriye kalan masrafların tahsil edilme şansını artırmaya yönelik herhangi bir ipucunuz var mı? Belki geri ödemeleri faturalandırırken benzersiz zorluklarla karşılaştınız. Sizi bu ipuçlarını ve deneyimlerinizi [email protected] adresinden bizimle paylaşmaya davet ediyoruz ve bir sonraki makalemizde bunlara ışık tutmak için her türlü çabayı göstereceğiz. Bu makaleyi aydınlatıcı bulduysanız lütfen paylaş düğmesine basmayı ve bilgiyi başkalarına yaymayı düşünün.