İnşaat Projesi Belge Kargaşasını Önlemek için En İyi 5 Yazılım Aracı

Doğru araçları kullanmıyorsanız, inşaat projesi belgelerini yönetmek idari bir yük olabilir.

Müteahhitler ve inşaat firmaları, bir uyarı: Belgelendirme konusunda ruhsat almanın, sözleşmelerin ve tasarımların onaylanmasının sorumluluklarınızın sonu olduğunu düşünüyorsanız, bir kez daha düşünün.

Proje belgelerinizin dağınık olması operasyonel verimliliğinizi fark edilmeden zedeler. Ve bu senin işin için kötü.

PlanGrid ve danışmanlık grubu FMI tarafından hazırlanan bir rapora göre, 2018 yılında inşaat sektörünün proje verilerinin (revize edilmiş çizimler, malzeme kesim sayfaları ve diğer bilgiler) aranması gibi faaliyetlere harcanan zaman nedeniyle yaklaşık 177 milyar dolarlık işçilik maliyeti kaybedeceği tahmin ediliyordu. .

Ortalama orta ölçekli inşaat şirketi için, kayıpların yılda 2 milyar doların üzerinde olduğu tahmin ediliyor.

Neyse ki, işletmenizin belge yönetimi süreçlerinizi iyileştirmesine yardımcı olacak özel işlevler sunan inşaat yönetimi yazılım çözümleri var. Capterra kullanıcıları tarafından yüksek puan alan beş inşaat yönetim aracının bu raporunu bir araya getirdik.

İnşaat projesi belgelerinizi yönetmek için yazılım kullanmanın temel faydaları şunlardır:

• İzlenebilirliği iyileştirin: İlgili belgeleri kolayca aranabilir hale getirmek için merkezi bir konumda düzenleyin.
• Belgelerin doğruluğunu iyileştirin: Manuel veri girişinden kaynaklanan hataları en aza indirin.
• Uyumluluk sorunlarından kaçının: Sözleşme anlaşmaları, lisanslar ve sertifikaların güncel ve aranabilir bir deposunu koruyun.
• Ekip işbirliğini geliştirin: Ekiplerin projeyle ilgili bilgileri daha hızlı bir şekilde belgelemesine ve paylaşmasına izin verin.

Bu rapora seçilebilmek için araçların ortalamanın üzerinde genel derecelendirmeye sahip olması (5 üzerinden en az 4,5) ve ilgili belge yönetimi işlevleri sunması gerekiyordu.

Seçim metodolojimiz hakkında daha fazla bilgiyi buradan okuyun.

İnşaat projesi belgelerini yönetmek için en iyi 5 yazılım aracı (alfabetik olarak sunulur)

1. Atayan

Kullanım kolaylığı derecesi: 5.0/5 Müşteri hizmetleri değerlendirmesi: 5.0/5 Genel Değerlendirme: 5.0/5

Assignar, işletmelerin sertifikalar ve lisanslar gibi uyumlulukla ilgili bilgileri tek bir yerde depolamasına ve izlemesine yardımcı olan belge yönetimi özellikleri sunar. Araç, süresi dolmak üzere olan veya zaten süresi dolmuş olan uyumluluk sertifikaları hakkında otomatik uyarılar gönderir.

Ne zaman ihtiyacınız olabilir: OSHA standartlarına uymamanın maliyeti, ihlal başına en az 5.000 $'a mal olabilir ve OSHA, inşaat işletmelerinin uyması gereken tek düzenleyici kurum değildir. Düzenlemelerin sık sık değiştiği bir sektörde, gelişen uyumluluk gereksinimlerine ayak uydurmak önemli bir zorluktur.

Assignar, çalışan/alt yüklenici lisansları, deneyim ve sertifikalar gibi merkezi bir bilgi havuzunu korumanıza yardımcı olabilir. Araç ayrıca, işgücünüzün iş yasaları ve güvenlik standartlarıyla uyumlu olmasını sağlamaya yardımcı olmak için sertifikanın sona ermesi konusunda sizi uyarır.

Assignar'da ( Source ) uyumluluğu izleme

2. Ortak Yapı

Kullanım kolaylığı derecesi: 4.5/5 Müşteri hizmetleri değerlendirmesi: 5.0/5 Genel Değerlendirme: 4.5/5

CoConstruct, proje finansmanını yönetmek için gereken belgeleri oluşturmanıza, izlemenize ve düzenlemenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Bunlar, yalnızca proje bütçesi ve faturalar gibi bariz mali belgeleri değil, aynı zamanda mali süreçlerde genişletilmiş kullanımı olan zaman çizelgelerini de içerir.

Ne zaman ihtiyacınız olabilir: İnşaat işiniz büyüdükçe, sonunda projenizin finansal süreçlerini ve belgelerini merkezileştirmek ve düzene koymak için sektöre özel bir muhasebe aracına ihtiyacınız olacak. Ancak bu noktada, işletmenizin muhasebe ihtiyaçları, CoConstruct gibi finansal belgeleri hızlı bir şekilde oluşturmak, yönetmek ve izlemek için şablonlar sunan bir araç tarafından karşılanacak kadar basit olabilir.

Aracın bütçe izleme şablonu, kullanıcıların ilk tahminleri gerçek proje maliyetleriyle izlemesine ve karşılaştırmasına yardımcı olur. Benzer şekilde, zaman çizelgesi şablonu, kullanıcıların çalışanların görevlere harcadıkları süreyi kaydetmelerine olanak tanır ve bu da nihayetinde müşterilere gönderilmek üzere faturalandırılabilir saat raporları oluşturmalarına yardımcı olur.

CoConstruct'ta ( Source ) projelerde harcanan zamanı izleme

3. Dashpivot

Kullanım kolaylığı derecesi: 5.0/5 Müşteri hizmetleri değerlendirmesi: 4.5/5 Genel Değerlendirme: 5.0/5

Dashpivot, şantiye verilerini yakalamak ve düzenlemek için özellikler sunan bir inşaat proje yönetim aracıdır. Dijital formları, fotoğraf ve video dosyası yüklemelerini destekler, böylece sahadaki ekipler projeyle ilgili verileri merkezi bir konumda toplayabilir, yükleyebilir ve sürdürebilir.

Ne zaman ihtiyacınız olabilir: Şantiye verilerinin manuel olarak işlenmesi yalnızca zaman alıcı olmakla kalmaz, aynı zamanda sizi veri toplama hatalarına karşı daha duyarlı hale getirir.

Örneğin, değişiklik emirlerini belgeleyen saha görevlileri, müşteriler tarafından talep edilen değişikliklerin tam veya eksiksiz setinden bahsetmekte başarısız olabilir. 500'den fazla inşaat ve mühendislik uzmanının katıldığı TrackVia tarafından yürütülen bir ankete göre, yöneticilerin %65'i manuel süreçlerin değişikliğe ve iş emirlerinin en azından bazı zamanlarda kaçırılmasına neden olduğuna inanıyor.

İnşaat şantiyesi verilerini daha doğru bir şekilde yakalamak için, işgücünüz için standart şablonlar olarak hizmet veren dijital formlar/anketler oluşturmanıza olanak tanıyan Dashpivot gibi bir araçtan yararlanabilirsiniz. Örneğin, saha ekiplerinizin değişiklik emirlerini kaydederken gerekli bilgileri atlamamasını sağlamak için bir "değişim sırası" şablonu oluşturabilirsiniz.

Dashpivot ( Source ) ile dijital form oluşturma

4. Tahmini Roket

Kullanım kolaylığı derecesi: 4.5/5 Müşteri hizmetleri değerlendirmesi: 5.0/5 Genel Değerlendirme: 5.0/5

Estimate Rocket, yüklenicilerin proje maliyet tahminleri ve teklif teklifleri gibi projeleri yönetmek için önemli belgeler oluşturmasına yardımcı olur. Araç, yüklenicilerin profesyonel görünümlü belgeler tasarlamasına ve maliyet hesaplamaları yaparken hataları azaltmasına yardımcı olan yerleşik şablonlar sunar.

Ne zaman ihtiyacınız olabilir: Ne tür bir müteahhit olursanız olun, kaçınılmaz olarak teklif teklifleri ve inşaat tahminleri gibi belgeler oluşturmanız ve yönetmeniz gerekir. Aceleyle oluşturulmuş bir maliyet tahmini raporunda hesaplama hataları, verilerin tekrarlanması veya atlanması ve sözleşmenizi kaybetmenize neden olabilecek diğer tahmin hataları olabilir.

Estimate Rocket, veri girişi hatalarından kaçınırken maliyet tahminlerini hesaplamanıza yardımcı olabilecek şablonlar sunar. Gerekli malzeme miktarını ve boyutları ekleyebilirsiniz, işçilik ve malzeme maliyetleri otomatik olarak hesaplanır.

Estimate Rocket ( Source ) ile maliyet tahmin raporu oluşturma

5. İşNimbus

Kullanım kolaylığı derecesi: 4.5/5 Müşteri hizmetleri değerlendirmesi: 4.5/5 Genel Değerlendirme: 4.5/5

JobNimbus, müteahhitlerin projeyle ilgili tüm belgelerden (yasal sözleşmeler ve tahviller dahil) oluşan merkezi bir kitaplık oluşturmasını mümkün kılan bir inşaat yönetimi çözümüdür. Ek belge yönetimi özellikleri arasında dosya paylaşımı ve e-imza bulunur.

Ne zaman ihtiyacınız olabilir: Sözleşmeye dayalı anlaşmaların güncel kayıtlarını oluşturmak ve sürdürmek her inşaat işi için kritik bir görevdir.

JobNimbus gibi bir aracın yardımcı olabileceği yer burasıdır. Bu araçla, belirli bir müşteri, taşeron veya satıcıyla paylaşılan ve onlardan alınan tüm belgeleri izlemek için merkezi bir havuz oluşturabilirsiniz.

Ayrıca sözleşmeleri onaylamak için paydaşlardan e-imza alabilir, sözleşmeleri yönetme sürecini daha hızlı ve eksiksiz hale getirebilirsiniz.

JobNimbus'ta ( Source ) sözleşme belgelerinin takip durumu

Sonuç ve sonraki adımlar

Yukarıda bahsedilen beş araç, Capterra'daki kullanıcılar tarafından yüksek puanlara sahip olsa da, tüm iş ihtiyaçlarınızı karşılamayabilir.

Daha fazla çözüme göz atmak için inşaat yönetimi yazılımı kategori sayfamızı ziyaret edin. Burada, desteklenen kullanıcı sayısı, fiyatlandırma modelleri ve dağıtım seçenekleri gibi parametrelere dayalı olarak ürünleri kısa listeye almak için özel filtreler uygulayabilirsiniz.

metodoloji

Ürünlerin kısa listeye alınabilmesi için aşağıdaki kriterleri karşılaması gerekiyordu:

• Ürünler aşağıdaki belge yönetimi özelliklerini sunmak zorundaydı:
  • Merkezi bir konumda bulut belge depolama ve arşivleme
  • Belgeleri tarama ve yükleme özelliğiyle belge yakalama
  • Kullanıcıların belgeleri arayıp alabilmesi için tam metin araması
• Ürünler için Capterra'da en az 20 kullanıcı incelemesi gerekiyordu (son iki yılda yayınlandı).
• Ürünler, yüksek bir "tavsiye etme olasılığı" derecesine sahip olmalıdır (Capterra'da önerilen ortalama derecelendirme 10 üzerinden en az 9'dur).