Otomatik Çevirici Yazılımı Nedir? (+ Buna Hazır Olduğunuzu Gösteriyor)

Bir rutin içinde bile görev değiştirmek son derece zaman alıcı olabilir ve açıkçası biraz sıkıcı olabilir. Ekibiniz uygulamalar arasında gezinmek, gerekli bilgileri bulmak ve her aramadan önce biraz hazırlık yapmak için çok zaman harcıyor. Artık bu görevlerin çoğunu otomatikleştirebilirsiniz.

Ekibiniz giden arama sürecini hızlandırarak daha fazla çağrı alabilir ve daha fazla bağlantı kurabilir. Ekibinizin satışa odaklanmasına (ve yönetici ve lojistiğe daha az odaklanmasına) izin vermek, her çağrıyı ve ekip üyesini daha etkili ve verimli hale getirir.

Otomatik çevirici yazılımını aramanızın birçok nedeni olabilir. Sebepler normalde dört ana kategoriden birine girer:

• Maliyet tasarrufu sağlamak
• Satış verimliliğini artırma
• Potansiyel müşteri yaratma kolu ekleme
• Giden satış ekiplerini ölçeklendirme

Bu yazıda, işletmeniz için bir sonraki en iyi adım olup olmadığına karar vermenize yardımcı olmak için size otomatik arama yazılımının tüm ayrıntılarını anlatacağız.

Otomatik Çevirici Yazılımı Nedir?

Otomatik çevirici yazılımı, önceden belirlenmiş bir listeden telefon numaralarını geniş ölçekte çevirme sürecini otomatikleştirmek için yaygın olarak giden satış rollerinde, pazar araştırma şirketlerinde ve tahsilat acentelerinde kullanılan özel bir çağrı merkezi aracıdır .

En temel düzeyde, yazılımı, kimsenin bir düğmeye basmasına gerek kalmadan kişi veritabanından bilgi almak ve arama yapmak için kullanırsınız. Bu, yanlış aramalar veya aranacak doğru kişinin aranması gibi durumlar olmadığından zaman ve maliyet tasarrufu, müşteri adayı yönetimi üretkenliği ve ölçeklenebilirlik gibi avantajlar sağlar.

Giden SMS kampanyalarıyla birleştirildiğinde, otomatik çeviriciler son derece iyi performans gösterir; çünkü müşteriler, siz sosyal yardıma başlamadan önce çağrınız için hazırlanabilir.

Otomatik arama yazılımının tahmine dayalı, aşamalı, güçlü ve ön izleme araması da dahil olmak üzere çeşitli modelleri vardır. Her modun kendi otomatik arama yöntemleri vardır. Her birinde, bazılarını belirli işletmeler için daha uygun hale getiren nüanslar vardır. Bütün bunlara daha sonra dalıyoruz.

Teknik düzeyde, otomatik arama, çağrı listelerine ve müşteri bilgilerine erişmek ve bunları yönetmek için müşteri ilişkileri yönetim sistemleri (CRM'ler) gibi müşteri veritabanlarıyla entegrasyon sayesinde mümkün hale gelir. Örneğin Salesforce son derece popüler bir entegrasyondur.

Otomatik Arayıcıların Pratik Faydaları

Otomatik arama sistemini doğru kullandığınızda işletmenize birçok fayda sağlar. Bunları dört kategoriye ayırabiliriz: basitlik, ölçeklenebilirlik, maliyet etkinliği ve üretkenlik.

1. Sadelik

Otomatik çeviricilerin kurulumu ve kullanımı basittir; bu da onları çok fazla teknik uzmanlığı veya öğrenmeye zamanı olmayan işletmeler için iyi bir seçim haline getirir. Karmaşık yazılımları tanıtmanın hiçbir faydası yoktur ve yazılımın kullanımı zorsa ekibin benimsemesi düşüktür.

Otomatik çeviriciyi kullanmak için deneyimli bir çağrı merkezi temsilcisi olmanıza veya satış teknolojisinde uzman olmanıza gerek yoktur. Yazılım kurulduktan sonra her şeyi perde arkasında yaparak satış temsilcilerinizin hayatını kolaylaştırır.

Tek yapmaları gereken kulaklıklarını takıp müşterilerle ve potansiyel müşterilerle konuşmaya başlamak.

2. Ölçeklenebilirlik

Otomatik çeviricinizle erken başarı elde ettiğinizde, bunu tüm temsilcilerinize sunabilirsiniz. Çoğu çevirici yazılımı artık bulut tabanlı olduğundan ölçeklendirme kolaydır. İhtiyacınız olan tek şey, her kullanıcı için bir lisanstır. Herhangi bir donanım içermediğinden herhangi bir gayrimenkul kullanmaz veya bütçeden kesinti yapmaz.

Büyüyen bir iletişim merkeziyseniz, sezonluk bir baskınız varsa veya yeni coğrafyalara açılıyorsanız, teknik kullanıma sunma veya uzun süreli eğitim gerektirmeden operasyonunuzu ölçeklendirmek için otomatik çevirici yazılımını kullanabilirsiniz.

3. Maliyet etkinliği

Otomatik çevirici yazılımını kullanmaya başlamanın maliyeti nispeten düşük olmakla kalmaz, aynı zamanda ilk günden itibaren önemli bir yatırım getirisi bekleyebilirsiniz.

Ortalama olarak bir çalışan, uygulamalar ve pencereler arasında günde 3.600 kez geçiş yapıyor ve bu da manuel hatalara ve insan hatalarına yol açıyor. Çevirme sürecini otomatikleştirerek operasyonel maliyetleriniz ve manuel verimsizliklerden dolayı kaybettiğiniz zaman hızla azalır.

Giden arama sürecinin iş akışı otomasyonunun birkaç ek avantajı vardır:

• Yanlış aramalar geçmişte kaldı
• Kötü kişiler arşivlendi
• Cevapsız çağrılar kuyruğa geri döner

Üstelik hiçbir operasyonel zaman, maliyet veya çaba harcamadan.

4. Verimlilik

Temsilcinin boşta kalma süresinin önemli ölçüde azalmasını bekleyin. Yöneticinin aramalar arasında bir sonraki kişiyi aramak için harcadığı zamanı ortadan kaldırdığınızda, temsilciler becerikli oldukları işe daha fazla zaman ayırabilirler: başarılı aramalar yapmak ve yüksek dönüşüm sağlayan arama komut dosyalarını takip etmek.

Otomatik çeviriciler, herkesin müsait olduğu anda arama yapabilmesini sağlayarak ölü zamanı ortadan kaldırır, işlemleri kolaylaştırır ve temsilci üretkenliğini artırır.

Telefonda daha fazla vakit geçirmek, daha fazla satış, daha fazla araştırma ve daha iyi müşteri hizmetleri anlamına gelir.

Otomatik Çevirici Türleri

Aralarından seçim yapabileceğiniz dört farklı arama modu (veya türü) vardır:

1. Tahminli çevirici

Tahmine dayalı bir çevirici, canlı temsilci kullanılabilirliğini tahmin eder. Bir temsilcinin ne zaman bir çağrıyı yanıtlamaya hazır olacağını tahmin etmek için akıllı algoritmalar kullanarak, bir temsilci "hazır" olduğunda bir sonraki çağrıyı otomatik olarak bağlar.

Bu, ortalama konuşma süresi, toparlanma süresi ve temsilci durumu gibi faktörleri içerir. Bunların hepsi, temsilcileri arayanlarla otomatik bir şekilde bağlamak için çevirici algoritmasını etkiler.

Tahminli çevirici özelliğinin akılda tutulması gereken birçok avantajı vardır.

• Aynı anda birden fazla numarayı arar: Aynı anda birden fazla numarayı çevirir ve mevcut bir temsilciye, daha önceki etkileşimlerini bitirdikleri sırada canlı bir çağrı bağlamayı amaçlar.
• Temsilci boşta kalma süresini en aza indirir: Temsilcilerin çağrıları beklerken minimum süre harcamasını sağlayarak üretkenliklerini en üst düzeye çıkarır.
• Yüksek çağrı hacmi ve bağlantı hızı sağlar: Genellikle mümkün olduğu kadar çok çağrıyı bağlamanın çok önemli olduğu yüksek hacimli giden kampanyalar için kullanılır.

Şunları da beğenebilirsiniz : Tahminli Çevirici Kampanyası Nasıl Oluşturulur

2. Önizleme çevirici

Bir önizleme çeviricide, yazılım, çağrıyı bağlamadan önce bir sonraki kişiyle ilgili bilgileri açar (CRM entegrasyonu aracılığıyla). Bu, temsilcilerin yaklaşımlarını kişiselleştirmelerine ve ilerideki konuşmaya hazırlanmalarına olanak tanır. Bu, gelen aramalar için Call Pop'a benzer, ancak tersidir.

Tahminli aramadan farklı olarak, çağrıyı başlatma gücü temsilciye aittir ve müşteriyle tam olarak etkileşim kurmaya hazırlanmak için yeterli zamanı tanır.

Önizleme çeviricinin birkaç farklı avantajı vardır.

• Terk edilen çağrıları azaltır: Bir çağrı bağlandığında temsilcilerin kullanılamaması olasılığını en aza indirerek müşteri deneyimini iyileştirir.
• Karmaşık aramalar için uygundur: Hazırlık gerektiren veya temsilci takdirinin önemli olduğu durumlar için idealdir.
• Aramaları kişiselleştirmek için zaman tanır: Önceki müşteri etkileşimlerini anlamak ve temel şirket bilgilerini öğrenmek için daha fazla zaman tanır.

3. Güçlü çevirici

Güçlü çevirici sıralı aramayı kullanır. Bu, bir kişi listesinden numaraları sırayla çevirdiği anlamına gelir. Bu liste elle veya bilgisayarla önceden doldurulabilir veya üçüncü bir taraftan satın alınabilir.

Kişileri yazılıma yüklediğinizde, bir sonraki çağrıyı almaya hazır temsilcileri arar.

• Mevcut temsilcilere bağlanır: Aramayı yalnızca yanıtlamaya uygun bir temsilciye bağlar.
• Basit ve etkilidir: Kurulumu ve kullanımı kolaydır ve temel giden kampanyalar için iyidir. Geçmişte tıkla ve ara yazılımını kullandıysanız, biraz buna benzer.
• Daha az sayıda çağrının yarıda kesilmesiyle sonuçlanır: Temsilcilerin çağrıları bağlamadan önce hazır olmasını sağlayarak, çağrıların yarıda kesilmesini en aza indirir.

4. Aşamalı çevirici

Aşamalı çevirici, önizleme ve güçlü çeviricilerin öğelerini birleştirir. Temsilciler aramadan önce bilgilere erişebilir ve ardından çevirici otomatik olarak aramaya bağlanır.

Aşamalı çeviriciler, aracı kontrolü ve bağlantı hızının bir karışımını sağladıkları için popülerdir.

• Sınırlı temsilci kontrolüne izin verir: Önizleme çeviricilerin tam kontrolünün aksine, temsilcilere çağrı bağlanmadan önce bilgileri gözden geçirmeleri için kısa bir pencere verir.
• Verimlilik ve kontrolü dengeler: Temsilcilere biraz hazırlık süresi tanırken verimli çağrı akışını korur.
• Orta hacimli kampanyalar için uygundur: Hız ve temsilci hazırlığı arasında bir denge kurarak orta düzeydeki çağrı hacimlerini yönetir.

Neden Tahminli Çeviricilerden Kaçınmak İsteyebilirsiniz?

Her iki ayağınızla da atlamadan önce, tahminli çevirici kullanmanın ne zaman yararlı olmadığını anlamak önemlidir.

Telefon Tüketicisini Koruma Yasası (TCPA), soğuk arayan tüketiciler için otomatik çeviricilerin rızaları olmadan kullanımını kısıtlamaktadır .

Tahminli çeviriciler, aracıları hazır olmadan önce canlı çağrılara bağlarlarsa yanlışlıkla TCPA'yı ihlal edebilirler. Bu yalnızca aramaların kesilmesine ve ölçümlerinizde düşüşe yol açmakla kalmaz, aynı zamanda olası yasal sonuçlara da yol açar:

Tahminli çeviricileri kullanırken, şirketler yanlışlıkla çok sayıda çağrının yarıda kesilmesine neden olabilir. Bu nasıl oluyor?

Bunu hayal et…

Çamaşır yıkarken gelen bir çağrı alırsınız. Telefonunuz çalıyor; merhaba diyorsun.

Ancak kimse cevap vermiyor çünkü diğer tarafta çağrı hazır olmayan bir temsilciye bağlanmıştı.

Telefonu kapatıyorsun çünkü orada kimse yokmuş gibi görünüyor.

Sizin için önemli olan tek şey, aramanın birkaç saniyenizi boşa harcamasıdır. Siz gününüze devam edin.

Ancak bunun devam ettiği işlerde, vazgeçilen arama oranlarının hızla öngörülen %3'ün üzerine çıkacağına bahse girebilirsiniz.

Bunu aşmanın bir yolu, önceden kaydedilmiş mesajları otomatik olarak oynatmaktır. Ancak bu hoş bir müşteri deneyimi değildir ve muhtemelen telefonun hızlı bir şekilde kapatılmasına da yol açacaktır.

Otomatik arama kampanyası yürütürken dikkat edilmesi gereken ek öğeler şunlardır:

• Sesli postaya, telesekreterlere veya IVR'lere ulaşıldığında performans düşer.
• Akıllı telefonlar ve cep telefonu ağları şüpheli arayanları aktif olarak tarıyor ve engelliyor.
• Yapılan her arama için doğru bir arayan kimliği sunmalısınız.
• Telefon görüşmelerini ve devre dışı bırakma/aramama isteklerini kaydetme olanağına sahip olduğunuzdan emin olun.

Dikkat edilmesi gereken bir diğer konu da, tahminli çeviricilerin yanlışlıkla Arama Yapma Kaydı'ndaki numaraları arayabilmesi ve bunun da para cezaları ve cezalarla sonuçlanabilmesidir. Bunu önlemek için, tahminli çeviriciyi kullanmadan önce kişi listelerinizi DNC kayıt defterine göre temizleme konusunda dikkatli olmalısınız.

Daha Fazla SSS'yi Okuyun: Tahminli Çeviriciler Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

İşletmeniz için Doğru Otomatik Çeviriciyi Seçmek

Otomatik çeviricinin sizin için uygun olduğuna karar verdiyseniz bir sonraki adım doğru olanı bulmaktır. Seçeneklerinizi daraltmanıza yardımcı olması için bu bölümdeki noktaları inceleyin.

İhtiyaçlarınızı değerlendirin

Benzersiz ihtiyaçlarınıza ilişkin bütünsel bir görünüm elde etmek için paydaşlarla ve kullanıcılarla görüşün. Kısa bir liste oluşturmak için bunları teknik ve iş gereksinimlerinizle birleştirin.

Asgari olarak aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Çağrı hacmi
• Temsilci kullanılabilirliği
• Kampanya hedefleri
• uyma
• Bütçe

İhtiyaçlarınızı anladıktan sonra bunları öncelik sırasına göre sıralayın. Bir P1, P2, P3 vb. sıralaması atayın veya MoSCoW yöntemini kullanın:

• M: Olmalı
• S: Olmalıydı
• C: Olabilir
• W: Şu anda yapamam

Farklı otomatik çevirici türleri arasında ve hangi satıcının seçileceğine karar verirken son listeniz çok yararlı olacaktır.

Otomatik çevirici ihtiyaçlarınızı değerlendirirken, giden çağrı merkezinizin tüm kullanım durumlarını göz önünde bulundurmayı unutmayın.

Çevirici türlerini araştırın

Aşağıdaki otomatik çevirici türleri arasından seçim yapabilirsiniz:

• Tahmine dayalı
• Ön izleme
• Güç
• Aşamalı

İşlevselliği ve kullanılabilirliği işletmeniz ve kullanıcılarınızla eşleştirmek, otomatik çevirici satın alma işleminizden en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacaktır.

Kullanıcıların önizleme olmadan rahat edeceğinden emin olun, kendi verilerinizi yükleyip yükleyemeyeceğinizi kontrol edin ve TCPA yönergelerini ihlal etme riskiyle karşı karşıya kalmayacağınızdan emin olun.

Hangi tür çeviriciye ihtiyacınız olduğunu bildiğinizde, farklı otomatik çevirici özelliklerini ve fiyatlandırma paketlerini değerlendirmenin zamanı gelmiştir.

Özellikleri ve fiyatları karşılaştırın

İyi bir anlaşma aramalısın. Açık bütçe kısıtlamalarınız varsa, bunları aramanızın başlarında ortaya çıkardığınızdan ve belgelediğinizden emin olun. Bu, kesinti yapmayan sağlayıcıları ayıklamanıza yardımcı olabilir.

Çeşitli sağlayıcılar, daha geniş bir çağrı veya iletişim merkezi platformunun parçası olarak çeviriciler sunabilir. Resmi bir iletişim merkezi işletmesiyseniz, mevcut satıcınızın mevcut özellik şemsiyeniz altında otomatik çevirici yazılımı sağlayıp sağlamadığını kontrol edin. Desteklemiyorlarsa, iş telefonu sisteminizin ve potansiyel otomatik çeviricinin entegrasyonunu destekleyip desteklemediklerini kontrol edin.

Entegrasyonun yanı sıra, küçük işletmenize veya kuruluşunuza özel çağrı merkezi özelliklerini aradığınızdan emin olun. Örneğin uyumluluk gereksinimleri için çağrı kaydetmeye veya kalite güvencesi için çağrı izlemeye ihtiyacınız olabilir.

Ayrıca çağrı merkezi çözümünüzün tamamını gözden geçirmenin zamanı gelmiş olabilir. Belki ilk kez buluta geçmeyi düşünüyorsunuz ya da omnichannel radarınızda mı var? Bir departman veya işletme olarak ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri gözden geçirmek için bu zamanı kullanın.

Yorumları okuyun ve referans isteyin

Karar vermenizi kolaylaştırmak için inceleme siteleri mevcuttur. Sürekli olarak kötü değerlendirmeleri olan bir satıcı varsa, bu bir tehlike işaretidir. Kısa listenizi daha da daralttınız.

Aynı şekilde, tonlarca iyi yorum da harika bir sinyaldir.

Bir endüstri topluluğunun üyesiyseniz veya meslektaşlarınız ve rakiplerinizle birlikte etkinliklere katılıyorsanız, kullandıkları otomatik çevirici türü hakkında onların fikirlerini sorun.

Benzer şekilde, satıcılarla çevirici çözümleri hakkında konuşurken sizinki gibi işletmelerin örnek olay incelemelerini kontrol edin. Eğer bulamazsanız referans müşteri isteyin. Çoğu senaryoda satıcılar, anlaşmayı ileriye taşıyabilmek için sizi mevcut bir müşteriyle buluşturmaktan mutluluk duyacaktır.

Ücretsiz denemeleri veya demoları deneyin

Kanıtın pudingte olduğunu söylüyorlar. Boyut için otomatik çeviriciyi denemek bir zorunluluktur. Neredeyse her satıcı bir konsept kanıtı sunacaktır veya en azından şeffaf bir satış demosu sunmalıdır. Değilse, satın alma işlemi yapmanız önerilmez.

Buradaki harika şey, demo veya test edilecek çok fazla şeyin olmaması, dolayısıyla bir çözümün iyi çalışıp çalışmadığını öğrenmek için uzun bir bekleme süresinin olmamasıdır.

Bazı SaaS teknolojilerinin aksine, deneme kurulumu için kart ayrıntılarını vermeniz gerekmesi pek olası değildir. İşlevsellik testlerini geçerek aralarından seçim yapabileceğiniz son birkaç tedarikçinize ulaşabilirsiniz.

Saygın bir satıcı seçin

Satıcının web sitesinde "en iyi otomatik arama yazılımını" sağladıklarını iddia etmeyin veya "Müşterilerimiz bizi seviyor" demeyin. Bir iş ortağı seçerken en önemli şeyleri değerlendirmeye zaman ayırın.

Popüler sağlayıcılardan bazıları Five9 , RingCentral ve Nextiva'dır (bu biziz).

Otomatik çevirici satıcısını seçerken dikkat edilmesi gerekenler:

• Mükemmel müşteri hizmeti: İnceleme sitelerini, referansları ve ödülleri kontrol edin
• Sizinkine uygun müşteri desteği süreleri: Farklı saat dilimlerinde çalışıyorsanız 7/24
• Son kesintiler: Düzeltilecek sıklığı ve zamanı kontrol edin
• Garantili SLA: %99,99 kullanılabilirlik standart beklenen çalışma süresidir
• Çevirici deneyimi: Bunun onlar için büyük bir ürün mü yoksa bir kenara mı olduğunu kontrol edin
• Tam entegre hizmet: Büyük resme sahip bir iletişim merkezi çözümü sağlayıp sağlamadıklarını değerlendirin

Nihai kararınıza giden yolda ilerlemek için bunu temel kontrol listeniz olarak kullanın.

Nextiva ile Otomatik Çeviriciyi Kullanma

Nextiva, saygın satıcı kontrol listesindeki tüm kutuları işaretliyor ve sizi çevirici seçeneklerimizi denemeye davet etmekten mutluluk duyuyor.

Otomatik arama, durum takibi ve tek platformda güçlü iş entegrasyonları için optimum iş akışlarına sahip tam özellikli iletişim merkezimizin bir parçası olarak, sayısız kullanıma sunma konusunda yardımcı olduk ve bazı harika uygulamalar gördük.

Başlamadan önce bilmeniz gereken küçük bir bilgi var.

1. Nextiva, meşru amaçlarla kullanıldığı ve çağrı oranı saniyede bir çağrıyı geçmediği sürece otomatik çeviricilere ( SIP trunking hizmetimiz aracılığıyla) izin verir.
2. Arama yazılımınızın bir oran ayarı varsa, bunu Nextiva'nın gereksinimlerini karşılayacak şekilde ayarlamanız gerekecektir.

Hepsi kontrol edildi mi?