6 Temel Otomatik Operatör Komut Dosyası ve Bunları Oluşturmak İçin İpuçları

Yayınlanan: 2024-01-02

Küçük bir işletmeyi yönetmek, sayısız görevle hokkabazlık yapmak anlamına gelir. Telefon görüşmelerini yönetmek çoğu zaman kaybedilecek bir savaş gibi hissedilebilir. Cevapsız çağrılar, sinir bozucu bekleme süreleri ve tekrarlanan sorular, değerli zamanınızı tüketebilir ve müşterilerinizin ihmal edilmiş hissetmesine neden olabilir.

Ancak uygun maliyetli, verimli ve şaşırtıcı derecede keyifli bir çözüm var: otomatik operatörler . Otomatik operatörü başarılı bir şekilde dağıtmanın temel bileşenlerinden biri, sanal resepsiyonistiniz gibi davranan ve arayanları istedikleri hedefe yönlendiren bir otomatik operatör komut dosyasıdır.

Bu kılavuz, teknik desteğinizi geliştiren, verimli çağrı yönlendirme ve geri arama seçenekleriyle iş telefonu sisteminizi geliştiren ve müşteri hizmetlerinizi geliştiren mükemmel komut dosyasını oluşturmak için örneklerle birlikte otomatik operatör komut dosyaları hakkında bilmeniz gereken her şeyi size yönlendirecektir.

Otomatik Operatör Komut Dosyası Nedir?

Otomatik operatör, gelen aramaları yönlendiren ve arayanlara önceden kaydedilmiş menüler ve seçenekler sunan otomatik bir telefon yanıtlama sistemidir. Otomatik operatör komut dosyaları, otomatik operatör sisteminin mantığını ve akışını kontrol eder.

Bu komut dosyaları, arayanların hangi selamlamaları ve menü seçeneklerini duyacağını ve farklı menü seçimlerinin aramaları nereye yönlendireceğini belirler.

İyi tasarlanmış otomatik operatör komut dosyaları, sorunsuz bir müşteri deneyimi sağlar ve çağrı merkezinizin ve müşteri destek ekibinizin iş yükünü azaltır.

Otomatik operatör, müşterileri belirli istemlerle yönlendiren bir sesli posta kaydı kadar basit olabilir.

Yani bir otomatik operatör komut dosyasından bahsettiğimizde, sanal resepsiyonistinizin şirket rehberinize erişmek veya bir sonraki uygun temsilciye ulaşmak için arayan herkese söyleyeceği istemleri ve bilgileri kastediyoruz.

Otomatik Operatör Komut Dosyasına Neler Dahil Edilmeli?

İyi bir otomatik operatör senaryosu, evde harika bir ilk izlenim yaratabilir.

İşte eklemeniz gerekenler:

Selamlama ve tanıtım

Dostça bir selamlamayla başlayın ve şirketinizin adını açıkça belirtin.

Örnek: "[Şirket Adı]'nı aradığınız için teşekkür ederiz."

️ Çalışma saatleri ve tatil kapanışları

Arayanlara, yaklaşan değişiklikler veya tatil kapanışları da dahil olmak üzere normal çalışma saatlerinizi bildirin.

Örnek: "Çalışma saatlerimiz Pazartesi'den Cuma'ya, Doğu Saati ile sabah 9:00'dan akşam 5:00'a kadardır."

Mesai saatleri dışındaysa mesaj bırakmak, web sitesini ziyaret etmek veya bir sonraki iş gününde tekrar aramak gibi alternatif seçenekler sunun.

Çalışma saati çağrı akışı örneği
Çalışma saati çağrı akışı örneği

Menü seçenekleri

Ana menüyü kısa tutun ve seçenekleri 4-5 temel kategoriyle sınırlandırın.

Her seçeneği ve basılacak ilgili tuşu açıkça belirtin ve kullanım sıklığına ve aciliyete göre seçenekleri önceliklendirin.

Örnek: "Satış soruları için 1'e basın. Müşteri desteği için 2'ye basın. Belirli bir departmana ulaşmak için lütfen adını veya dahili numarasını söyleyin veya bir sonraki uygun destek temsilcisiyle konuşmak için 0'a basın."

Talimatlar

İster tuşlara basmak ister komutları söylemek olsun, menüyle nasıl etkileşimde bulunacağınızı açıklayın.

Örnek: “Doğru departmana yönlendirilmek için lütfen ilgili numarayı girin veya adı söyleyin.”

️ Taşma seçeneği

Bir menü seçeneği seçmeyen veya sorunla karşılaşan arayanlar için bir geri dönüş seçeneği sağlayın. Onları canlı bir temsilciye bağlamayı, genel sesli posta kutusuna bir mesaj bırakmayı veya SSS için web sitesini ziyaret etmeyi teklif edin.

Örnek: "Aradığınız yanıtı bulamadıysanız lütfen bir temsilciyle konuşmak için 0'a basın veya 'operatör' deyin."

Otomatik Operatör Komut Dosyası Örnekleri

Otomatik operatör komut dosyanızı yazarken sorun yaşıyorsanız, bu örnekler size başlamanız için bol miktarda ilham verecektir:

1. Temel otomatik operatör selamlaması

[Şirket Adı]'nı aradığınız için teşekkür ederiz. Çalışma saatlerimiz [devlet mesai saatleri]'dir.

Belirli bir departmana ulaşmak için lütfen aşağıdaki seçeneklerden birine basın:

2. Mesai saatleri dışında otomatik operatör mesajı

"Merhaba! [Şirket Adı]'na normal çalışma saatlerimiz dışında ulaştınız.

Biz açığız [eyalet saatleri]. Lütfen ses tonundan sonra adınızı, telefon numaranızı ve kısa bir mesajı içeren bir sesli mesaj bırakın; çağrınıza bir sonraki iş günü geri dönüş yapacağız.

Sesli mesaj bırakmak için 0'a basın veya hatta kalın."

3. Tatil ve özel tanıtım mesajları

Yeni ürünleri, fiyat güncellemelerini veya sınırlı süreli teklifleri vurgulamak için tatil tebrikleri veya özel promosyon mesajları eklemeyi düşünün.

Örneğin: “[Şirket Adı]'ndan Mutlu Bayramlar! Ofislerimiz [tatil] nedeniyle [tarih] tarihinde kapalıdır. Lütfen sesli mesaj bırakmak için 1'e basın veya tatil kapanışından sonra bir sonraki uygun temsilciyi arayın."

Veya özel bir promosyonu vurgulayın: “[Şirket Adı]'na Hoş Geldiniz! Yalnızca bu ay yeni müşteriler için tüm aboneliklerde %20 indirim sunmanın heyecanını yaşıyoruz. Bu sınırlı süreli teklif hakkında bir satış temsilcisiyle konuşmak için lütfen 0'a basın veya 'temsilci' deyin."

4. Çok dilli selamlama

Selam! Gracias por llamar a [Şirket Adı]. İngilizce için 1'e basın. Para Espanol, oprima el 2.

5. Bölüme özel karşılama

“Merhaba ve [Şirket Adı]'nın [Departman Adı] departmanına hoş geldiniz.

[Belirli bir sorun] hakkında arıyorsanız, acil yardım için lütfen [web sitesi adresi] adresindeki web sitemizi ziyaret edin.

Aradığınız için teşekkürler. İyi günler"

Örnek: “Nextiva'nın satış departmanına hoş geldiniz. Ürünlerimiz hakkında bilgi almak için lütfen 1'e basın. Mevcut bir müşteriyseniz 2'ye basın. Bir satış temsilcisiyle konuşmak için lütfen 3'e basın. Diğer sorularınız için lütfen nextiva.com adresindeki web sitemizi ziyaret ederek anında yardım alın.”

6. Özel sesli posta selamlamaları için şablonlar

Özel sesli posta selamlamaları oluşturmak için aşağıdaki şablonları kullanmayı düşünün:

Standart sesli posta selamlaması: “[name] adlı kişinin sesli posta kutusuna ulaştınız. Sinyal sesinden sonra lütfen adınızı, numaranızı ve kısa bir mesaj bırakın; sizi en kısa sürede geri arayacağım. Sesli mesaj bırakmak için 0'a basın veya tonu bekleyin. Teşekkür ederim."

Ofis dışında karşılama: “[isim]'e ulaştınız. [Başlangıç ​​tarihi] ile [bitiş tarihi] arasında sesli mesaja erişimim olmadan ofis dışında olacağım. Acil istekleriniz için lütfen [alternatif iletişim kişisi] ile iletişime geçin.”

Çağrı merkezi karşılaması: “[Şirketin] müşteri destek merkezini aradığınız için teşekkür ederiz. Çağrı hacminin yüksek olması nedeniyle lütfen adınızı, hesap ayrıntılarınızı ve sorununuzu içeren bir sesli mesaj bırakın; bir temsilci çağrınıza bir iş günü içinde yanıt verecektir. Mesaj bırakmak için şimdi 0'a basın."

Gösterişli bir Otomatik Operatör Komut Dosyası için İpuçları

Otomatik operatör komut dosyaları, telefon sisteminizi düzene sokar ve müşteri hizmetlerini iyileştirir , ancak bu yalnızca doğru şekilde yapıldıkları takdirde mümkündür.

Otomatik operatör komut dosyaları yazmaya yönelik bazı ipuçları ve en iyi uygulamaları burada bulabilirsiniz:

Açıklık ve kesinlik

Kısa ve öz tutun: Hiç kimse uzun, başıboş bir selamlamayı dinlemek istemez. İlk selamlamanızın 15 saniyeden kısa olmasını hedefleyin ve her menü seçeneğini kısa ve öz tutun.

Açık ve özlü bir dil kullanın: Sizi arayanların anlayamayabileceği jargondan ve teknik terimlerden kaçının. Sade İngilizceye sadık kalın ve menü seçeneklerinizde mümkün olduğunca spesifik olun.

Organizasyon ve akış

En yaygın seçeneklere öncelik verin: Arayanların kullanma olasılığı en yüksek olan seçenekleri menünün başına koyun. Bu onlara zaman kazandıracak ve hayal kırıklığı yaratacaktır.

Mantıksal bir sıra kullanın: İlgili seçenekleri bir arada gruplayın ve menünün takip edilmesinin kolay olduğundan emin olun. Örneğin satışları, desteği ve faturalamayı "Müşteri Hizmetleri" seçeneği altında gruplandırabilirsiniz.

Bir kaçış yolu sunun: Arayanlara her zaman canlı bir operatörle konuşma veya sesli mesaj bırakma seçeneğini sunun. Bu, ihtiyaç duyduğu seçeneği bulamayan veya yalnızca bir insanla konuşmayı tercih eden arayanlar için önemlidir.

Nextiva'nın Çağrı Akışı Tasarımcısı, otomatik operatörleri kolay bir şekilde yapılandırır.

Profesyonellik ve samimiyet

Profesyonel bir ton kullanın: Otomatik operatörünüz dost canlısı ve yardımsever görünmeli ama aynı zamanda profesyonel de olmalıdır. Argo veya aşırı gündelik dil kullanmaktan kaçının.

Yüksek kaliteli sesle kaydedin: Kaydınızın net ve anlaşılması kolay olduğundan emin olun. Kimse cızırtılı veya boğuk bir kaydı dinlemek istemez.

Güncel tutun: Otomatik operatör komut dosyanızın, işletmenizdeki yeni uzantılar veya departman adları gibi değişikliklere göre güncel olduğundan emin olun.

Teknoloji ve test

Bir profesyonel gibi kayıt yapın: Profesyonel seslendirme yeteneğine yatırım yapın veya kayıtlarınız için net diksiyon ve tempo üzerinde çalışın.

Teknolojiyi benimseyin: Arayanları yönlendirmeden önce bilgilerini toplamak için etkileşimli sesli yanıt ( IVR) özelliklerini kullanın, böylece herkese zaman kazandırın.

IVR nasıl çalışır?

Test edin ve hassaslaştırın: Senaryonuzu düzenli olarak gerçek arayanlarla test edin ve onların geri bildirimlerine göre ayarlamalar yapın. Unutmayın, hiçbir zaman kesin değildir!

Düzenli güncellemeler

Talimatların ve seçeneklerin güncel olduğundan emin olmak için otomatik operatör komut dosyasını düzenli aralıklarla inceleyin. Güncel olmayan bilgiler profesyonelce görünmüyor.

Bu ipuçlarını takip ederek, arayanları hızlı ve verimli bir şekilde doğru departmana yönlendiren etkili bir otomatik operatör komut dosyası oluşturabilirsiniz. Senaryoyu düşünceli bir şekilde hazırlamak için zaman ayırmak, daha iyi müşteri hizmeti sayesinde karşılığını verir.

Otomatik Görevlinin Faydaları

Otomatik bir görevlinin uygulanması, şirketlerin paradan tasarruf etmesinin yanı sıra müşteri deneyimini de geliştiren çok sayıda avantaj sunar.

Özelleştirilebilir sesli komutlar ve arayanları istenen departmanlara veya hizmetlere doğrudan bağlama seçenekleriyle, otomatik görevliler çağrı yönlendirmeyi kolaylaştırır.

Şirketler, otomatik bir operatörü entegre ettikten sonra, gelen çağrıları yönlendirmek ve yönetmek için daha az personel kaynağına ihtiyaç duyulduğundan gözle görülür maliyet düşüşleri bildiriyor.

Aynı zamanda müşteriler, normal iş saatleri dışında daha uzun süreli kullanılabilirliğin ve bakiye veya sipariş durumu kontrolü gibi genel talepler için daha hızlı self-servis hizmetin keyfini çıkarıyor.

Otomatik görevli sistemleri, akıllı telefon menü teknolojisinin gelişmiş çağrı yönetimi ve hizmet erişilebilirliği yoluyla hem işletmelere hem de tüketicilere nasıl fayda sağladığını gösteriyor.

Özetle, bir otomatik operatör:

Uygun Fiyatlı Bir Otomatik Görevli Nasıl Bulunur?

Aramaları yönlendirmek ve profesyonel bir imaj yansıtmak için etkili otomatik operatör komut dosyaları oluşturmak zorunludur. Doğru telefon menü sistemi, müşterileri sorunsuz bir şekilde doğru departmana yönlendirirken personelin temel soruları yanıtlarken zaman kazanmasını sağlar.

Ancak tüm çözümler eşit yaratılmamıştır.

İleriyi düşünen işletmeler, bütçelerini zorlamadan güçlü özellikler kazanmak için Nextiva gibi VoIP telefon hizmetlerine yöneliyor. Nextiva, maliyet bilincine sahip büyüyen şirketler için özel olarak tasarlanmış sezgisel bir bulut tabanlı sistem aracılığıyla gelişmiş otomatik operatör ve çağrı yönlendirme teknolojisi sunar.

Nextiva ile özelleştirilmiş otomatik operatör menülerini, profesyonelce kaydedilmiş sesleri, dahili numaraları, programları, isme göre arama dizinlerini ve daha fazlasını teknik uzmanlığa gerek duymadan dakikalar içinde kolayca oluşturun.

Dinamik işlevsellik iş gereksinimlerine göre ölçeklenirken, şeffaf fiyatlandırma başlangıç ​​için ayda yalnızca 18,95 ABD dolarından bütçenize göre ölçeklenir.

Kalabalık bir iş telefonu sistemi pazarında, Nextiva'nın stressiz kurulumu, üst düzey yetenekleri, 7/24 müşteri desteği ve ölçeklenebilir hizmeti, onu her ölçekteki bilgili şirket için önde gelen bir otomatik operatör sağlayıcısı haline getiriyor.

Müşteri hizmetlerinizi bir sonraki seviyeye taşımaya hazır mısınız?

Çağrı akışınızın bütünlüğünü optimize edin ve müşteri iletişimlerini iyileştirin.

Bugün iletişime geçin