Mükemmel bir çalışan katılım politikası nasıl oluşturulur?

Küçüklüğümüzden beri bize asla geç kalmamamız ve her zaman hazırlıklı olmamız öğretildi. Hatta bazıları kulaklarında yankılanan ebeveyn yankılarını hâlâ duyabiliyor - Okula hazır mısın?!

Yine de, özellikle çalışma ortamında, birinin neden geç kaldığını veya gelmediğini belirleyen birçok faktör vardır. Hastalıklar, işe gidip gelme veya kişisel sorunlar, hepimizin zaman zaman yaşadığı geç kalmanın başlıca faktörlerinden bazılarıdır.

Günümüzde pek çok işveren belli bir noktaya kadar oldukça hoşgörülü ama çizgiyi nerede çekiyorlar? Cevap, çalışanların devam politikalarında yatıyor.

Aşağıdaki paragraflarda şunları yapacağız:

• Tüm çalışan devam politikalarının ana noktalarını gözden geçirin,
• Ücretsiz politika şablonları sunun,
• Bunları nasıl dolduracağınıza dair örnekler verin,
• Katılım politikalarıyla ilgili profesyonellerden size ipuçları verebilir ve
• Çalışan devam politikaları hakkında en sık sorulan soruların bazılarını yanıtlayın.

Katılım politikası nedir?

Daha önce bir katılım politikası duymadıysanız veya şirketiniz böyle bir politika kullanmıyorsa işte size basit bir döküm.

Devam politikası, belirli bir işletme için çalışanların katılımına ilişkin net yönergeler oluşturan bir belgeyi veya bir dizi belgeyi temsil eder. Bu tür belgeler, tüm çalışanların aşağıdaki gibi konulara ilişkin kural ve yönergelerden haberdar olmasını sağlar:

• Vardiyalar,
• Öğle yemeği araları,
• Gecikme,
• Prosedürler (PTO, izinler vb.) ve
• Kurallara uymamaktan kaynaklanan her türlü disiplin cezası.

Tüm politikalar aynı değildir ve bunları kendi ihtiyaçlarına göre özelleştirmek işverenin sorumluluğundadır.

Buna göre bu poliçelerde yer alan koşulların sayısı ve tam olarak belirtilmesi işverene bağlıdır.

İyi bir katılım politikası nedir?

Kuralların tanımlanabileceği herkese uyan tek bir temel olmadığından, evrensel olarak "iyi" bir katılım politikası gerçek anlamda oluşturulamaz.

Basit bir ifadeyle, işletmeler farklılık gösterir ve gereksinimleri de farklılık gösterir. Bu nedenle iyi bir katılım politikası, bir işletmeye en uygun olanıdır.

İşletmeniz için mümkün olan en iyi politikayı oluşturmak istiyorsanız, katılım politikanızın size yardımcı olması gereken her şeyin bir dökümünü burada bulabilirsiniz.

Mükemmel bir katılım politikası, ihtiyaçlarınızı ve çalışanlarınızın ihtiyaçlarını dengelemenize yardımcı olur.

İş dünyasında 9-5 vardiyası bir süredir standart haline geldi ve çoğu kişi başka vardiyalarda çalışmayı ve programlarını yeniden yapılandırmayı hayal edemiyor.

Ancak işin türüne ve her çalışanın yaptığı işe bağlı olarak değişiklikler, doğal iş-hayat dengesini bozabilir.

Örneğin gece vardiyasında çalışmak, çalışanın kişisel aile zamanını etkiler ve uyku düzenini bozar. Bu nedenle iyi bir politika, herkesin ihtiyaçlarını karşılamak için her çalışanın ayda/haftada X gece vardiyasından fazla çalışmaması gerektiğini belirten bir madde içerebilir.

Mükemmel bir katılım politikası çalışma saatlerini takip etmenize yardımcı olur

Çalışma saatlerini izlemeye yönelik eski sistemlerin çalışma şekillerinde her zaman kusurlar olmuştur; yoklama formları kaybolabilir veya birisi giriş/çıkış yapmayı unutabilir.

Günümüzde herkes bir zaman izleyici kullanıyor ve katılımı denetlemek için ek insan gücü çalıştırmaya gerek yok. Bu nedenle, zaman izleyici kullanımına yönelik bir politika belirlemek, hataları en aza indireceği ve herkesin iş görevlerine odaklanmasına olanak sağlayacağı için hem çalışanlar hem de işletme açısından faydalı olacaktır.

Clockify gibi zaman takip sistemleri, basit bir oturum açma ve iki tıklamayla giriş/çıkış işlemlerinin yapıldığı noktaya kadar süreci otomatikleştirir - vardiyanızı başlatır ve bir gün başlatır.

Harika bir katılım politikası, çalışanların haklarını destekleyen yönergeleri netleştiriyor

Açık yönergeler belirlemek, herkesin kurallara uymasına ve süreçte karışıklık yaratmamasına yardımcı olacaktır. Ancak çizgiyi nereye çekeceğinizi bilmek önemlidir. Başka bir deyişle, politika noktalarınızı makul hale getirin.

Örneğin, çalışma saatleri sabah 9'dan akşam 6'ya kadar uzanıyorsa, çalışanlarınıza uygun saatlerde öğle yemeği molaları vermeleri için makul bir süre tanıyın; örneğin öğleden sonra 12 ve öğleden sonra 3.

Ayrıca, fiziksel mevcudiyet gerekliyse, çalışanlarınız için esnek bir çalışma programı kesinlikle herkese fayda sağlayacaktır çünkü bu onlara vardiya öncesinde veya sonrasında kişisel zamanlarından çok fazla ödün vermeden işe gitmeleri için yeterli zaman verecektir.

Katılım politikasına neler dahil edilmelidir?

Artık devam politikalarının genel kavramını ve bunların amaçlarını öğrendiğinize göre, her işletmenin özelleştirilmiş katılım politikasına dahil etmesi gereken bazı genel politika dizilerini ve noktaları listeleyip açıklayacağız.

Genel politikalar

Daha önce de belirtildiği gibi, hemen hemen her işletmenin kendi katılım politikalarına dahil ettiği bazı genel politikalar vardır ve siz de öyle yapmalısınız.

Bu tür politikalar genellikle aşağıdakilere atıfta bulunur:

• Çalışma saatleri (günlük ve haftalık) ve
• İşten geliş/ayrılış (ofis veya uzaktan).

Bazı işletmeler, izin talep etmek için genel bir politika içerir veya tahakkuk eden izinlerin kullanım koşulları ve şekli konusunda derinlemesine bilgi veren özel bir politikaya sahiptir.

Gecikme

Hemen hemen her işletme, katılım formlarında gecikmeye ilişkin özel kuralları açıkça belirtir.

Gecikme genel olarak dakika veya saniye kaç olursa olsun işe geç kalmak olarak tanımlanır. Yine de insanların bir dizi faktörden dolayı geç kalması doğaldır, bu nedenle şirketler sıklıkla ek süre sunarlar; genellikle 15-20 dakikalık bir süreye izin verilir.

Yine, ödemesiz süre çalışanlarınızın yaptığı işin türüne bağlıdır. Söz konusu görevin zaman açısından hassas olması durumunda gecikme tolere edilmeyebilir. Çoğu işverenin aşağıdakileri açıkça belirten yönergeler belirlemesinin nedeni budur:

• Ek süre,
• Amirinize bildirimde bulunmak için zaman çerçevesi ve
• Gecikme nedeniyle disiplin cezaları.

Ücretli İzin (PTO) ve mazeretli devamsızlıklar

Çalışanların PTO hakkına sahip olması gerekir (yaşadıkları yere bağlı olarak ücretli veya ücretsiz) ve kullanılan gün sayısı genellikle işverenle yaptıkları anlaşmaya bağlıdır, ancak muhtemelen bunun için bir eyalet/ülke minimumunun olduğunu göreceksiniz. kullanabileceğiniz gün sayısı.

Ancak tatildeyken işlerin sorunsuz yürümesini sağlamak için uyulması gereken bazı düzenlemeler vardır.

Ayrıca, bu tür politika hükümleri çalışanların şunları yapması gerektiğini içermelidir:

• Amirlerine önceden haber verin ve
• İş arkadaşlarınızın çoğunun tatillerini aynı zaman diliminde planlamadığından emin olun.

Ayrıca her işveren aşağıdaki gibi öngörülemeyen durumları dikkate almalıdır:

• hastalıklar,
• doğum,
• Kazalar ve
• Çeşitli acil durumlar.

Bu gibi durumlarda, amirinizi en kısa sürede bilgilendirmeniz ve devamsızlık nedenini doğrulamak için gerekli bilgi ve belgeleri sağlamanız gerektiği politikada kesinlikle belirtilecektir.

Mazeretsiz devamsızlık

Doğal olarak işverenin mazeretsiz gecikme veya devamsızlık durumlarında kendisini koruması gerekmektedir.

İki tür mazeretsiz devamsızlık arasında ayrım yapabiliriz:

• Çağrı yok, gösteri yok ve
• İşten vazgeçme.

Arama yok, gösteri yok

Hiçbir çağrı, hiçbir gösteri, pratikte kendi adına yeterli değildir; eğer iş herhangi bir önceden bildirimde bulunmaksızın uzaktan gerçekleştiriliyorsa, bir çalışan iş yerine gelmemekte veya işe giriş yapmamaktadır. İşveren bu gibi durumlarda bir politika oluşturmalıdır - hiçbir çağrının kabul edilemeyeceği, bunun kaç kez gerçekleşebileceği ve ihlalin bir çağrının gelmemesi durumu olup olmadığının belirlenmesi için kriterler.

Bazı acil durumlarda, çalışanın amirine bildirimde bulunamaması ve bu nedenle, söz konusu konu onu mazur gösterse bile disiplin cezasına maruz kalması mümkündür. Bu nedenle, no call no show'un ne olduğuna ilişkin parametreleri açıkça tanımlamak ve bu kategoriye girebilecek potansiyel durumları listelemek önemlidir.

İşten ayrılma

Daha ciddi bir ihlal ise işten ayrılmaktır; herhangi bir önceden bildirimde bulunmaksızın birkaç gün boyunca iş yerine gelmemek veya uzaktan giriş yapmamak. Kaç gün devamsızlığın işten ayrılma olarak değerlendirileceğini belirlemek yine işverenin sorumluluğundadır.

Disiplin işlemleri

Yukarıdaki politikalardan herhangi birinin ihlal edilmesi ve bunlara gerektiği gibi uyulmaması durumunda işveren, kriterlere uygun her türlü disiplin işlemini uygulamakta özgürdür. İhlalin ciddiyeti genellikle aşağıdaki gibi disiplin cezasının türünü belirleyecektir:

• Doğrudan amirden ilk suçlu uyarısı,
• Yöneticiden yazılı uyarı,
• Son uyarı – İK departmanıyla toplantı ve
• Sonlandırma.

Ancak tüm disiplin cezalarının geçerli olabilmesi için katılım politikasında açıkça belirtilmesi gerekmektedir.

İstisnalar

Yasaya uygun olarak disiplin cezalarına ilişkin uygun istisnaları bulmak işverene ve hukuk ekibine kalmıştır. Çoğu durumda, bir çalışan aşağıdakiler gibi yasal veya eyalet gereklilikleri nedeniyle işe devamsızlık yapabilir ve muaf tutulabilir:

• Juri görevi,
• Askeri görev,
• Aile ve Sağlık İzin Yasası — FMLA izni,
• Oy verme izni,
• Acil müdahale izni vb.

Çalışan katılım politikası şablonu

Aşağıda indirebileceğiniz ve kendi yönergelerinizi oluşturmak için kullanabileceğiniz örnek bir çalışan katılım politikası bulunmaktadır.

Çalışan Devam Politikasının (ÜCRETSİZ ŞABLON) kopyasını indirmek için bu formata yönlendiren bağlantıya tıklayın; aşağıdaki soruyu içeren yeni bir sekmenin açıldığını göreceksiniz:

Çalışan Devam Politikası Şablonunun bir kopyasını oluşturmak ister misiniz?

Kopyala düğmesine tıklayın; bu, şablonu kopyalayıp düzenlemenize olanak tanır. Kopya Drive'ınıza kaydedildiğinde, onu ihtiyaçlarınıza göre düzenleyip özelleştirebileceksiniz.

️ Çalışan Devam Politikası (ÜCRETSİZ ŞABLON)

Katılım politikası şablonu nasıl doldurulur?

Daha sonra, nihai ürünün nasıl görünmesi gerektiğine dair size daha iyi bir fikir vermek için şablonu dolduracağız. Örnekteki bilgilerin uydurma olduğunu ve gerçek şirket katılım politikalarını yansıtmadığını unutmayın.

Çalışan Devam Politikası (Şablon) giriş kısmına bir örnek

Devam politikasının giriş kısmı, belgenin tonunu belirlemek ve çalışanlarınızın ne bekleyeceklerini bilmelerini sağlamak açısından önemlidir. İşte kullanabileceğiniz bir örnek:

WHMOF'ta taviz vermek ve orta yolu bulmak, mutlak profesyonelliği sağlamanın ve hedeflerimize ulaşmanın anahtarıdır. Bu nedenle aşağıdaki politikalar her çalışandan beklentilerimizi yansıtmaktadır. Bu belgeyi kabul ederek ve imzalayarak, sağlanan tüm şartlara uyduğunuzu ve disiplin cezalarından kaçınmak için uymakla yükümlü olduğunuzu unutmamanız önemlidir.

Çalışma saatleri politikasına bir örnek

İşletmeniz için kullanabileceğiniz çalışma saatleri politikasının bir örneğini burada bulabilirsiniz:

Gecikme politikasına bir örnek

Gecikme politikası, çalışan devam politikanıza dahil etmeniz gereken en önemli bölümdür. Kendinizinkini nasıl oluşturabileceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

Ücretli İzin (PTO) ve mazeretli devamsızlık politikasına bir örnek

Şirketiniz PTO sunuyorsa işletmeniz için kullanabileceğiniz bir politika örneğini burada bulabilirsiniz:

Mazeretsiz devamsızlık politikasına bir örnek

Aşağıda mazeretsiz devamsızlıklar için ayarlayabileceğiniz bir politika örneği verilmiştir:

Disiplin cezaları politikasına bir örnek

Doğal olarak kurallara uyulmaması disiplin cezalarıyla sonuçlanacaktır. İşletmenizin kullanabileceği veya özelleştirebileceği yaptırımlardan bazıları şunlardır:

İstisnalara bir örnek

Kuralların istisnaları herhangi bir yasal belgede oldukça yaygındır. ABD'deki en yaygın istisnalardan bazıları aşağıda listelenmiştir:

Çalışan Devam Politikalarının hüküm ve koşullarını kabul ediyorum ve söz konusu Politikalara uyulmaması durumunda ortaya çıkabilecek disiplin cezalarını okuyup anladığımı onaylıyorum.

Katılım politikasını nasıl geliştirirsiniz?

Sunduğumuz şablon ve örnekler hiçbir şekilde mükemmel bir katılım politikasına kesin bir cevap değildir, ancak kendi politikanızı nasıl oluşturacağınız konusunda size genel bir fikir verebilmelidirler.

Öte yandan politikaların kendisi her zaman işin ihtiyaçlarına dayanır, bu nedenle hiçbir zaman evrensel bir katılım politikası olmayacaktır.

Ancak kendi belgenizi hazırlarken dikkat etmeniz gereken birkaç nokta vardır.

1. İpucu: Her zaman spesifik olun

Çalışanların yararlanabileceği hiçbir hareket alanı olmadığından emin olun. Örneğin, politika gecikmenin her zaman 15 dakikaya kadar tolere edileceğini belirtiyorsa, çalışanlar bunu dikkate alacak ve vardiyalarına her zaman sabah 9:15'te başlayacaklardır (eğer vardiyaları sabah 9'da başlıyorsa).

Bu nedenle bir çalışanın bir haftalık/aylık dönemde kaç kez geç kalabileceğini belirtin.

2. İpucu: Adil ve adil olun

Hiç kimse zorlu çalışma koşullarına tahammül etmek istemez. Yine de işletmenin refahıyla yakından bağlantılı katı politikalarınız varsa bu anlaşılabilir bir durumdur. Bu nedenle taviz verin ve herkesin memnun olduğundan emin olun.

Örneğin, tüm çalışanların en geç sabah 9'da tesiste olması çok önemliyse ve gecikmeye izin verilmiyorsa, onlara uzun bir öğle yemeği molası veya ekstra tatil günleri vererek bunu telafi edin.

3. İpucu: Herkesin politikaları anladığından emin olun

Çalışanlar ve işverenler de dahil olmak üzere çoğumuzun belgeleri okumayı atlayıp basitçe imzaladığını iddia etmek gülünç değil. Ayrıca hukuk jargonu bazıları için zor olabilir ve ek açıklama gerektirebilir.

Bu nedenle sizin veya İK departmanınızın, çalışanların katılım politikası noktalarını tüm çalışanlarla birlikte gözden geçirdiğinden emin olun, böylece herkes işin içinde olabilir ve görevlerine odaklanabilir.

4. İpucu: Ödül uyumu

Kitaptaki her politikayı, yönergeyi ve kuralı takip eden çalışanlar mutlaka olacaktır. Bu nedenle onları sıkı çalışmaları ve özverileri için ödüllendirmemek haksızlık olur.

Ayrıca mükemmel bir katılım kaydından elde edilen ödüller, diğer çalışanlar için bir motivasyon görevi görebilir ve onların üretkenliğini artırmaya da yardımcı olabilir.

Çalışan devam politikaları hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Daha önce bahsedilen terimlerden bazıları biraz kafa karıştırıcıysa, SSS bölümünün her şeyi açıklığa kavuşturması gerekir.

Standart katılım politikası nedir?

Basit bir ifadeyle, standart bir katılım politikası, konu katılım olduğunda çalışanların davranışlarını düzenleyen bir dizi belgeyi temsil eder. Yukarıda ayrıntıları verilen politika genellikle aşağıdakilerle ilgili ayrıntıları içerir:

• İş vardiya,
• Gecikme,
• PTO ve
• Devamla ilgili diğer konular.

Makul bir katılım politikası nedir?

Makul bir devam politikası hem çalışanlara hem de işverene uygun olanıdır. Başka bir deyişle, çalışanlar kişisel ve mesleki yaşamlarını dengelemek için yeterli alana sahipken, işverenler mükemmel katılım ve sonuçlar elde ediyor.

6 aylık devamlılık politikası nedir?

Devamlı 6 aylık dönem genellikle önceki 6 aydan itibaren belirli bir olayın (bu durumda katılım) hesaplanmasında temel olarak kullanılan dönem olarak tanımlanır.

Genel olarak, bu temelde çalışan şirketler ve işletmeler, iyi katılımı ödüllendirmek ve gecikmeyi "cezalandırmak" için bir katılım puanı sistemi de kullanır. Ancak 6 ay sonra tüm katılım noktaları ve veriler silinir ve çalışanlar yeniden başlayabilir.

Kusursuz katılım politikası nedir?

Kusursuz bir katılım sistemi, hepimizin okulun ilk günlerinden beri aşina olduğu bir şeydir. Bir puan sistemi, gecikme ve devamsızlık için puanlar atar ve eğer yeterince puan toplarsanız disiplin cezası uygulanır.

Katılım kaydı nedir?

Söz konusu çalışanın performansının tam bir resmini derlemek amacıyla her çalışanın devam bilgilerini toplamak ve kaydetmek için bir katılım kaydı kullanılır.

Bu tür belgeler genellikle şunları içerir:

• Saat giriş/çıkış kayıtları,
• Bir ay/yılda toplam çalışılan saat,
• Bir ay/yıl içerisinde alınan molalar,
• Bir ay/yıl içinde alınan hastalık günleri ve
• Bir ay/yıl içinde kullanılan izin.

Sonuç: İyi katılım politikaları mesleki hedeflere ulaşılmasına yardımcı olur

Başlıktan da anlaşılacağı gibi, genel katılım sisteminizi iyileştirmek ve politikalarınızı güncellemek uzun bir yol kat edecektir.

Bu sadece verimliliği etkilemekle ve tüm çalışanların vardiyaları boyunca orada olmasını sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda mükemmel katılımı ödüllendirerek üretkenliği de artıracaktır.

Genel olarak, kesinlik ve net kurallar herkesin aynı fikirde olmasına yardımcı olacaktır.

️ Şirketiniz devam politikaları kullanıyor mu? [email protected] adresinden bize bildirin; düşüncelerinizi bu makalelerden birine veya gelecekteki makalelerimizden birine dahil edebiliriz. Ayrıca bu gönderiyi, çalışanlarının devam sistemini geliştirmek için zaman takibine ihtiyaç duyan biriyle paylaşın.