Kaostan kontrole: Ajans ayarlarında proje yönetiminde uzmanlaşmak

İster yeni bir ajans ürününü piyasaya sürmek için bir ekip görevlendiriyor olun ister müşterileriniz için pazarlama kampanyalarını yönetiyor olun, ajans ekiplerinin yaptıklarının çoğu proje yönetimi merceğinden görülebilir. Güçlü proje yönetimi yöntemleri, çabaları tanımlamanıza ve uygulamanıza, işi son tarih ve bütçeye uygun tutmanıza ve tekliflerinizi sürekli olarak geliştirmenize yardımcı olabilir.

Müşterilere beyaz etiket çözümleri sunmaya yönelik 18 eylem ipucunu keşfedin. “Beyaz etiket nasıl yapılır” kılavuzunu bugün ÜCRETSİZ edinin!

Dijital pazarlama varlıklarını yeniden satma yeteneğinizi geliştirmek veya müşteriler için yeni pazarlama kampanyaları oluşturup yönetmek istiyorsanız ajanslar için proje yönetimini uygulamayı düşünün. Bunu yapmak için aşağıda bazı ipuçlarını ve kaynakları keşfedin.

Ajanslar için proje yönetimi neden önemlidir?

Pazarlama kampanyaları proje olarak görülebilir. Her birinin kendi bütçesi, hedefleri, zorlukları ve sınırlamaları vardır. Bunları yönetme becerilerinizi geliştirmediyseniz, çoğu zaman çok sayıda kampanya ve müşteri için tüm bu bileşenleri dengelemek zor olabilir.

Etkili proje yönetimi, bu zorlukların üstesinden gelmenize yardımcı olabilir ve hatta süreçleri kolaylaştırabildiğiniz, daha azıyla daha fazlasını yapabildiğiniz ve teslimatları sürekli geliştirebildiğiniz için artan ajans geliri gibi olumlu sonuçları bile destekleyebilir.

Ajansınızı durgunluğa karşı korumanıza yardımcı olabilecek proje yönetiminin bazı ortak faydaları şunlardır:

• Verimliliği arttırmak. Proje yönetimi metodolojileri, kaynakların verimli kullanımına odaklanır, böylece ekiplerin kısıtlı zaman çizelgeleri olsa bile işleri son teslim tarihlerine göre tamamlayabilirler.
• Artan müşteri memnuniyeti. Güçlü proje yönetimi yöntemleri uyguladığınızda müşteriler daha mutlu olma eğilimindedir çünkü bu yöntemler iletişimi geliştirir ve teslimatların yüksek kalitede, zamanında ve bütçe dahilinde olmasını sağlar.
• Artan karlılık. Proje yönetimi genellikle kârı artırabilen maliyet tasarrufuyla ilişkilendirilir.

Proje yönetimi stilleri ve yöntemleri

Ajans proje yönetimi, bir veya daha fazla mevcut proje yönetimi yöntemine dayanabilir. Aşağıda açıklanan birkaç favoriden başlayarak, ekipleriniz ve müşterileriniz için neyin işe yaradığını bulmak amacıyla çeşitli yaklaşımları test edin.

Şelale

Şelale yaklaşımıyla ekipler projeleri aşamalara bölerek doğrusal bir şekilde tamamlarlar. Her aşamadaki çalışma, yalnızca önceki aşama tamamlandıktan sonra başlar ve proje zaman çizelgesi boyunca basamaklı bir çalışma şelalesi oluşturur.

Büyük pazarlama çabalarında kullanabileceğiniz tekrarlanabilir süreçler oluşturmak istiyorsanız Şelale iyi bir yaklaşımdır. Yeni siteler oluşturup başlattığınızda veya içerik oluşturma ve yayınlamayı yönetirken bunu göz önünde bulundurun.

Atik

Çevik proje yönetimi, her projeyi hızlı bir şekilde tamamlanabilecek küçük aşamalara bölen yinelemeli bir yaklaşım benimser. Aynı zamanda geri bildirim döngüleri ve esneklik de oluşturarak proje geliştikçe süreç içindeki değişimi destekler.

Bir ajansın ön yüklemesini yapıyorsanız, yeni kurulan ajansın gelirini artırmaya çalışıyorsanız veya her ikiniz için de yeni olan bir pazarlama çalışması için yerleşik bir müşteriyle yakın çalışıyorsanız çevik proje yönetimi yöntemlerini düşünün.

Scrum

Scrum, proje yönetimi felsefesini daha yapılandırılmış bir şekilde uygulamaya koymanıza yardımcı olan özel bir çevik çerçevedir. Çerçeve, proje yönetimi çabalarını uyumlu hale getiren değerleri ve ilkeleri içerir ve ürün sahipleri ve scrum ustaları da dahil olmak üzere scrum ekiplerini içerir.

Web sitesi geliştirme gibi hızlı ilerleyen ancak dikkatle yönetilen yetenekli profesyonellerden oluşan ekipler gerektiren karmaşık pazarlama projeleri için scrum uygulamayı düşünün.

Ajanslar için proje yönetimi araçları

Ajanslar için proje yönetimini uygulamaya nasıl karar verirseniz verin, teknik araçlar ekip ve müşteri iletişimini desteklemenize, çabaları yönetmenize ve çevrimiçi hizmet satarken olumlu sonuçları artırmanıza yardımcı olabilir.

Proje yönetimi profesyonellerinin yarısından fazlası başkalarıyla etkili bir şekilde işbirliği yapma konusunda zorluklarla karşılaştıklarını söylüyor (Patlayan Konular). İşbirliğini geliştirebilecek proje yönetimi araçları ve beyaz etiket kaynakları önemlidir.

Bir proje yönetim aracının işlevselliği ve kullanım kolaylığı çoğu kullanıcı için en önemli hususlardır (Techopedia). Ekipleriniz için araçlar seçerken projelerde başarıyı destekleyecek özelliklere sahip olup olmadıklarına bakın. Araştırmanıza aşağıdaki seçeneklerden bazılarıyla başlayabilirsiniz.

Trello

Resim kaynağı: Trello

Trello, proje yönetimine görsel bir yaklaşım oluşturmanıza olanak tanıyan popüler bir Kanban tarzı proje yönetimi aracıdır. Aynı görünümde proje panoları, kartlar ve görevler oluşturup atayın ve yapılacaklar listelerini ve belgeleri yönetin.

Trello, belirli iş akışlarına sahip küçük ve orta ölçekli ekipler için iyi çalışabilir. Bunun ötesinde ölçeklenen takımlar için işler biraz karmaşık olma eğilimindedir.

Asana

Asana, birçok özelleştirmeye sahip kapsamlı bir proje ve görev yönetimi aracıdır. Proje görevlerinin bir sonraki aşamaya ve sorumlu tarafa sorunsuz bir şekilde aktarılmasını sağlayan otomatik iş akışları oluşturabilirsiniz ve entegre e-posta ve bildirim seçenekleri herkesin bilgilendirilmesini sağlar.

Asana'nın işinize yaramasını sağlamak zaman alabilir ve bu özel iş akışlarının oluşturulmasını gerektirebilir. Bu, Asana'nın projeleri yönetmesine yardımcı olurken kaynaklarını Asana'yı yönetmeye ayırabilen ajanslar için daha iyi bir seçenektir.

Ana kamp

Resim kaynağı: Basecamp

Basecamp, projeleri çeşitli yapılacaklar listelerine ayırmanıza yardımcı olan bir işbirliği aracıdır; bu listeler daha sonra proje veya görev türüne, son tarihlere veya kime atandıklarına göre görüntülenebilir.

Basecamp, özellikle pazarlama projeleriniz serbest çalışanlar gibi dış kaynaklara dayanıyorsa, farklı ekipleri yönetmenize yardımcı olabilecek basit ama güçlü bir araçtır.

Diğer proje yönetimi araçları

Proje ve görev yönetimini dijital pazarlama stratejinize getirmek için kullanabileceğiniz diğer bazı araçlar şunlardır:

• Yapılacaklar
• Tıklama
• Jira
• Yaz
• Akıllı sayfa
• Moxie
• Podyum

Resim kaynağı: Podio

Farklı ajans türleri için proje yönetimi süreçleri

Pazarlama ajansları için proje yönetimi genel olarak aynı görünmüyor ve bu metodolojileri ve araçları benzersiz ajans stratejinize uyacak şekilde uyarlamanız önemlidir. Örneğin, bir Google Workplace bayisi olarak varlığını geliştirmek için çalışan bir ekibin proje yönetimi ihtiyaçları, müşteriler için video içeriği oluşturan bir ekibin ihtiyaçlarından farklıdır.

Çeşitli ajans türleri için doğru proje yönetimi sürecini geliştirmeye yönelik bazı hızlı ipuçları:

• Pazarlama ajansları. İçerik ihtiyaçlarınızın boyutunu ve editoryal görevleri destekleyen bir proje yaklaşımına ihtiyacınız olup olmadığını göz önünde bulundurun. Şelale burada iyi çalışıyor ve sürecin bazı kısımlarını otomatikleştirmek için yaklaşımı dijital araçlarla özelleştirebilirsiniz.
• Dijital reklam ajansları. Reklam yönetimi devam eden bir görev olabileceğinden, yeni kampanyaları normal iş süreci iş akışlarına aktarmadan önce oluşturmak için bir proje yönetimi iş akışı geliştirmeyi düşünün.
• Tasarım ajansları. Gantt şemaları ve kanban kartları gibi ekibinizi görsel olarak destekleyen proje yönetimi araçlarını seçin.
• Yazılım geliştirme ajansları. Çevik ve scrum yöntemleri teknik geliştirme ekipleri göz önünde bulundurularak oluşturulduğundan, mevcut bir yaklaşımla başlayın ve ekibiniz için oradan özelleştirmeler oluşturun.

Ajanslar için proje yönetimi ipuçları

Ajansınız için proje yönetimine yönelik yaklaşımınız ne olursa olsun, yatırımınızdan en iyi şekilde yararlanmak için aşağıdaki en iyi uygulamalardan bazılarını uygulamayı düşünün:

• Açıkça iletişim kurun. Müşterilerin anlayamayacağı proje yönetimi terimlerini kullanmaktan kaçının ve onlar için işi nasıl tamamladığınız konusunda şeffaf olun. Müşteriler için beyaz etiket ve özel etiket arasındaki ayrıntılara derinlemesine dalmanıza gerek olmasa da, projeleri nasıl yönettiğinizi ve rollerinin ne olduğunu anlamaları için onlara süreçlerinizde rehberlik etmek yararlı olabilir.
• Gerçekçi hedefler belirleyin. Bütçeler, tamamlama son tarihleri ​​ve neler sağlayabileceğiniz konusunda doğru tahminlerde bulunabilmek için önceki projelerden elde edilen verileri ve sonuçları inceleyin.
• Müşteri beklentilerini yönetin. Vaat altında (mantık dahilinde) ve fazla teslimat. Zorlukların nerede ortaya çıkabileceği konusunda müşterilere karşı açık olun ve bunlarla başa çıkmak için proaktif planlar sunun.
• İyi işbirliği araçlarını kullanın. Proje yönetimi, görev yönetimi ve iletişim araçlarından yararlanın; Slack, Microsoft Teams ve hatta Vendasta'nın kendi araç paketi, ajans personeli, iş ortakları, serbest çalışanlar ve müşterilerle daha etkili bir şekilde işbirliği yapmanıza yardımcı olabilir.
• Kaynakları akıllıca tahsis edin. Kaynakları en anlamlı şekilde kullanın. Örneğin dış tedarikçilerle ortaklık yapmak daha mantıklıysa, şirket içi ekibinizi kaynak geliştirmenin ağırlığı altında mücadele etmekle görevlendirmeyin. Personelinizi ölçeklendirmeden kaynak ekleme konusunda yardım almak için beyaz etiketleme kılavuzumuza göz atın.