8 Acente faturalandırma sisteminde yapılması ve yapılmaması gerekenler

Faturaların neredeyse yarısının geç ödendiğini biliyor muydunuz? İş liderleri ayrıca müşteri ödeme uygulamalarının geçen yıl daha da kötüleştiğini bildiriyor (Atradius). Birçoğu bu durumun yakında düzeleceğinden umutlu. Bu gerçekleşene kadar sizin gibi ajans liderleri size ödeme yapılmasını nasıl sağlayacaklarını düşünüyor. Sonuçta, zamanında ödeme almak önemlidir, özellikle de işinizi büyütmek istiyorsanız. Yanınızda iyi bir faturalandırma sistemine sahip olmak, bu hedefe ulaşmanın anahtarıdır.

Otomasyon ajansınızı nasıl daha verimli ve üretken hale getirebilir? Öğrenmek için “Otomasyon Yoluyla Ajans Pazarlama”yı indirin.

Bu sekiz yapılması ve yapılmaması gerekenler, faturalandırma sisteminizi düzene koymanıza ve müşterilerinizin zamanında ödeme yapmasını daha da kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.

#1. Yapın: Ödemeyle ilgili net beklentiler belirleyin

Hangi faturalandırma platformunu kullanırsanız kullanın, her zaman net ödeme politikalarına sahip olmalısınız. Çalışmaya başlamadan önce müşterilerin faturalandırmayla ilgili beklentilerini belirlediğinizden emin olun. Ödeme politikalarınızı oluşturduğunuzdan bu yana bir süre geçtiyse ajansınızın, müşteri tabanınızın ve aylık yinelenen gelirinizin arttığına göre bunları yeniden gözden geçirmeniz ve gerektiği gibi değişiklikler yapmanızın zararı olmaz.

Bazı müşteriler aylık faturalandırma isteyebilir. Diğerleri, yaptığınız büyük işi, her şeyi tamamladıktan sonra faturalandırmanızı tercih edebilir. Bir müşteri için çok fazla iş yapıyorsanız, onları nasıl faturalandıracağınız konusunda net bir politikaya ihtiyacınız olacaktır. Üzerinde çalıştığınız her hizmet, ürün veya proje için bir fatura mı yoksa fatura mı alıyorlar? Daha fazla müşteri edindikçe, farklı türdeki hesaplar ve projeler için birden fazla faturalandırma politikası oluşturmanız gerektiğini fark edebilirsiniz.

Zamanında ödeme almanıza yardımcı olacak herhangi bir değişiklik yapıp yapamayacağınızı belirlemek için ödeme koşullarınızı ve gecikme politikalarınızı gözden geçirmeyi düşünün. Müşterileriniz her zaman geç ödeme yapıyorsa onlara ödemeleri bölme seçenekleri sunabilir misiniz? Müşteri geç kaldığında ne olur? Açık politikalara sahip olmak ve bunları müşterilere iletmek, faturalandırma sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olabilir.

#2. Yapın: Faturalandırmayı otomatikleştirmek için bir faturalandırma sistemi kullanın

Artık faturalandırma politikalarınız belirlendi. Artık bunları seçtiğiniz faturalandırma sistemiyle çalıştırmanın zamanı geldi.

Sistem, faturalandırmanın daha sıkıcı kısımlarından bazılarını otomatikleştirmenize yardımcı olabilmelidir. Bu, tekrarlanan ödemeler için fatura oluşturmayı ve göndermeyi içerebilir.

Kullandığınız diğer yazılımlarla entegre olan bir faturalandırma sistemi bu süreci kolaylaştırabilir. Faturalandırma yazılımı ayrıca fatura oluşturmak için pazarlama veya satıştan veri de çekebilir.

Daha da iyisi, doğru faturalandırma platformu müşterilerinizin zamanında ödeme yapmasını kolaylaştırmalıdır. Aynı panelden faturalarını görebilir, istedikleri şekilde ödeme yapabilirler.

#3. Yapmayın: Farklı hizmetler için ayrı faturalandırma sistemlerine sahip olmayın

Faturalandırma sisteminiz söz konusu olduğunda konsolidasyon oyunun adıdır. Doğru faturalandırma platformu, muhasebe ekibinizin ajansınızın kendi faturalarını ödemesini kolaylaştırabilir. Platform ayrıca ödeme yaptığınız satıcı sayısını da azaltabilir. Bu, çeşitli platformlarda düzinelerce fatura yerine, tek bir yerde tek bir fatura anlamına gelir.

Bu aynı zamanda faturalandırma zamanı geldiğinde siz ve müşterileriniz için de işe yarar. Tüm faturalarının merkezi bir konumda olması müşterilerinizin onları bulmasını ve ödemesini kolaylaştırır. Entegre ödeme platformuna sahip bir faturalandırma sistemi, zamanında ödeme yapmalarını daha da kolaylaştırıyor.

Her hizmet için ayrı faturanın olması veya farklı departmanların kendi faturalarını göndermesi ekibiniz için daha fazla iş anlamına gelir. Ayrıca müşterinin tarafında kafa karışıklığı yaratabilir. Zaten bir fatura ödediklerini düşünebilirler, ancak bunun farklı bir proje veya hizmet için olduğunu fark edebilirler.

Her şeyi tek bir başlık altında toplayarak herkesin işini kolaylaştırın.

#4. Yapın: Otomatik hatırlatıcılar ve makbuzlar gönderin

Faturalama sisteminiz aynı zamanda otomatik hatırlatma ve makbuz gönderebilmelidir. Makbuzlar hem ekibinizin hem de müşterinizin halihazırda ödemiş oldukları tutarı takip etmesine yardımcı olur. Bunları otomatikleştirmek, faturanın müşteriye daha hızlı iletilmesini sağlar ve ekibinize zaman kazandırır.

Otomatik hatırlatmalar, faturaların neredeyse yarısının geç ödendiği bir dünyada önem taşıyor. Bazen müşterinin tek ihtiyacı olan şey bir dürtmedir; müşterilerin yüzde 21'i ilk hatırlatmadan (Moula) sonra gecikmiş bir fatura ödüyor. Ancak müşterilerinizin neredeyse yarısı geç ödeme yapıyorsa, bu hatırlatmaların gönderilmesi muhasebe ekibinizin zamanını önemli ölçüde tüketir.

Faturalama sistemi otomasyonu, faturalarınızın ve hatırlatmalarınızın zamanında iletilmesini sağlar, böylece daha erken ödeme alabilirsiniz. Müşterilerinizin yarısına geç bildirim göndermeleri gerekmiyorsa ekibinizin daha fazla zamanı olur.

#5. Yapmayın: Ayrıntıları unutun

Şeytan çoğu zaman ayrıntıda gizlidir. Müşterinin fatura bilgilerini faturaya eklemeyi hatırlayabilirsiniz ancak kendi ayrıntılarınızı da eklemeyi unutmayın. Faturalandırma sisteminiz bunu basit ve kolay hale getirmelidir.

Doğru platform şablonlar sunarak yardımcı olabilir. Hatta ajansınızda halihazırda kullanmakta olduğunuz diğer yazılımlara bile bağlanabilir. Bunun bir örneği, faturalandırma platformunun müşterinin ayrıntılarının doğru olduğundan emin olmak için yararlanabileceği satış CRM'inizdir.

Tasarının bir araya getirilmesi söz konusu olduğunda ayrıntıların doğru olması da önemlidir. Pazarlama yazılımınıza ve satış hattınızın diğer bölümlerine bağlanan bir platform, müşteri satın alımları için doğru ayrıntıları ekleyebilir.

#6. Yapın: Ödemeyi kolaylaştırın

Konsolidasyon, müşterilerinizin faturalarını ödemelerini kolaylaştırmanın bir yoludur. Faturalandırma sisteminizin ödeme platformunuza bağlanmasını sağlamak başka bir şeydir.

Bu şekilde müşterilerin faturalarını görmek ve ödemek için yalnızca tek bir kontrol panelinde oturum açmaları gerekir. Yalnızca birkaç tıklamayla tercih ettikleri şekilde ödeme yapabilirlerse, daha erken ödeme yapma olasılıkları daha yüksektir. Hatta erken ödemeler için kısmi ödemeler veya indirimler sunmayı da seçebilirsiniz (FitSmallBusiness).

Bu, daha az geç ödeme anlamına gelir. Ek bir avantaj olarak, ekibiniz ödenmemiş faturaları takip etmek için daha az zaman harcar.

#7. Yapmayın: Tasarımın gücünü küçümsemeyin

Profesyonelce tasarlanmış bir fatura müşterileriniz için etkileyici olabilir. Ayrıca ödenecek tutar ve vade tarihi gibi önemli ayrıntıları da vurgulayabilir. Bu ayrıntılar öne çıktığında müşterilerinizin daha erken ödeme yapma olasılıkları artar.

Tasarım aynı zamanda markanızı temsil ettiği için de önemlidir. Yaygın bir marka, faturalandırma departmanında bile önemlidir. Profesyonel görünmenizi sağlar ve müşterilerin sizi hatırlamasına da yardımcı olur. Eğer faturalarını ödemeyi de kolaylaştırıyorsanız, muhtemelen sizinle çalışmanın ne kadar kolay olduğunu düşüneceklerdir.

#8. Yapın: Üst satış yapmanıza olanak tanıyan bir faturalandırma sistemi kullanın

Pazarlama, satış ve satış hattınızın diğer bölümleriyle bağlantı kuran bir faturalama sistemi kullanmanın bir diğer yararı da daha fazla satış yapmanıza yardımcı olabilmesidir. Müşterilerinizin sepetlerine hızlı ve kolay bir şekilde daha fazla ürün eklemesine olanak tanır.

Faturalama sisteminiz müşteriye önerilerde bulunmanıza bile yardımcı olabilir. Platform, diğer müşterilerin satın aldıklarına ilişkin verileri kullanarak çözümler önerebilir. Bu da ajans satış ekibiniz için çapraz satışı ve üst satışı kolaylaştırır. Anlaşmayı yaptıklarında faturalandırma departmanınızın yinelenen faturalara yeni satır öğeleri eklemesi de kolaydır.

Ödeme alma yönteminizi yükseltin

Faturalandırma sisteminizde bu yapılması ve yapılmaması gerekenleri test edin ve ödenmemiş faturalar için müşterileri kovalamak için daha az zaman harcayın.

Kullandığınız faturalama platformu size birleştirilmiş faturalandırma veya otomasyon gibi ihtiyaç duyduğunuz araçları sunmuyorsa ne olur? Geçiş zamanı gelmiş olabilir.

Doğru faturalandırma platformu, zamanında ödeme almanıza yardımcı olacaktır. Buna karşılık, en değerli kaynaklarınızdan daha fazlasını serbest bırakacaksınız, böylece işinizi büyütmeye odaklanabileceksiniz.