Acente Sözleşmenizi Hazırlarken Dahil Etmeniz Gereken En Önemli 11 Öğe

Ajans sözleşmeleriniz kurşun geçirmez mi? Hiç sözleşme kullanıyor musunuz?

Ajansınız ihtiyaç duydukları her şeyi kapsamayan sözleşmeler kullanıyorsa veya daha kötüsü, hiç sözleşme kullanmıyorsanız, tüm ajansınızı riske atmış olursunuz.

Bir pazarlama ajansı sözleşmesi, bir müşteriye gönderdiğiniz ve ardından dosyaladığınız bir belgeden daha fazlasıdır. Her bölüm, bir şeylerin ters gitmesi durumunda işletmenizi korumak için çok önemlidir. Ve kötü yazılmış bir sözleşme sizi fazladan işten davaya kadar her şeye maruz bırakabilir.

Sözleşmeleri neden kullanmanız gerektiğine ve harika bir müşteri sözleşmesinin ayrıntılarına bakalım.

Ajanslar neden her zaman müşterilerle bir sözleşmeye ihtiyaç duyar?

Yeni bir müşteriyi ne kadar iyi tanıtmış olursanız olun ve ne kadar ilgilenirlerse ilgilensinler, iş başlamadan önce her iki taraf için de adil olan bir sözleşme müzakere etmelisiniz.

Sızdırılacak ek işlere yer olmayan sıkı bir sözleşmeye sahip olmamak, ajansınız için çok önemlidir. Sözleşmenizde boşluklar varsa ve sağlanan hizmetlerle açık değilse, bir müşteri yasal olarak kapsamınız dışında çalışmayı talep edebilir.

Tabii ki, bu daha sonra ajansınız için bir gelir kaybına yol açabilir. Bir proje üzerinde çalışmak için ne kadar çok zaman harcarsanız, ROI'niz o kadar küçük olur.

En kötü durum senaryosu, kötü bir sözleşmeye girmiş olmanız ve sonunda müşterilerle bir dava açmanızdır. Aylarca ve yıllarca devam edebilirler ve hiç kimse şirketinizin üzerinde bu tür bir kara bulutun dolaşmasını istemez.

Yeni bir müşteri almaya hazırlanırken en iyi tavsiye? En kötüsüne hazırlan, en iyisini um. Sözleşme yazmak için aşırı zaman harcamadan her zaman hazırlıklı olmanın en kolay yolu, düzenlenebilir bir şablona sahip olmaktır. Şablon taslağı aynı olsa da, onu bireysel müşteriler için özelleştirebilirsiniz:

Şablonu değiştirmek, işin kapsamı ve uzunluğuna ilişkin şartları özelleştirebileceğiniz ve yine de ajansınızı koruyabileceğiniz anlamına gelir.

Sözleşmeyi müşterinize teslim ettiğinizde, imzaladıklarında tüm beklentilerin, maliyetlerin, kapsamların ve zaman çizelgelerinin açıkça belirtilmiş olduğunu bileceksiniz. Sürpriz veya gelir kaybı yok ve her iki tarafı da mutlu eden bir anlaşma.

Sözleşme sözleşmenize dahil edilecek 11 madde

Bir müşteriyle yaptığınız pazarlama sözleşmenizin büyük bir kısmı, yasal yükümlülüklere ve kapsamınıza girenlere odaklanacaktır. Çoğu şablonun kullanımı gayet iyi olsa da, bir maddeyi veya sözleşmenin metnini iki kez kontrol etmek istiyorsanız her zaman hukuk ekibinize danışmalısınız.

İşte herhangi bir müşteri sözleşmesi için olmazsa olmaz 11 şey.

1. Ajansın ve müşterinin adları ve adresleri

Bu, sözleşmenizin ilk bölümüdür ve sözleşmeye kimin gireceğini açıkça gösterdiği için en üstte olmalıdır:

Hem sizin hem de müşterinizin yasal ticaret adlarını (takma adlar olmadan) belirtmelidir. Ticaret adlarının altında, her işletmenin yasal olarak kayıtlı olduğu adresi listelemeniz gerekir. Bu önemlidir, çünkü ilişki kötüye giderse, yasal işlem başlatmanız gerektiğinde onlarla iletişime geçmeniz daha kolaydır. Biri noktalı çizgiyi imzalamadan önce müşterinizle bu ayrıntıları iki kez kontrol edin.

2. Sözleşmenin süresini ana hatlarıyla belirtin

Müşteriniz ne zaman işe başlamanızı istiyor ve iş ne zaman bitecek?

Sadece bir başlangıç ​​ve bitiş tarihinin olması değil, aynı zamanda işin sonucunun nasıl göründüğü de önemlidir. İşi tamamladığınızda sözleşmenin sona ereceğini açıkça tanımlamanız gerekir. Daha sonra değil. İş tamamlandığında, son ödeme karşılığında tüm işi teslim etmelisiniz.

Sözleşmenize, nihai işlerin son ödeme alındığında teslim edileceğini yazın. Bu şekilde, her iki tarafta da kafa karışıklığı olmaz.

3. Çalışma alanınızı kurşun geçirmez hale getirin

İşin kapsamı, dikkatli olmazsanız başınızı her türlü belaya sokabilecek tek yerdir.

Bir müşteriye bir projede kaç revizyona izin verildiğini belirtmezseniz veya web sitesi yönetimi ile ne kastettiğinizi tam olarak özetlemezseniz (örneğin), ajansınızın bir sürü fazladan iş yapmasına şaşırmayın. bir müşteri için… ücretsiz.

Kapsam ilk sayfada vurgulanmalı ve bundan daha ayrıntılı olması gerekiyor:

Bunun yerine sözleşmede kendi eki gibi olmalıdır. Birincil amaç, müşterinizin ödediği fiyata hangi hizmetlerin dahil olduğu konusunda çok net olmaktır.

Mutlak minimumda, şunları belirlemek istersiniz:

• Siz ve müşteriniz üzerinde anlaşmaya vardığınız şey
• Vereceğiniz hizmetler
• Hizmetler için somut çıktılar nelerdir?
• İstemciden neye ihtiyacınız var?
• Kaç revizyona izin vereceksiniz

Örneğin, bir müşterinin web sitesini tasarlıyorsanız ve revizyon sayısını sınırlamıyorsanız, renk paletlerini ve metin kutularını değiştirmekle aylarca uğraşmak zorunda kalabilirsiniz.

O ajans olmayın. Kapsamınızı olabildiğince ayrıntılı hale getirin ve istediğiniz kadar sayfa alın. Bu şablonun ne kadar ayrıntılı olduğuna bakın:

Ucu açık çıktıları olan bir iş kapsamı, işe başladığınızda düşmanınız olabilir. Teşkilatınızın karşılayamayacağı bir düşman.

4. Net bir ödeme planı belirleyin

Hiç kimse geç bir ödeme veya gecikmiş bir fatura için bir müşteriyi dövmekten hoşlanmaz. Sinir bozucu ve müşteri ilişkinizi etkileyebilir.

Bundan kaçınmanın en iyi yolu, müşterilerle çalışmaya başladığınız andan itibaren özetlenen net bir ödeme planına sahip olmaktır. Sözleşmenizin bu bölümü, size ödenecek toplam tutarı, nasıl ödeme yapacaklarını ve ödemenin iade edilebilir olup olmadığını özetlemelidir:

Müşteriyi avans bazında faturalandırıyorsanız, ödeme koşullarınızı aylık olarak ayarlayabilirsiniz. Ancak proje bazında çalışıyorsanız, proje toplamının yarısını peşin aldığınız (depozito olarak düşünün) ve diğer yarısını tüm iş tamamlandıktan sonra aldığınız 50/50 ödeme planını seçebilirsiniz. .

Veya müşterinizi kilometre taşlarıyla faturalandırabilirsiniz. Bir web sitesi oluşturuyorsanız, müşterinize bir dönüm noktası tamamlandığında (ana sayfa, çevrimiçi mağaza, blog vb.) faturalandırmayı seçebilirsiniz. Bu, projenin tamamlanması birkaç ay sürecekse para akışını sürdürmenin harika bir yoludur.

5. Geç ödemelerle çocuk oyuncağı olmayın

İnsanların sana borçlu olması garip. Ama günün sonunda, iş iştir.

Bir müşteriyle sözleşme yaptığınız andan itibaren faturalarınızı geç ödemeleri durumunda bir ceza olacağını açıkça belirtin. Aylık peşinat ödediğiniz bir müşterinize bir fatura gönderdiyseniz ve müşteri bunu on gün geç ödediyse, bu, acentenizin nakit akışını etkiler. Sözleşmenize geç ödeme ücreti eklemeyi iki kez düşünmeyin.

Geç ödeme ücreti, belirli bir dolar rakamı veya faturanın bir yüzdesi olabilir:

Müşterileri zamanında ödemeye teşvik etmenin nazik bir yoludur ve eğer bir kez gecikirlerse, bunu kendi takdirinize göre kullanabilir ve isterseniz ücreti iptal edebilirsiniz. Ancak, düzenli bir olay haline gelirse, ücreti uygulamalısınız.

6. Bir müşteri işe eklemek isterse, koşullarınızı yazın

Yaygın olarak "kapsam kayması" olarak bilinen bu, bir müşteri sizden burada biraz fazladan çalışma ve şurada biraz rötuş yapmanızı istediğinde olur. İlk gerçekleştiğinde pek bir şey gibi görünmüyor, ancak siz farkına varmadan müşteri, kapsamınız dışındaki işleri ücretsiz olarak yapmanızı sağlıyor.

Ne pahasına olursa olsun bundan kaçının. Bir müşteri sizden ek iş talep ettiğinde dürüst olun. İşi üstlenmeyi kabul edebilirsiniz, ancak aynı zamanda onlara yeni bir fiyat teklifi vermelisiniz.

Ek iş taleplerinin sözleşmenizde belirtilmesi zorunludur. Kapsamınızın hemen altına yerleştirin ve kapsam dışındaki tüm ek iş taleplerinin ayrı bir ücret ve sözleşme ile fiyatlandırılacağını yazın.

7. Müşterinizden ayrılmak istediğinizde

Bir ayrılık e-postası göndermeden veya rahatsız edici bir telefon görüşmesi yapmadan önce, birlikte daha ne kadar çalışmaya devam etmeniz gerektiğini görmek için sözleşmenizin hüküm ve koşullarına bakın. Veya yasal olarak sözleşmeyi hiç bozabilecek durumdaysanız.

Sözleşmeyi feshetme koşulları her ikiniz için de aynı olacağından, sözleşmeye her iki taraf için de geçerli olacak bir fesih maddesi yazın:

Şunları eklediğinizden emin olun:

• Siz veya müşteriniz ne kadar bildirimde bulunmalıdır?
• Bildirimin e-posta gibi yazılı bir şekilde verilmesi gerekiyor mu?
• Müşterinizle herhangi bir olağanüstü işi nasıl halledeceksiniz?

8. Sözleşme ihlali durumunda ne olacağını ana hatlarıyla belirtin

Siz veya müşteriniz pazarlığın size düşen kısmını yerine getirmediyseniz, sözleşmeyi ihlal etmiş olursunuz.

Acente sözleşmenizin bu bölümünde, kararlı olmalısınız ve sözleşmenin ihlalinin, müşterinize herhangi bir geri ödeme yapılmadan, ani bir fesihle sonuçlanabileceğini belirtmelisiniz.

Sert görünebilir, ancak bir müşteriyle bir anlaşma yaptıysanız ve onlar sizin arkanızdan başka bir ajans için alışveriş yapıyorsa, bu büyük bir sözleşme ihlali olabilir. Çabuk ayrılmalı ve bağları bir an önce kesmelisin.

Bunun olmasını önlemek için sözleşmenize, sözleşmeniz aktifken müşterinizin sizinle aynı işi yapan başka bir ajansla çalışamayacağını belirten bir sözleşme ihlali maddesi ekleyin. Veya yaparlarsa, önce sözleşmenizi feshetmek zorundalar. Bu şekilde, ajansınız açıkta kalmaz.

9. Kim neye sahip olacak? Açıklığa kavuşturun.

İşi yaratıyorsun. Bunun bedelini müşteriniz ödüyor. Ama sahibi kim?

Telif hakları, pazarlama sözleşmelerinize eklemeniz gereken önemli bir maddedir, dolayısıyla kimin neye sahip olduğu konusunda kafa karışıklığı olmaz.

Ancak telif hakları bundan çok daha fazlasını ifade edebilir. Nihai işi müşterinize teslim etseniz bile, ajansınızın işi oluşturmak için kullandığı belirli süreçler (fikri mülkiyet) olabilir ve bunları sözleşme fiyatınızda tutmak veya teslim etmek isteyip istemediğinize karar verebilirsiniz.

Pek çok ajans, çalışmalarını müşterilerine "kiralıyor" ve müşteri sözleşmesini tam olarak okumazsa, bunun asla farkında olmayabilir. Bu bölüm, müşterinizle biraz pazarlık yapmanızı gerektirebilir, ancak uzun vadede, bunu etraflıca tartıştığınız için memnun olacaksınız.

10. Ajansınızı korumak için bir gizlilik maddesine sahip olun

Bu madde yalnızca ajansınızı değil, müşterinizi de korur. Yazılı onayınız olmadan toplum içinde konuşulmasını istemediğiniz her şeyi açıkça belirtmelidir.

Bir gizlilik maddesine konulacak yaygın öğeler şunlardır:

• Ajansınızın oranları
• Ürün oluşturmak için kullandığınız süreçler
• Ajansınız ve müşteriniz arasındaki tüm e-posta alışverişleri

İşte bir örnek:

Öte yandan, yasal olarak müvekkilinizin operasyonlarını, şirketleriyle ilgili henüz yayınlanmamış haberleri veya e-postaları tartışamayacaksınız. Madde, her iki tarafın da birbirinizin arkasını kolladığınızı göstermesinin bir yoludur.

11. Bir tazminat maddesi ekleyin

İşte senaryo. Müşteriniz, ajansınızın yaptığı işin doğrudan bir sonucu olan mali bir darbe alır. Harika değil ama oluyor. Ancak sözleşmenize bir tazminat maddesi eklemediyseniz, acentenizin başı büyük belaya girebilir.

Müvekkilinize tazminat ödemeniz ile paçayı sıyırmanız arasındaki fark budur:

Bu nedenle, bir tazminat maddesinin karmaşık olması ve acentenizin tam olarak kapsandığından emin olmak için bir hukuk ekibi tarafından incelenmesi şaşırtıcı olmamalıdır.

Müvekkilinize harika bir ajans sözleşmesi nasıl teslim edilir?

Yukarıdaki liste ile bir sonraki adım sözleşmeyi hazırlamaktır.

İlk olarak, sözleşme yasal görünmelidir. Yazmak için beş dakika harcadıysanız, tek bir müşteri bile bir reklam ajansına 20.000 dolardan fazlasını vermez. Anlaşmaları kapatmak istiyorsanız, ajansınızın logosuna sahip olması, doğru biçimlendirilmiş olması ve yazım hatası içermemesi gerekir.

PandaDoc, pazarlama ajansı sözleşmeniz için göze çarpan bir kapağı indirebileceğiniz kolay ve ücretsiz bir araçtır:

Ancak sözleşmenizi parlak ve yeni göstermenin ötesinde, projeyi yazarken müşterinizi de düşünün.

100 dolarlık bir el ilanı tasarımı işi için işe alındıysanız, herhangi bir mahkeme salonunda yenilmez olan 100 sayfalık bir belge göndermek muhtemelen gereksizdir. Bu sadece bir müşterinin gözünü korkutmakla kalmaz, aynı zamanda 100 sayfanın tamamını gözden geçirmeleri gerekeceğinden projeye başlama sürecini de geciktirebilir.

Öte yandan, büyük bir proje için işe alındıysanız (örneğin, web sitesinin yeniden tasarımı), yukarıda bahsettiğimiz her şeyi dahil etmek ve sözleşmeyi mümkün olduğunca sıkı yapmak isteyeceksiniz.

Sözleşmenizi ifade etme konusunda yardım

Daha önce de belirtildiği gibi, müşterileri imzalamak için kullanmaya başlamadan önce her zaman bir avukatın yanından bir sözleşme şablonu çalıştırmalısınız. Ancak sıfırdan bir sözleşme oluşturacak bütçeniz yoksa bunun yerine çevrimiçi bir şablon kullanabilirsiniz.

Docracy gibi araçlar, yalnızca boşlukları doldurabileceğiniz kolay şablonlar sağlayabilir:

PandaDoc ayrıca pazarlama ajanslarına ücretsiz şablonlar sağlar. Ayrıca şablonlar, takılırsanız sözleşmeyi doğru bir şekilde doldurmanıza yardımcı olmak için PandaDoc'tan ipuçlarıyla doludur:

Bir sözleşmeyi kullanmadan önce her zaman yasal yardım isteyin

Ajans sözleşmeleri karmaşık olabilir. Bir anlaşmanın kötüye gitmesi durumunda ajansınızı kapsayacak veya bir boşluk nedeniyle fazladan iş yapmanızı engelleyecek birçok madde var.

Bununla birlikte, bir iş anlaşmasında kullanmadan önce daima bir avukata danışın. Bu şekilde, gözden kaçırdığınız önemli bir ayrıntı olup olmadığını ve bir maddenin düzgün yazılmadığını gösterebilirler.

Yasal olarak harcanan ekstra para, uzun vadede kendini amorti edebilir.

Sözleşmeler, herhangi bir başarılı ajansın önemli bir parçası olsa da, iş yeni müşteriler bulmaya geldiğinde yapbozun sadece bir parçasıdır. Instapage Enterprise demosuna bugün kaydolun.