En Yaygın 3 Reklam Ajansı Hiyerarşisi ve Ekibinizi Nasıl Yapılandırırsınız?

Reklam ajansı hiyerarşiniz, bir işletme olarak başarmayı hedeflediğiniz şeyin bir yansımasıdır. Belirli departmanların veya organizasyon yapılarının dahil edilmesi, çalışanlara yalnızca kime rapor vermeleri gerektiğini söylemekle kalmaz, aynı zamanda stratejik hedeflerinizle uyumlu olmalıdır. Ayrıca, müşterilerle nasıl işbirliği yaptığınız hakkında da çok şey söyleyebilir.

İyi tasarlanmış bir hiyerarşi olmadan, iş akışındaki gecikme süreleri artabilir ve mutsuz müşterilere yol açabilir.

İster ilk kez yeni çalışanlar işe alıyor olun, ister ekibinizi butik bir operasyondan tam hizmet sağlayıcıya götürüyor olun, bu kılavuz, benzersiz ajansınız için en yaygın hiyerarşi yapılarını ve varyasyonlarını özetleyecektir.

Doğru organizasyon yapısı ile ajansınız daha verimli çalışacak ve müşteriler tarafından doğru nedenlerle hatırlanacak.

Ajans hiyerarşisi nedir?

Bir ajans hiyerarşisi personeli, Pazarlama departmanı veya Müşteri Hizmetlerinin bir bölümü gibi genel sorumluluklarına göre gruplandırır. Ayrıca, herkesin profesyonel üstünlüğünü bilmesi için rollerin nasıl yapılandırıldığını da gösterir. Mekanik ve organik olmak üzere iki ana çeşidi vardır:

Mekanik yapılar gücü merkezileştirir ve ekip üyeleri arasında resmi ilişkiler yaratır. Organik yapılar, bölümler arası işbirliğine izin verir ve bölüm liderlerini çevreleyen ve süreci yavaşlatan "bekçi" zihniyetini azaltır.

Hem mekanik hem de organizasyonel yapıların avantaj ve dezavantajları vardır. Sizin de göreceğiniz gibi, ajansınız için hangisinin en iyisi olduğu nihai olarak boyutunuza, müşterilerinize ve sunulan hizmetlere bağlıdır.

Ajanslar için en yaygın hiyerarşi organizasyon şemaları

geleneksel model

Geleneksel model, çeşitli hizmetler sunan büyük reklam ajansları için uzun süredir tercih edilen bir yapı olmuştur. Otoriteyi merkezileştirerek çok sayıda çalışanı yönetme sorununu ele alır ve herkesin kime rapor verdiğini netleştirir:

Kuruluş, yaratıcı, üretim, müşteri hizmetleri veya finans olmak üzere farklı bölümlere ayrılmıştır. Her bölüm, Reklam Müdürü veya Reklam Direktörü gibi bir bölüm başkanı tarafından yönetilir ve o alanda uzmanlaşmış tüm ekip üyelerini içerir.

Bu yapının dezavantajları, doğal olarak insanları birbirinden ayırması ve bölümler arası işbirliğini engellemesidir. Sonuç olarak, aynı müşteriye birkaç farklı hizmet sunan ve sürekli iletişime bağlı olan ajanslar için pek uygun değildir.

Genel olarak, bu model, müşteriler genellikle bir ajansa SEO veya marka tasarımı gibi tek bir departman içinde yer alabilen özel bir hizmet için geldiğinde en iyi şekilde çalışır.

matris modeli

Matris modeli, geleneksel bölümleri ve bölüm başkanlarını korur ancak bölümler arası ekiplerin oluşturulmasına izin verecek kadar esnektir:

Bu model ile tam hizmet reklam ajansları, departmanlar arası iletişimde büyük engeller oluşturmadan müşterilerinin tüm ihtiyaçlarını karşılayabilmektedir. Hem mekanik hem de organik hiyerarşik yapıların en iyilerini harmanlamaya çalışır.

Öte yandan, bu, belirli bir zamanda ekip üyelerinin kime rapor vermesi gerektiği konusunda kafa karışıklığı yaratır: proje lideri veya bölüm lideri.

Pod sistemi

Matris modelinden daha da organik bir yaklaşım, pod sistemidir.

The VIA Agency'nin CEO'su Leeann Leahy, personeli için bu organizasyon yapısını geliştirdi. Kapsül sistemi altında, geleneksel hesap yöneticileri ortadan kalkar ve müşteriler, aşağıdakiler de dahil olmak üzere dört proje müşteri adayına erişebilir:

• İş/tüketici stratejisi lideri
• Planlama lideri
• Yaratıcı müşteri adayı
• Proje yönetimi lideri

Gerektiğinde proje, temsilci görevlerini ajans içindeki diğer ekip üyelerine yönlendirir.

Bu modelin temel amacı, onay süreci sürelerini kısaltmak, gereksiz üst düzey pozisyonları ortadan kaldırmak, akran sorumluluğunu artırmak ve Leahy'nin "hızlı ve öfkeli" yaratıcılık olarak tanımladığı şeyi teşvik etmektir.

Ajans türüne göre hiyerarşideki farklılıklar

Her reklam ajansı, bir tam hizmet ajansının sunduğu tüm hizmetleri sunmaz. Bir ajansın uzmanlaştığı şey, hangi organizasyonel yapının onun için en iyi şekilde çalıştığını etkiler.

SEO ajansları

Bir tam hizmet reklam ajansı, SEO'yu hizmetlerine dahil edebilirken, bir SEO ajansı, aşağıdaki gibi hizmetlerle bir işletmenin çevrimiçi görünürlüğünü oluşturma konusunda uzmanlaşmıştır:

• Web sitesi analizi
• Yapı optimizasyonu
• içerik üretimi
• Sosyal medya yönetimi
• Dönüşüm oranı optimizasyonu

Bu nedenle, bir SEO ajansının yalnızca üç ana bölüme ihtiyacı olabilir: strateji/proje yönetimi, teknik SEO ve içerik pazarlaması. Geleneksel bir hiyerarşi modeli, bir SEO ajansı için işe yarayabilir çünkü sunulan hizmetler genellikle belirlidir ve tam hizmet veren bir reklam ajansı kadar çok sayıda bölüme ihtiyaç yoktur.

Yaratıcı ajanslar

Bir kreatif ajans, genellikle bir müşterinin mevcut pazarlama stratejisinde kullanılan görsel ürünler geliştirir ve üretir, örneğin:

• Sanat Yönetimi
• metin yazarlığı
• Marka tasarımı
• kullanıcı deneyimi tasarımı
• Web tasarımı
• Video prodüksiyonu

Bu hizmetler çok fazla işbirliği gerektirir. Örneğin, metin yazarları ve reklam sanatı tasarımcılarının bir çıktı oluşturmak için birlikte çalışmaları gerekecektir. Bu nedenle, bir matris modeli bir yaratıcı ajans için en iyi sonucu verebilir.

Ajans büyüklüğüne göre hiyerarşideki farklılıklar

Birden fazla şubesi olan acenteler için

Birden fazla konuma sahip ajanslar, coğrafi olarak farklı müşterilere yüz yüze etkileşimler için daha fazla fırsat sunar. Ayrıca en iyi yetenekleri bulma şansınızı da artırabilir.

Farklı konumlara sahip organizasyon yapınız şuna benzer:

Bu modelde otorite, coğrafi bölgelere dağıtılmıştır. Bu, işlerin hızlı bir şekilde gerçekleşmesini sağlar, ancak dikkatli olmazsanız, bölgeler arasındaki iletişim eksikliği, parçalanmış bir marka sesi gibi kafa karışıklığına yol açabilir.

Örneğin, yukarıdaki Kuzey Amerika ve Asya-Pasifik Bölümlerinin her ikisi de yerel hedef kitlelerine yönelik bir pazarlama kampanyası başlattıysa, genel mesajı ve markayı uyumlu tutmak için yine de birbirleriyle koordinasyon sağlamaları gerekir.

Büyük veya tam hizmet veren ajanslar için

Daha büyük ajanslar, ister marka görsellerini tasarlamak için yardıma ihtiyaçları olsun, ister organik arama listelerini iyileştirebilecek SEO uzmanları olsun, bir müşterinin pazarlama ve reklamcılık taleplerinin tamamını olmasa da çoğunu karşılayabilecek kapsamlı bir hizmet listesi sunar.

Bu nedenle, büyük ajansların hesap yönetimine ayrılmış bir departmana sahip olması mantıklıdır. Hesap yöneticileri, müşteri ile bir projede yer alan diğer departmanlardaki herhangi bir ekip üyesi arasında bağlantı görevi görür.

Bu, tek bir merkezi iletişim noktasıyla ilişki geliştirmelerine izin vererek müşteri deneyimini geliştirir. Hesap yöneticisi aynı zamanda tüm departmanlara tutarlı bir mesaj iletebilir ve "o dedi, o dedi" durumu olasılığını azaltır.

Matris modeli gibi bir yapı, bölüm otoritesini korurken, hesap yöneticilerinin bir müşterinin tüm ihtiyaçlarını karşılayan farklı bölüm üyelerinden oluşan bir ekiple çalışmasına izin verir.

Küçük ajanslar için

Küçük ajanslardaki ekip üyeleri genellikle pek çok şapka takarlar ve iş arkadaşlarıyla daha resmi olmayan, tanıdık ilişkiler kurarlar. Rolleri esnektir ve saatlik değilse de günlük olarak değişir.

Bu nedenle, bu ajanslar, bölme sistemi gibi daha ilerici bir organizasyon yapısını denemek için iyi bir konumdadır. Müşteriler, bunalmadan ekibin tüm üyelerine erişebilir ve iletişimde karışıklığa neden olmamak için ekip üyelerinin bir hesap yöneticisi gibi gereksiz bir bekçiden geçmesine gerek kalmaz.

Ekibinizin hiyerarşisinin verimliliğini artırmak için ipuçları

Ekibinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için tek başına bir organizasyon yapısına güvenemezsiniz. İhtiyaçlarınız için doğru ajans hiyerarşisini geliştirmek ve ardından bunu verimli bir şekilde yürütmek için bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Çalışan katılımını sağlayın

Ajansınızın hiyerarşisini yeniden yapılandırıyorsanız, yalnızca üst düzey yöneticilerinizin veya yönetim kurullarınızın değil, yöneticilerinizin ve personelinizin katılımını isteyin. Çalışanlarınız, bu yeni organizasyon yapısı içinde her gün faaliyet gösteren kişiler olacak ve muhtemelen neyin en iyi şekilde çalışacağına dair bazı içgörülere sahip olacaklar.

İlk başta esnek olun

Ajanslara stratejik hedeflerinde yardımcı olan bir kuruluş olan Sanders Consulting Group'tan Bob Sanders, yeniden yapılandırmaya organik olarak gerçekleşmesine izin verilmesi gereken evrimsel bir süreç olarak yaklaşmanızı tavsiye ediyor.

Bu, ekibiniz için anlam ifade etmeyen bir şeyi taahhüt etmeden önce yeni yapıları hissetmenizi ve test etmenizi sağlar.

Kıdemli insanları koçlara dönüştürün

Kıdemli ekip üyeleri ve yöneticiler, yıllarca süren uygulamalarda edindikleri önemli bilgiler sayesinde statülerine ulaştılar. Çoğu zaman, uzmanlıkları yalnızca denetledikleri ekip üyeleri tarafından oluşturulan çıktıları onaylamak veya imzalamak için çarçur edilir.

Kıdemli pozisyonları aynı zamanda takımları için koçluk yapmaya teşvik etmek, yalnızca daha fazla kıdemsiz çalışanın uzmanlığını artırmakla kalmaz, aynı zamanda müşterilere teslim ettiğiniz nihai ürünün kalitesini artırır ve hataları önler.

Direktif Danışmanlık CEO'su Garrett Mehrguth, koçluk modeli kullanmanın ardındaki mantığı şöyle açıklıyor:

Direktifi oluşturduğumuzda, yönetimimiz koçluğu eğitimle karıştırdı. Öğrenme tahtalarımızın, kadın ve erkekleri arama pazarlamacıları haline gelmeleri için eğitebileceğine inandık.

İnsanların çevrimiçi okumalardan ve doğrudan işlerine dalmaktan stratejik olmayı öğrenebileceklerini varsaydık. 1'e 1 koçluğun gerekliliğine odaklanmadık. Kalite kontrol bizim odak noktamızdı ve o zamanlar anlamlı koçluğu ihmal ettik. Kalite kontrol reaktiftir; koçluk proaktiftir.

Her ikisinin de yeri vardır, ancak hiçbir eğitim koçluktan üstün olmamalıdır.

Peki, hangi reklam ajansı hiyerarşisi en iyisidir?

Silolar oluşturma ve boğucu işbirliği konusundaki itibarlarına rağmen, geleneksel organizasyonel yapılar, uzmanlaşmış hizmetler sunan ajanslar için hala çalışabilir.

Ancak daha organik modeller, ekip üyeleri arasındaki formaliteyi azaltarak heyecan verici bir sinerji yaratabilir. Kapsül sistemi gibi bir şey, daha büyük bir reklam ajansı için fazla gevşek olsa da, matris modeli, net yetki çizgilerini korurken esnekliğe izin vererek umut vaat ediyor.

Nihayetinde, ajansınız için en iyi hiyerarşi modeli, çalışanlarınızı ve müşterilerinizi memnun etmenize yardımcı olan modeldir.

Reklam ajansınız için doğru hiyerarşiyi geliştirmek savaşın sadece bir parçasıdır. Instapage Enterprise demosuna bugün kaydolun.