Çalışan devamsızlığı: Nedenleri ve kontrol önlemleri

Çalışanlarınız sık sık işe gelmiyor mu?

İşe sürekli devamsızlık, devamsızlık olarak bilinir; üretkenliği, iş sürekliliğini ve işletmenin genel performansını etkileyebilecek bir sorundur.

Peki devamsızlık tam olarak nedir ve buna ne sebep olur?

Bu blog yazısında devamsızlığın anlamını, nedenlerini ve sonuçlarını inceleyeceğiz. Ayrıca sizi devamsızlığın olumsuz etkilerini en aza indirmenize yardımcı olacak 10 stratejiyle donatacağız.

Hadi başlayalım!

İşyerinde devamsızlık nedir?

Devamsızlık, çalışanların mesai saatleri içerisinde işe gelmemeleridir. Çalışan devamsızlığının nedenleri hastalıklardan, aile sorunlarından, stresten diğer faktörlere kadar değişebilir.

Devamsızlığın tanımlarından biri , İşyerinde Devamsızlığı Yönetmek başlıklı bir araştırma makalesinin yazarları tarafından verilmiştir: Devamsızlığı " genellikle bir veya daha fazla gün boyunca işten alışılmış bir şekilde devamsızlık olarak gerekçelendirilen bir İtalyan çok amaçlı şirket vakası". sağlık raporu ama aslında kişisel çıkarlar ve zayıf görev duygusu nedeniyle.”

İşyerlerinde devamsızlık ne ölçüde oluyor? İstatistikleri takip etmediyseniz şaşırabilirsiniz.

Çalışma İstatistikleri Bürosu'na (BLS) göre, çeşitli sektörlerdeki 118.745 çalışandan 2022 yılında ABD'deki çalışanların toplam %3,6'sı farklı nedenlerden dolayı işe gidemedi.

Sebebi ne olursa olsun, devamsızlık işyeri verimliliğini etkileyebilir, diğer meslektaşların iş yükünü artırabilir, proje zaman çizelgelerini bozabilir ve bunlardan birkaçını sayabiliriz.

Devamsızlık ve devamsızlık arasındaki fark nedir?

Terimler sıklıkla birbirinin yerine kullanılsa da devamsızlık ile devamsızlık arasında önemli bir fark vardır.

Devamsızlık yalnızca " olağan veya beklenen bir yerde veya kararlaştırılan zamanda bulunamamak " anlamına gelir. Bu terim yalnızca birinin belirli bir yerde veya zamanda bulunmamasını, nedenini veya devamsızlık süresini belirtmeden belirtir.

Ayrıca bu terim özellikle işyerinde çalışanların yokluğunu ifade etmemektedir.

Öte yandan, devamsızlık , özellikle çalışanların, genellikle geçerli sebepler veya uygun izin olmaksızın, sık ve alışılmış bir şekilde işe devamsızlık yapmalarını ifade eder.

İşyerinde devamsızlık türleri

İşyerinde devamsızlık türlerini kategorize etmenin birkaç yolu vardır; ancak bu üç tür en yaygın olanlardır:

• Planlı veya onaylı devamsızlıklar,
• Plansız, mazeretsiz veya programsız devamsızlık ve
• Kronik veya aşırı devamsızlık.

Tip #1: İşyerinde planlı veya onaylı devamsızlık

Planlı veya onaylanmış devamsızlık, önceden programlanmış ve planlanmış devamsızlık örneklerini içerir.

Örnekler şunları içerir:

• tatiller,
• Kişisel izin ve
• İşten uzakta geçirilecek zamanın önceden ayarlanması.

Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA), izin sayısını veya işverenleri bilgilendirmek için zaman dilimini zorunlu kılmadığından, şirketler genellikle bu planlı devamsızlıklar için onay almak için zaman çerçevesini katılım politikalarında tanımlar.

Örneğin, Güney Florida Üniversitesi'nin devam politikası, planlanan izinlerin onayının " en az 24 saat önceden alınması ve planlanan izinlere ilişkin departman politikalarına uygun olarak yapılması gerektiğini" belirtir.

Tip #2: İşyerinde plansız, mazeretsiz veya programsız devamsızlık

Sevilen birinin hastalığı veya ölümü gibi acil durumlar genellikle plansız izin almanın nedenleridir. Şirketler, nedenlerin gerçek olması ve çalışanların bu devamsızlıklar nedeniyle cezalandırılmaması durumunda bu tür izinlere ihtiyaç duyulduğunun farkındadır.

Ancak çalışanların , işverene/amirine bildirimde bulunmadan veya bir gerekçe belirtmeden işe gelmemeleri, disiplin cezasına gerekçe teşkil edebilir. 'Mazeretsiz devamsızlık' olarak da adlandırılan bu tür izinsiz devamsızlıklara işveren tarafından izin verilmemektedir ve kuruluşun izin alma politikalarıyla uyumlu olmayabilir.

Her şirket, bu tür devamsızlıkların tekrarlanan örnekleriyle artabilen mazeretsiz devamsızlıklara yönelik disiplin cezalarını (uyarılar, uzaklaştırma veya işten çıkarma gibi) belirler.

Tip #3: İşyerinde aşırı veya kronik devamsızlık

Sık ve uzun süreli devamsızlıklar, kronik veya aşırı devamsızlık olarak sınıflandırılır. Adil Çalışma Standartları Yasası (FLSA) tarafından aşırı veya kronik devamsızlığın standart bir tanımı bulunmadığından, aşırı devamsızlığın ne olduğunu her şirket belirler.

Örneğin, Case Western Reserve Üniversitesi, devamsızlık politikasında aşırı devamsızlıkları şu şekilde tanımlamaktadır:

“… tekrarlanan (6 ayda 6'dan fazla) planlanmamış devamsızlık(lar) ve/veya onaylı izinle ilgisi olmayan gecikmeler; burada 1 olay = 1 ila 5 ardışık gün planlanmamış devamsızlık veya 3 gecikme olayı veya 2 kısmi devamsızlık olayı yokluk."

Şirketlerin ve İK profesyonellerinin aşırı devamsızlıkları nasıl tanımladıklarını anlamak için çevre dostu ev ürünleri üreten Tru Earth'ün Kurucu Ortağı ve CMO'su Ryan Mckenzie'ye ulaştık. Ryan'ın şirketi kronik devamsızlığı şirketin üretkenliğini bozan bir durum olarak tanımlıyor:

“Kronik devamsızlık, bir çalışanın kendisine ayrılan yıllık izin veya hastalık izninden daha fazlasını kaçırdığı kalıcı bir kalıptır. Her ne kadar yaşamın olağan akışında bazı mazeretsiz devamsızlıklar kaçınılmaz olsa da, altı ay içinde üçten fazla mazeretsiz devamsızlığın ekip sinerjisini ve üretkenliğini etkileyebileceğine inanıyoruz."

Devamsızlığa ne sebep olur?

İşyerinde devamsızlık, çalışanların katılımını ve üretkenliğini de etkileyebilecek çeşitli faktörlerden kaynaklanabilir.

Devamsızlığın nedenlerinin neler olduğuna bakalım.

Sebep #1: Zihinsel ve fiziksel sağlık sorunları

Hem fiziksel hem de zihinsel sağlık sorunları devamsızlığa katkıda bulunur. BLS'ye göre yalnızca Ocak 2022'de 7,8 milyon çalışan tıbbi bir sorun (yaralanma, hastalık vb.) nedeniyle işe gidemedi.

Üstelik aynı kaynak, aynı dönemde 4,2 milyon tam zamanlı çalışanın hastalık, tıbbi sorun veya randevu nedeniyle yarı zamanlı çalıştığını belirtiyor.

Tıbbi sorunlar farklılık gösterse de, Hastalık Kontrol ve Önleme Merkezleri (CDC), işyerinde devamsızlığa neden olan ilk beş kronik hastalığı listelemektedir:

• Diyabet,
• Yüksek tansiyon,
• Fiziksel hareketsizlik,
• Sigara içmek ve
• Obezite.

Bunların dışında depresyon ve anksiyete gibi ruh sağlığı sorunları da Dünya Sağlık Örgütü'ne (WHO) göre her yıl 12 milyar iş günü kaybına neden oluyor.

Anksiyete veya depresyon aynı zamanda işyerindeki üretkenliği de birçok yönden etkiler; bu durumdan muzdarip olanların konsantre olmasını veya işbirliği yapmasını zorlaştırır.

Ruh sağlığından bahsederken stres konusunu göz ardı edemeyiz.

Amerikan Stres Enstitüsü tarafından derlenen veriler, ABD'deki çalışanların %83'ünün işle ilgili stres yaşadığını, 1 milyon kişinin ise stres nedeniyle her gün işe gelmediğini gösteriyor.

Neden #2: İş tatmini eksikliği

İnsanların işlerini sevmesini ve her gün işe gelmeyi istemesini sağlayan şey nedir (diğer bir deyişle iş tatmini)? Görünen o ki birden fazla faktör var.

The Conference Board tarafından yakın zamanda yürütülen bir araştırmaya göre iş tatminine katkıda bulunan faktörler şunlardır:

• Maaş ve ikramiyeler,
• Tanıma,
• İş yükleri/iş-yaşam dengesi,
• Promosyon politikaları,
• Performans incelemesi,
• İş güvenliği,
• İş eğitim programları,
• Liderlik kalitesi,
• İşyeri kültürü ve
• Avantajlar (emeklilik planları, hastalık günleri, tatil/aile izni politikaları gibi).

Bu faktörlerden bir veya birkaçının eksikliği iş tatminsizliğine yol açabilmektedir.

Ve işlerinden memnun olmayan çalışanların işyerinden kaçma yollarını arama olasılıkları daha yüksektir. İş tatmini ile devamsızlık arasındaki ilişkiyi inceleyen bir araştırma, iş tatminsizliği düzeyi ne kadar yüksekse, işyerinde devamsızlığın da o kadar uzun olduğunu buldu.

Sebep #3: İşyerindeki kazalar ve yaralanmalar

Devamsızlığa yol açan kazalar ve yaralanmalar ne yazık ki çok yaygın. BLS'ye göre yalnızca 2021 yılında özel sektördeki işverenler tarafından 2,6 milyon işyerinde yaralanma (ölümcül olmayan) bildirildi.

Bu yaralanmalara ne sebep oluyor?

CDC'den elde edilen veriler, 2020'de uzun süreli devamsızlığa yol açan işle ilgili yaralanmaların ilk üç nedeninin şunlar olduğunu gösteriyor:

• Ekipman ve nesnelerle temas,
• Kayma ve düşmeler ve
• Aşırı efor.

Buna ek olarak, Mesleki Sağlık ve Güvenlik İdaresi'ne (OSHA) göre, ergonomi (yani çalışma ortamını konfor ve verimliliği en üst düzeye çıkarırken gerilimi ve yaralanmaları en aza indirecek şekilde düzenlemenin ideal yolu) da bir sorun olabilir.

Kötü tasarlanmış işyerleri ve süreçler, uzun süreli oturma/ayakta durma, uygunsuz duruşlar, aşırı gürültü, titreşim, tekrarlayan hareketler ve ağır fiziksel yükler gibi stres yaratan etkenlere yol açabilir. Bunlar da zihinsel ve fiziksel yorgunluğa neden olarak işle ilgili kaza ve devamsızlık riskini artırabilir.

Aslında, devamsızlık ile çalışma koşulları arasındaki bağlantıyı inceleyen bir çalışma, çalışanların yukarıda belirtilen stres faktörlerine ne kadar maruz kalırsa, işe gelmeme olasılıklarının da o kadar yüksek olduğunu gösterdi.

Sebep #4: Tükenmişlik

Tükenmişlik işyeri stresinin bir sonucudur. Tıbbi durumları sınıflandıran ve tanımlayan Uluslararası Hastalık Sınıflandırmasına (ICD-11) göre: “Tükenmişlik, başarılı bir şekilde yönetilemeyen kronik işyeri stresinin sonucu olarak kavramlaştırılan bir sendromdur.”

Kariyer tükenmişliğinin birçok nedeni olabilir (dinlenme eksikliği, makul olmayan iş yükü veya zehirli bir işyeri), düşük üretkenliğe ve artan devamsızlığa yol açar.

Aslında, Çalışan Tükenmişliği: Bölüm I: 5 Ana Sebep başlıklı bir Gallup araştırması, tükenmişlik yaşayan çalışanların:

• Hastalık izninden yararlanma olasılığı %63 daha fazla,
• Başka bir iş aramaya 2,6 kat daha fazla eğilimlisiniz ve
• Güven düzeylerinde %13'lük bir düşüş yaşayın.

Olumsuzluk, zihinsel ve fiziksel yorgunluk duygularıyla karakterize edilen tükenmişlik, işe gitmek için gereken enerjiyi ve motivasyonu toplamayı zorlaştırabilir.

Sebep #5: Olumsuz iş kültürü

İş kültürüyle tam olarak neyi kastediyoruz? Sonuçta dokunabileceğiniz ya da görebileceğiniz bir şey değil.

Bir kültür danışmanlık firması ve yazar olan The Purposeful Culture Group'un kurucusu ve CEO'su S. Chris Edmonds, organizasyon kültürünün basit bir tanımını sunuyor bir podcast'te.

“Kültür tamamen insanların birbirlerine nasıl davrandığıyla ilgilidir; liderlerin ekiplerine ve meslektaşlarına nasıl davrandığı, çalışanların birbirlerine nasıl davrandığı ve insanların müşterilere ve satıcılara nasıl davrandığı. Bu ilişkiler ve saygıyla ilgili.”

Olumlu bir çalışma kültürüne sahip bir işyerinde ekip üyeleri birbirlerine saygılı ve nezaketle davranırlar. Güven ortamı oluştuğunda çalışanlar sorumlulukları ve şirketin hedefleri konusunda netliğe sahip olurlar.

Tam tersine, olumsuz kültüre sahip bir işyerinin bazı özellikleri şunlardır:

• Yön ve net hedeflerin eksikliği,
• Zayıf iletişim,
• Aşırı iş yükü ve zayıf iş-yaşam dengesi,
• Mikro yönetim,
• Ayrımcılık ve taciz,
• Şirket değerlerinin eksikliği vb.

Kötü işyeri kültürü yalnızca üretkenliği ve zihinsel sağlığı etkilemekle kalmaz, aynı zamanda işyerinde aşırı devamsızlığa da yol açar. Culture Shift'teki araştırmacılar Birleşik Krallık'ta 1.000 işçiyle anket yaptığında, bunların %71'inin işyerinde olumsuz bir ilişki içinde olduğu birini görmekten kaçınmak için hastalık izni aldığını buldular.

Hepsi bu değil. Aynı kaynak, işyerinde ayrımcılığa, zorbalığa veya tacize maruz kalan çalışanların %61'inin uzun süreli izin aldığını buldu.

2022 FlexJobs anketine göre, toksik iş kültürü aynı zamanda ABD'deki çalışanların %30'unun işini bırakmayı düşünmesine neden olan en önemli faktör.

Sebep #6: Aile sorumlulukları

Çocuklara, yaşlı ebeveynlere veya engelli aile üyelerine bakmak gibi aile sorumlulukları olan çalışanların, bakım görevlerini yerine getirmek için sıklıkla işten izin almaları gerekir.

ABD'de Bakım Verme başlıklı 2020 raporuna göre bakıcılar, bakım görevlerine her hafta yaklaşık 23,7 saat harcıyor.

İş ve aile sorumluluklarını dengelemek zor olabilir, özellikle de her ikisinin de önemli ölçüde zaman ve dikkat gerektirdiği durumlarda. İşyerinde aile dostu politikaların eksikliği, ulaşım sorunları, duygusal ve fiziksel stres, devamsızlık sorununu artırabilir.

Peki devamsızlık neden bu kadar önemli?

Bir sonraki bölümde, sorunun neden derhal çözülmesi gerektiğini anlamanıza yardımcı olmak için devamsızlığın maliyetine bakacağız.

İşyerinde devamsızlığın maliyeti nedir?

İşyerinde devamsızlığın maliyeti, çalışanların işe devamsızlığının etkisini ifade eder. Örneğin, bir çalışanın işe gelmemesi durumunda meslektaşlarının, gelmeyen çalışanın iş yükünü üstlenmesi gerekir; bu da potansiyel olarak fazla mesai masraflarına yol açabilir.

İşte devamsızlıkla ilişkili maliyetlerin bir listesi :

• Azalan üretkenlik : Azalan üretkenliğin bir sonucu olarak devamsızlığın maliyeti milyonlarca dolara ulaşabilir. CDC'nin daha önce bahsettiğimiz araştırmasına göre, kronik hastalıklar nedeniyle işe devamsızlık ve bunun sonucunda ortaya çıkan üretkenlik kaybı nedeniyle işverenler her yıl 36,4 milyar dolarlık bir maliyetle karşı karşıya kalıyor.
• Yedek işçilerin işe alınması ve eğitilmesi : Şirketler yedek işçi işe aldığında, üretkenlik kaybının yanı sıra maaş bordrosu ve eğitim masraflarını da üstlenirler. Circadian'ın Devamsızlık: The Bottom Line Killer başlıklı bir araştırması, devamsızlığın her yıl işverenlere çalışan başına saat başına 3.600 dolara mal olduğunu buldu. Üstelik yedek çalışanların bordro maliyetleri, işe gelmeyen çalışanın ücretinden %50 daha fazla olabiliyor.
• Düşük takım morali ve kopukluk : Devamsızlık meslektaşları, ekipleri ve bir bütün olarak organizasyonu etkileyebilir. Örneğin yönetim, çalışmayan çalışanın ekip üyelerinin iş yükünü artırırsa bu çalışanlar tükenmişlik, stres ve düşük bağlılık düzeyleriyle karşı karşıya kalabilir.
• Marka itibarının zedelenmesi : Bağlı olmayan ve mutsuz çalışanlar işte en iyi performanslarını sergilemiyor olabilir; bu da maliyetli hatalara, düşük kaliteli ürünlere veya mutsuz müşterilere yol açabilir. Tüm bu faktörler bir şirketin itibarına zarar verebilir ve iş devamsızlığının artmasına neden olabilir.
• Sigorta prim maliyetleri: Hastalıklar ve iş kazaları nedeniyle devamsızlık, tıbbi bakım ve İşçi Tazminat Sigortası (yaralı işçilerin gelir kaybını ve tıbbi bakım masraflarını karşılayan bir sigorta türü) maliyetlerini artırmaktadır. Bir şirkette işçi tazminatına ilişkin talepler ne kadar sıklaşırsa prim oranları da o kadar yüksek olur.

Gördüğünüz gibi devamsızlık üretkenliği, kaliteyi ve katılım düzeylerini etkileyebilir ve bunların tümü sonuçta şirketin itibarını ve kârını etkileyebilir.

İşyerinde devamsızlığı nasıl yönetirsiniz?

Açık politikalar oluşturmaktan açık iletişim kültürü oluşturmaya kadar aşağıdaki ipuçları devamsızlığı etkili bir şekilde ele almanıza ve kontrol etmenize yardımcı olabilir.

1. İpucu: Açık bir katılım politikası oluşturun

Ayrıntılı bir devam politikası oluşturmak belki de devamsızlığı önlemenin ilk adımıdır.

Politika taslağını hazırlarken çalışanları ve üst düzey liderleri dahil ettiğinizden emin olun. İşin doğasını, şirketin ihtiyaçlarını ve çalışanlarınızın meşru ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun.

Gecikme, planlanmamış izin, kronik/aşırı devamsızlık ve uzun süreli izin dahil olmak üzere kabul edilebilir ve kabul edilemez devamsızlıkların ne olduğunu açıkça tanımlayın.

Devamsızlıkları bildirme sürecini ve bunu yapmak için gereken süreyi açıkladığınızdan emin olun. Çalışanların hastalık, kişisel nedenler veya planlı tatil nedeniyle devamsızlıklarını amirlerine veya İK departmanına nasıl ve ne zaman bildirmeleri gerektiğini ana hatlarıyla belirtin.

Devamsızlık durumunda sağlık sertifikaları veya diğer ilgili kanıtlar gibi gerekli belgeleri ve bu belgelerin teslimi için son tarihleri ​​belirtin.

Son olarak, katılım politikanıza uymamanın sonuçlarını açıklayın. Connecticut İdari Hizmetler Departmanından bir örnek:

2. İpucu: Devamsızlık kalıplarını belirleyin

Çalışan devamsızlıklarının doğru kayıtlarını tutun ve kalıpları belirlemek için verileri analiz edin. Bu, devamsızlığın ardındaki nedenleri anlamanıza ve iyileştirme için belirli alanları hedeflemenize yardımcı olacaktır.

Devamsızlık takibi nasıl yapılır? Çalışanların katılımını göz önünde bulundurarak.

Devam durumunu ve her çalışanın kaç saat çalıştığını takip etmenin kolay bir yolu, Clockify gibi ücretsiz bir devam takip aracı kullanmaktır.

Clockify'da bir hesap oluşturduğunuzda ekip üyelerinize çalışma alanınıza katılmaları için e-posta davetleri gönderebilirsiniz. Çalışanlar Clockify'da oturum açtıktan sonra zamanlayıcıyı tarayıcıda, masaüstünde veya mobil uygulamada başlatabilir (veya saatleri manuel olarak ekleyebilirler).

Ekip Kontrol Paneli ile kimlerin ne üzerinde çalıştığını, son aktivitelerini ve çalışma haftalarının görsel dökümünü görebilirsiniz.

Ayrıca aşağıdakiler de dahil olmak üzere tüm çalışanlarınızın belirli bir zaman dilimindeki katılımına ilişkin bir rapor alabilirsiniz:

• Teneffüs,
• Mesai,
• Başlangıç ​​zamanı ve
• Son zamanlar.

Verileri izledikten sonra, çalışan devamsızlığının temel nedenlerini anlamanıza yardımcı olabilecek hastalık, tatil, kişisel izin veya diğer türler gibi nedenlere göre devamsızlıkları kategorilere ayırabilirsiniz.

Clockify ile zaman içindeki devamsızlık eğilimlerini ve kalıplarını gözlemleyebilir ve farklı departmanlar, ekipler, sezonlar veya iş rolleri arasındaki verileri karşılaştırabilirsiniz. Bu, devamsızlığın yüksek olduğu belirli rollerin veya departmanların belirlenmesine yardımcı olabilir.

Bu size devamsızlığın boyutu hakkında bir fikir verirken, devamsızlığın ardındaki nedenleri anlamak için çalışanlarla anketler yapabilir veya odak grup görüşmeleri yapabilirsiniz.

Bu yöntemlerden elde ettiğiniz bilgiler, devamsızlığı önleyecek bir strateji tasarlamanıza yardımcı olabilir.

3. İpucu: İşyerinde sağlıklı yaşam programlarını uygulayın

CDC'ye göre işle ilgili stres, işyerinde önde gelen sağlık sorunudur. İş stresi kronik hastalık riskini artırabilir ve devamsızlık nedenleri bölümünde de gördüğümüz gibi kronik hastalıklar iş yerinde devamsızlığa neden olabilir.

Hem zihinsel hem de fiziksel sağlığı hedef alan işyeri sağlıklı yaşam programları, devamsızlığı azaltmanıza yardımcı olabilir.

Örneğin Nike, çalışanlarına depresyon, madde bağımlılığı, kaygı, dayanıklılık geliştirme vb. gibi çok çeşitli zihinsel sağlık sorunları hakkında ücretsiz danışmanlık seansları sunuyor.

Tru Earth gibi diğerleri, çalışanları dinlenmeye ve rahatlamaya öncelik vermeye teşvik ediyor. Ryan Mckenzie, şirketlerinin nasıl dinlenme ve rahatlama sağladığını açıklıyor:

“Ruh sağlığı günleri ayırmayı teşvik ediyor, dinlenmenin ve rahatlamanın önemini vurguluyor, çalışanlarımızı tatil zamanlarını tam olarak değerlendirmeye teşvik ediyoruz.”

Ancak şirketinizde sunduğunuz sağlıklı yaşam programının türü çalışanlarınızın neye ihtiyacı olduğuna bağlı olacaktır.

Çalışanlarınıza özel bir sağlıklı yaşam programı tasarlamak için takip etmeniz gereken bazı adımlar şunlardır:

• Çalışanlarınızın sağlık ve wellness ihtiyaçlarını belirlemek için anket yapın,
• Devamsızlığı azaltmak gibi sağlıklı yaşam programı için net hedefler belirleyin,
• Wellness programı için üst yönetimden destek aldığınızdan emin olun,
• Fiziksel, zihinsel ve duygusal sağlığa yönelik bir sağlıklı yaşam programı tasarlamak için uzmanlara danışın,
• Sağlıklı yaşam programları hakkında farkındalık yaratmak için birden fazla iletişim kanalı kullanın ve
• Çalışan katılımını teşvik edecek teşvikler sunun.

4. İpucu: Güvenlik endişelerini giderin

İşyerini güvenli ve sağlıklı hale getirmek, kazalar, kaymalar ve düşmelerden kaynaklanan devamsızlıkları en aza indirmek için hayati öneme sahiptir.

İşyerinde kayma, takılma ve düşme risklerini artırabilecek potansiyel tehlikeleri tanımlayarak başlayın.

Tehlikeleri tanımlamanın en iyi yolu işçilere danışmaktır. OSHA'ya göre çalışanlar " tehlikeli durumlar, güvensiz koşullar, kılpayı/ramak kala olaylar ve gerçek olaylar gibi güvenlik ve sağlık sorunlarını belirlemek için en iyi yerdedirler ."

OSHA'nın önerilerine dayanarak, iş yerinizi güvenli ve sağlıklı hale getirmek ve bunun sonucunda işe devamsızlığı azaltmak için yapabileceğiniz diğer bazı şeyler şunlardır:

• İşyerinin temiz ve dağınık olmadığından emin olun,
• Kazaların azaltılmasına yardımcı olacak tüm alanlarda yeterli aydınlatmanın sağlanması,
• Islaklığa yatkın alanlarda kaymaz zemin kaplama malzemeleri kullanın,
• Kabloları, kordonları ve diğer mobil ekipmanları sabitleyerek takılma tehlikelerini önleyin,
• Gevşek halıları, hasarlı döşemeleri ve düzgün olmayan yüzeyleri onarın,
• Merdivenlere ve çalışanların desteğe ihtiyaç duyabileceği diğer alanlara korkuluk takılması,
• Potansiyel tehlikeleri belirtmek için açık ve belirgin işaretler kullanın,
• Ergonomik çalışma alanları tasarlamak için uzmanlara danışın ve
• Tüm çalışanlara düzenli güvenlik eğitimi verin.

5. İpucu: Olumlu bir çalışma kültürü yaratın

Çalışan devamsızlığının ardındaki nedenler birden fazla olsa da, zehirli bir işyeri genellikle önde gelen nedenlerden biridir. İşyerinde toksik davranışların ortadan kaldırılması sistematik ve özel bir yaklaşım gerektirir.

Yani liderlerin şeffaflık, güven, saygı, işbirliği gibi olumlu davranışlar sergilemesi gerekiyor.

Güçlü liderliğin, sosyal hakların ve iş-yaşam dengesinin yanı sıra olumlu bir çalışma kültürüne sahip şirketler, Comparively'nin En İyi Küresel Şirket Kültürü listesinde sürekli olarak çalışılacak en iyi yerler olarak sıralanıyor.

Elsevier ve Chegg gibi şirketlerin yukarıda belirtilen listede yer almasına yardımcı olan diğer faktörler arasında "kapsayıcı, eşit ve neşeli" bir çalışma ortamı yer alıyor.

Bunların dışında olumlu bir çalışma kültürü geliştirmek için başka stratejiler de var:

• Değerleri, inançları ve istenen davranışları açıklayan bir misyon beyanı oluşturun,
• Çalışanların görüş ve kaygılarını dile getirebilecekleri güvenli bir ortam oluşturmayı,
• Roller ve sorumluluklarla ilgili beklentilerinizi net bir şekilde iletin,
• Çalışanların çaba ve başarılarını takdir etmeyi ve ödüllendirmeyi,
• Başkalarına yönelik muameleyi çalışanın performans değerlendirmesine dahil etmek,
• İstenilen ve kabul edilmeyen davranışlar konusunda farkındalık yaratmak,
• Çatışma ve anlaşmazlıkları yapıcı bir şekilde ele alın.

İpucu 6: Tükenmişliği ve stresi nötralize edin

Çalışanların tükenmişliğini ele almanın ve önlemenin ilk adımı, genellikle incelikli olabilen belirtilerini nasıl tanıyacağınızı bilmektir.

Tükenmişliği tespit etmek için dikkat edilmesi gereken bazı yaygın belirtiler şunlardır:

• Takım etkinliklerine katılmama veya etkileşimlerden çekilme,
• Önlenebilir hataların artması,
• Karamsarlık, sinirlilik veya alaycılık,
• Odaklanamama veya karar verememe,
• Kendine güvenin azalması ve
• Sık görülen sağlık sorunları.

Tükenmişliği etkisiz hale getirmek için çalışanlarınızı sık sık kontrol edebilir ve işyerinde karşılaştıkları belirli zorlukları ele alacak bir eylem planı yapabilirsiniz. Çalışanın endişelerine bağlı olarak eylem planı şunları içerebilir:

• Esnek çalışma zamanlamaları,
• Azaltılmış iş yükü,
• Danışmanlık/terapi seansları,
• Sağlık programları ve
• Kariyer geliştirme oturumları.

7. İpucu: İşbirliğini teşvik edin

İşbirliği olumlu bir çalışma ortamının bir bileşeni olsa da, devamsızlığı azaltmadaki önemi göz önüne alındığında, burada özel olarak anılması gerekir.

Kamu Sektöründe İşyerinde Devamsızlığı Azaltma Stratejileri başlıklı araştırma makalesinde Dr. John G. Turner , işbirliğine dayalı bir çalışma ortamının çalışan katılımını teşvik ederek devamsızlığı azalttığını buldu.

Bu çalışmada röportaj yapılan liderlerden biri şunları söyledi:

“Çalışanların motivasyonunu korumaya yardımcı olmak ve işyerinde devamsızlığı caydırmaya yardımcı olabilecek yemek pişirme etkinlikleri ve takım oluşturma yarışmaları gibi daha fazla etkinlik düzenlemek isterim.”

Bir başka lider ise şunları söyledi:

"Her zaman çalışanların neden işe gelmediğine dair nedenler arıyoruz ve yönetim ile çalışanların katılımına izin vermeyen bir işbirliği eksikliği olduğunu fark ediyoruz."

İşbirliğine dayalı bir ortam yalnızca çalışanların beceri ve bilgilerini paylaşmaları için bir yol sağlamakla kalmaz, aynı zamanda problem çözmeyi ve karar almayı da teşvik eder.

Ancak, dağınık bir iş gücünüz varken işbirliğini nasıl teşvik edebilirsiniz?

Uzak ekipler arasında gerçek zamanlı iletişimi ve işbirliğini geliştirmenin kusursuz bir yolu, Pumble gibi ekip işbirliği uygulamalarını kullanmaktır. Video konferans, kanallar, bireysel ve grup mesajlaşma gibi güçlü özelliklerle Pumble, ekiplerinizin bağlantıda ve etkileşimde kalmasını sağlamak için ihtiyacınız olan her şeyi sunar.

8. İpucu: Kariyer ilerleme fırsatları sağlayın

Kariyer ilerleme fırsatları sunarak yalnızca çalışanların becerilerini ve katılımını geliştirmekle kalmaz, aynı zamanda sadakat ve bağlılık duygusu da yaratırsınız.

Organizasyon içinde büyümenin açık bir yolunu gören çalışanların rollerine yatırım yapma olasılıkları daha yüksektir, bu da devamsızlığın azalmasına ve iş tatmininin artmasına yol açar.

Kariyer geliştirme fırsatları sunmanın bazı yolları şunlardır:

• Kariyer ve beceri geliştirme planları oluşturmak için çalışanlarla birlikte çalışmak,
• Düzenli eğitim oturumları, çalıştaylar ve seminerler düzenlemek,
• Deneyimli çalışanların daha az deneyimli meslektaşlarına rehberlik ettiği mentorluk programlarını hayata geçirmek,
• Çalışanların kendi hızlarında öğrenebilmeleri için çevrimiçi kurslar sunun ve
• Çalışanların becerilerini geliştirmek için ilgili sertifikaları almalarına destek olun.

9. İpucu: Çalışanları takdir edin ve ödüllendirin

Biraz takdir, devamsızlığı azaltmada uzun bir yol kat eder.

Daha fazla kanıt mı istiyorsunuz?

Curiosity at Work tarafından yürütülen bir ankette, çabaları takdir edilen Amerikalıların %82'si işyerinde mutlu olduklarını bildirdi. Ve hepimizin bildiği gibi, mutlu ve işine bağlı çalışanların işe devamsızlık yapma olasılıkları daha azdır.

Puan Koşullu Ödüllerle Market Çalışanları Arasında Devamsızlığın Azaltılması ve Yeniden Programlama başlıklı bir başka araştırma, ödüllerin çalışanlar arasındaki devamsızlığı azalttığını buldu. Ödüller ayrıca işten erken ayrılma durumlarının azaltılmasına da yardımcı oldu.

Çalışanların devamsızlığını azaltmaya yardımcı olacak bir ödül sistemi uygulamanın bazı yolları şunlardır:

• Tanınmayı hak eden davranış ve eylemlere karar vermek,
• İstenilen davranışların kurumun temel değer ve hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak,
• Her davranış için ölçülebilir kriterler belirleyin. Örneğin, katılım politikası herhangi bir ayda %80 katılımı ölçülebilir bir kriter olarak belirtebilir,
• Parasal teşvikler veya kariyer ilerleme fırsatları gibi ödül türlerine karar vermek,
• Başarıları ve katkıları takdir edin,
• Yöneticilerin olağanüstü davranışları gözlemlediğinde anında takdir ve övgü sunduğu bir sistem oluşturmak,
• Ödül ve takdir programını tüm çalışanlara açıkça iletin ve
• Ödül ve takdir programının devamsızlık oranları ve genel çalışan bağlılığı üzerindeki etkisini izleyin ve ölçün.

10. İpucu: Bir iş-aile politikası uygulayın

Devamsızlığı azaltmak istiyorsanız odaklanmanız gereken başka bir alan da aile dostu bir işyeri haline gelmektir.

Bir iş-aile politikası (WFP) uygulayarak, bakıcı olan çalışanların işlerini ve bakım sorumluluklarını yönetmek için yeterli desteğe sahip olmalarını sağlayabilirsiniz.

WFP şunları sunabilir:

• Esnek çalışma zamanlamaları ve düzenlemeleri,
• Ebeveynlik izni (ücretli ve ücretsiz),
• Ofiste günlük bakım veya ücretli çocuk bakımı ve
• Aile bakım izni.

Ancak bu politikalardan herhangi birini uygulamadan önce eyaletinizde geçerli olan kural ve düzenlemelere, özellikle de ebeveynlik iznine uyduğunuzdan emin olun.

İşyerinde devamsızlık hakkında SSS

İşyerinde devamsızlıkla ilgili başka sorularınız mı var? Bu bölüm devamsızlıkla ilgili sık sorulan soruların yanıtlarını sağlamaya odaklanmaktadır.

Kronik devamsızlık nedir?

Kronik devamsızlık, şirketin üretkenliğini etkileyebilecek sık sık işe devamsızlığı ifade eder. Ancak kronik devamsızlığın ne olduğuna dair evrensel olarak kabul edilmiş bir tanım bulunmamaktadır.

Tanım şirket politikalarına, endüstri normlarına ve bireysel koşullara göre değişebilir.

İş bağlamında kronik devamsızlığın standart bir tanımı olmadığından, anlayışımızı geliştirmek için okulların bu terimi nasıl tanımladığına bakabiliriz.

Akademik bağlamda kronik devamsızlık, bir öğrencinin hem mazeretsiz hem de mazeretli devamsızlıkları içeren bir okul yılı içindeki günlerin %10'unu kaçırmasıdır.

Örneğin bir öğrenci ayda 2 gün devamsızlık yapıyorsa yılın her ayında öğrenci 18 ila 20 gün devamsızlık yapıyor demektir, bu da kronik devamsızlıktır.

Aşırı devamsızlık nedir?

Aşırı devamsızlık, normal veya kabul edilebilir kabul edilenin ötesinde, sık sık işe devamsızlık modelidir.

Uzun süreli veya tekrarlanan devamsızlıkların nedenleri hastalık, kişisel nedenler veya diğer faktörler olabilirken, aşırı devamsızlık çalışanların performansını ve verimliliğini olumsuz etkileyebilir.

Her şirketin kendi politikası olduğundan aşırı devamsızlığın ne olduğuna dair standart bir tanım yoktur.

Örneğin TechAhead'in CEO'su Vikas Kaushik, aşırı devamsızlığı proje gecikmeleriyle sonuçlanan bir durum olarak tanımlıyor:

“Aşırı devamsızlığı, bir çalışanın planlanmamış devamsızlıklarla projeleri sık sık geciktirmesi olarak tanımlıyoruz. Mazeretsiz devamsızlık oranını tüm iş günlerinin %2'sinin altında tutmaya çalışıyoruz çünkü kişisel ihtiyaçlar ile mesleki yükümlülükler arasında bir denge kurmanın önemli olduğunu düşünüyoruz."

Ne kadar mazeretsiz devamsızlık kabul edilebilir?

Mazeretsiz devamsızlığın kabul edilebilir düzeyi, aşağıdaki gibi faktörlere bağlı olarak büyük ölçüde değişebilir:

• İşin niteliği,
• Endüstri normları,
• Şirket politikaları ve
• Devamsızlığın organizasyon üzerindeki genel etkisi.

Mazeretsiz devamsızlık için evrensel olarak tanımlanmış bir sınır olmasa da, birçok kuruluşun hem mazeretli hem de mazeretsiz devamsızlığın kabul edilebilir düzeyini tanımlayan özel devam politikaları vardır.

Devamsızlığın nedeni stres mi?

Stres, devamsızlığa katkıda bulunan en yaygın nedenlerden biridir. Daha önce de belirtildiği gibi, Amerikan Stres Enstitüsü'ne göre ABD'deki çalışanların %83'ü işle ilgili stres yaşıyor. Üstelik aynı çalışma, her gün 1 milyon işçinin işe devamsızlığının nedeninin stres olduğunu gösteriyor.

Yukarıda verilen tüm ipuçları şirketlerin işyeri stresini azaltmasına ve devamsızlığı azaltmasına yardımcı olabilir.

Presenteeism nedir?

İşte var olamama, çalışanların işyerinde bulunmasına rağmen farklı sebeplerden dolayı olağan kapasitelerinde çalışamama durumlarını ifade etmektedir.

Paul Hemp , Presenteeism: At Work-but out of it başlıklı araştırma makalesinde, işte var olamamayı “ işçilerin işte olma sorunu, ancak hastalık veya diğer tıbbi koşullar nedeniyle tam olarak işlevini yerine getirememesi” olarak tanımlıyor. ”

Bu kasıtlı olarak yapılmasa da, işte devamsızlık da tıpkı devamsızlık gibi verimliliği ve dolayısıyla şirketin kârlılığını etkileyebilir.

Devamsızlık oranı nasıl hesaplanır?

Bir çalışanın devamsızlık oranını veya devamsızlık oranını hesaplamak için aşağıdaki formülü kullanın:

(Toplam devamsızlık gün veya saat sayısı / Belirli bir dönemdeki mevcut çalışma gün veya saatleri) x 100

Bir örnek kullanarak devamsızlık oranının nasıl hesaplanacağını görelim.

John ayda 25 gün (haftada 5 gün) çalışıyor. 2023 yılının temmuz ayında 5 gün ortalıkta yoktu.

Şimdi yukarıdaki formülü kullanarak devamsızlık oranını hesaplayalım.

Bu, devamsızlık oranının %20 olduğunu veya John'un devamsızlık nedeniyle iş günlerinin %20'sini kaybettiğini göstermektedir.

Bu basit formülü kullanarak bir kişinin, bir departmanın veya bir bütün olarak şirketin devamsızlık oranını hesaplayabilirsiniz.

Ortalama devamsızlık oranı nedir?

Ortalama devamsızlık oranı devamsızlık oranıyla aynıdır ve bu iki terim birbirinin yerine kullanılmaktadır. Devamsızlık veya devamsızlık oranı, bir çalışanın işte olmadığı süreyi ifade eder ve yüzde olarak ifade edilir.

Devamsızlık oranını hesaplamak için kullanılan formül, devamsızlık oranı için kullanacağınız formülle aynıdır:

Devamsızlık oranı = (Toplam devamsızlık gün veya saat sayısı / Belirli bir dönemdeki mevcut çalışma gün veya saatleri) x 100

Son düşünceler: Devamsızlığı yenmek için proaktif bir yaklaşım benimseyin

Açıkçası, çalışan devamsızlığı bir şirketin üretkenliğini, moralini ve kârını önemli ölçüde etkileyebilecek çok yönlü bir sorundur.

Ancak bunun temel nedenlerini anlayarak ve etkili kontrol önlemleri uygulayarak daha olumlu bir çalışma ortamı yaratabilir, çalışanların refahını artırabilir ve devamsızlık oranlarını en aza indirebilirsiniz.

Bu blog yazısında tartıştığımız stratejiler, sağlık sorunlarının ele alınması ve iş-yaşam dengesinin desteklenmesinden olumlu bir iş kültürü yaratılmasına kadar devamsızlığın yönetilmesi ve önlenmesine yönelik kapsamlı bir yaklaşım sunmaktadır.

Çalışan bağlılığına, sağlığına ve kariyer gelişimine odaklanan proaktif ve sürekli bir yaklaşımın yalnızca devamsızlığı ortadan kaldırmakla kalmayıp aynı zamanda çalışanların ellerinden gelenin en iyisini (ve daha fazlasını) yapmaya motive oldukları bir iş yeri oluşturmaya yardımcı olduğunu unutmayın!

️ Devamsızlığı başarılı bir şekilde azaltmak için bir veya iki strateji uyguladınız mı? İpuçlarınızı [email protected] adresinden paylaşın, böylece gelecek yazılarımızda bunları vurgulayabiliriz. Blog gönderimizi anlayışlı bulduysanız, devam edin ve bunu meslektaşlarınız, arkadaşlarınız ve meslektaşlarınızla paylaşın.