Verimli Veri Temizleme Rehberi

Müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) sistemleri, müşteri etkileşimlerinin sürdürülmesinde ve geliştirilmesinde kritik öneme sahiptir. Ancak CRM sisteminizin gücü, verilerinizin kalitesinden önemli ölçüde etkilenir. Veri temizlemenin önemi, yalnızca CRM veritabanınızı temizlemek için değil, aynı zamanda gelişmiş satış tahminlerinin, hedefli pazarlamanın ve kolaylaştırılmış operasyonların önünü açmak için de burada devreye giriyor.

Bu blogda, veri temizlemenin bazı temellerini, HubSpot'un Operations Hub'ının genellikle göz korkutucu veri temizleme sürecini nasıl basitleştirdiğini ve bu uygulamanın iş operasyonlarınızdaki israfı ortadan kaldırmak için neden önemli olduğunu ele alacağız.

Neden Veri Temizleme?

Haftalardır üzerinde çalıştığınız her şeyi kapsayan bir pazarlama kampanyasını başlatırken hayal edin - strateji oluşturmak, bütçeyi belirlemek, onay almak, tüm varlıkları toplamak vb. Yönetim (CRM) sistemi eski, yinelenen veya eksik verilerle doludur.

Ortaya çıkan bu engel, kampanyanın başlatılmasında ek gecikmelere neden olarak ve bu kritik dönemde kimsenin isteyerek üstlenmeyeceği idari bir görev yaratarak kolaylıkla önlenebilirdi.

Veri temizleme veya veri temizlemenin devreye girdiği yer burasıdır . Veri temizliğini sağlayarak, yalnızca CRM veritabanınızı temizlemekle kalmaz, aynı zamanda gelişmiş satış tahminlerinin, hedefli pazarlamanın ve kolaylaştırılmış operasyonların önünü açarsınız.

Veri temizleme olarak da bilinen veri temizleme, verilerinizin hijyenini koruyan hayati bir stratejidir. Veri kümelerindeki yanlışlıkları, tutarsızlıkları ve hataları tanımlamayı ve düzeltmeyi içerir. Bu süreç, bilgilerinizin yalnızca doğru olmasını değil aynı zamanda tutarlı ve güvenilir olmasını da sağlar.

Veri temizleme, kopyaları kaldırarak, eksik verileri doldurarak ve hataları düzelterek CRM sisteminizi temelden dönüştürür ve dağınıklığını giderir. Bunu yaparak verilerinizin bütünlüğünü artırır, daha kesin içgörülere, daha iyi karar almaya ve sonuçta üstün iş sonuçlarına yol açar.

Veri Temizlemeyi Verimli Hale Getirdi

Veri temizleme süreci, teknik ve zaman alıcı yapısı nedeniyle operasyon profesyonelleri için genellikle göz korkutucu görünebilir. Genellikle birden fazla e-tablo üzerinde çalışmayı ve bunları düzenlemeyi ve kayıtlarınızın eksik veya yanlış olduğu alanları belirlemek için titiz kodlar hazırlamayı içerir.

Ancak HubSpot Operations Hub ile bu süreç önemli ölçüde basitleştirilmiştir. Bu araç, verilerinizin kontrolünü elinize almanıza olanak tanıyarak verilerinizin temiz, anlaşılır ve iyi organize edilmiş olmasını sağlar.

Operations Hub ile veri temizleme sürecinin çeşitli yönlerini otomatikleştirebilirsiniz:

1. İletişim ve şirket kayıtlarının tekilleştirilmesinde size yardımcı olabilir.
2. Kişi kayıtlarınızdaki vaka sorunlarını düzeltin.
3. Çeşitli HubSpot özelliklerinde biçimlendirmeyi otomatikleştirme.
4. Veri Kalitesi Komuta Merkezi özelliği sağlıklı bir veritabanının korunmasına yardımcı olur.
   
   

Şimdi bu hususların her birini tek tek inceleyeceğiz:

Kişi ve şirket kayıtlarının tekilleştirilmesi

Bir CRM sistemi içerisinde verilerin kopyalanması, hem zaman hem de kaynak açısından önemli maliyetlere yol açabilir. Ekip üyelerini gereksiz veya yanlış verileri incelemeye zorlayarak üretkenliği engellemekle kalmaz, aynı zamanda müşteri deneyimini de olumsuz yönde etkileyebilir.

Bir satış temsilcisinin potansiyel bir satın alma işlemiyle ilgili olarak bir müşteriyle iletişime geçtiği, ancak aynı müşteriyle başka bir ekip üyesinin aynı nedenden dolayı zaten iletişime geçtiğinden habersiz olduğu bir senaryo düşünün. Bu, müşteri memnuniyetsizliğine yol açabilir ve şirketin itibarına zarar verebilir.

HubSpot CRM kullanıcıları, yerleşik Yinelenen Yönetim aracıyla önemli bir avantaj elde eder . Bu araç, yinelenen kişi ve şirket kayıtlarını tanımlama ve birleştirme sürecini kolaylaştırarak veritabanınızın temiz ve dağınıklıktan uzak kalmasını sağlar.

HubSpot'taki Profesyonel veya Kurumsal kullanıcılara sunulan kopya yönetimi aracı, kayıtları adlar, e-posta adresleri ve daha fazlası gibi çeşitli kriterlere göre karşılaştırır. Zaman içinde yinelenen tanımlamayı iyileştirmek için makine öğreniminden yararlanır. Araca erişmek için Kişiler veya Şirketler'e gidin, Eylemler'e tıklayın ve Yinelenenleri yönet'i seçin. Araç, birkaç haftada bir yeniden hesaplanan 2.000'e kadar olası kopyayı görüntüler.

Karşılaştırmaları özelleştirmek için tablonun en üstüne gidin, özellikleri seçin ve olası kopyaları inceleyin. Birleştirmek için Gözden Geçir'e tıklayın, özellikleri karşılaştırın, tutulacak kaydı seçin ve Birleştir'e tıklayın. Operations Hub kullanıcıları için süreç, etkileşim tarihine veya oluşturma tarihine göre birleştirme gibi seçeneklerle otomatikleştirilir.

Birleştirmeden sonra, birincil kayıt verileri korur ve ikincil kayıt onunla birleştirilir. Birleştirilen kayıtların birleştirilmesi kaldırılamaz. Veritabanı verimliliği için kopyaları düzenli olarak inceleyin ve temizleyin. İlk süreç zaman alabilir ancak düzenli denetim ölçeklenebilirliği artırır.

Kişi kayıtlarınızdaki vaka sorunlarını düzeltin

Kişiselleştirilmiş ancak ölçeklenebilir pazarlama ve satış desteğini sürdürmek için CRM verilerinin temizlenmesi çok önemlidir. Vaka sorunlarını çözmek, ekibinizin CRM'de gezinmesini kolaylaştırırken, kişiselleştirme belirteçleri kullanıldığında müşterilerin doğru yazılmış adlar almasını sağlar. HubSpot'ta süper yönetici kullanıcılar, aranabilirliği geliştirmek ve e-postalarda veya içerikte kullanılan kişiselleştirme belirteçlerinde tutarlılığı sağlamak için kişi kayıtlarındaki vaka sorunlarını çözebilir.

HubSpot'taki biçimlendirme sorunlarını çözmek için:

1. Açılır menüde Kişiler'e gidin.
2. Eylemler'e tıklayın ve Biçimlendirme sorunlarını düzelt'i seçin.
3. Kişi Biçimlendirme aracında biçimlendirme sorunlarına ilişkin önerileri görüntüleyin ve kabul edin/reddedin.
   
   

Ayrıca, Operations Hub Professional veya Enterprise aboneliğiniz varsa, özel biçimlendirme kuralları aracılığıyla ilgili kişi kayıtlarındaki servis talebi sorunlarının çözümünü otomatikleştirerek, her öneriye göre manuel olarak hareket etme şeklindeki sıkıcı görevi atlayabilirsiniz.

Sağ üstteki Otomasyon bölümüne erişerek, sağ paneldeki Kurallar sekmesine gidebilir ve otomasyonu etkinleştirmek için Adı Büyük Harf Yap gibi belirli biçimlendirme kurallarını seçebilirsiniz. Bu, küçük harfli ad gibi belirlenen biçimlendirme sorununa sahip kayıtların CRM'ye girildiğinde otomatik olarak düzeltilmesini sağlar.

Otomasyon tercihlerini özelleştirmek için, belirli kuralları gereksinimlerine göre açmak veya kapatmak üzere onay kutusunu işaretleyin. Kayıtlardaki değişiklikler sekmesi, kullanıcıların otomatik kurallar tarafından güncellenen tüm kayıtları incelemesine ve filtrelemesine olanak tanıyarak otomatik süreçler üzerinde şeffaflık ve kontrol sağlar. Bu kuralları yapılandırdıktan sonra kullanıcılar, devam eden otomasyon için ayarlarını kaydedebilir.

İster hedefli pazarlama e-postaları ister satış dizileri dağıtılsın, bu belirteçler müşterinin sıkıntılı noktalarını, ihtiyaçlarını ve zorluklarını geniş ölçekte ele alan özel etkileşimleri kolaylaştırır ve her müşteri etkileşiminin alakalı ve kişisel kalmasını sağlar.

HubSpot mülklerinde biçimlendirmeyi otomatikleştirme

HubSpot'taki veri kalitesi otomasyonu, kirli verilerin zahmetsiz ve otomatik olarak temizlenmesini sağlayarak operasyon ekibinin büyüme girişimlerine odaklanabilmesini sağlar. Otomasyon, harflerin büyük harfle yazılması, tarih özelliklerinin düzeltilmesi ve telefon numaralarının güncellenmesi gibi özellik değerlerini biçimlendiren iş akışı eylemlerini içerir.

HubSpot'taki Veri Kalitesi Otomasyonu, kişi kayıtlarındaki biçimlendirme sorunlarının sistematik bir süreç aracılığıyla düzeltilmesini kolaylaştırır:

1. Değerlendirme: İletişim verilerindeki biçimlendirme tutarsızlıklarını tespit ediyorum .

2. Standardizasyon Kuralları: Tutarlı biçimlendirme için kuralları tanımlayın.

3. HubSpot Otomasyonu: Otomasyon için HubSpot iş akışlarını veya HubSpot ile entegre üçüncü taraf araçlarını kullanın.

4. Tetikleyiciler: Yeni kişi oluşturma veya alan güncellemeleri gibi olaylara göre tetikleyicileri ayarlayın.

5. Veri Temizleme Eylemleri: Biçimlendirme sorunlarını düzeltmek için arama ve değiştirme, tarih ve saat biçimlendirmesi ve normal ifadeler için eylemler uygulayın.

6. Doğrulama Adımları: Standardizasyon kurallarına uygunluğu sağlamak için doğrulama adımlarını ekleyin.

7. Günlüğe Kaydetme ve Raporlama: Otomasyon süreci sırasında yapılan değişiklikleri izlemek için günlükleri uygulayın.

8. Test Etme: Otomasyonu uygun ölçekte dağıtmadan önce bir veri alt kümesi üzerinde kapsamlı testler gerçekleştirin.

9. Zamanlanmış Yürütme: Tutarlı veri biçimlendirmesini korumak için planlanmış veya gerçek zamanlı yürütmeyi ayarlayın.

10. İzleme ve Bakım: Değişen veri standartlarına uyum sağlamak için otomasyon sürecini düzenli olarak izleyin ve ayarlayın.

Kuruluşlar bu süreci takip ederek iletişim kayıtlarının tutarlı bir şekilde biçimlendirilmesini sağlayabilir, bu da veri kalitesinin iyileşmesine ve daha etkili pazarlama ve satış operasyonlarına yol açabilir.

Bu özellik, veri kalitesi otomasyonunun daha temiz bir veritabanı sürdürme, verimliliği artırma ve veriyle ilgili zorlukları azaltma üzerindeki anında etkisini gösterir.

Veri Kalitesi Komuta Merkezi

HubSpot'un Veri Kalitesi Komuta Merkezi, CRM'nizde proaktif veri sağlığı yönetimi için merkezi bir merkez görevi görür. Yalnızca süper yönetici izinlerine sahip kullanıcıların erişebildiği, Veri Yönetimi altındaki Raporlar açılır menüsünde bulunan bu komuta merkezi, verilerle ilgili sorunların çözümüne yönelik öngörüler ve araçlar sağlayan hepsi bir arada bir kontrol paneli sunar.

Veri Yönetimi altındaki Raporlar açılır menüsünde bulunan bu merkezi merkez, yalnızca süper yönetici izinlerine sahip kullanıcılara açıktır. Ortaya çıkabilecek verilerle ilgili zorlukların etkili bir şekilde üstesinden gelmek için çeşitli bilgiler ve araçlar sunan kapsamlı bir gösterge panosu görevi görür. Veri Kalitesi Komuta Merkezi'nin temel özellikleri şunları içerir:

1. Mülkler: Mülkle ilgili sorunları vurgulayan günlük trend raporlarının yanı sıra, kişiler ve şirketlerle ilişkili mülklerin toplam sayısına ilişkin değerli bilgiler sağlar. Ayrıca hiçbir verisi olmayan, kullanılmayan veya kopyaları olan mülkleri de tanımlayarak kullanıcıların "Tüm Mülk Bilgilerini Görüntüle" seçeneğini tıklayarak kolayca araştırma yapmasına ve ayrıntılı bilgilere erişmesine olanak tanır.

2. Kayıtlar: Kayıtlarla ilgili sorunları işaretleyen günlük eğilim raporlarıyla birlikte toplam iletişim sayısı ve şirket kayıtları hakkında kapsamlı bilgiler derler. Özellikle biçimlendirme sorunları veya kopyaları olan kayıtları tanımlar. Kullanıcılar, belirli bir soruna tıklayarak bu sorunları rahatlıkla çözebilir; bu da onları Kişi Biçimlendirme veya yinelenen yönetim aracı gibi ilgili araçlara yönlendirir.

3. Veri Senkronizasyonu: Veri senkronizasyonu sorunlarını vurgulayan günlük eğilim raporlarıyla birlikte, bağlı veri senkronizasyonu uygulamalarının toplam sayısı hakkında ayrıntılı bilgi sağlar. Ayrıca senkronizasyon hatası olan veya etkin senkronizasyonu olmayan uygulamaları da tanımlar. Kullanıcılar "Tüm Veri Eşzamanlama uygulaması içgörülerini görüntüle" seçeneğini tıklayarak ek öngörüleri keşfedebilirler.

Veri Kalitesi Komuta Merkezi, kullanılmayan özellikler, biçimlendirme sorunları, kopyalar ve veri senkronizasyon hataları dahil olmak üzere çeşitli sorunları tanımlayıp çözerek kullanıcılara veri sağlığını yönetmede proaktif önlemler alma yetkisi verir. Tüm bunlar, verimli veri yönetimi sağlayan merkezi ve kullanıcı dostu bir arayüz aracılığıyla yapılabilir.

Atıkların En Aza İndirilmesi

Veri temizleme, iş operasyonlarını optimize etmede, israfı en aza indirmede ve verimliliği artırmada çok önemli bir rol oynar. CRM'de tutulan verilerin doğru, güncel ve ilgili olmasını sağlar, bu da bilinçli ve stratejik karar almaya yol açar. Temiz bir veri kümesi, yanlış bilgilerin neden olduğu hataları azaltır, böylece bu yanlışlıkları düzeltmek için harcanan zaman ve kaynak israfını en aza indirir. Dahası, çalışanların artık karmaşık ve yanıltıcı verileri sıralamak için gereksiz zaman harcamasına gerek kalmadığı için insanların üretkenliğini de optimize eder; bunun yerine işe değer katan görevleri yerine getirmeye odaklanabilirler.

Veriler temiz ve güvenilir olduğunda süreçler kolaylaştırılır. Kararlar hızlı ve güvenli bir şekilde alınabildiği için gecikmeler ve darboğazlar azaltılır. Veri temizliğinin otomasyonu da burada bir rol oynuyor, çünkü veri sağlığının sürekli ve proaktif yönetimine olanak tanıyor ve hata olasılığını daha da azaltıyor.

Teknoloji açısından veri temizliği CRM sistemleri üzerindeki yükü azaltır. Tekrarlanan ve ilgisiz verileri ortadan kaldıran CRM, daha verimli çalışır ve raporlama ve analiz açısından daha iyi sonuçlar sağlar. Aynı zamanda diğer sistemlerle entegrasyonların etkinliğini de artırır, doğru veri senkronizasyonu sağlar ve düşük kaliteli verilerden kaynaklanan sistem hataları veya çökme riskini ortadan kaldırır. Genel olarak, temiz ve yüksek kaliteli bir veritabanı sağlayarak işletmeler operasyonlarını optimize edebilir, israfı en aza indirebilir ve CRM yatırımlarının değerini en üst düzeye çıkarabilir.

HubSpot'taki otomasyon özellikleriyle kolaylaştırılan CRM sistemlerinde kapsamlı veri temizliği ve dağınıklığın ortadan kaldırılması, akıcı ve verimli bir müşteri etkileşimi ortamıyla sonuçlanır. Bu süreç, gereksiz verileri ortadan kaldırarak ve tutarsızlıkları biçimlendirerek israfı ortadan kaldırır, böylece mevcut teknolojinin ve süreçlerin etkinliğini artırır. Veri kalitesinin optimizasyonu, kullanılan her bilgi parçasının doğru, ilgili ve faydalı olmasını sağlayarak, hassas hedeflemeye, kişiselleştirilmiş müşteri etkileşimlerine ve sonuçta iş performansının artmasına yol açarak iş operasyonlarını artırır.