İhbar Rehberi

İhtar, işletmelerin tahsilat başlatmasına ve kayıp geliri geri kazanmasına yardımcı olur.

İhtarın nasıl işlendiği, operasyonların ve ilişkilerin bundan sonra ne kadar sorunsuz ilerlediğini etkileyebilir.

İhtarı daha iyi anlayarak, işletmeniz için en olumlu uzun vadeli sonuçla sonuçlanması gereken uygulamaları ve stratejileri uygulayabilirsiniz.

dunning nedir?

İhtar, ödenmemiş alacak hesaplarının (yani ödenmemiş faturaların) takibi için kullanılan iletişim ve etkileşim sürecidir .

İlk başlarda genellikle kibar e-posta veya telefon hatırlatıcıları içerir. Daha sonraki aşamalar, doğrudan yüz yüze talepler veya yasal işlem gerektirebilir.

Her adımın sırası ve ayrıntıları, örneğin borçlu olunan miktar ve müşteri etkileşimlerinin doğası dahil, vakanın özelliklerine bağlı olarak değişebilir.

İhtar çeşitli nedenlerle veya nedenlerle gerekli olabilir. Bir müşteri o sırada ödeme yapamayabilir, bir işlem hatası meydana gelmiş olabilir veya muhtemelen unutmuş olabilir.

Neden 'ihmal' deniyor?

" Dun " kelimesi, " bir borcun geri ödenmesini talep etmek " anlamına gelen 17. yüzyıl İngiltere'sinden gelmektedir.

Belki de uydurma bir hikaye, bunun Joe Dun adında hevesli bir icra memurunun adından türetilmiş olabileceğini öne sürüyor.

Merriam-Webster ayrıca bunu 'veba, musallat' anlamına gelen bir fiil olarak listeler. Kökenlerindeki olumsuz çağrışımlara dair güçlü bir ipucu…

İhtar süreci nasıl çalışır?

İhtar süreci, gecikmiş bir müşteriyle iletişim kurmak için atılan belirli adımlara ve bunların sırasına atıfta bulunur.

Bu, ilgili departman (örneğin, alacak hesapları ekibi) veya uzman bir üçüncü taraf ajans tarafından kurum içinde yapılabilir.

Her sektör, müşteri ve durum farklı olduğundan, ihtar sürecinin her işletme için aynı olması pek olası değildir.

Atılan kesin adımlar da ülkeler arasında farklılık gösterebilir. Örneğin, bir işletmenin bulunduğu yeri ziyaret etmek yasal olarak bir ülkede taciz olarak sınıflandırılabilirken başka bir ülkede taciz olarak sınıflandırılabilir.

Bununla birlikte, genel bir ilkenin evrensel olması muhtemeldir: ihtar sürecinin her aşaması, büyük olasılıkla, geri ödeme ihtiyacının aciliyetinde bir yükselişi ifade edecektir.

ihtar örnekleri

Bunu pratik terimlerle ifade edelim.

Müşteri A ve Müşteri B'nin her ikisinin de ödenmemiş ve vadesi geçmiş faturaları vardır. Müşteri A , ödeme için ilk e-posta isteğine yanıt vermiyor. Ancak Müşteri B , iletişimden hemen sonra özür diler ve daha fazla zaman ister.

Her senaryoda, ilk ihtar e-postasının takibi büyük olasılıkla önemli ölçüde farklı olacaktır. Bu fark hem tonda hem de muhtemelen orta düzeyde olabilir. Müşteri A , e-postayı alıp almadıklarını belirlemek için aranabilir; Müşteri B'nin yalnızca doğrulayıcı bir takip e-postasına ihtiyacı olabilir.

İhtar e-postası nedir?

Bir ihtar e-postası, yalnızca ihtar sürecinin bir parçası olarak gönderilen bir e-postadır. E-posta, sürecin başlarında kullanılan en yaygın ihtar yöntemi türüdür.

Bunun nedeni, ilgili koleksiyon hakkında kayıtlı bilgileri net bir şekilde aktarmanın en basit ve en kolay yolu olmasıdır.

ihtar seviyesi ne demek?

'İhtar düzeyi', bazı CRM yazılım çözümleri tarafından otomatik ihtar erişiminde kullanılan mesajlaşmayı açıklamak için kullanılan bir ifadedir.

İhtar seviyesi ne kadar yüksek olursa, durum o kadar ciddi olur. Bu, yazışmaların tonuna yansır.

Bu seviyelerin tanımlanması ve iyileştirilmesi, işletme için mevcut olan veri kaynağına bağlıdır. Erken, sezgi kararlara yol açabilir. Daha sonra, ödemeyi en iyi sağlayan sosyal yardım türleri netleşmelidir.

İhtar ücreti nedir?

İhtar ücreti (veya ihtar ücreti ), bir işletmenin ihtar yükseltmenin belirli aşamalarında bir müşteri hesabına uygulayabileceği ücret veya para cezasıdır.

İş ilişkisinin başlarında ödeme koşullarında - ve ideal olarak diğer iletişimlerde - açıkça belirtilmesi gerekir.

ihtar stratejisi

İyi bir ihtar stratejisi, müşterilerle iyi bir ilişki sürdürmek için yeterince kibar olmak ile onları daha erken ödemeye itmek için yeterince sağlam ve ısrarcı olmak arasında bir denge kurulmasını gerektirir.

Öznel yargı, sürecin birçok aşamasında ve bireysel durumlarda rol oynayabilir. Daha büyük işletmeler genellikle otomatik ihtar süreçleri kullanır. Bu, mesajın en başından itibaren alınmasını gerektirir.

Şüphenin avantajını vermek, özellikle erken dönemde standart ihtar uygulaması olmalıdır.

İlk iletişimler ödemeyi ve hatta yanıt almayı başaramazsa, bir sonraki adım, süreci yükseltmek için harici bir tahsilat acentesinin kullanılmasını içerebilir.

Bu, kendi içinde iki ucu keskin bir stratejik karardır - borcun tahsili olasılığını artırabilir, aynı zamanda müşterilerle ilişkileri koparma olasılığını da artırabilir.

Ya ihtar işe yaramazsa?

İhtar genellikle başarısız olur. Ne zaman, sonra ne yapmalısınız? Aşağıda üç olası seçenek bulunmaktadır.

1. Kesme kayıpları

İhtarları erken aşamaların ötesine taşımak yerine ödemelerinizi kaybetmeyi tercih edebilirsiniz.

Bunun nedeni, sektörünüzün veya nişinizin, potansiyel itibar zararını riske atmak istemediğiniz nispeten küçük bir hedef pazara sahip olması olabilir (seçenek 3'ten). Ya da sadece borçlu olunan ödemeler, onları takip etmek için gereken kaynaklara değmediği için.

2. Yeni ödeme koşullarını müzakere edin

Müşteriler, size nasıl geri ödeme yapacakları konusundaki belirsizlikleri nedeniyle ihtarınıza yanıt vermiyor olabilir.

Belki de nakit akışında sorun yaşıyorlar ve alacak finansmanı ve fatura faktoringi gibi çözümleri şimdiden düşünüyorlar.

Mevcut ödenmemiş ödemeler için yeni ödeme koşulları üzerinde pazarlık teklif etmek, müşterinize biraz nefes alma alanı sağlayabilir. Bu, borçlu olduğunuz parayı geri almak ve çalışma ilişkinizi sürdürme şansınızı artırmak için en iyi seçeneğiniz olabilir.

Gelecekte müşterilerinizle bu tür mali sorunların ortaya çıkmamasını sağlamanın bir yolu olarak, onlara bir ticari kredi limiti sunmayı düşünebilirsiniz. Bu, nakit akışlarını yönetmelerine yardımcı olacaktır. Uzun vadede bu, onlarla olan satış hacminizi artırabilir ve her iki taraf için de bir kazan-kazan durumu yaratabilir.

3. Yasal işlem

Yasal işlem, nihayetinde paranızın geri alındığını görebilecek son çaredir. Takip etmeye değer olup olmadığı iki faktöre bağlıdır: yasal maliyetler (para ve kaynaklar - zaman dahil olmak üzere) ve itibar riski.

Çözüm

İhtar, tahsilatlarla ilgili başlatma ve süreçlerdir. Mümkün olan en iyi sonuç, iyi müşteri ilişkilerini sürdürürken kayıp geliri geri kazanmasıdır.

Müşterilere yönelik bir dizi yaklaşımı kapsar - en azından bazıları iletişimi zorlaştırabilir. İhtar mesajlarınızı ve stratejinizi doğru yapmak, bu alandaki başarınızı en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacaktır.

Ödeme koşullarınızı net bir şekilde tanımlayın ve uygulayabileceğiniz tüm ihtar ücretlerini ekleyin. Otomatik ihtar süreçleri çok faydalı olabilir, ancak bazen vaka bazında geç ödemelerle başa çıkmak için insan sezgisi kullanılmalıdır.

İhtar başarısız olursa, kayıpları azaltmak, ödeme koşullarını yeniden görüşmek ve hatta yasal işlem yapmak, kalan son pratik seçeneklerdir. Ancak doğru başlangıç ​​ödeme koşulları ve ihtar stratejisi ile bu durumun ortaya çıkma olasılığı önemli ölçüde azalır.