80/20 Kuralı Verimlilik İçin Neden Oyunu Değiştiriyor?

Bir günde sadece çok fazla saat var. Dilesek de, hala sadece 24. Yani oyunun adı o 24 saatten en iyi şekilde yararlanmak.

Verimlilik ipuçları arıyorsanız doğru yerdesiniz. Bizde 36 tane var.

Ancak bugün, 80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto ilkesi üzerinde derin bir dalış yapıyoruz. Nasıl çalıştığına ve üretkenlik açısından neden ezber bozan olduğuna bir göz atalım.

Pareto ilkesi nedir?

Pareto da kim ve neden onun ilkelerini önemseyeyim? Açıklayalım.

Vilfredo Pareto, yirminci yüzyılın başında yaşayan bir İtalyan iktisatçıydı. Ülkesinde eşit olmayan bir servet dağılımı olduğunu fark etti ve bunu açıklamak için bir formül oluşturmaya başladı.

Bu formül Pareto ilkesi olarak ortaya çıktı ve ülkenin servetinin yüzde 80'inin nasıl halkın yüzde 20'sinin elinde olduğunu açıkladı. Pareto bunları "hayati az sayıda" ve diğer yüzde 80'i "önemsiz çoğunluk" olarak adlandırdı.

Pareto ilkesine örnekler

Bugün, Pareto ilkesi veya 80/20 kuralı, sonuçların yüzde 80'inin nedenlerin yüzde 20'sinden geldiğini açıklamak için daha geniş bir şekilde uygulanmaktadır.

Teoriyi bir kenara bırakırsak, işte Pareto ilkesinin gerçek dünyadan bazı örnekleri:

• Bir şirketin gelirinin yüzde 80'i müşterilerinin yüzde 20'sinden gelir
• Şikayetlerin yüzde 80'i müşterilerin yüzde 20'sinden geliyor
• Bir web sitesinin trafiğinin yüzde 80'i sayfalarının yüzde 20'sinden gelir
• Finansmanın yüzde 80'i yatırımcıların yüzde 20'sinden geliyor
• Satışların yüzde 80'i satış temsilcilerinin yüzde 20'sinden geliyor
• Potansiyel müşterilerin yüzde 80'i pazarlama kampanyalarının yüzde 20'sinden geliyor

Verimlilik açısından, Pareto ilkesi, sonuçlarınızın yüzde 80'inin çabalarınızın yüzde 20'sinden geldiğini belirtir.

Başka bir deyişle, zamanınızın yüzde 80'ini o kadar da önemli olmayan şeylere harcıyorsunuz. Daha fazlasını yapmak istiyorsanız, önce en önemli şeylere öncelik verdiğinizden emin olmalısınız.

80/20 kuralının gücünü anlamanın en kolay yolu bir yapılacaklar listesidir. Tipik yapılacaklar listesi, makul olarak mümkün olandan çok daha uzun sürer. Orada bir sürü öğeniz varsa, önce daha kolay öğelerin üzerini çizmek isteyebilirsiniz. Bir şeyleri kontrol etmekten daha tatmin edici ne olabilir?

Ancak, bunun yerine en önemli bir veya iki öğeye odaklanırsanız, aslında genel olarak daha üretken olursunuz. Eylemdeki Pareto ilkesi budur. Her şey en etkili görevlere öncelik vermekle ilgilidir.

TL; DR: Bir bakıma, Pareto ilkesi, aslında daha azını yaparken daha fazlasını yapmanıza yardımcı olur.

“Beni kayıt edin!” diye düşünüyorsanız, okumaya devam edin.

İlkeyi uygulamaya koymak

Anında daha üretken olmaya başlamanın en kolay yolu , Pareto ilkesini günlük yapılacaklar listenize uygulamaktır. Her sabah yapılacaklar listenizi gözden geçirin ve en büyük etkiyi yaratacak bir ila üç görevi belirleyin. Önce bunlar üzerinde çalışın. Bunlar yapıldıktan sonra, diğer her şey ekstra kredidir!

İşte 80/20 kuralının sizi ve iş arkadaşlarınızı daha üretken hale getirebileceği dört yol daha.

1. En iyi müşterilerinize odaklanın

Müşterilerinizin yüzde 20'si şirketinizin gelirlerinin yüzde 80'ini oluşturuyorsa, bu özellikle dikkat edilmesi gereken bir gruptur. Onları anlamak için elinizden geleni yapın.

Acı noktalarını, motivasyonlarını ve ürünleriniz veya hizmetlerinizle ilgili sevdikleri veya nefret ettikleri şeyleri belirlemek için anketleri kullanın. En alttaki yüzde 80'in sorunlarını çözmeye çalışmak yerine, bu müşterilerin şikayetlerini düzeltmeye odaklanın.

2. İş yükünüzü kolaylaştırın

Verimliliğinize ekstra bir destek vermek için, zamanınızın yüzde 80'ini alan, ancak sonuçlarınızın yalnızca yüzde 20'sine katkıda bulunan görevlere bir göz atın. Bunlardan herhangi biri dışarıdan temin edilebilir mi? Bir ekibi yönetiyorsanız, hangi görevlerin yazılım veya otomasyon aracılığıyla boşaltılabileceğini veya başka bir departmana veya kaynağa aktarılabileceğini düşünün. Bu, “hayati birkaçınıza” yeniden yatırılabilecek değerli zaman ve enerjiyi serbest bırakır.

• Verimlilik İpucu: Zamanınızı engelleyin. Şansınız, yapılacaklar listenizdeki her şeyi tamamen görmezden gelemezsiniz. Bu nedenle, takviminizdeki zamanın yüzde 80'ini görevlerin ilk yüzde 20'sine ayırın ve zamanınızın yüzde 20'sini daha az önemli şeylere ayırın.

3. En iyi performans gösterenlerinize ekstra sevgi verin

Bölümünüzün performansının yüzde 80'ini oluşturan personelinizin yüzde 20'sini belirleyin. Bu ekip üyelerine motive olmalarını ve bu yüzde 80'e katkıda bulunmalarını sağlamak için nasıl biraz TLC verebilirsiniz?

Ekstra koçluk veya mentorluk sağlamanın, bir satış yarışması düzenlemenin veya ek avantajlar sunmanın yollarını bulun.

4. Verimlilik sorunlarını çözün

Ekibinizi rahatsız eden üretkenlik sorunları nelerdir? Liste oluştur. Ardından, her sorunu kategorilere ayırın ve en büyük etki açısından önceliklendirin. Şanslar, bu sorunların çoğu aynı kategoriye girecek.

Bunları ele almanıza yardımcı olacak üretkenlik yazılımı veya yeni bir çalışma yöntemi bulun - böylece çabanızın yüzde 20'si ile sorunlarınızın yüzde 80'ini ortadan kaldırın.

• Verimlilik İpucu: Çalışmanızı takip edin. İş gününün veya haftanın sonunda, Pareto ilkenizin nasıl sonuç verdiğine bir bakın. En önemli şeyleri hallettin mi? Kendinizi daha üretken hissediyor musunuz? Umarım ikisinin de cevabı evettir!

80/20 kuralı hakkında bir uyarı

Her şeyde olduğu gibi, Pareto ilkesinde de dikkate alınması gereken bazı uyarılar vardır. Sırf müşterilerinizin ilk yüzde 20'sinin gelirinizin yüzde 80'ini oluşturması, diğer yüzde 80'lik müşterilerinizi tamamen görmezden gelmeniz gerektiği anlamına gelmez.

Aynı şey kişisel yapılacaklar listenizdeki öğeler için de geçerlidir. Çamaşır yıkamak, yeni bir bebek bakıcısı bulmak kadar önemli olmayabilir, ancak eninde sonunda öncelik vermeniz gerekecek.

Bu nedenle, Pareto ilkesi konusunda akıllı olun. Onunla pervasız olmayın.

Doğru kullanıldığında, hem iş hem de özel yaşamınızda sizi daha üretken, daha az stresli ve çok daha mutlu yapabilecek güçlü bir araçtır. Ve her şey için geçerli olmasa da uygulandığı yerlerde son derece etkili olabilir.

Daha azıyla daha fazlasını mı yapmak istiyorsunuz? Tabiki öylesin. Tüm müşteri ve ekip görüşmelerinizi tek bir basitleştirilmiş görünümde toplayan akıllı iş yazılımı NextivaONE ile gerçek üretkenliğin kilidini açın. Demonuzu şimdi ayırtın.