Daha Verimli Çalışmak için 8 Zaman Yönetimi Stratejisi

Bu makale , kişisel finans uzmanı ve CollectingCents'in kurucusu Freya Laskowski'nin misafir yazısıdır .

Google'da "ünlü erteleyenler" diye bir arama yaparsanız, Leonardo da Vinci'nin sanattan daha fazlasına yönelik bariz bir yeteneğe sahip olduğunu görürsünüz: dikkati kolayca dağılmak ve projeleri yarım bırakmak.

Mona Lisa'ya onu bitirmesinin ne kadar sürdüğünü sorun. (İpucu: cevap 16 yıldır!)

Dünyanın en saygın bireylerinden biri aynı zamanda erteleme konusunda da ustaysa, kaybedilmiş bir dava olmaktan çok uzaksınız demektir.

İster çamaşırları yıkamakta zorlanıyor olun ister en büyük iş projenizin teslim tarihi bir hafta içinde olsun, işte çarklarınızı döndürecek sekiz zaman yönetimi stratejisi.

İçindekiler

1. Zamana duyarlı ve yüksek değerli görevlere öncelik verin
2. Mini son teslim tarihlerini belirleyin
3. Görevler üzerinde çalışırken harcadığınız zamanı takip edin
4. Verimlilik tekniklerini uygulayın
5. En verimli zamanlarınızda çalışın
6. Dikkat dağıtıcı unsurları sınırlayın
7. Mümkün olduğunca yetki verin ve dış kaynak kullanın
8. Farklı iş türleri için zamanı bloke edin

1. Zamana duyarlı ve yüksek değerli görevlere öncelik verin

Bazen yapılacaklar listemizde işaretlediğimiz birçok şey yüzünden üretken olduğumuzu düşünerek kendimizi kandırırız. Ancak gerçekte tamamlanan görevlerin miktarının hiçbir anlamı yoktur; asıl odaklanmamız gereken niteliktir.

Görevlerinizin kalitesi iki şekilde belirlenebilir: ne kadar zamana duyarlı oldukları ve ne kadar yüksek değere sahip oldukları.

Üretken olmak ve zamanınızı iyi yönetmeyi öğrenmek istiyorsanız, her zaman en kısa sürede tamamlanması gereken (zamana duyarlı) veya en fazla ilerleme kaydetmenizi sağlayacak (yüksek değerli) görevlere öncelik verin.

Örneğin, ertesi gün yapacağınız bir toplantıya hazırlanmak, e-postanızı kontrol etmeden önce gelmelidir. Küçük bir işletmeniz varsa, halihazırda sahip olduğunuz müşterilere odaklanmak potansiyel müşteri yaratma çabalarından önce gelmelidir.

Bir başka güzel örnek; eğer bir danışmansanız, yaklaşan bir danışmanlık görüşmesine hazırlanmak ve danışmanlık yaptığınız şirketi araştırmak, firmanız için görünürlük oluşturmaktan daha önemlidir.

En yüksek öncelikli görevlerinizi ilk önce halletmenin bir başka yararı da, süreçteki stresi azaltacak olmanızdır. Bir düşünün: Hangi görevler sizi en çok endişelendiriyor ve tamamlaması en zor olan görevler? Cevap genellikle bu tür projelerden biri (veya daha fazlası) olur.

Önce bunları hallederseniz, zor işleri zaten hallettiğinizi bilmenin verdiği gönül rahatlığıyla gününüze devam edebilirsiniz.

Ancak gerçekte, acil veya etkili görevlerin genellikle sandığımız kadar zorlayıcı olması gerekmez. Zaman yönetimi sadece yapılacaklar listenizi önceliklendirmekle ilgili değil, aynı zamanda onu nasıl daha az göz korkutucu hale getireceğinizi bulmakla da ilgilidir.

2. Mini son teslim tarihlerini belirleyin

Görevlerinizin çoğunun (hepsi olmasa da) bir son tarihi vardır. Ve eğer resmi bir son tarih değilse, bu sizin belirlediğiniz bir son tarihtir.

Örneğin, Cuma gününe kadar 100 yeni müşteri adayını sosyal yardıma hazır hale getirmek, saat 16:00'ya kadar gelen kutunuzu temizlemek ve gün içinde beş satış görüşmesini bitirmek isteyebilirsiniz.

Bu görevleri son teslim tarihinize kadar tamamlamanızı sağlamak için, bunları haftalar ve aylar boyunca azar azar tamamlarsınız.

Potansiyel müşteri yaratma örneğinde, hedef hedefinize Cuma gününe kadar ulaşmak için tüm hafta boyunca her gün 20 potansiyel müşteri ekleyebilirsiniz. Gelen kutunuzu saat 16.00'ya kadar temizlemek için e-postanızı 3-4 saatte bir 10 dakika kontrol edebilirsiniz. Satış aramaları için, her aramayı takviminizde belirli bir zaman aralığına zaman sınırlaması koymak isteyebilirsiniz . Tüm bu küçük son teslim tarihleri ​​sonunda hedefinize ulaşmanıza yardımcı olacaktır.

Bunlar, uzun bir süre boyunca ve hatta tek bir günde birkaç kez belirlenebilen mini son teslim tarihlerine örneklerdir.

Aksi takdirde yorucu olan görevlerde zamandan ve enerjiden tasarruf etmenizi sağlar. Ve daha da iyisi: Mini teslim tarihlerini alışkanlık haline getirdiğinizde, erteleme alışkanlığınızı da kırmış olacaksınız.

3. Görevler üzerinde çalışırken harcadığınız zamanı takip edin

Görevlere ne kadar zaman harcadığınızı bilmek birçok nedenden dolayı faydalıdır:

• Saat başına ne kadar iş yapabileceğiniz (ve hizmetleriniz için ne kadar ücret alacağınız) konusunda daha iyi bir fikre sahip olmak
• Dikkat dağıtıcı unsurları azaltmanın ve daha hızlı olmanın yeni yollarını bulma
• Neler yapabileceğinize dair gerçekçi bir fikirle gününüzü planlamak
• Belirli görevlere ne kadar zaman harcamanız gerektiğini bilmek

Hepimiz yapılacaklar listemizin gerçekçi ve hatta kolayca ulaşılabilir göründüğü günler yaşadık. Ancak günün yarısına gelindiğinde, üzerindeki her şeyi tamamlamak için gereken süreyi ciddi şekilde küçümsediğimizi fark ediyoruz.

Neyse ki, görevlere harcadığınız zamanı takip ederek bu durumdan kolayca kaçınabilirsiniz.

Eskiden çok uzun sürmeyeceğini düşündüğünüz ama oldukça zaman alıcı hale gelen şey nedir? Benim için bu, blog yazılarının ana hatlarını çizmek ve araştırmaktı.

Aynı gün taslak hazırlıyor ve yazmaya başlıyordum. Ancak yazılarımı hazırlamanın ne kadar uzun sürdüğünü fark ettikten sonra taslak ve araştırma görevini asıl yazıdan ayırmaya başladım. Bu görevleri ayırmak, yazma günlerimde yazı başına yaklaşık bir saat kazanmamı sağladı.

Veya e-postalara yanıt vermekten daha fazla zaman harcadığınızı fark ettiğinizi varsayalım . Bu keşiften sonra, ücretsiz bir e-posta otomatik yanıtlayıcıya yatırım yapabilirsiniz ; bu, zamanı takip etmeseydiniz yapamayacağınız bir şeydi.

Bu ipucu en basiti olabilir ve uygulamaya başlaması kolaydır.

Ayrı "görevler" oluşturmanıza ve bunlara ayrı ayrı zaman kaydetmenize olanak tanıyan, Toggl ve Clockify gibi çok sayıda boş zaman izleme aracı vardır. Bu, gün içinde saatlerinizi nasıl ayırdığınızı görmek açısından son derece faydalıdır.

4. Verimlilik tekniklerini uygulayın

Bilim ve çok sayıda araştırma sayesinde, elimizde koca bir üretkenlik teknikleri okyanusu var. Ve eminim en azından bazılarını duymuşsunuzdur.

İşte şimdi kullanmaya başlayabileceğiniz beş tanesi:

Pomodoro Tekniği

Belki de bu listedeki en iyi bilinen Pomodoro Tekniği, bir zamanlayıcıyı (genellikle 25 dakikaya) ayarlamayı ve zil çaldığında onu beş dakikaya sıfırlamayı içerir.

İlk 25 dakika boyunca tek bir görev üzerinde çalışırsınız ve mümkün olduğu kadar ilerleme kaydetmeye çalışırsınız. Daha sonra, zamanlayıcı çaldığında, sonraki 25 dakikalık seansa başlamadan önce beş ila on dakikalık bir aranız var.

Görev tamamlanana kadar işlemi tekrarlayın. Ancak ödeviniz birden fazla Pomodoro seansı gerektiriyorsa dördüncü seanstan sonra 15-20 dakikalık aralar vermeye başlamanız tavsiye edilir.

Derin Çalışma

"Derin çalışma" bir üretkenlik hilesinden çok zihinsel bir durumdur. Derin bir çalışma durumunda olduğunuzda, tüm dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırırken enerjinizin %100'ünü uzun bir süre boyunca (örneğin bir ila üç saat) tek bir göreve odaklarsınız.

Şahsen, derin çalışma benim en sevdiğim tüyodur çünkü sadece bir saat gibi gelen bir sürede (ama iki ya da üç kat daha uzundur) önemli miktarda ilerleme kaydetmemi sağlıyor.

Bu terimi ilk kez Georgetown Üniversitesi'nden bilgisayar bilimi profesörü Cal Newport icat etti. Hatta bununla ilgili bir kitap bile yazdı.

Derin çalışma seanslarınızdan en iyi şekilde yararlanmak için yapabileceğiniz birkaç şey var:

• Ortamınızı her türlü dağınıklıktan temizleyin
• Zamanlayıcıyı ayarlamadan önce görevinizi seçin
• Olası tüm dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın (cep telefonunuz gibi)

Son olarak, "akış durumu" olarak da adlandırılan derin çalışma durumuna geçmek için aşağıdakileri yapmayı düşünün:

• Bir fincan kahve (veya kafein) için
• Motive edici veya ilham verici bir şey izleyin
• Sizi neşelendiren müzik dinleyin
• Meditasyon yapın
• Soğuk bir duş al

Pareto Prensibi

İtalyan iktisatçı Vilfredo Pareto tarafından oluşturulan Pareto İlkesi, eylemlerin %20'sinin sonuçların %80'inden sorumlu olduğu kavramıdır. Bu fikir satıştan dil öğrenmeye kadar çeşitli alanlara uygulandı.

Ancak üretkenlik ve zaman yönetimi söz konusu olduğunda Pareto İlkesi, acilen ilgilenmeniz gereken görevlerin belirlenmesi için bir çerçeve sağlar.

Bu fikri zaman yönetimi için kullanmanın altı ana adımı vardır:

• Karşılaştığınız sorunları veya tamamlamanız gereken görevleri listeleyin
• Sorunun nedenini öğrenin (tamamlamanız neden bu kadar uzun sürüyor? Neden bunu halletmeniz gerekiyor?)
• Her soruna 1'den 10'a kadar bir puan verin (10 önemli, 1 en az önemli)
• Aynı nedenlere sahip görevleri/sorunları gruplara koyun
• Her grubun puanını toplayın
• En yüksek puana sahip grup üzerinde çalışmaya başlayın

Verimlilik Uygulamaları

Bu mutlaka bir teknik olmasa da, sayısız yüksek kaliteli üretkenlik uygulaması yukarıdaki (ve diğer bilime dayalı) yöntemleri kullanır.

Pomodoro Tekniği hayranıysanız Pomo Done'u kullanabilirsiniz . Hatta Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack ve çok daha fazlası gibi diğer proje yönetimi araçlarına da bağlanır .

Veya dijital bir yapılacaklar listesi arıyorsanız Akıllı Görevler , görevleri oluşturmanıza, renklendirmenize ve tamamlamanıza olanak tanıyan akıcı, görsel olarak çekici bir arayüze sahiptir.

5. En verimli zamanlarınızda çalışın

Günün hangi saatlerinde en verimli olduğunuzu zaten biliyorsanız, en zorlu görevlerinizi o saatlerde halletmeniz mantıklı olacaktır.

Peki ya henüz o zamanları bilmiyorsanız?

Eğer zamanı takip ediyorsanız, 3. ipucunda bahsettiğimiz gibi, bu uzun süre sorun olmayacaktır.

Zamanın uçup gittiğini hissettiğiniz anları not edin; bu, en verimli dönemlerinizi ve derin çalışma oturumları için mükemmel fırsatları keşfetmenize yardımcı olur.

Yapabileceğiniz başka bir şey de aynı görevi günün farklı saatlerinde ne kadar hızlı tamamladığınızı karşılaştırmaktır. Örneğin, genellikle öğleden sonraları SEO görevleri üzerinde çalışıyorsanız , bunu önümüzdeki birkaç gün boyunca sabahları yapmayı deneyin. Bir fark var mı?

6. Dikkat dağıtıcı şeyleri sınırlayın

Dikkat dağıtıcı şeyler muhtemelen verimliliğin önündeki en büyük engeldir. Muhtemelen telefonunuza uzanıyor, sekmeleri değiştiriyor, e-postanızı kontrol ediyor ve saatinize düşündüğünüzden daha fazla bakıyorsunuz.

Gerçekte dikkat dağıtıcı unsurlar kaçınılmazdır ve her zaman etrafımızdadır. Ve onlara teslim olma alışkanlığını kırmak zaman alır. Ancak kendinizi başarıya hazırladıysanız, yalnızca zamana duyarlı ve yüksek değerli görevleriniz için bunları ortadan kaldırmak mümkündür.

İdeal, dikkat dağıtıcı olmayan bir çalışma ortamı yaratmak için birkaç ipucu:

• Telefonunuzu Rahatsız Etmeyin moduna ve ulaşamayacağınız bir yere koyun
• Saatinizi çevirin veya çıkarın
• Dizüstü bilgisayarınızda açılır pencere engelleyicileri veya yararlı krom uzantıları ayarlayın
• Evinizdeki diğer kişilere veya sizinle iletişime geçmeye çalışabilecek kişilere belirli bir süre boyunca müsait olmayacağınızı söyleyin
  

7. Mümkün olduğunca yetki verin ve dış kaynak kullanın

İster uzaktan çalışıyor olun ister dokuzdan beşe kadar bir ofis işiniz olsun, e-postaları kontrol etmek, toplantıları planlamak ve telefon çağrılarını yanıtlamak gibi muhtemelen çekici olmayan miktarda yönetici göreviniz vardır.

Bu görevler sandığımızdan daha fazla zaman alıyor ve güvenin bana, yapabildiklerinizi devrettiğiniz veya dış kaynaktan temin ettiğiniz için kendinize teşekkür edeceksiniz.

Dış kaynaklı görevlerin yalnızca yönetici amaçlarına yönelik olması gerekmez; bunlar, ana pozisyonunuzla ilgisi olmayan herhangi bir şey olabilir.

Örneğin Grammarly'ye yatırım yaparak , düzeltme ve düzenlemeye daha az zaman harcarken aynı zamanda çevrimiçi iletişim kurarken daha profesyonel görünebilirsiniz.

CalendarHero gibi bir yazılımı kullanarak toplantıları çok önceden planlayabilirsiniz . CalendarHero, çalışanların planlamayı otomatikleştirmesine, takvimlerinde zamanı engellemesine, toplantılar için hatırlatıcılar ayarlamasına ve e-posta koordinasyonunu azaltmasına olanak tanır. Önemli olan şeylere zaman ayırmanıza yardımcı olarak zamandan tasarruf etmenizi sağlar.

Seçenekler sınırsızdır ve bunları ücretsiz olarak veya yüksek bir fiyat etiketiyle bulabilirsiniz. Ancak yatırım ne olursa olsun, buna değeceği kesindir.