Ürün Bilgi Yönetimi için Excel Elektronik Tablolarından ayrılmak için 7 neden

1985'te piyasaya sürülmesinden bu yana, Microsoft Excel, işletmelerin ürün elektronik tablolarını yönetmeleri ve düzenlemeleri için başvurulan çözüm olmuştur. Ancak bir şeyin bu kadar uzun süre belirli bir şekilde yapılmış olması, devam etmesi gerektiği anlamına gelmez. Bazı gelenekler zararlı olabilir.

Ürün verileri karmaşıktır ve birden fazla özellik içerir. Yalnızca ürünün özelliklerini değil, resimler ve videolar gibi diğer birçok dijital varlığı da içerir. Bunları bir elektronik tabloda saklamak hatalı biçimlere yol açabilir. Bir elektronik tabloda saklayamayacağınız bazı dijital varlıklar vardır. Ama hepsi bu değil. E-ticaret mağazalarınızı ve diğer çeşitli nedenlerle ürün bilgilerinizi yönetmek söz konusu olduğunda e-tablolar sizin için bir zorunluluktur.

Excel elektronik tablolarının kullanımıyla ortaya çıkan çeşitli sorunları ve neden daha verimli çözümlere geçme zamanının geldiğini vurgulamak için buradayım; yani: PIM.

1. E-tablolar insan hatasına eğilimlidir

Veriler, kaliteli kararlar almaya ve rehberlik oluşturmaya dayanan bir işletmenin en güçlü varlıklarından biridir. Peki ya veriler tam veya doğru değilse? Tahmin ettiniz: işi yanlış yöne götürecek berbat kararlar.

Elektronik tabloların %88'inde hata olduğu bildiriliyor. Bir kuruluştaki her kişi bir dosyada değişiklik yaptığında, kontaminasyon olasılığı artar. Bu süreçteki küçük, küçük hatalar, hatalı ve tutarsız veriler içeren bir elektronik tabloyla sonuçlanır. Ürün Bilgi Yönetimi çözümlerinde mümkün olduğu gibi, Excel'in yanlış olabilecek bir ürün özniteliği girdiklerinde veya yanlışlıkla bir hücreyi atladıklarında kullanıcıları bilgilendirmenin hiçbir yolu olmadığından, bu hatalar elektronik tablolara girer. Ayrıca, verileri takip etmek çok zor olduğu için çalışanlar tembelleşebilir ve tekrarlanmadığından emin olmak için önceki girişleri iki kez kontrol etmeden ürün özelliklerini girebilir.

E-ticaret sektöründe yeterince uzun süredir bulunuyorsanız, tutarsız verilerin müşteri memnuniyeti üzerindeki etkisini anlayacaksınız. Sadece onları markanızdan uzaklaştırır. Öyleyse, istenmeyen sonuçlar üretip satışları uzaklaştırdıklarında, elektronik tabloları korumak için saatlerce sıkı çalışmanın anlamı nedir?

Bu nedenle, işletmeniz büyüdükçe, ürün elektronik tablolarından ürünle ilgili tüm bilgileri hatasız olarak takip etmenizi sağlayan veri yönetim sistemlerine geçmeniz çok önemlidir. Bu tür sistemler, eksik ürün özelliklerini ve mükerrer girişleri kullanıcılara derhal bildirir ve tüm kanallar arasında tutarlılığı sağlar.

2. Ekip üyeleri arasında işbirliğine izin vermeyin

Elektronik tabloların hataya bu kadar açık olmasının başlıca nedeni, ekip üyeleri arasında işbirliğine izin vermemeleridir. Senkronizasyon elektronik tabloları, aynı anda birden fazla çalışan tarafından yapılan değişikliklerin aynı anda dosyaya dahil edilmesi şeklinde olamayacağından, silo haline gelirler.

Her Excel dosyası, aynı anda bir Excel örneği tarafından güncellenecek şekilde tasarlanmıştır. Birden çok kullanıcıyı desteklemek için tasarlanmış kurumsal veritabanları veya ürün bilgi yönetim sistemleri ile aynı mimariye sahip değillerdir.

Bulut bilişim çözümlerinin varlığına rağmen, ekip üyeleri ve kuruluş içindeki diğer departmanlar arasında elektronik tabloları paylaşmak hala zordur. Google E-Tablolar, gerçek zamanlı paylaşıma izin veren olası bulut çözümlerinden biridir, ancak bir şirketin güvenlik politikasını ihlal edebilir ve veri ihlaline veya kaybına neden olabilir.

Bu, Apimio gibi Ürün Bilgi Yönetimi çözümlerinin çalışma biçiminden farklıdır. Birden fazla çalışan, farklı kaynaklardan kaydedilmemiş değişiklikler konusunda endişelenmeden bu tür çözümleri gerçek zamanlı olarak güncelleyebilir. PIM yazılımı, tüm departmanlar ve kanallar arasında kesintisiz bilgi akışına yol açan ortak çalışmaya olanak tanır. Aynı zamanda çok zaman kazandırır. Bu, bir çalışanın bir sonraki çalışana geçmek için sayfada yaptığı değişiklikleri bitirmesini beklemeniz gereken elektronik tablolardan farklıdır. Ve bu verimsiz döngü durmadan devam eder.

3. Değişiklikler izlenemediğinden sorumluluk yok

Artık, bir ürün elektronik tablosuna erişimi olan herkes onda değişiklik yapabilir. 5 farklı çalışana elektronik tablo erişimi veriyorsanız, bu dosyalarda kimin hangi değişiklikleri yaptığını izlemenin bir yolu yoktur. Önemli bilgilerin kaybolduğu veya değiştirildiği bir durum varsa, bundan kimin sorumlu olduğunu bulmaya çalışmak için önemli miktarda zaman harcarsınız. O zaman bu bilgiyi bir şekilde kurtarmak için fazladan zaman harcarsınız.

Bu, sistemde yapılan tüm değişiklikleri kaydeden PIM'ler gibi otomatik çözümlerden farklıdır. Öğeler, ürünler ve diğer varlıklardaki değişiklikleri izlemek için yapılandırabilirsiniz. Bu bilgilerle, yapılandırılmış varlıklara yapılan tüm eylemleri yeniden yapılandırmak mümkündür. Bu, PIM sisteminde meydana gelen kayıp veya bazı kötü niyetli faaliyetler durumunda geri yüklenecek bir sistem/veri sürecini basitleştirmeye yardımcı olduğu için son derece önemlidir.

4. Güvenlik eksikliği

Tipik olarak, elektronik tablolar o kadar güvenli değildir ve bu nedenle veri bozulması veya bilgilerin yanlış yönetimi için daha büyük risk altındadır. Hassas finansal bilgiler içeren dosyalar bilgisayar korsanlarına karşı güvenli olmayabilir. Bir ürün elektronik tablo dosyasını parola ile koruyabilirsiniz, ancak yine de işletmelerin kullanması için yeterli olmayabilir. Birisi elektronik tablo verilerine eriştiğinde, onunla yaptıklarını kısıtlamak imkansızdır.

Diğer veri toplama yazılımı türleri bu nedenle daha uygun bir seçenek olabilir. Örneğin Apimio, veri bütünlüğünü koruyan yerleşik korumalara sahiptir. Yalnızca üretici, ürün verilerinde değişiklik yapma özerkliğine sahiptir. Portal üzerinde farklı çalışanlara farklı görevler atayarak erişimi kısıtlayabilirsiniz. Bir elektronik tabloda, belirli hücrelerin erişimini kısıtlayamayacağınız için bu imkansızdır.

Benzer şekilde, bir kullanıcı bir bilgi sütununu sıralayabilir ve bilmeden ad ve soyadı gibi ilgili bilgilerin senkronizasyon dışı kalmasına neden olabilir. Buna karşılık, bir veritabanı bir kaydın tüm bölümlerini bir arada tutacak ve böylece daha iyi veri bütünlüğü sağlayacaktır.

PIM sistemleri, çok kanallı satış için idealdir. Bu nedenle, birden fazla satış kanalı arasında veri dağıtma sürecinde, bozulma veya bilgi kaybı olmaksızın veri bütünlüğü bozulmaz.

5. Gerçek zamanlı karar vermeyi desteklemeyin

E-tablolar, güncel olmayan ve yanlış veriler nedeniyle gerçek zamanlı olarak karar vermeyi destekleyemez. Birden çok kullanıcıdan en güncel bilgileri toplamak ve bilgileri özetlemek zaman alıcıdır.

E-tablolar, ham verileri bir kerede sağlar. Bu nedenle, hangi verilerin gerekli olduğunu ve neyin olmadığını yorumlamak zordur. Belki de bir elektronik tablodaki tek seçenek, aradığınızı bulmanıza her zaman yardımcı olmayan "sırala" düğmesine basmaktır. Diğer mevcut sistemlerle, görselleştirme araçlarıyla verilere öncelik vermek mümkün olabilir. Bu araçlar, elektronik tablolardan farklı olarak bir veri kümesinin veya sonuçların kritik yönlerini vurgulayabilir.

Ürün E-Tabloları, geçmiş verileri tutmak için tasarlanmamıştır. Genellikle daha yönetilebilir olmaları için boyutlarını küçültme eylemi sırasında, birileri yanlışlıkla geçmiş verileri silebilir. Farklı sürümleri korusanız bile, karar vericilerin dosyaları karşılaştırması ve verilerindeki eğilimleri tespit etmesi çok zordur.

Ürün Bilgi Yönetim sistemleri, veri analizine uyum sağlamak için oluşturulmuştur. Tüm bilgiler tek bir yerde depolandığında, kuruluşlar tüketici eğilimlerini okuyabilir ve kaliteli iş kararları verebilir. Doğru gösterge panosu yazılımı, size birçok özelleştirme fırsatı verirken, oluşturabileceğiniz grafik çerçevesini sağlayacaktır.

E-tablolar da genellikle bağlamsızdır. Aralarında nasıl bir ilişki olduğunu görmek için Excel'de farklı veri kümelerini birbiriyle ilişkilendirmek zordur. Panolar ise farklı bilgi katmanlarına sahip olabilir ve birden fazla kaynağı sorunsuz bir şekilde harmanlayabilir. Metriklerinizin üst düzey bir görünümüyle başlarsınız ve tek bir tıklamayla bu sayıları yönlendiren verileri göstermek için ayrıntılı incelemeler eklersiniz.

6. Dijital Varlık Yönetimi (DAM) için Uygun Değil

Hiç bir elektronik tabloya resim kaydetmeyi denediniz mi? Hayal kırıklığından yumruklarınızı sıkıyor çünkü bu neredeyse imkansız. PDF'ler, videolar, resimler ve diğer dijital içerikler, ürünlerinizi hayata geçirirken e-ticaret işletmeleri için çok önemlidir. Temel ürün özellikleri alıcıların ilgisini çekmez.

Dijital varlıklar genellikle farklı çalışanlara sahip farklı departmanlarda yayınlanır. Tüm bu verileri geri kalan ürün bilgilerinizle birlikte depolayan merkezi bir konuma sahip olmak, kuruluşun herhangi bir üyesi tarafından kolayca erişilebilir ve kullanılabilir olmasını sağlar, böylece her zaman tüm satış kanallarına iletebilirler.

PIM, tüm dosyaları ve multimedya içeriğini güvenli ve güncel tutmak için sınırsız DAM özelliklerine sahiptir. Doğrudan ürünlerinize bağlı olan resimleri, videoları, grafikleri ve dosyaları tek bir yerden yönetebilirsiniz. Hem ürün bilgilerinizi hem de dijital varlıklarınızı merkezi bir havuzda bulundurmak, pazarlama ekiplerinin ürünleriyle ilgili içeriği gerektiği gibi kolayca dışarı aktarmasına olanak tanır. Ayrıca hiçbir dosya kaybolmadığından daha uygun içeriğin oluşturulmasını sağlar. Ekiplerin bunları bulmak için fazladan zaman harcamasına gerek yok.

Apimio gibi Ürün Bilgi Yönetimi araçları ile dijital varlıklarınızı doğru kanalda, doğru zamanda ve doğru formatta yayınlamak otomatiktir. Sistemin sizin için yaptığı gibi, bunları kullanıcı cephesi için optimize etme konusunda stres yapmanız gerekmez.

Başka Bir Okuma: DAM ve PIM sistemleri arasındaki temel farkı anlayın

7. Otomatik veri yedekleme yok

Excel'in herhangi bir otomatik veri yedekleme özelliği yoktur. Bu nedenle, bir kez ürün verilerini excel sayfalarınıza koymaya başladığınızda, bunun için de manuel olarak bir yedekleme hazırlamaya kendinizi hazırlasanız iyi olur. Ayrıca, yedeklemeyi unuttuğunuz bir durum ortaya çıkarsa, bu veriler pencereden dışarı gitti, hiçbir yerde bulunamadı. Veri kaybı, herhangi bir işletme için büyük bir risktir. Kamu cephesinde eksik ürün verileri ve gelecekte yanlış veri analizi ile sonuçlanır. Bunun nedeni, büyük veri yığınlarının sayfalara yansımamasıdır.

Ancak her PIM, veritabanı yedeklemelerini sık sık, otomatik olarak yapan ve bunları farklı sanal konumlarda depolayan bir otomatik veri yedekleme özelliğine sahiptir. Her şey güvenli ve emniyetli olacağından, kullanıcıların veri kaybı konusunda endişelenmesine gerek yoktur. Uygun gördükleri herhangi bir yerde, herhangi bir zamanda erişebilirsiniz. Verileri otomatik olarak yedeklerken ekibinizin zamandan ve emekten tasarruf edeceğini düşünün. Manuel çalışma gerekli değildir. Bunu duymayı seviyoruz!

Sonuç olarak

Yerinde sağlam PIM sistemleri ile şirketler, hatalı ve tutarsız ürün verileri oluşturan eski Excel elektronik tablolarına güvenmeyi bırakmalıdır. Apimio gibi araçlar, e-ticaret şirketlerinin operasyonlarını düzene sokmalarına, garantili veri güvenliği ve bütünlüğü ile en yüksek kalitede ürün verilerine erişmelerine yardımcı olmak için artık piyasada.