Finansmanınızı Planlamak için 7 Etkinlik Bütçe Şablonu

Daha önce söyledim ve tekrar söyleyeceğim: Hesap tablolarından ve bütçelemeden nefret ediyorum. Hepimizin bildiği gibi bunlar gerekli şeytanlar, bu yüzden bütçe ayırma zamanım geldiğinde harcamalarımı planlamaya yardımcı olması için Wally gibi şablonlara ve uygulamalara güveniyorum.

Bütçeleme sürecinizi basitleştirmek isteyen bir etkinlik planlayıcıysanız, bir etkinlik bütçesi şablonuna ihtiyacınız vardır. Şablonlar, ayrıntılı bütçeleme yazılımlarını karşılayamayan ve farklı bir çözüme ihtiyaç duyan etkinlik planlayıcıları için harika bir seçenektir.

Etkinliklerinizin tümü için olmasa da çoğu için harcamalarınızı planlamanıza yardımcı olacak yedi etkinlik bütçesi şablonunun (Excel elektronik tabloları ve yazdırılabilir seçeneklerin bir karışımı) bir listesini derledim.

Bu şablonlardan hiçbiri tam olarak aradığınız şey değilse, asla korkmayın: Kendi etkinlik bütçesi şablonunuzu oluşturmaya yönelik hızlı bir kılavuzla her şeyi tamamlıyorum.

Şablonlar alfabetik sıraya göre listelenmiştir.

Excel şablonları

Bu şablonlar, yalnızca etkinlik giderlerini planlamak istemeyen, aynı zamanda bu giderleri Excel elektronik tablo araçlarını kullanarak görselleştirmek isteyen etkinlik planlayıcıları için en iyisidir. Excel şablonları, kullanıcılara yazdırılabilir bütçelerden çok daha fazla esneklik sağlayarak onları birden çok hareketli parça içeren karmaşık etkinlikler için ideal hale getirir.

• Microsoft Office Resmi Şablonu 1
• Microsoft Office Resmi Şablonu 2
• Smartsheet Etkinlik Bütçesi Çalışma Kitabı ve Konferans Planlama Çalışma Sayfası
• Tidyform Etkinlik Bütçesi ve Grafik Şablonu

Yazdırılabilir şablonlar

Kağıt üzerinde çalışmayı tercih eden planlamacılar için bu şablonlar tam da aradığınız şey. Bunlar, çok fazla hareketli parçası olmayan küçük etkinlikler için en iyisidir ve mekan, dekorasyon ve personel gibi temel masrafları karşılar.

• FreebieFindingMom Etkinlik Bütçesi Çalışma Sayfası
• Rehber Kitap Etkinlik Bütçe Planlayıcı
• Template.net Yazdırılabilir Etkinlik Bütçesi Şablonları

Kendi etkinlik bütçe şablonunuzu oluşturun

Bu yedi şablon temel bilgilerin çoğunu kapsasa da her temeli kapsamaz. Listelenen bu şablonlar ihtiyacınız olan her şeye sahip değilse, tercih ettiğiniz formatta sıfırdan kendi etkinlik bütçesi şablonunuzu oluşturabilirsiniz.

Eventbrite, kendi etkinlik bütçenizi tasarlamanın her adımında size yol gösteren kapsamlı bir kılavuza sahiptir. Adımlarını aşağıda özetledim ve etkinlik bütçenizi oluştururken nelere dikkat etmeniz gerektiğine dair ek işaretler ekleyerek süreci daha ayrıntılı olarak açıkladım.

Adım 1: Neye bütçe ayırdığınızı belirleyin

Çoğu etkinliğin mekan maliyetleri veya misafir kayıt sistemleri gibi benzer giderleri olsa da, drone güvenliği ve diğer modaya uygun özellikler gibi diğerleri her etkinliğe özeldir. Kendi bütçenizi oluşturmanın yararı, benzersiz maliyetlerinizi istediğiniz şekilde organize edebilme yeteneğidir.

Etkinlik bütçesi şablonunuzu oluştururken hangi masrafları hesaba katmanız gerekir?

• Mekan ve süslemeler
• yemek servisi
• personel
• Etkinlik pazarlama
• Seyahat masrafları
• Ses/görsel ekipman
• Eğlence
• Çeşitli ücretler

2. Adım: Gerçek maliyetlerinizi belirleyin

Bütçeniz, herhangi bir ekstra olanak eklemeden önce, mekan gibi gerekli harcamaların bir temeline ihtiyaç duyar. Temel, her biri ayrı maliyetlerle ayrıntılı olarak açıklanan geniş kategorilerden oluşur.

İşte birkaç örnek:

mekan:

• oda kiralama
• Güvence bedeli
• Otopark

A/V:

• projektörler
• İnternet/Wi-Fi
• Hoparlörler
• mikrofonlar
• kameralar

Yemek servisi:

• barmenler
• sunucular
• Gıda
• İçecekler

Pazarlama:

• Sosyal medya pazarlama yazılımı
• Basılı materyaller ve tasarım çalışmaları
• Kayıt yönetimi yazılımı

Eğlence:

• Müzisyenler/DJ
• Konuşmacı ücretleri
• İlişkili konut ve ulaşım maliyetleri

Çeşitli:

• Mekan dekoru
• oturma
• Ek etkinlik personeli
• Vergiler ve ücretler

Eventbrite, harcamalarınızı renk kodlamasını, mekan giderlerini kırmızı, pazarlama giderlerini mavi, seyahat giderlerini yeşil vb. etiketlemenizi önerir. Bu, mali durumunuzu düzenli tutmanıza ve ihtiyacınız olanı bulmanızı kolaylaştırır.

3. Adım: Öngörülen gelirinizi planlayın

Harcamalarınızı hesapladıktan sonra, gelirinizi planlamanın zamanı geldi.

Çoğu etkinlik yönetimi yazılımı bilet satışlarını izleyebilirken, diğerleri satıcılar, sponsorlar ve bağış gelirleri gibi ek gelir kaynaklarını takip edebilir. Bu, bu türden ilk etkinliğiniz değilse, geri dönün ve tahmininizi oluşturmanıza yardımcı olması için önceki gelir toplamlarına ve e-tablolara bakın.

Gelirinizi tahmin ederken şunlara bakın:

• Katılımcı başına maliyet ve kazanılan kayıt doları başına maliyet
• Katılımcı maliyetlerinde ve kayıt başına maliyette birbirleriyle ilişkili eğilimler (yukarı mı yoksa aşağı mı gittiler?)
• Yeni maliyetler yaratırken yeni gelirler de getiren yeni teknolojileri içeren etkinlik fırsatları (örnek: RFID teknolojisi)
• Benzer olaylar ve karlılıkları

Adım 4: Bilinmeyen değişkenler için plan yapın

Herhangi bir bütçede, etkinliğinizi planlarken karşılaşılan olası durumlar için bir tampon oluşturmak istersiniz. Herhangi bir gelir elde etmeden önce kırmızıda sıkışıp kalmaktansa, bütçeyi aşmak ve fazla fonla baş başa kalmak daha iyidir.

Bu arabelleği oluşturmak için maliyetleri belirlenen bütçeniz dahilinde tutmayla ilgili ipuçları için Event Planning Blueprint TV'deki bu videoyu izleyin:

Adım 5: Hepsini bir araya getirmek

Artık ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olduğunuza göre, etkinlik bütçenizi bir araya getirmenin zamanı geldi.

Excel kullanıcıları için, tüm verilerinizi ekleyebileceğiniz basit bir elektronik tablo bütçesinin nasıl oluşturulacağına ilişkin hızlı bir eğitim aşağıda verilmiştir:

Kalem ve kağıdı tercih edenler için, ilham kaynağı olarak yukarıdaki şablonlardan birini kullanın ve kapsamlı, tamamen özelleştirilmiş bir bütçe oluşturmak için benzersiz, gerekli değişkenlerinizi ve bölümlerinizi ekleyin.

Diğer etkinlik yönetimi kaynakları

Belki de bu şablonlar, ihtiyaçlarınızı karşılamak yerine, harcamalarınızı planlamanıza yardımcı olacak bir bütçeleme yazılım sistemine ihtiyacınız olduğunu anlamanızı sağlamıştır. Capterra'nın bütçeleme yazılım dizinine göz atın ve tam olarak ihtiyacınız olanı bulmanıza yardımcı olacak güçlü filtreleme aracını kullandığınızdan emin olun.

Capterra'nın etkinlik yönetimi blogu, mükemmel etkinliği gerçekleştirmenize yardımcı olacak kaynaklar ve kılavuzlarla dolu. İşte başlamanız için birkaç tane:

• 'Afet Sanatçısı'ndan 3 Etkinlik Yönetimi Dersi
• Etkinlik YG'nizi Belirleyecek 5 Metrik
• Bütçeli Etkinlikler için Ücretsiz veya Uygun Fiyatlı Etkinlik Programı Şablonları
• Katılımcı Katılımını Artıracak 4 Etkinlik Mobil Uygulaması