Girişimciler için 6 üretkenlik ve zaman yönetimi ipucu

Başarılı girişimcilerin ve işletme sahiplerinin en büyük özelliğini biliyor musunuz ?

Birden fazla görevi yerine getirirken ve işleri hallederken zamanlarını acımasızca korurlar ve hedeflerine odaklanırlar .

Ancak bir işletmeyi yönetmek, günlük idari ve tekrarlanan görevlerden tamamen kaçamayacağınız anlamına gelir . Buna sürekli olarak yapılan telefon görüşmeleri , sosyal medya güncellemeleri ve akıllı telefon bildirimleri de eklendiğinde üretkenliğin en üst seviyeye ulaşması uzak bir hayal gibi gelebilir.

Ama imkansız değil.

Bu makalede, yoğun bir girişimci için günlük operasyonların kontrolünü kaybetmeden en yüksek öncelikli görevlere odaklanmanıza yardımcı olacak pratik ve ulaşılabilir zaman yönetimi tekniklerini paylaşacağız .

KOBİ sahipleri için zaman yönetimi becerilerinin önemi

Küçük ve orta ölçekli işletme (KOBİ) sahibi olarak pek çok şapka takarsınız. Muhtemelen CEO'sunuz, pazarlama direktörüsünüz, müşteri hizmetleri temsilcisisiniz; liste uzayıp gidiyor.

Ortalama bir startup sahibinin haftada 50-70 saat gibi şaşırtıcı bir süre çalışması şaşırtıcı değil .

Uzun saatler çalışmak genellikle girişimciliğin erken evresinin bir parçasıdır , ancak fiziksel ve zihinsel enerjinizin sınırlı olduğunu kabul etmek önemlidir. Günlük yangınla mücadele iş gibi gelebilir ancak bu sadece enerjinizi tüketir ve dikkatinizi en kritik stratejik görevlerinizden uzaklaştırır.

Sürdürülebilir değildir, tükenmişliğe neden olur ve iş-hayat dengenizi bozar .

Bu nedenle, zamanınızı işiniz üzerinde çalışarak, stratejik yönlendirme sağlayarak, daha iyi müşteri deneyimleri yaratarak ve işletmenizi güvence altına almak için geri kalan görevleri devretmenin, otomatikleştirmenin veya ortadan kaldırmanın etkili yollarını bulmak için zamanınızı harcayabilmeniz için taleplerinize öncelik vermelisiniz. Sorunsuz çalışıyor.

Meşgul girişimciler için pratik zaman yönetimi ipuçları

Ölçmediğiniz şeyi geliştiremezsiniz. Herhangi bir zaman yönetimi stratejisinden yararlanmadan önce günlük rutinlerinizi dikkatle denetlemeli ve zamanınızı nerede harcadığınızı öğrenmelisiniz.

Bunu , zaman izleme uygulamalarını kullanarak veya yaptığınız her şeyi günün sonunda bir e-tabloda listeleyerek yapabilirsiniz . Bir haftalık veri, eğilimlerinizi göstermek ve iyileştirme alanlarınızı belirlemenize yardımcı olmak için yeterli olacaktır.

Bu öngörülere sahip olduktan sonra üretkenliğinizi optimize etmek için aşağıdaki teknikleri kullanın.

1. Görevlere öncelik vermek için Eisenhower Matrisini kullanın

Eisenhower Matrisi, görevleri önceliklendirmek ve zamanı etkili bir şekilde yönetmek için en popüler araçlardan biridir .

İşte nasıl çalışıyor?

Tüm görevlerinizi alın ve bunları dört çeyrekte düzenleyin.

Acil ve Önemli

Bunlar, acilen ilgilenmeniz gereken en kritik iş görevleridir (kritik bir müşteri sorunu, sınırlı süreli bir satış kampanyası veya projenin son teslim tarihi). Onlara her şeyden önce öncelik verin.

Önemli Ama Acil Değil

Bunlar genellikle işletmenizin uzun vadeli sağlığına katkıda bulunan önemli görevlerdir (yıllık planlama toplantıları, yeni beceriler öğrenmek ve daha iyi yazılımlara yatırım yapmak). Bunları süresiz olarak ertelemek yerine uygun bir zamana planlamak en iyisidir.

Acil Ama Önemli Değil

Bunlar, günlük operasyonlarınız için kritik olan ancak kolayca devredilebilecek operasyonel ve düşük beceri gerektiren idari görevlerdir .

Acil ve Önemli Değil

Bunlar , hayatınızdan çıkarmanız gereken sosyal medyada gezinme, gereksiz toplantılar veya hiyerarşik formaliteler gibi zaman öldürücüdür .

Bir dahaki sefere iş gününüzün başında yapılacaklar listesi oluşturduğunuzda , en önemli görevlere öncelik verdiğinizden ve geri kalanları devrettiğinizden, programladığınızdan veya ortadan kaldırdığınızdan emin olmak için listeyi bu matris üzerinden çalıştırın .

2. Pomodoro Tekniğini kullanarak dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırın

Sosyal medyadan , e-postalardan veya iş yeri etkileşimlerinden tamamen kopamayız . Ancak bu dikkat dağıtıcı unsurları üretkenliğimizi etkilemeyecek şekilde düzenleyebiliriz.

Pomodoro Tekniğinin etkili olduğu nokta burasıdır .

Pomodoro Tekniği, çalışmayı kısa aralarla ayrılan odaklanılmış aralıklara bölen bir zaman yönetimi stratejisidir .

Aşağıdakilerden oluşur:

• Aralıklar: Her çalışma periyoduna Pomodoro denir ve genellikle 25 dakika sürer.
• Molalar: Her pomodoroyu kısa molalar (genellikle 5 dakika) takip eder.
• Setler: Dört Pomodoro'dan sonra 20-30 dakikalık daha uzun bir ara verilir.

Molaları rahatlamak, sosyal medyada gezinmek veya genellikle dikkatinizi işten uzaklaştıracak herhangi bir şey yapmak için kullanın. Ancak çalışma süresi boyunca tamamen odaklanmış halde kalın.

Burada katı ve hızlı kurallar yoktur. Sizin için en uygun olana uyacak şekilde aralıkların ve molaların süresini değiştirebilirsiniz.

3. Otomasyonu kullanarak zaman kazanın

İş süreçlerini ve iş akışlarını otomatikleştirmek , zamandan tasarruf etmenin ve daha üretken olmanın en iyi yollarından biridir. Burası Act! gibi bir müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) aracının bulunduğu yerdir! işletmeniz için güçlü bir zaman yönetimi yazılımı türü olabilir .

E-posta pazarlamanızı, olası satış yaratmanızı ve müşteri yönetimi iş akışlarınızı otomatikleştirmek için bir CRM kullanabilirsiniz . Müşteri bilgilerini farklı e-tablolara manuel olarak girmek ve her gün doğru verileri aramak için saatler harcamak yerine Act! Müşteri bilgileri panosundaki her şeyi organize etmek.

Size anlamlı bilgiler sağlar ve e-tabloları yönetmek yerine müşteri içgörülerine dayalı iş kararları almaya daha fazla zaman ayırmanızı sağlar.

4. Eşzamansız iletişimle toplantıları en aza indirin

Toplantılar her yıl 37 milyar dolardan fazla üretkenlik kaybına neden oluyor.

Daha kötü olan ne? Profesyonellerin yüzde 55'i toplantıların çoğunun e-posta yoluyla yapılabileceğini düşünüyor.

Basit çözüm? Daha etkili bir şekilde işbirliği yapmak ve zamandan tasarruf etmek için e-posta, ekran kayıtları, sesli mesajlar ve proje yönetimi araçları gibi eşzamansız iletişim araçlarını kullanın . Toplantıları yalnızca daha iyi bir seçenek olmadığında planlayın.

5. Ekibiniz için bir bilgi kaynağı oluşturun

Siz bir işletme sahibisiniz , dolayısıyla doğal olarak işletmeniz hakkında ve çalışanlarınızın onu sizin için nasıl yönetmesini istediğiniz hakkında en fazla bilgiyi siz bilirsiniz.

Neden bu bilgiyi, çalışanlarınızın rehberliğe ihtiyaç duyduklarında kullanabilecekleri video kayıtları, makaleler, kılavuzlar ve standart işletim prosedürleri (SOP'ler) içeren bir bilgi kaynağına dönüştürmüyorsunuz? Bu size zamandan binlerce saat kazandırabilir ve ekibinizin size olan bağımlılığını azaltabilir.

6. Hayır demeyi öğrenin (sıklıkla)

Hedeflerinize veya vizyonunuza uymayan hiçbir şeye hayır demek, her işletme sahibinin ihtiyaç duyduğu bir süper güçtür.

Steve Jobs bunu Apple'da yapmasıyla ünlüydü. Ancak bu aynı zamanda küçük işletmeler için de işe yarar çünkü ekibiniz, yatırımcılarınız veya iş ortaklarınız bazen sizi zaman ayırmaya değmeyecek görevlere çekmeye çalışabilir.

Evetten daha sık hayır demeyi öğrenirseniz rakiplerinizden çok daha üretken olursunuz.

Daha fazlasını başarmak için günlük alışkanlıklar ve rutinler oluşturun

Sonuçta bir girişimci olarak üretkenliğiniz, gününüzü yönlendiren üretken günlük rutinler yaratmanıza bağlıdır.

Bir rutine sahip olmak daha az belirsizlik, dikkat dağıtıcı şeyler ve sürprizler anlamına gelir. Sonuç olarak, uzun vadeli hedeflere odaklanabilir ve işiniz "üzerinde" çalışmaya daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Elbette zaman zaman operasyonel konulara da dalmanız gerekecek.

Ancak görevlerinizi önceliklendirmenin , yetkilendirmenin ve en önemlisi otomatikleştirmenin etkili zaman yönetimi konusunda size yardımcı olacağı yer burasıdır .

Görevleri otomatikleştirmeye ve zaman kazanmaya başlamak için Act! 14 günlük ücretsiz deneme .