Etkili Kurul İletişiminin 6 Anahtarı

Bir kuruluş içindeki etkin yönetim kurulu iletişimi, hissedar beklentilerini aşmak ile belirlenen hedeflere ulaşamamak arasındaki fark anlamına gelebilir. Ne yazık ki, şirket yönetim kurullarının ve yönetim ekiplerinin çoğu iş sonuçlarını olumlu yönde etkilemekte başarısız oluyor.

Küresel yönetim danışmanlığı firması McKinsey & Company tarafından yakın zamanda yapılan bir araştırma, yönetim kurullarının yüzde 64'ünün bir şirketin uzun vadeli değer yaratması üzerinde düşük veya ortalamanın altında bir etkiye sahip olduğunu bildirdi.

Etkili olmayan bir yönetim kurulu veya yönetim ekibine tam olarak ne sebep olur? Kusurlu stratejiler ve yanlış kişileri yönetim pozisyonlarına yerleştirmek iki ana nedendir. Açık ve zamanında kurul iletişiminin olmaması, kurulun etkisizliğine bir başka önde gelen katkıdır.

Etkili yönetim kurulu iletişiminin saf gücü, Facebook'tan yakın zamanda alınan bir örnekte kanıtlanmıştır. Facebook COO'su Sheryl Sandberg'e göre, CEO Mark Zuckerberg kısa süre önce iki temel iletişim stratejisi uygulayarak Facebook toplantılarının verimliliğini artırdı:

1) toplantı katılımcılarına önceden materyal göndermek ve 2) her toplantının başında hedefler belirlemek.

Bir kurulun iletişimini geliştirmek için başka öneriler nelerdir? Bu altı öneriye göz atın:

1. Tanımlanmış bir Kurul İletişim Stratejisi Geliştirin ve İletin

Bir şirket yönetim kurulundan uzun vadeli başarı sağlamanın en iyi yolu, güçlü bir strateji geliştirmekle başlar ve ardından bu stratejiyi tüm yönetim kurulu üyelerine iletir.

Yönetim kuruluna izlenecek bir yol haritası vermek için en baştan tanımlanmış bir strateji belirleyin. Tüm yönetim kurulu üyelerinin aynı sayfada olduğundan emin olmak başarı için çok önemlidir.

Bir yönetim kurulu oluştururken, hedefleri iletmek önemli olsa da, mevcut engelleri ve bu sorunları çözmeye yönelik geçmişteki girişimleri net bir şekilde iletmek de aynı derecede önemlidir. Bu, kurulun modası geçmiş, başarısız stratejileri takip etmekten kaçınmasını sağlar.

Etkili kurullar, karşılaştıkları zorluklar ne olursa olsun onları karşılamak için genellikle yeni stratejiler geliştirir ve daha sonra dahil olan herkesin stratejiyi ve onlardan ne beklendiğini anladığından emin olur.

2. Rolleri Tanımlayın ve İletin

Her bir yönetim kurulu üyesinin rollerini tanımlamak ve iletmek, yönetim kurulu stratejisini ileriye taşımanın hayati bir bölümünü temsil eder. Etkili bir yönetim kurulu, en iyi başarı şansı için yönetim kurulunun ihtiyaç duydukları her şeye sahip olmasını sağlamak için genellikle CEO veya COO olmak üzere güçlü bir lidere ihtiyaç duyar.

Bir kurul ayrıca, Finans Direktörü (CFO), sekreter ve yukarıda belirtilen pozisyonların liderliğine girebilecek diğer tüm astlar dahil olmak üzere başka rolleri de içerir.

Her yönetim kurulu üyesinin rolünü iletin. Örneğin, CFO, şirketin mali konularının çoğunu ele alır ve belirli bir stratejinin mali fizibilitesi hakkında istisnai bir bilgiye sahiptir.

Ancak, bir projenin ilerleyip ilerlemeyeceği konusunda nihai karar mercii CEO'dur. Sekreter, toplantıların tüm tutanaklarını tutar ve şirketin belgelerini ve kayıtlarını tutar, yönetim kurulunun yeni stratejiler geliştirirken veya önemli kararlar alırken ihtiyaç duyduğu bilgilere erişimini sürdürmesini sağlar.

Bu nedenle, tüm yönetim kurulu üyelerinin kendilerinden ne beklendiğini anlamalarını sağlamak, belirli görevlerden kimin sorumlu olduğu konusunda bir yanlış anlaşılmayı önleyebilir.

3. Olağanüstü İletişim Becerilerine Sahip Profesyonellerden Bir Ekip Oluşturun

Bir yönetim kurulu veya yönetim ekibi oluşturmak, CEO veya COO'nun her pozisyon için en nitelikli kişileri atamasıyla bitmez. Ayrıca her bireyin yönetim kurulundaki diğer kişilerle etkili bir şekilde çalışabilmesini ve güçlü ve özlü bir şekilde iletişim kurabilmesini sağlamalıdırlar.

En etkili kurullar, yönetim kurulu üyeleri arasında saygı ve açık iletişim havası altında çalışır. Bu, yönetim kurulundaki kişilerin diğer yönetim kurulu üyelerinin görüşlerine saygı duyduğu ve CEO veya COO tarafından verilen nihai kararı kabul ettiği anlamına gelir.

CEO'lar ve COO'lar, iletişim tarzları da dahil olmak üzere çalışma tarzları birbirini tamamlayan bireyleri de aramalıdır.

Birlikte iyi çalışma yeteneği, genel yönetim kurulu uyumuna doğru uzun bir yol kat edebilir ve hatta daha büyük başarıyı kolaylaştırabilir, çünkü birleşik bir yönetim kurulu, çoğu zaman kavga, kararsızlık ve net iletişim eksikliği ile dolu bir yönetim kurulundan çok daha fazlasını başarır.

4. Doğru Pano İletişim Araçlarını Seçin

Sonuç olarak, iletişim kanallarının kendisi, bir yönetim kurulunun veya yönetim ekibinin etkinliğini, özellikle de genellikle yönetim kurulu odasından uzakta olan ekip üyelerine sahip kurullar için yapar veya bozar.

Güçlü iletişim yöntemleri olmadan, bir şirketin stratejisi genellikle bir dizi kaçırılmış fırsat ve yanlış adıma dönüşür.

TextMagic gibi çevrimiçi işbirliği araçlarını kullanmak, bu tür bir iletişim engelini önlemenin bir yolunu temsil eder. Bir Loomion AG vaka çalışmasına göre, bir metin mesajı çözümü, yönetim kurulu üyeleri arasında daha iyi yönetim kurulu iletişimi sağlayarak, yönetim kurulu stratejisinin genel olarak daha iyi yönetilmesini sağladı.

5. Sorular Sorun ve Varsaymayın

En iyi CEO'lar ve yönetim kurulu üyeleri, özellikle bir tartışma sırasında kafa karışıklığı ortaya çıkarsa, birbirlerine sorular sorarlar. Ancak bazen CEO veya diğer yönetim kurulu üyeleri, bir duruma açıklık getirmeye yardımcı olabilecek ve potansiyel olarak bir iletişim krizine neden olabilecek önemli sorular sormaktan çekinirler.

Soru soran CEO'lar ve yönetim ekibi liderleri cesur ve profesyonel görünürler ve bu da diğerlerini de aynı şeyi yapmaya teşvik eder. Soru sormak, herkesi daha hızlı harekete geçirmenin yanı sıra, bir plan veya stratejideki kusurları çok büyümeden önce ortaya çıkarmaya da yardımcı olur.

6. Tüm Değişiklikleri Belgeleyin ve Değişiklikleri İlgili Herkese Bildirin

Kurul toplandığında, yönetim kurulu tarafından mevcut stratejide uygulanan herhangi bir değişikliğin uygun dokümantasyon ve dağıtıma ihtiyacı vardır. Bunu yapmamak, herkes aynı sayfaya ulaşmak için çabalarken genellikle kafa karışıklığına neden olur.

Sorumluluk matrisleri ve değişiklik günlükleri gibi araçlar, toplantılar sırasında veya metin gibi diğer iletişimler aracılığıyla tartışılan değişiklikleri izlemeye yardımcı olabilir.

Ayrıca, stratejideki değişikliklerin uygun şekilde belgelenmesi, bu değişikliklerin şirket çalışanlarına iletilmesini kolaylaştırır. Çoğu zaman, şirket çalışanları, toplantı odası kapılarının ardında yapılan tartışmalar hakkında hiçbir fikre sahip değildir.

Tartışılan değişiklikleri takip etmek ve bu değişiklikleri çalışanlara iletmek, şirketin daha uyumlu bir bütün olarak çalışmasına olanak tanır.

Panolar, çeşitli ekip üyeleri arasında sorunsuz pano iletişimi sağlamak için uygulanabilir bir çözüme sahip olmayı genellikle önemli bulur. İster ofiste ister dışarıda olsun, yönetim kurulu üyeleri arasında herhangi bir değişikliği iletmenin esnek ve güvenilir bir yolu, yönetim kurulu stratejisini sürdürürken daha fazla başarı sağlamaya yardımcı olur.

Günümüz piyasalarının akışkan doğası ile etkin yönetim kurulları, etkili iletişim stratejileri ve yöntemlerini kullanarak hızlı bir şekilde uyum sağlama ve güncel kalma becerisine sahiptir.