Ekibinizin çoklu görev tuzağından kaçmasına yardımcı olacak 5 zaman yönetimi ipucu

Derinlerde, herkes çoklu görevin bir tuzak olduğunu bilir. Dikkatinizi hızla bir görevden diğerine ve ileri geri kaydırdığınız kadar nihai üretkenlik hilesi de değildir. Aslında yavaşlarken çok fazla iş yapıyormuşsunuz gibi geliyor. Görevler arasında bu hızlı bağlam geçişi, sonucu etkiler ve çoklu görevlerin üretkenliği %40 oranında azalttığını gösteren çalışmalar vardır!

Çoklu görevin odağınızı öldürdüğünü bilseniz bile, tam da bunu yapmak cazip gelebilir - belki de evden çalışıyorsanız, bir proje son teslim tarihini geride bırakırken veya bir ürün lansmanı için hazırlanırken. Kısa bir süre sonra, ortalamanın altında sonuçlar, stresli çalışanlar ve üretkenlik kaybıyla karşılaşıyorsunuz.

Peki ekibiniz çoklu görev tuzağından nasıl kurtulabilir? Cevap: daha iyi zaman yönetimi .

Zaman yönetimi neden önemlidir?

Basitçe çünkü zaman sınırlıdır ve iş değildir. Günümüzün rekabetçi dünyasında, işleri ŞİMDİ halletme baskısı bitmek bilmez, engeller çoktur ve bir günde yalnızca bu kadar saatimiz var. İster CEO, ister yönetici, hatta bireysel olarak katkıda bulunan biri olun, zamanınızı nasıl daha iyi yöneteceğinizi bilmek, zengin kazançlar sağlayan paha biçilmez bir beceridir.

Gerçek şu ki, zaman yönetiminin neden önemli olduğu hakkında bütün gün konuşabiliriz. Bunun yerine, saatin neden gerekli olduğunu göstermek için beş korkunç istatistik:

• Toplantılar: Yöneticiler her hafta toplantılarda 12 saate kadar zaman harcarlar; çalışanlar, toplantılara hazırlanmak ve toplantılara katılmak için her hafta yaklaşık 9 saat harcarlar ( AskCody )
• E-posta: Bilgi çalışanları, e-postaları kontrol etmek için her gün ortalama 3-4 saat harcıyor ( Adobe )
• Dikkati Dağıtan Şeyler: Dikkatimiz dağıldıktan sonra bir göreve geri dönmemiz ortalama olarak yaklaşık 25 dakika sürer ( Gallup )
• Kesintiler: Çalışanların %71'i çalışırken sık sık kesintiler yaşadığını bildirirken, yalnızca %29'u çalışırken diğer her şeyi engelleyebileceklerini söylüyor ( Forbes )
• Verimlilik: Çalışma zamanımızın yalnızca %60'ını veya daha azını üretken bir şekilde harcıyoruz ( Atlassian )

Zaman yönetimi stratejileri, ekibinizin her gün daha verimli çalışmasına yardımcı olabilir ve çoklu görev tuzağının üzerinden atlar. Bu sadece üretkenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda işle ilgili stres ve kaygıyı da azaltır.

Ekibiniz için zaman yönetimini nasıl iyileştirebilirsiniz?

Ekibiniz için zaman yönetimini iyileştirmek, kişisel ve organizasyonel kötü alışkanlıklardan oluşan kirli bir listeyi unutmadan, çalışanların günlük rutinlerine yeni alışkanlıkları dahil etmeyi içerir. Zaman ve proje yönetimi için doğru araçları benimsemek iyi bir başlangıçtır. Çalışanlarınızı yapılacak işler oluşturmaya ve öncelikleri belirlemeye, odaklanmış çalışma için zaman blokları ayırmaya, toplantı yapılmayan günleri uygulamaya, dikkat dağıtıcı şeyleri sınırlandırmaya, hızlarını artırmaya vb. teşvik etmek de öyle. Ancak, çoğu alışkanlık gibi, kişinin zaman yönetimi becerilerini geliştirmek, iyi, zaman ve çaba. Tüm püf noktaları amaçlandı.

İşte hemen şimdi ekibinizle paylaşabileceğiniz 5 etkili zaman yönetimi ipucu:

1. Her gün organize edin ve öncelik verin
2. Gelen kutunuzu kapatın, hayır ciddiyim
3. Takviminizi çalıştırın
4. Kısa toplantılar yapın, odaklanmalarını sağlayın
5. Mümkün olduğunda çevrimdışı çalışın

Her gün organize edin ve öncelik verin

Çalışanlarınıza bugün neyi başarmaları gerektiğini listeleyerek başlayın. Bu listeyi görev düzeyine ayırın ve önce hangi işin ele alınması gerektiğini (ve neyin bekleyebileceğini) değerlendirin. Bunu, ekibinizin zamanını ve dikkatini nasıl harcadığına dair bir rehber yapın.

Her görevi tamamlamak için net ve dürüst son tarihler belirleyin. Zaman çizelgelerinizde hırslı olun ama mantıksız olmayın - bu sadece zihinsel stres istiyor. Son olarak, iş günü boyunca motive kalmak için her bir ekip üyesinin tamamlanmış görevleri fiziksel olarak listeden çıkarmasını sağlayın.

İşi organize etmeyi ve önceliklendirmeyi güne başlama veya gün sonu rutininizin bir parçası haline getirin, böylece ekibinizin her gün neler başardığını değerlendirebilir ve yarım kalan işleri bir sonraki günün yapılacaklar listesine taşıyabilirsiniz. Son olarak, yeni bilgilere ve sürekli değişen iş gereksinimlerine göre yapılacak işleri yeniden önceliklendirmekten çekinmeyin.

Profesyonel ipucu: Flock'un Paylaşılan Yapılacaklar aracı, ekibinizin tüm yapılacakları tek bir listede yönetmesine yardımcı olur ve herkesin görebileceği ve istediği zaman değiştirebileceği roller ve son tarihler belirler.

Gelen kutunuzu kapatın—hayır, cidden

Hayatta çok az şey, insanlarda e-postaları kontrol etmek için neredeyse Pavlovvari bir refleksi harekete geçiren sinir bozucu “postanız var” uyarı bildirimi gibi dikkatimizi dağıtabilir. Bu beş korkunç istatistiği hatırlıyor musunuz? Her gün e-postaları kontrol etmek için işimizden daha fazla zaman harcıyoruz ve her kesinti neredeyse yarım saatimizi alıyor. Gerçek şu ki, özellikle bir göreve odaklandığınızda e-posta bekleyebilir. Eşzamansız olacak şekilde tasarlanmıştır ve gerçek zamanlı konuşmalar için ekip sohbeti, telefon veya görüntülü aramaları kullanarak daha iyi hizmet alırsınız.

E-postayı kontrol etmek ve yanıtlamak için gün içinde belirli zaman dilimleri ayırın. David Allen'ın iki dakika kuralını uygulayın: Bir e-posta iki dakikadan kısa sürede yanıtlanabiliyorsa, onu bir kenara bırakmak yerine hemen yanıtlayın. Görevleri ve bekleyen takipleri daha iyi takip etmek için gelen kutunuzu düzenli tutun ve e-postaya daha az zaman ayırın. İşiniz bittiğinde posta istemcisini kapatın ve yeni e-posta uyarılarına hemen yanıt verme isteğine karşı koyun. Bu çok zorsa, çalışırken bildirimleri kapatmayı ve telefonunuzu sessize almayı düşünün.

Takviminizi çalıştırın

Takviminizi yalnızca toplantılar için değil, zaman ayırmak için kullanın. İş gününüzü bölümlere ayırmak ve öncelikli görevler üzerinde çalışmak için zamanınız olduğundan emin olmak için takviminizde 30-60 dakikalık zaman dilimleri planlayın. Bu, ekip arkadaşlarınızın ne zaman meşgul olduğunuzu bilmesini sağlayarak odaklanmış çalışma sırasında kesintileri önemli ölçüde azaltır. Aşırıya kaçmamaya dikkat edin - yoksa her zaman müsait olmadığınızı hissedeceklerdir.

Google Takvim gibi modern takvim hizmetleri cihazlar arasında çalışır, böylece hareket halindeyken bile zaman planlayabilirsiniz ve otomatik olarak iş istasyonunuzla senkronize edilir. Tüm etkinliklerinizi tek bir yerde görmek ve doğrudan paylaşılan bir sohbet veya kanaldan yenilerini planlamak için Google Takvim'i Flock'a entegre edin. Yetersiz ancak güçlü bir başka özellik de kişisel ve iş randevuları için çakışan takvimler oluşturma yeteneğidir, böylece kendi kendinize iki kez rezervasyon yaptırmazsınız. Mümkün olduğunda, toplantıları arka arkaya rezerve edin, böylece günün geri kalanında kesintisiz çalışabilirsiniz.

Kısa toplantılar yapın, odaklanmalarını sağlayın

İş arkadaşlarınızın zamanına öncelik verin. Konu dışı giden uzun bir toplantı, tüm katılımcılar için bir zaman kaybıdır ve herkes kendi yapılacaklar konusunda geride kalır. Teğetsel konuşmaların ve diğer yan yorumların e-posta veya Flock gibi sohbet araçları aracılığıyla eşzamansız olarak yapılabileceğini unutmayın. Toplantıları planlarken, onları alacağını düşündüğünüzden daha kısa bir süre için ayırtın. Ekstra toplantı süresi, katılımcıları işleri uzatmaya teşvik eder. Tersine, bir aciliyet duygusu yaratmak, herkesin konuya odaklanmasına yardımcı olabilir. O bir saatlik toplantı mı? 15 dakika tıraş olun ve nasıl gittiğini görün. İyi? 30 dakikaya sıkıştırın! Toplantılarda daha az zaman, görevlerinizi gerçekleştirmek için daha fazla zamana eşittir.

Mümkün olduğunda çevrimdışı çalışın

Telefon aramaları, e-posta uyarıları, sohbet mesajları, sosyal sözler ve uygulama bildirimleri - sonsuz, sürekli dikkat dağıtıcı bir dünyada çalışıyoruz. Yeterince sık tekrarlanan en küçük kesintiler bile size önemli miktarda üretken zamana mal olabilir. Bu nedenle çevrimdışı çalışmak, dikkat dağıtıcı unsurları sınırlamanın ve dikkatinizi öncelikli görevlere odaklamanın harika bir yoludur.

Ekibinizi, çevrimdışı saatlerde acil bir durum olduğunda aramalarını veya kısa mesaj göndermelerini isteyerek “elektronik olarak uygun” zamanları birbirlerine bildirmeye teşvik edin. Ayrıca, bir kullanıcı müsait olmadığında işaretleyen ve ne zaman geri dönecekleri için bir zaman çerçevesi veren Flock'un Rahatsız Etmeyin işlevinin düzenli kullanımını teşvik edin. Bu, ekipteki herkesin iş arkadaşlarından ne zaman hızlı, gerçek zamanlı yanıtlar bekleyebileceklerini ve ne zaman beklememeleri gerektiğini bilmesini sağlar.