Geç Yanıt İçin “Üzgünüm” Demenize Yardımcı Olan 10 E-posta Şablonu

Bazen e-postalarınıza hemen yanıt vermeyi unutursanız, kendinize fazla yüklenmeyin.

Herkes hayatın telaşlı olduğunu bilir, ancak iş bir meslektaşınızdan veya müşterinizden gelen profesyonel e-postalar söz konusu olduğunda, bir noktada gecikmenize katlanmak zorunda kalacaksınız.

Özellikle doğrudan müşterilerle veya harici satıcılarla çalışıyorsanız, her şirket zaman uyumsuz iletişimi gerçekleştiremez.

Bu nedenle, e-postaya borçluysanız, hem samimi hem de incelikli bir şekilde geç yanıt vermenin bir yolu vardır. Geçen hafta (veya geçen ay!) ertelediğiniz bir e-postayı hatırladıysanız, üzülmemeye çalışın. Geç yanıt için "üzgünüm" demenize yardımcı olacak bazı e-posta şablonları burada.

1. meşgul olduğunu açıkla
2. ilgilendiğini göster
3. Kötü haber vermek
4. Baştan özür dilerim
5. özür dileme

“Geç Cevap İçin Özür Dilerim; X ile Meşguldüm”

Bir meslektaşınızdan, hatta bir üstünüzden ya da önemli bir müşterinizden bir e-posta aldıysanız, geç yanıt vermenin sıkıntısını yaşamamak için işinizi bırakmanıza gerek yoktur. Acil bir belge göndermeyi veya çok gerekli bilgileri sağlamayı unutmuş olsanız bile, geç olması hiç olmamasından iyidir. Bir projede birden fazla hareketli parça varsa ve karıştırma sırasında bir e-posta çok uzun süre ertelendiyse veya unutulduysa, harekete geçin ve şunlardan birini deneyin:

Geç cevap için özür dilerim. İstediğiniz [belgeler, veriler, dosyalar, vb.] aramakla meşguldüm ve mesajınız karışıklık içinde kayboldu. Sonunda, her şey bağlı. Bir şey kaçırdıysam lütfen bana bildirin.

Geciken yanıt için özür dilerim. [İş arkadaşının veya amirinin unvanını girin] bu hafta yoldaydı ve kalitenin birinci sınıf olduğundan emin olmak için istediğiniz belgelere bir çift daha bakmak istiyorum. Gelecek hafta döndüğünde seni takip edeceğim. Sana bu kadar geç döndüğüm için özür dilerim. Proje beklediğimden biraz daha uzun sürdü ve size projenin en iyi versiyonunu gönderdiğimden emin olmak istedim. Şimdi eklendi. Söz veriyorum bu bir daha olmayacak!

Süreci hızlandırmak için, doğrudan paylaşılan mesajlaşma platformunuz gibi daha uyumlu bir araçla yanıt verin. Bu, yanıtın doğrudan kucağına inmesini ve gözden kaçmamasını sağlayacaktır.

"Gecikmiş cevabım için özür dilerim; X ile her şey nasıl gidiyor?”

Değer verdiğiniz bir meslektaşınızdan veya müşterinizden samimi bir e-posta aldıysanız ve yanıtlamayı unuttuysanız, onları önemsediğinizi göstererek ve ilişkiyi sürdürerek özür dilemeyi düşünün. Sadece üzgün olduğunu söyleyip neden daha erken cevap vermeyi ihmal ettiğin hakkında boş boş konuşmak yerine, sana söyledikleri belirli bir şeyi veya onların ilgi alanlarını göz önünde bulundurduğunu göstermek isteyebilecekleri bir şey düşün. Şunlardan birini deneyin:

Birkaç [gün, hafta, ay] önceki düşünceli notunuz için teşekkür ederiz. Benim tarafımda işler çok yoğundu, ama yine de yetişmeyi çok isterim. Hâlâ [X projesi üzerinde mi çalışıyorsunuz/X kampanyası başlatıyorsunuz/X'e seyahate mi çıkıyorsunuz]? Buluştuğumuzda daha fazlasını duymak için sabırsızlanıyorum.

Telsizdeki sessizlik için özür dilerim – [şirkette] çok şey oluyor. Bu hafta vaktiniz varsa, [kahve içmek, bir telefon görüşmesi yapmak] ve [projeniz, girişiminiz, promosyonunuz, seyahatiniz] hakkında bilgi almak isterim. Yakında daha fazla konuşmak için sabırsızlanıyorum!

Keşke bunu size daha önce gönderseydim, ancak [promosyon, başarılı kampanya, yeni ürün lansmanı vb.] için tebrikler! Seni kutlamak için [kahve, öğle yemeği, içecekler] için dışarı çıkarmayı çok isterim. Bu hafta iyi bir zaman nedir?

“Daha Erken Cevap Vermeyi Umuyordum, Ama Korkarım Kötü Bir Haberim Var”

Belki de ertelemeniz, durumun etere dağılacağı ve böylece asla yanıt vermek zorunda kalmayacağınız gizli bir umuttu. Bazen cevapsız bir e-posta, vermeye cesaret edemediğiniz bir cevap gerektirir. Ya birisine bir projenin bozulduğunu söylemeniz ya da bir iş adayına pozisyonun başka biri tarafından doldurulduğunu bildirmeniz gerekir. Her iki durumda da, kötü haber verilmeli ve sizin tarafınızdan verilmelidir. Birini merakta bıraktıysanız ve şimdi onu hayal kırıklığına uğratmak zorundaysanız, bunu nazikçe nasıl yapacağınız aşağıda açıklanmıştır:

Geciken yanıt için özür dilerim. Daha erken cevap vermeyi umuyordum ama korkarım kötü haberlerim var. [İşi alamadınız/X projesiyle devam etmemeye karar verdik]. Ancak, [sizi hayata geçirmek/bu projenin hayata geçtiğini görmek] için büyük umutlarım vardı ve bu yüzden yakın gelecekte bir şeyler değişirse sizi kesinlikle aklımda tutacağım. Sabrınız için çok teşekkür ederim ve umarım yollarımız tekrar kesişir.

Geç cevap verdiğim için özür dilerim - sonunda her şey benim tarafımda çözüldü. Ne yazık ki, son konuşmamızdan bu yana şirket [başka bir ajansla gitmeye, çabalarımızı şirket içine taşımaya, rol için işe alımları ertelemeye] karar verdi. Sizinle konuşma fırsatı bulduğumuz ve X projesinde bize nasıl yardımcı olabileceğinizi öğrendiğimiz için gerçekten minnettarız. Gelecekte başka bir fırsat çıkması durumunda iletişim halinde olmayı çok isterim.

Yavaş yanıt için en içten özürlerimi sunarım. Umarım son konuştuğumuzdan beri her şey yolundadır! Üzerinde düşündükten sonra, ekibimiz bunun mevcut [rol, proje] için işe yarayacağını düşünmüyor - [ofise gelebilecek birini, X'i barındırabilecek bir ajans] arıyoruz. Ancak, [X rolü için bir açıklığımız, X hizmetine ihtiyacımız var]. Bu bizimle keşfetmeye açık olduğunuz bir şey mi?

Baştan özür dilerim

Bir e-posta aldıysanız ancak uygun bir yanıt vermenizin veya istenen bazı bilgileri sağlamanızın biraz zaman alacağını biliyorsanız, önceden özür dilemeniz akıllıca olur. Bunun gibi bir yanıt deneyin:

Sadece e-postanızın alındığını doğrulamak istedim. [İstediğinizi doğru şekilde yanıtlamak/sağlamak] biraz zaman alabilir ve bunun için özür dilerim. Lütfen bana tahammül edin, mümkün olan en kısa sürede size geri döneceğim.

Bu tür proaktif dürüstlük sizi uzun bir yol kat edecek.

Belki Üzgün ​​Olduğunu Söylemen Gerekmez

Tabii ki, her geç e-posta yanıtı bir özür gerektirmez. Sıradan bir tanıdık ağa ulaştıysa ancak yanıt veremeyecek kadar acil konularla meşgulseniz, özür dilemenize gerek olmayabilir. Günler hatta haftalar sonra yanıt veriyorsanız, gönderene ulaştığınız için teşekkür etmek ve bağlantı kurmakla ilgilendiğinizi belirtmek yeterlidir. Geçen süreyi kabul ederek, aşağıdaki satırlar boyunca bir şeyle bile kurtulabilirsiniz:

Birkaç hafta önce ulaştığınız için çok teşekkürler! Hala kahve ile bağlantı kurmakla ilgileniyorsanız, Salı ve Perşembe akşamları müsaitim. Bunlardan herhangi biri sizin için çalışıyor mu? Buluştuğumuzda [mevcut projeniz/pozisyonunuz/şirketiniz] hakkında bir şeyler duymak için sabırsızlanıyorum.

Titan Business Email'i deneyin!

Küçük işletmeler için güvenilirlik her şeydir. İşletmeniz için ücretsiz bir e-posta adresiyle potansiyel müşterilere ve müşterilere ulaşıyorsanız, bir amatör gibi görünüyorsunuz. Bu e-posta şablonlarını kullanın ve Titan'ın sizin için çalışmasını sağlayın.