วิธีเขียนจดหมายเสนอสำหรับกรณีการใช้งานใด ๆ [+ เทมเพลต]

จดหมายข้อเสนอคืออะไร?

จดหมายข้อเสนอได้รับการออกแบบมาเพื่อดึงดูดให้ผู้รับอ่านข้อเสนอของคุณอย่างครบถ้วน อาจเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ และมักจะครอบคลุมคำแถลงปัญหา เป้าหมาย วิธีแก้ไขที่เสนอ และขั้นตอนถัดไป นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับงบประมาณโครงการหรือเส้นเวลา

จดหมายปะหน้าจะถูกส่งไปพร้อมกับข้อเสนอทุกประเภท รวมถึง:

• ข้อเสนอการขาย

• แผนธุรกิจ

• ข้อตกลงความร่วมมือทางธุรกิจ

• คำตอบ RFP

• ข้อเสนอการต่ออายุโครงการหรือบริการ

• การทำงานร่วมกันภายในและข้อเสนอโครงการ

• ให้ข้อเสนอ

• ข้อเสนอการวิจัย

• ข้อเสนอการสนับสนุน

ทำไมคุณต้องมีจดหมายเสนอ

เหตุผลสำคัญที่คุณไม่ควรข้ามตัวอักษรมีดังนี้

• ตั้งค่าเสียง - จดหมายข้อเสนอของคุณจะกำหนดขั้นตอนสำหรับข้อเสนอ สามารถบอกใบ้ถึงผลลัพธ์ที่ลูกค้าคาดหวังจะได้รับหรืออาจครอบคลุมข้อกำหนด RFP ที่ตรงตาม

• ระบุบริบท - จดหมายเสนอจะระบุบริบทว่าเหตุใดจึงมีการส่งข้อเสนอ วิธีนี้มีประโยชน์ไม่ว่าข้อเสนอจะได้รับการร้องขอหรือไม่ได้รับการร้องขอ เพราะคุณให้เหตุผลแก่ผู้อ่านที่จะอยู่ในกล่องจดหมายของพวกเขา

• เน้นประเด็นสำคัญของข้อเสนอ - คุณสามารถใช้จดหมายเพื่อแสดงรายละเอียดใดๆ ที่คุณต้องการ ไม่ว่าจะเป็นข้อความรับรอง ผลลัพธ์ของลูกค้าโดยเฉลี่ย โปรโมชันราคาต่ำ โอกาสทางการตลาด หรืออะไรก็ตามที่จะทำให้ผู้อ่านของคุณตื่นเต้นมากที่สุด

• กระตุ้นให้ผู้รับอ่านข้อเสนอฉบับเต็ม - ในตอนท้ายของวัน จดหมายข้อเสนอที่ดีควรทำหน้าที่เป็นเกตเวย์ ให้ข้อมูลเพียงพอที่จะโน้มน้าวให้ผู้อ่านสนใจและทบทวนข้อเสนอทั้งหมด

5 ขั้นตอนในการเขียน Proposal Letter

ใช้ขั้นตอนง่ายๆ 5 ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อสร้างจดหมายปะหน้าข้อเสนอที่สมบูรณ์แบบ

เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณควรเขียนข้อเสนอก่อนที่จะเขียนจดหมาย ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้ทำการค้นคว้าเกี่ยวกับโครงการ ลูกค้า หรือแนวคิดทางธุรกิจที่เป็นไปได้แล้ว

1. รู้จักเป้าหมายของคุณ

ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน ให้ถอยออกมาหนึ่งก้าวและพิจารณาสิ่งที่คุณพยายามจะบรรลุ คุณกำลังพยายามดึงความสนใจจากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าซึ่งคุณรู้ว่าจะขายยากหรือไม่? คุณต้องการแสดงให้ผู้อ่านเห็นว่าคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ที่เข้มงวดซึ่งระบุไว้ใน RFP ของรัฐบาลหรือไม่ หรือคุณเพียงแค่แจ้งให้บุคคลนั้นทราบล่วงหน้าว่าข้อเสนอนั้นพร้อมสำหรับการตรวจสอบหรือไม่

การรู้เป้าหมายจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างถูกต้องในขั้นตอนที่ 2, 3 และ 4 ด้านล่าง

2. กำหนดรูปแบบและระดับพิธีการ

ต่อไป สิ่งสำคัญคือต้องเลือกรูปแบบและสไตล์ที่เหมาะสมสำหรับจดหมายของคุณ

ในโลกดิจิทัลนี้ จดหมายขอเป็นลายลักษณ์อักษรหรือฉบับพิมพ์นั้นล้าสมัยมาก คุณใช้ซอฟต์แวร์ข้อเสนอได้ดีกว่า ซึ่งช่วยให้คุณจัดเก็บเทมเพลตอีเมล เทมเพลตข้อเสนอ ปรับแต่งสิ่งต่างๆ ตามต้องการ แจ้งและเตือนผู้รับโดยอัตโนมัติให้ลงนามในข้อเสนอ ติดตามมุมมอง และอื่นๆ

สำหรับสไตล์ ให้แน่ใจว่าได้เขียนในเสียงของแบรนด์ของคุณ รูปแบบการเขียนที่เป็นทางการของคุณควรตรงกับอุตสาหกรรมของคุณและความคาดหวังของผู้รับ

ในสถานการณ์ทางธุรกิจส่วนใหญ่ ยิ่งข้อเสนอของคุณยาวและซับซ้อนและเป็นทางการมาก เท่าใด จดหมายข้อเสนอ ของคุณก็จะยิ่งยาวและซับซ้อนและเป็นทางการมากขึ้นเท่านั้น

3. เริ่มต้นด้วยเทมเพลตหรือตัวอย่าง

ขั้นตอนต่อไปคือการหาเทมเพลตหรือตัวอย่างจดหมายที่จะช่วยแนะนำกระบวนการเขียนของคุณ วิธีนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณกำลังส่งจดหมายเสนอเป็นครั้งแรกและไม่แน่ใจว่าควรระบุสิ่งใด

ด้านล่างขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะพบเทมเพลตจดหมายข้อเสนอ 3 แบบสำหรับกรณีการใช้งานที่แตกต่างกัน และจดหมายตัวอย่างสำหรับแต่ละกรณี

แน่นอน คุณยังสามารถตรงไปที่รูปภาพของ Google และค้นหาประเภทของจดหมายข้อเสนอที่คุณกำลังเขียนเพื่อค้นหาตัวอย่างมากมาย

4. ประดิษฐ์ตัวอักษร

ถึงเวลาเขียนแล้ว!

จดหมายข้อเสนอส่วนใหญ่ควรตรงกับประเด็นเหล่านี้ทั้งหมด (ตามลำดับ):

• คำอวยพรสำหรับผู้รับ

• ข้อความแสดงความขอบคุณหรือความตื่นเต้นสำหรับการแบ่งปันข้อเสนอ

• ปัญหาและเป้าหมายของลูกค้าหรือโครงการ

• โซลูชันที่คุณเสนอและรายละเอียดที่สำคัญ

• ทำไมบริษัทของคุณถึงเหมาะสมที่จะช่วยเหลือ

• ขั้นตอนถัดไป

• ลายเซ็นของคุณ

ขณะที่คุณกำลังเขียน พยายามทำให้ดีที่สุดเพื่อให้เข้ากับสไตล์และโทนสีที่คุณเลือก แต่คุณสามารถปรับแต่งให้สมบูรณ์แบบได้เสมอเมื่อคุณแก้ไข

5. พิสูจน์อักษรก่อนส่ง

จดหมายเสนอเป็นความประทับใจแรกของคุณ ทำให้ถูกต้อง และมีโอกาสดีที่ผู้รับจะอ่านข้อเสนอของคุณ เข้าใจผิดและพวกเขาอาจไม่เคยเปิดข้อเสนอของคุณด้วยซ้ำ นี่คือเหตุผลที่คุณไม่ควรเร่งรีบ ตรวจทานจดหมายข้อเสนอของคุณ 2 - 3 ครั้ง และแยกวันกันหากกำหนดเวลาของคุณอนุญาต

ตอนนี้เข้าสู่เทมเพลตและตัวอย่างจดหมายข้อเสนอแล้ว!

เทมเพลตจดหมายข้อเสนอ #1 (จุดขาย)

แม้ว่าจะมีข้อเสนอประเภทต่างๆ มากมาย แต่การนำเสนอการขายอาจเป็นประเภทที่พบได้บ่อยที่สุด ผู้จัดการบัญชีหรือผู้บริหารส่งข้อเสนอไปยังลูกค้าที่คาดหวังและลูกค้าเพื่อเสนอขายบริการ ซอฟต์แวร์ และโซลูชั่นอื่นๆ ใช้เทมเพลตนี้เพื่อช่วยคุณสร้างจดหมายที่สมบูรณ์แบบสำหรับข้อเสนอของคุณ

เทมเพลต #1

[ชื่อและนามสกุลของคุณ]

[ชื่อบริษัทหรือองค์กร]

[วันที่]

[ชื่อผู้รับ]

[บริษัทผู้รับ]

[สวัสดีหรือที่รัก (ชื่อจริงของผู้รับ)]

[ใช้ประโยคแรกเพื่อแสดงความขอบคุณและหรือตื่นเต้นสำหรับโอกาสในการส่งข้อเสนอ]

[ระบุปัญหาหลักและเป้าหมายของผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในหนึ่งถึงสามประโยค]

[อธิบายวิธีแก้ปัญหาที่คุณเสนอและเหตุผลที่คุณเลือกแนวทางนี้ในหนึ่งถึงสามประโยค]

[ใช้หนึ่งประโยคเพื่อชี้แจงราคาของโซลูชันที่เสนอ หรือหากคุณต้องการไม่ให้ราคาอยู่ในจดหมาย ให้ระบุสิ่งที่ส่งมอบหรือลำดับเวลาที่เฉพาะเจาะจงแทน]

[ใน 1-2 ประโยค ให้อธิบายว่าเหตุใดบริษัทของคุณจึงเหมาะสมที่สุดสำหรับการนำโซลูชันไปใช้ หรือวิธีที่คุณทำโครงการที่คล้ายกันให้สำเร็จ]

[บอกผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าถึงขั้นตอนต่อไปที่ต้องทำ เช่น การอ่านและลงนามในข้อเสนอ]

[การออกจากระบบและลายเซ็นของคุณ]

ตัวอย่าง #1

เจน โด

เอซ ซอฟต์แวร์

สวัสดีอเล็กซ์,

ขอบคุณสำหรับโอกาสในการแบ่งปันข้อเสนอนี้กับคุณ

ทีมการตลาดขนาดเล็กแต่ทรงพลังของคุณประสบปัญหาในการเผยแพร่เนื้อหาอย่างรวดเร็ว เนื่องจากความสามารถที่จำกัด สิ่งต่างๆ ค้างอยู่ในคอลัมน์การตรวจสอบนานเกินไป และซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบคลาสสิกหมายความว่าทีมของคุณค้นหาเนื้อหา คัดลอกและวางเนื้อหาอยู่ตลอดเวลา และไม่สามารถทำตามกำหนดเวลาแคมเปญได้

Ace Software สามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายในการบรรลุเป้าหมายแคมเปญและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณได้อย่างมาก

ฉันขอแนะนำการสมัครสมาชิกแบบพรีเมียมและส่วนเสริมการใช้งานระดับแพลทินัมของเรา

ด้วยค่าติดตั้งเพียงครั้งเดียว $5,000 และค่าธรรมเนียมรายปี $4,000 ทีมของคุณจะสามารถผลิตและเผยแพร่เนื้อหาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ราวกับว่าคุณจ้างผู้ช่วยฝ่ายการตลาดสองคน

Ace Software ได้เพิ่มทีมเนื้อหา 320 ทีมโดยมอบ ROI เฉลี่ย 600%

โปรดอ่านข้อเสนอและลงชื่อออกเมื่อคุณพร้อม หรือแจ้งให้เราทราบหากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับสิ่งที่รวมอยู่ในนั้น

เราหวังว่าจะทำงานร่วมกับคุณ!

เจน โด

ผู้บริหารฝ่ายบัญชี

เอซ ซอฟต์แวร์

เทมเพลตจดหมายข้อเสนอ #2 (ใบเสนอราคาโครงการ)

เมื่อส่งข้อเสนอหรือใบเสนอราคาสำหรับโครงการขนาดใหญ่ คุณอาจต้องใช้แนวทางที่เป็นทางการมากขึ้นกับจดหมายเสนอของคุณ เทมเพลตและตัวอย่างนี้เหมาะมากหากคุณตอบกลับ RFP สำหรับหน่วยงานรัฐบาลหรือองค์กรอื่นๆ

เทมเพลต #2

[ชื่อและนามสกุลของคุณ]

[ชื่อบริษัทหรือองค์กร]

[วันที่]

[ชื่อผู้รับ]

[บริษัทผู้รับ]

[สวัสดีหรือที่รัก (ชื่อและนามสกุลของผู้รับ)]

[ในย่อหน้าแรก ให้อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงส่งข้อเสนอและใคร โดยทั่วไป คุณจะกล่าวถึงบุคคลที่ส่ง RFP และชื่อ หัวข้อ หรือหมายเลขของ RFP]

[อธิบายเนื้อหาหลักและข้อกำหนดของ RFP ในสามถึงห้าประโยค]

[อธิบายขอบเขตของบริการที่ระบุไว้ในข้อเสนอของคุณในสามถึงห้าประโยค]

[เสนอราคาโครงการที่เสนอและไทม์ไลน์ในหนึ่งถึงสองประโยค]

[ชี้แจงว่าผู้รับควรติดต่อใครสำหรับคำถามหรือคำขอแก้ไขข้อเสนอ]

[การออกจากระบบและลายเซ็นของคุณ]

ตัวอย่าง #2

เจน โด

เอซ คอนสตรัคชั่น

13 กรกฎาคม 2566

Alex Ross วิศวกรโยธาอาวุโส

แคลิฟอร์เนีย

เรียน คุณอเล็กซ์ รอสส์

ขอบคุณสำหรับโอกาสในการส่งข้อเสนอนี้ Ace Construction กำลังตอบสนองต่อ RFP สำหรับการก่อสร้างสนามเด็กเล่นและสวนสาธารณะสำหรับ Sunny Park ที่ร้องขอโดย City of Anywhere รัฐแคลิฟอร์เนีย

Sunny Park RFP ขอผลงานจากผู้รับเหมาที่มีประสบการณ์ในการก่อสร้างสวนสาธารณะ การออกแบบและก่อสร้างสนามเด็กเล่น การปรับภูมิทัศน์ และภูมิทัศน์ RFP ต้องการใบอนุญาต CSLB ที่ใช้งานอยู่และปฏิบัติตามงบประมาณที่กำหนด

ข้อเสนอของเราสอดคล้องกับทุกแง่มุมของ Sunny Park RFP เรากำลังเสนอการสร้างพื้นที่ปิกนิกที่มีร่มเงา 3 แห่ง สนามเด็กเล่น 2 แห่งสำหรับเด็กที่มีอายุต่างกัน (12 เดือนถึง 4 ปี และ 5 ถึง 12 ปี) สนามเด็กเล่นสำหรับกีฬาครอบครัวที่ไม่เป็นทางการหลายประเภท ฮาร์ดสเคปด้วยวัสดุที่หาได้ในท้องถิ่น และ การจัดสวนที่มีพันธุ์ไม้ทนแล้ง

ราคาโครงการโดยประมาณสำหรับการออกแบบและการก่อสร้างทั้งหมดที่ระบุไว้ในข้อเสนอของเราคือ 900,000 ดอลลาร์ และเราคาดว่าจะส่งมอบโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ใน 3 เฟส เพื่อให้สวนสาธารณะใหม่พร้อมใช้งานสำหรับสาธารณะโดยเร็วที่สุด

หากคุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับเนื้อหาของข้อเสนอนี้ โปรดติดต่อฉันโดยตรง

ขอขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ,

เจน โด

ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการธุรกิจ Ace Construction

(555) 555-1234

เทมเพลตจดหมายข้อเสนอ #3 (หุ้นส่วนธุรกิจ)

เมื่อคุณเขียนจดหมายเพื่อนำเสนอข้อเสนอสำหรับหุ้นส่วนทางธุรกิจ ระดับของความเป็นทางการจะขึ้นอยู่กับบุคคลหรือองค์กรที่คุณนำเสนอ และคุณรู้จักพวกเขาดีเพียงใด ไม่ว่าจะเป็นแบบทางการหรือไม่เป็นทางการ เทมเพลตต่อไปนี้จะช่วยให้คุณครอบคลุมฐานของคุณได้

โปรดทราบว่าเทมเพลตนี้สามารถแก้ไขได้ง่ายเพื่อให้เหมาะกับข้อเสนอโครงการภายในและแผนธุรกิจ

เทมเพลต #3

[ชื่อและนามสกุลของคุณ]

[ชื่อบริษัทหรือองค์กร]

[วันที่]

[ชื่อผู้รับ]

[บริษัทผู้รับ]

[สวัสดีหรือที่รัก (ชื่อและนามสกุลของผู้รับ)]

[เริ่มต้นจดหมายข้อเสนอของคุณด้วยคำอธิบายหนึ่งประโยคว่าทำไมคุณถึงตื่นเต้นเกี่ยวกับศักยภาพของการทำงานร่วมกับบุคคลอื่น หรือทำไมคุณคิดว่าพวกเขาจะสนใจโอกาสนี้]

[อธิบายโอกาสทางการตลาด กลุ่มเป้าหมาย และการวิเคราะห์ช่องว่างการแข่งขันในสองถึงสี่ประโยค]

[อธิบายว่าบริษัทของคุณจะแข่งขันอย่างไรเพื่อชัยชนะในสองถึงสี่ประโยค]

[อธิบายประเภทของหุ้นส่วนที่คุณเสนอในประโยคเดียว (ห้างหุ้นส่วนทั่วไป ห้างหุ้นส่วนจำกัด ฯลฯ)]

[ชี้แจงขั้นตอนต่อไปที่คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการ เช่น การอ่านและลงนามในข้อเสนอ หรือกำหนดเวลาการโทรคุยกับคุณเพื่อสอบถามข้อสงสัย]

[การออกจากระบบและลายเซ็นของคุณ]

ตัวอย่าง #3

เจน โด

เอซ สตาร์ทอัพ

สวัสดีอเล็กซ์,

ฉันตื่นเต้นมากที่จะส่งข้อเสนอการเป็นหุ้นส่วนทางธุรกิจนี้ให้คุณ เพราะฉันรู้ว่าอุตสาหกรรมนี้อยู่ในซอยของคุณ ด้วยประสบการณ์ของคุณและผู้ชมของฉัน ฉันเชื่อว่าเราจะสามารถทำสิ่งที่ยอดเยี่ยมร่วมกันได้

ตลาดอาหารแช่แข็งวีแก้นที่ส่งตรงถึงผู้บริโภคนั้นเต็มไปด้วยผลิตภัณฑ์ราคาแพงที่มีราคา 8 ถึง 11 ดอลลาร์ต่อหนึ่งหน่วยบริโภค และได้รับการอธิบายอย่างสม่ำเสมอว่า "ไม่เต็ม" ในบทวิจารณ์ ไม่น่าแปลกใจเลย: 400 แคลอรี่ไม่เพียงพอสำหรับมื้อเย็น

จากการวิจัยของฉัน ฉันเชื่อว่าเราสามารถตอบสนองความต้องการ (และท้อง) ของมังสวิรัติที่มีงานยุ่งได้ด้วยการจัดหาผลิตภัณฑ์ปรุงด่วนพร้อมตัวเลือกสูตรที่สามารถใช้ร่วมกับวัตถุดิบสดใหม่ในมือได้อย่างง่ายดาย การดำเนินการนี้จะช่วยลดขนาดบรรจุภัณฑ์ ต้นทุน และค่าขนส่ง ในขณะที่ทำให้ผู้บริโภคสามารถปรับสูตรอาหารตามรสนิยมของตนเองและขนาดตามขนาดทั่วไปได้อย่างง่ายดาย

ฉันเสนอหุ้นส่วนทั่วไปที่เราลงทุนเวลาและเงินเท่า ๆ กัน และแบ่งปันผลกำไรหรือขาดทุนที่อาจเกิดขึ้นอย่างเท่าเทียมกันเช่นกัน

โปรดตรวจทานข้อเสนอนี้ทั้งหมด และนัดเวลากันในสัปดาห์หน้าเพื่อดูรายละเอียดทั้งหมด

ดีที่สุด,

เจน โด

เขียนด้วยเสียงของแบรนด์ที่เป็นเอกลักษณ์และเป็นทางการที่เหมาะสม กระตุ้นให้ผู้รับอ่านข้อเสนอและชี้แจงขั้นตอนต่อไปที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ ทำสิ่งเหล่านี้ให้ถูกต้อง แล้วคุณจะปิดข้อเสนอนั้นในเวลาไม่นาน