3 ประโยชน์ของการนำเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมาใช้สำหรับบริษัทกฎหมาย

กระบวนการอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการที่เป็นกิจวัตร สามารถเปลี่ยนสำนักงานกฎหมายของคุณได้โดยประหยัดเวลาของผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายในงานธุรการ

แม้ว่ากระบวนการอัตโนมัติจะไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่ก็เป็นเรื่องใหม่สำหรับหลาย ๆ คนในอุตสาหกรรมด้านกฎหมาย ซึ่งตามธรรมเนียมแล้วมักไม่เต็มใจที่จะใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ มาก่อน อย่างไรก็ตาม ปัจจุบันมีสำนักงานกฎหมายจำนวนมากขึ้นเลือกที่จะทำงานอัตโนมัติ

จากการสำรวจการจัดการทางกฎหมายปี 2564* ของ Capterra* บริษัทกฎหมาย 74% ได้พยายามทำให้งานประจำหรืองานธุรการเป็นไปโดยอัตโนมัติ

บริษัทส่วนใหญ่ที่ตัดสินใจทำงานอัตโนมัติรายงานว่าเห็นการปรับปรุงกระบวนการและประสิทธิภาพภายในสำนักงานกฎหมายของตน

มาดูประโยชน์สามประการที่ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเช่นคุณรายงานประสบการณ์จากระบบอัตโนมัติ และวิธีที่คุณสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ที่คล้ายคลึงกันโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการแนวปฏิบัติด้านกฎหมาย ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมาย และซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินทางกฎหมาย

1. ใช้เวลาฝึกฝนกฎหมายมากขึ้น

เมื่อพูดถึงการรวมระบบอัตโนมัติเข้ากับบริษัทของคุณ Gartner แนะนำให้กำหนดเป้าหมายรายการงานที่มีความเสี่ยงต่ำและมีปริมาณมากก่อน (การวิจัยฉบับสมบูรณ์มีให้สำหรับลูกค้า)

และงานปริมาณมากที่มีความเสี่ยงต่ำและปริมาณมากเหล่านี้มักจะเป็นงานประจำ งานธุรการที่ต้องใช้เวลามากของทนายความ ในความเป็นจริง 86% ของทนายความกล่าวว่าพวกเขาใช้เวลามากเกินไปกับงานธุรการและไม่มีเวลาเพียงพอในการฝึกฝนกฎหมาย

การทำงานอัตโนมัติ เช่น การรับลูกค้า การจัดตารางเวลา และการมอบหมายงานให้กับทีมและบุคคล คุณสามารถประหยัดเวลาของบริษัทและมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับลูกค้าได้ ซึ่งจะช่วยประหยัดเงินได้เช่นกัน

“ข้อกำหนดชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ตอบแทนความไร้ประสิทธิภาพ” Tim Nitsch ทนายความและหุ้นส่วนของ KCO Legal, Inc. ในเมือง Naperville รัฐอิลลินอยส์กล่าว “... ระบบอัตโนมัติจะเป็นหนทางข้างหน้าสำหรับสำนักงานกฎหมายเพื่อให้มีประสิทธิภาพและผลกำไรมากขึ้น”

แบบฟอร์มการรับลูกค้าใหม่ใน PracticePanther Legal Software ( ที่มา )

สนใจซอฟต์แวร์การจัดการการปฏิบัติตามกฎหมายหรือไม่? ดูคู่มือผู้ซื้อซอฟต์แวร์การจัดการแนวปฏิบัติด้านกฎหมายของเราเพื่อช่วยในการค้นหาของคุณ

2. ประหยัดเวลาด้วยการจัดการเอกสาร

เอกสารโดยเฉพาะในอุตสาหกรรมกฎหมายคือทุกสิ่ง หากไม่มีเอกสารที่ถูกต้องและเป็นระเบียบ บริษัทกฎหมายอาจแตกสลายและสูญเสียความไว้วางใจจากลูกค้าได้

ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายเข้าใจถึงความสำคัญของการจัดการเอกสารที่ดี ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมการร่างเอกสาร (39%) และการจัดเก็บ/การจัดเก็บเอกสาร (34%) เป็นหนึ่งในสามงานที่บริษัทกฎหมายต้องการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติก่อน

และด้วยเหตุผลที่ดี ถึงแม้ว่าการจัดการเอกสารจะมีความสำคัญ แต่ก็เป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์โดยเฉพาะอย่างยิ่ง

Nachum Balofsky ตัวแทนการตลาดของสำนักงานกฎหมายของ Cibik & Cataldo กล่าวว่า "ระบบอัตโนมัติไม่เพียงแต่ช่วยให้สำนักงานกฎหมายมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่บริการหลักของตน แต่ยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการจัดระเบียบและการยื่น [เอกสาร]"

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร คุณจะแปลงระบบการจัดเก็บเป็นดิจิทัลเพื่อลดข้อผิดพลาดและทำให้ค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ง่ายขึ้น

แม่นยำทำให้ผู้ใช้อนุมัติสัญญาได้ง่าย ( ที่มา )

สนใจซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมายหรือไม่? ดูคู่มือผู้ซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมายของเราเพื่อช่วยในการค้นหาของคุณ

3. รับเงินตรงเวลา

ทนายความที่ไม่ได้รับค่าจ้างเป็นนักกฎหมายที่ไม่มีความสุข—ด้วยการทำขั้นตอนการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ตามปกติโดยอัตโนมัติ คุณสามารถประหยัดเวลาแผนกบัญชีและทำให้แน่ใจว่าทนายความของคุณจะได้รับเงินตามที่พวกเขาสมควรได้รับ

สำนักงานกฎหมายสี่สิบห้าเปอร์เซ็นต์รายงานว่าการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้เป็นงานหลักที่พวกเขาต้องการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ และโชคดีสำหรับพวกเขา มันค่อนข้างง่ายที่จะทำเช่นนั้น

ซึ่งช่วยลดช่องว่างสำหรับความผิดพลาดของมนุษย์ ซึ่งทำให้ทั้งทนายความและลูกค้ามีความสุข

เพียงจำไว้ว่าระบบอัตโนมัติไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาตลอดกาล: งานใดก็ตามที่คุณเลือกให้เป็นอัตโนมัติควรได้รับการตรวจสอบและปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น

Rick DeMedeiros ผู้ก่อตั้ง DeMedeiros Injury Law ในแอตแลนต้ากล่าวว่า “จะไม่มีวัน 'ตั้งค่าและลืมมัน' และไม่ควรมี” “ผู้มีอำนาจตัดสินใจควรตรวจสอบอยู่เสมอเพื่อให้แน่ใจว่าระบบอัตโนมัติกำลังกลายเป็นสินทรัพย์ที่มั่นคงและไม่ใช่หนี้สิน”

การตั้งค่าการเรียกเก็บเงินที่เกิดซ้ำใน Rocket Matter ( แหล่งที่มา )

สนใจซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินทางกฎหมายหรือไม่? ดูคู่มือผู้ซื้อซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินทางกฎหมายของเราเพื่อช่วยในการค้นหาของคุณ

ระบบอัตโนมัติสำหรับทุกงบประมาณ

ระบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของสำนักงานกฎหมายของคุณได้ ดังนั้นทำไมบริษัทกฎหมายถึงไม่กระโดดเข้าสู่กลุ่มระบบอัตโนมัติอีกล่ะ อุปสรรคสำคัญประการหนึ่งของการทำงานอัตโนมัติคือราคา: 46% ของสำนักงานกฎหมายรายงานว่าไม่ได้ทำงานอัตโนมัติเพราะโซลูชันมีราคาแพงเกินไป

สำนักงานกฎหมายของคุณอาจไม่สามารถทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณเป็นแบบอัตโนมัติได้ ด้วยเหตุนี้การเลือกอย่างรอบคอบและเข้าใจตัวเลือกซอฟต์แวร์ต่างๆ ของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ

ก่อนลงทุนในซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติ:

1. กำหนดความต้องการของคุณ
2. กำหนดงบประมาณของคุณ
3. กำหนดแนวทางของคุณ (เช่น คุณจะลงทุนในชุดซอฟต์แวร์หรืออาหารจานเดียวหรือไม่)

ตัวอย่างเช่น คุณไม่จำเป็นต้องลงทุนในโซลูชันแยกต่างหากสำหรับซอฟต์แวร์การจัดการแนวปฏิบัติด้านกฎหมาย ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมาย และซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินทางกฎหมาย พวกเขามักจะคาบเกี่ยวกันเล็กน้อย แต่มีข้อแตกต่างบางประการ

ซอฟต์แวร์การจัดการแนวปฏิบัติด้านกฎหมายมีแนวโน้มที่จะเป็นโซลูชันที่จับได้ โดยนำเสนอการจัดการกรณีและปัญหา การเรียกเก็บเงินทางกฎหมาย และฟังก์ชันการจัดการเอกสาร อย่างไรก็ตาม โซลูชันเหล่านี้มักมีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งอาจไม่สมเหตุสมผลสำหรับงบประมาณของสำนักงานกฎหมายของคุณ

ในทางกลับกัน ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทางกฎหมายและซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินทางกฎหมาย มีฟังก์ชันการทำงานที่มุ่งเน้นมากขึ้นและมีแนวโน้มที่จะมีราคาไม่แพงนักสำหรับบริษัทขนาดเล็กหรืองบประมาณขนาดเล็ก ถ้าคุณไม่ต้องการโซลูชันที่ทำทุกอย่าง บางทีคุณอาจเลือกที่จะเน้นการทำงานอัตโนมัติของคุณที่การเรียกเก็บเงินหรือการจัดการเอกสารเท่านั้น

ก่อนที่จะทำงานอัตโนมัติ เช่นเดียวกับการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ คุณต้องเข้าใจความต้องการของบริษัทของคุณและคิดอย่างมีวิจารณญาณเกี่ยวกับงานที่คุณต้องการทำให้เป็นอัตโนมัติ และวิธีที่ระบบอัตโนมัติจะส่งผลต่อเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้อง

หากคุณเพิ่งเริ่มพิจารณาระบบอัตโนมัติสำหรับสำนักงานกฎหมายของคุณ และพบว่าตัวเองเต็มไปด้วยความเป็นไปได้ โปรดจำไว้ว่า การเริ่มต้นทีละเล็กทีละน้อยและค่อยเป็นค่อยไปนั้นเป็นเรื่องปกติ แทนที่จะทำทั้งหมดพร้อมกัน

อันที่จริงก็มีกำลังใจ

ตรวจสอบศูนย์ทรัพยากรทางกฎหมายของ Capterra เพื่อสำรวจเนื้อหาที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ

พาฉันไปที่นั่น

ระเบียบวิธี

การสำรวจการจัดการทางกฎหมายปี 2021 ของ Capterra ดำเนินการในเดือนพฤษภาคม ปี 2021 จากผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมาย 401 คน (240 คนเป็นทนายความ) เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบอัตโนมัติของสำนักงานกฎหมาย ความปลอดภัย และแนวทางปฏิบัติอื่นๆ ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดเลือกสำหรับการจ้างงานเต็มเวลาที่สำนักงานกฎหมายขนาดเล็ก (หนึ่งถึง 14 คน) และสำนักงานกฎหมายขนาดกลาง (15-49 คน) การสำรวจไม่รวมผู้ปฏิบัติงานเดี่ยวที่ไม่มีพนักงาน

หมายเหตุ: แอปพลิเคชันที่เลือกในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อแสดงคุณลักษณะในบริบทและไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการรับรองหรือคำแนะนำ ได้มาจากแหล่งที่เชื่อว่าเชื่อถือได้ในขณะที่เผยแพร่