การจัดการงานกับการบริหารโครงการ: อะไรคือความแตกต่างและคุณต้องการอันไหน?

การเลือกระหว่างการจัดการงาน และ การบริหารโครงการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จของธุรกิจ ไม่ว่าจะจัดการกับงานประจำวันหรือโครงการขนาดใหญ่ การตัดสินใจระหว่างทั้งสองอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายเนื่องจากมีองค์ประกอบที่เป็นเอกลักษณ์

แม้ว่าทั้งสองมีเป้าหมายเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงอย่างมีประสิทธิภาพ แต่ก็มีจุดมุ่งเน้นและขอบเขต ที่แตกต่าง กันบล็อกนี้จะสำรวจองค์ประกอบที่โดดเด่นของการจัดการงานและการจัดการโครงการ ซึ่งช่วยคุณในการพิจารณาว่าองค์ประกอบใดสอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ มากกว่า

การจัดการงานคืออะไร?

โดยแก่นแท้แล้ว การจัดการงาน เกี่ยวข้องกับ การจัดสรรทรัพยากร เวลา และความพยายามเชิงกลยุทธ์เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

การจัดการงานประกอบด้วยองค์ประกอบสำคัญหลายประการ เช่นการวางแผนงาน การมอบหมายงาน การติดตาม และการประเมินผล ซึ่งโดยทั่วไปจะเป็นไปตามวงจรชีวิตดังนี้:

1. การวางแผนงาน : การจัดการงานเริ่มต้นด้วยขั้นตอนการวางแผนที่รอบคอบและเชิงกลยุทธ์ โดยสรุปงานที่มีอยู่ ลำดับความสำคัญ และลำดับเวลาที่จะต้องทำให้เสร็จ
2. การมอบหมายงาน : เมื่อระบุงานแล้ว งานเหล่านั้นจะถูกมอบหมายให้กับบุคคลหรือทีมที่เกี่ยวข้องตามทักษะ ความพร้อม และปริมาณงาน
3. การติดตาม : การติดตามความคืบหน้าของงานอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการระบุปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้น เพื่อให้มั่นใจว่าจะบรรลุกำหนดเวลา และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น
4. การประเมิน : หลังจากเสร็จสิ้น ขั้นตอนการประเมินจะช่วยให้สะท้อนถึงประสิทธิภาพของกระบวนการ และทำให้สามารถปรับปรุงงานในอนาคตได้

การจัดการงานสามารถนำไปใช้ได้ใน ทุกอุตสาหกรรมที่การดำเนินงานที่คล่องตัวเป็นกุญแจสู่ความ สำเร็จอุตสาหกรรมที่ได้รับความนิยมมากที่สุดบางส่วนที่ตรงตามเกณฑ์นี้ ได้แก่ การตลาดและการโฆษณา เทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) การดูแลสุขภาพ และการขาย

การจัดการโครงการคืออะไร?

การจัดการโครงการเป็นแนวทางที่มีโครงสร้างซึ่ง ช่วยให้มั่นใจว่าโครงการต่างๆ จะดำเนินการได้อย่างราบรื่น โดยบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้าภายในข้อจำกัดที่กำหนด ไว้โดยเกี่ยวข้องกับวิธีการที่เป็นระบบในการเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ ควบคุม และการปิดโครงการ

ด้านล่างนี้เป็นองค์ประกอบบางส่วนของการจัดการโครงการ :

1. การเริ่มต้น : มีการระบุวัตถุประสงค์ ขอบเขต และความเป็นไปได้ของโครงการ และระบุวัตถุประสงค์เบื้องต้น
2. การวางแผน : มีการพัฒนาแผนงานที่ครอบคลุม โดยให้รายละเอียดงาน ลำดับเวลา การจัดสรรทรัพยากร และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น
3. การดำเนินการ : แผนงานที่ร่างไว้ได้รับการกำหนดให้เคลื่อนไหว และงานโครงการจะดำเนินการตามกำหนดการที่กำหนดไว้
4. การควบคุม : การติดตามความคืบหน้าของโครงการอย่างต่อเนื่องทำให้สามารถปรับเปลี่ยนได้ เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับเป้าหมาย
5. การปิดโครงการ : โครงการได้สรุปอย่างเป็นทางการและมีการประเมินความสำเร็จบทเรียนที่ได้รับจะนำไปสู่การปรับปรุงในอนาคต

โดยพื้นฐานแล้วการบริหารโครงการจะให้ทิศทางที่ชัดเจนสำหรับองค์กรที่จัดการโครงการเฉพาะ ด้วยการใช้ขั้นตอนเหล่านี้ ธุรกิจต่างๆ สามารถดำเนินโครงการได้อย่างมีประสิทธิผลได้ง่ายขึ้น ช่วยให้มั่นใจในความสำเร็จและบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ

อะไรคือความแตกต่างที่สำคัญของแต่ละอย่าง?

การทำความเข้าใจความแตกต่างของการจัดการงานและการจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ แต่ละคนมีบทบาทเฉพาะตัวในการรับประกันว่างานและโครงการต่างๆ จะดำเนินไปอย่างประสบความสำเร็จ แต่จุดมุ่งเน้นและการใช้งานจะแตกต่างกันอย่างมาก

ขอบเขตและโฟกัส

การจัดการงานเกี่ยวข้องกับ กิจกรรมและงานที่มีส่วนช่วยในการดำเนินธุรกิจ อย่าง ต่อเนื่องโดยครอบคลุมขอบเขตความรับผิดชอบประจำที่กว้างขึ้น และมีเป้าหมายที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในขั้นตอนการทำงานปกติ จุดมุ่งเน้นคือการรักษาจังหวะการทำงานที่มั่นคงและมีประสิทธิผล โดยไม่จำเป็นต้องเชื่อมโยงกับความสำเร็จของโครงการเฉพาะเจาะจงในทางกลับกัน การบริหารโครงการมี จุดมุ่งเน้นที่แคบ กว่าเกี่ยวข้องกับการวางแผน การดำเนินการ และความสำเร็จของโครงการเฉพาะโดยมีวัตถุประสงค์ที่กำหนด ไว้การจัดการโครงการจะเข้ามามีบทบาทเมื่อมีเป้าหมายที่ชัดเจน ที่จะต้องบรรลุ และเกี่ยวข้องกับความพยายามชั่วคราวโดยมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน

กรอบเวลา

ฝ่ายบริหารงานดำเนินงานอย่าง ต่อเนื่อง โดยมีงานและความรับผิดชอบกระจายไปตามการดำเนินธุรกิจปกติไม่มีจุดสิ้นสุดที่กำหนดไว้ และเป็นความพยายามอย่างต่อเนื่องเพื่อให้วงล้อขององค์กรหมุนไปได้อย่างราบรื่นในทางตรงกันข้าม การบริหารจัดการโครงการนั้นมีกำหนดเวลา มีกรอบเวลาที่กำหนดไว้ โดยปกติจะมีวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดที่กำหนดไว้โครงการมีกำหนดเวลาเฉพาะสำหรับการทำงานให้เสร็จสิ้นและการบรรลุเป้าหมายโดยรวมของโครงการ

เป้าหมายและการส่งมอบ

เป้าหมายของการจัดการงานมักจะเป็นการ ปรับปรุง อย่างต่อเนื่อง เพิ่มประสิทธิภาพการผลิต และการทำงานที่ราบรื่นของการปฏิบัติงานในแต่ละวันโดยทั่วไปการส่งมอบจะดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและมีส่วนช่วยต่อประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กร ในการบริหารโครงการ เป้าหมายมีความเฉพาะเจาะจงและสามารถวัดผล ได้จุดมุ่งเน้นอยู่ที่การส่งมอบผลิตภัณฑ์ บริการ หรือผลลัพธ์ที่เป็นเอกลักษณ์ภายในข้อจำกัดด้านเวลา งบประมาณ และขอบเขตที่กำหนด ไว้สิ่งที่ส่งมอบคือผลลัพธ์ที่จับต้องได้เมื่อสิ้นสุดโครงการ

การทำความเข้าใจความแตกต่างที่สำคัญเหล่านี้ระหว่างการบริหารงานและการบริหารโครงการถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจในการนำกลยุทธ์และวิธีการที่เหมาะสมไปใช้ โดยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และลักษณะของงานที่ทำอยู่

การเลือกแนวทางที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

แล้วคุณจะเลือกแนวทางที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณได้อย่างไร?

เริ่มต้นด้วย การประเมินข้อกำหนดขององค์กรของคุณอย่าง ละเอียดพิจารณาลักษณะของงานและวัตถุประสงค์ของคุณเพื่อกำหนดแนวทางที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ตัวอย่างเช่น การ จัดการงานเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีส่วนร่วมในการดำเนินงานอย่างต่อเนื่องและเป็นกิจวัตรเหมาะสำหรับองค์กรที่มุ่งเน้นการปรับปรุงและการเพิ่มประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง โดยพิสูจน์ได้ว่ามีประสิทธิภาพเมื่อเป้าหมายคือการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและขั้นตอนการทำงานในแต่ละวัน ในทางกลับกัน การ จัดการโครงการเหมาะที่สุดสำหรับธุรกิจที่มีโครงการหรือกิจการร่วมค้าที่มีกำหนดเวลาเฉพาะเจาะจงเจริญเติบโตในองค์กรโดยมีเป้าหมายโครงการและผลงานที่ชัดเจน ซึ่งพิสูจน์ได้ว่ามีประสิทธิผลเมื่อการวางแผนและการดำเนินการแบบมีโครงสร้างภายในกรอบเวลาที่กำหนดเป็นสิ่งสำคัญ

จากนั้น ให้เริ่ม ชั่ง น้ำหนักข้อดีข้อเสียของแต่ละวิธี

ข้อดีที่สำคัญของการจัดการงานคือ การ สนับสนุนประสิทธิภาพและประสิทธิผลอย่างต่อเนื่อง และปรับให้เข้ากับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่มีการพัฒนาและไดนามิกได้ ดีมันส่งเสริมวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและส่งเสริมการเพิ่มประสิทธิภาพที่สอดคล้องกัน อย่างไรก็ตาม ข้อเสียที่ต้องพิจารณาคืออาจขาดการมุ่งเน้นเชิงโครงสร้างที่จำเป็นสำหรับการบรรลุเป้าหมายโครงการที่เฉพาะ เจาะจงความท้าทายอาจเกิดขึ้นในการจัดการและจัดลำดับความสำคัญของงานด้วยกำหนดเวลาที่แข่งขันกัน ซึ่งอาจนำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพ

ในการจัดการโครงการ มืออาชีพอาจจัดให้มีกรอบการทำงานที่มีโครงสร้างสำหรับการวางแผนและการดำเนินการ เพื่อให้มั่นใจว่ามีการกำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ ชัดเจนมีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการทรัพยากรภายในกรอบเวลาที่กำหนด โดยส่งเสริมแนวทางที่เป็นระบบเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ ในทางกลับกัน การจัดการโครงการอาจปรับตัวได้น้อยลงต่อการเปลี่ยนแปลงกะทันหันหรือขอบเขตโครงการที่กำลัง พัฒนาการวางแผนอย่างละเอียดอาจใช้เวลานาน และอาจส่งผลต่อความยืดหยุ่นที่จำเป็นในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจแบบไดนามิก

เครื่องมือสำหรับการเรียนรู้งานและการจัดการโครงการ

ไม่ว่าคุณจะเลือกใช้แนวทางการจัดการงานหรือการจัดการโครงการสำหรับธุรกิจของคุณ การ ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์และเครื่องมือที่สร้างไว้ล่วงหน้าถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการดูแลรักษาองค์กร

เมื่อพูดถึง การจัดการงาน มีเครื่องมือมากมายให้เลือก:

1. Trello : Trello เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์และใช้งานง่ายซึ่งใช้บอร์ด รายการ และการ์ดเพื่อจัดระเบียบงานและโครงการอินเทอร์เฟซแบบภาพทำให้ง่ายต่อการทำงานร่วมกันและติดตามความคืบหน้า
2. อาสนะ : อาสนะเป็นเครื่องมือจัดการงานอันทรงพลังที่ช่วยให้ทีมประสานงานและจัดการงานต่างๆ ได้อย่างง่ายดายโดยเป็นแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์สำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม
3. Todoist : หากคุณชอบความเรียบง่าย Todoist ก็เป็นเครื่องมือจัดการงานที่ตรงไปตรงมาแต่มีประสิทธิภาพช่วยจัดระเบียบงาน กำหนดลำดับความสำคัญ และติดตามความคืบหน้าโดยไม่ซับซ้อนโดยไม่จำเป็น
4. Microsoft Planner : ผสานรวมกับชุด Microsoft 365 แล้ว Planner อำนวยความสะดวกในการจัดการงานภายในสภาพแวดล้อม Microsoft ที่คุ้นเคยช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันและติดตามงานได้อย่างราบรื่น

เช่นเดียวกับการจัดการงาน มี ตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ที่โดดเด่นหลายประการ :

1. Nimble : Nimble โดดเด่นไม่เพียงแต่ในฐานะเครื่องมือการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ที่แข็งแกร่งเท่านั้น แต่ยังเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับการจัดการโครงการอีกด้วยด้วยเวิร์กโฟลว์ ของ Nimble คุณสามารถทำงานที่ซ้ำกันโดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าเวิร์กโฟลว์จะราบรื่นยิ่งขึ้นนอกจากนี้การแจ้งเตือนงาน ของ Nimble ยังช่วยให้คุณติดตามได้โดยการแจ้งเตือนเหตุการณ์สำคัญของโครงการอย่างทันท่วงทีฟังก์ชันการทำงานแบบคู่นี้ทำให้ Nimble เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์สำหรับทั้งการจัดการงานในแต่ละวันและการดูแลงานเฉพาะโครงการ ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจโดยรวม
2. จิรา : จิราเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพ เป็นที่นิยมโดยเฉพาะในหมู่ทีมพัฒนาซอฟต์แวร์ช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดการโครงการที่คล่องตัว การติดตามปัญหา และการทำงานร่วมกัน
3. Wrike : Wrike เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการแบบครบวงจรที่ผสมผสานการวางแผนโครงการ การทำงานร่วมกัน และการรายงานคุณสมบัติที่ปรับแต่งได้นั้นตอบสนองความต้องการด้านการจัดการโครงการที่หลากหลาย
4. Basecamp : Basecamp เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นมีเครื่องมือสำหรับการจัดการงาน การสื่อสาร และการแชร์ไฟล์ ซึ่งจะทำให้เวิร์กโฟลว์ของโครงการคล่องตัวขึ้น
5. Smartsheet : Smartsheet เป็นเครื่องมือการจัดการโครงการที่ปรับเปลี่ยนได้ ซึ่งรวมเอาอินเทอร์เฟซสเปรดชีตที่คุ้นเคยเข้ากับคุณสมบัติการจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพเหมาะสำหรับโครงการหลายประเภท

นำทางการจัดการงานและโครงการด้วย Nimble

การจัดการที่ประสบความสำเร็จเป็น สิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จทางธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการจัดการงานประจำวันหรือโครงการระยะยาวที่สำคัญกว่านั้นในบล็อกนี้ เราได้ชี้แจงความแตกต่างระหว่างการจัดการงานและการจัดการโครงการ เพื่อช่วยคุณเลือกแนวทางที่ถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ

พิจารณาใช้เครื่องมือที่ยืดหยุ่น เช่น Nimble เพื่อ เพิ่มประสิทธิภาพในทั้งสองด้านซึ่งจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจได้ ในที่สุด