วิธีการสร้างนโยบายการทำงานจากที่บ้านที่มีประสิทธิภาพ

ขณะนี้การทำงานจากที่บ้านกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นเรื่อยๆ ถึงเวลาแล้วที่คุณจะกำหนดระเบียบการของบริษัท หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการดังกล่าว คุณต้องสร้างแนวทางที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา นี่คือสิ่งที่คุณต้องพิจารณาเมื่อสร้างนโยบายการทำงานจากที่บ้าน

นโยบายการทำงานจากที่บ้านคืออะไร?

หรือที่เรียกว่านโยบายการทำงานระยะไกลหรือนโยบายการสื่อสารโทรคมนาคม นโยบายการทำงานจากที่บ้านคือข้อตกลงที่จัดตั้งขึ้นระหว่างพนักงานและนายจ้าง จุดมุ่งหมายคือการครอบคลุมแง่มุมต่างๆ ของการทำงานทางไกล ชุดนโยบายการทำงานจากที่บ้านจะกำหนดความรับผิดชอบและความคาดหวังสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงาน

นอกจากนี้ยังระบุได้ว่าใครจะมีสิทธิ์ทำงานจากที่บ้านหรือร่างขั้นตอนการขอสิทธิ์และข้อมูลเฉพาะอื่นๆ ในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ คนงานส่วนใหญ่ต้องเผชิญกับสถานการณ์ที่ต้องทำงานจากที่บ้าน สำหรับสิ่งนี้ บริษัทต่างๆ จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของพวกเขามีชีวิตการทำงานที่ดีต่อสุขภาพและมีประสิทธิผลซึ่งมุ่งสู่ความสำเร็จ

ประโยชน์ของการสร้างนโยบายการทำงานจากที่บ้าน

นโยบายการทำงานจากที่บ้านที่น่าสนใจให้ประโยชน์ที่น่าประทับใจแก่นายจ้างและลูกจ้าง นี่คือบางส่วน:

ตั้งความคาดหวัง

นโยบายการทำงานระยะไกลจะช่วยกำหนดความคาดหวังที่ชัดเจนในเรื่องต่อไปนี้:

• ระบุพนักงานที่สามารถทำงานทางไกลได้
• วิธีการขอและดำเนินการอนุมัติสำหรับงานทางไกล
• กำหนดเวลาทำงาน
• กำหนดช่องทางการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
• ให้สิทธิ์เข้าถึงอุปกรณ์ไอทีและการสนับสนุน
• ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับความปลอดภัยทางไซเบอร์และการรักษาความลับ
• เหตุเลิกจ้าง
• รับทราบการรับ

ลดการขาดงาน

การทำงานทางไกลไม่เพียงป้องกันการแพร่กระจายของโรค แต่ยังช่วยให้ผู้ที่ไม่สามารถออกไปทำงานต่อได้ พวกเขายังสามารถดูแลสมาชิกในครอบครัวที่ป่วยขณะทำงาน ข้อตกลงการทำงานจากที่บ้านช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าอะไรสามารถทำได้และไม่สามารถทำได้

สร้างสมดุลชีวิตการทำงานที่ดี

พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านจะได้รับโอกาสในการสร้างสมดุลระหว่างชีวิตและการทำงานที่ดีขึ้น เวลาพิเศษที่พวกเขาได้รับกลับจากการเดินทางออกจากสมการจะใช้เวลากับครอบครัวและชีวิตทางสังคมของพวกเขา สิ่งนี้ช่วยสร้างพนักงานที่มีความรอบรู้และกระตือรือร้นที่จะทุ่มเททำงานอย่างเต็มที่ การรู้ว่าพวกเขาสามารถและไม่สามารถทำอะไรได้บ้างในขณะที่ทำงานจากที่บ้านช่วยขจัดความสงสัยและความรู้สึกผิดที่อาจขัดขวางไม่ให้พวกเขาเพลิดเพลินกับความยืดหยุ่นในการทำงานทางไกลอย่างทั่วถึง

ให้ทางเลือกในการจ้างงานทั่วโลก

เมื่อคุณเปิดธุรกิจเพื่อทำงานทางไกล คุณจะสามารถเข้าถึงผู้มีความสามารถจากทั่วทุกมุมโลก ชุดนโยบายการทำงานทางไกลจะช่วยให้คุณจัดการทักษะได้จากทุกที่ในโลก และกำหนดมาตรฐานเพื่อช่วยให้คุณรักษาหลักสูตรได้

ข้อดีและข้อเสียของการทำงานจากที่บ้าน

ก่อนที่คุณจะสร้างนโยบายการทำงานจากที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพ มาดูข้อดีและข้อเสียของการทำงานทางไกลกันก่อนดีกว่า ซึ่งจะช่วยให้เราเข้าใจว่าต้องรวมอะไรและต้องจัดลำดับความสำคัญอะไร

ข้อดี

นอกเหนือจากประโยชน์ทั้งหมดที่กล่าวข้างต้นแล้ว ต่อไปนี้คือข้อดีอีกสองสามข้อของการให้พนักงานของคุณทำงานจากระยะไกล:

• การเพิ่มผลผลิต – ไม่ใช่ทุกคนที่เป็นคนตื่นเช้า แต่พวกเขายังคงทำงานอย่างหนัก ด้วยความยืดหยุ่นที่ WFH นำเสนอ พวกเขาสามารถทำงานได้ตามนาฬิกาชีวิตของตน พวกเขาสามารถทำงานได้ในช่วงเวลาที่มีประสิทธิผลสูงสุด
• พนักงานรู้สึกมีค่า - การทำงานจากที่บ้านช่วยให้นายจ้างและพนักงานมีระดับความไว้วางใจสูงขึ้น นี้เพิ่มขึ้นเพื่อการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้นและการเพิ่มผลผลิต
• ค่าใช้จ่ายน้อยลง – นายจ้างสามารถลดค่าสาธารณูปโภคและค่าเช่าพื้นที่ได้ สำหรับพนักงาน พวกเขาประหยัดค่าน้ำมันและค่าขนส่งอื่นๆ

ข้อเสีย

เช่นเดียวกับสถานการณ์ใดๆ การทำงานจากที่บ้านก็มีข้อเสียเช่นกัน อย่างไรก็ตาม สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่ตัวทำลายข้อตกลง เนื่องจากข้อดียังคงมีค่ามากกว่าแง่ลบ กุญแจสำคัญคือการสร้างนโยบายและกระบวนการในการจัดการข้อเสียทั้งหมดเหล่านี้ ข้อเสียบางประการของการทำงานระยะไกลมีดังนี้

• สิ่งรบกวนสมาธิ – การมีอยู่เพียงทีวีหรือเตียงอาจทำให้เสียสมาธิได้ บวกกับเสียงที่ดังจากสมาชิกในครอบครัวและสิ่งรบกวนสมาธิอื่นๆ สำหรับสิ่งนี้ คุณอาจต้องสร้างการตั้งค่าโฮมออฟฟิศที่ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้ได้
• ความรู้สึกโดดเดี่ยว – ในขณะที่การประชุมหรือการระดมความคิดสามารถทำได้จากระยะไกล ไม่มีอะไรมาแทนที่การมีปฏิสัมพันธ์ทางกายภาพกับเพื่อนร่วมงานได้ การประชุมแบบตัวต่อตัวรายสัปดาห์หรือรายเดือนสามารถช่วยได้
• การสื่อสารที่ผิด พลาด – เครื่องมือการส่งข้อความและแพลตฟอร์มการสื่อสารมีอยู่มากมาย แต่ข้อผิดพลาดในการสื่อสารยังคงเป็นจริง เขตเวลาที่แตกต่างกันยังสามารถเพิ่มปัญหาได้ วิธีแก้ปัญหาคือการเตรียมพร้อมสำหรับการสื่อสารที่ผิดพลาดโดยจัดสรรเวลาให้มากขึ้นสำหรับโครงการและการทำงานร่วมกัน

วิธีการสร้างนโยบายและขั้นตอนการทำงานจากที่บ้าน

นโยบายการทำงานจากที่บ้านอย่างมีประสิทธิภาพจะสรุปความคาดหวังทั้งจากนายจ้างและลูกจ้าง เมื่อคุณสร้างสิ่งนี้แล้ว ให้รวมไว้ในคู่มือพนักงานของคุณ ส่งอีเมลด่วน หรือโพสต์บนป้ายโฆษณาของบริษัท นี่คือแนวทางในการเขียนของคุณ:

1. ระบุและกำหนดวัตถุประสงค์ของบริษัทของคุณ

อธิบาย อธิบาย และระบุวัตถุประสงค์ของเอกสารและเป้าหมายของคุณสำหรับการเปลี่ยนไปทำงานทางไกล หากมี ให้รวบรวมข้อมูลที่คุณได้เรียนรู้จากประสบการณ์ของบริษัทเกี่ยวกับการตั้งค่า WFH แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้และบอกพวกเขาว่าสิ่งใดควรอยู่และสิ่งใดควรทิ้ง

ข้อตกลงการทำงานจากที่บ้านของคุณควรระบุวัตถุประสงค์และสิ่งที่คุณตั้งเป้าหมายเพื่อให้บรรลุด้วยการตั้งค่า สื่อสารว่าเหตุใดนโยบายจึงมีความสำคัญและจะนำไปปฏิบัติอย่างไร โดยรวมแล้ว นโยบายควรปรับปรุงการนำเสนอคุณค่าของพนักงานและประสบการณ์ของพวกเขากับองค์กรของคุณ

2. กำหนดขอบเขตและคุณสมบัติ

ขั้นแรก คุณต้องกำหนดบทบาทภายในบริษัทของคุณที่มีสิทธิ์ทำงานทางไกล จากนั้น คุณต้องระบุข้อจำกัดอย่างชัดเจนเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดหวังของผู้ที่ถูกปฏิเสธคำขอ WFH สุดท้าย ให้คำจำกัดความสั้น ๆ ว่าใครมีสิทธิ์ทำงานจากที่บ้านและใครไม่มีสิทธิ์

3. สร้างโครงร่างสำหรับกระบวนการขอและอนุมัติ

รวมข้อกำหนดในนโยบายการทำงานจากที่บ้านของคุณเกี่ยวกับกระบวนการขอและการอนุมัติให้ทำงานจากระยะไกล มีแบบฟอร์มให้กรอกหรือไม่? พวกเขาควรส่งให้ใคร คำแนะนำทีละขั้นตอนสามารถช่วยตอบคำถามเหล่านี้ได้

4. การวัดผลผลิต

เจ้าของธุรกิจต้องการวัดจำนวนงานที่พนักงานทำเมื่อทำงานจากที่บ้าน คุณสามารถกำหนดเส้นตายเฉพาะสำหรับงานหรือใช้เครื่องมือตรวจสอบและซอฟต์แวร์เพื่อทำสิ่งนั้น แจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับเรื่องนี้เพื่อให้พวกเขาทราบว่าพวกเขากำลังถูกติดตามและตรวจสอบ

5. แนวทางการรักษาเวลา

นายจ้างไม่เพียงต้องการวัดประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังต้องการทราบว่าพนักงานใช้เวลาอย่างไร ขอย้ำอีกครั้งว่า เครื่องมือตรวจสอบเวลาพร้อมให้คุณใช้งานแล้ว คุณสามารถวัดเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จ แล้วคาดหวังให้พวกเขาทำตามนี้

หากใช้เวลานานเกินไปก็หมายความว่าพวกเขากำลังดิ้นรนกับงานหรือฟุ้งซ่าน หากคุณตัดสินใจที่จะใช้แอปตรวจสอบเวลา อย่าลืมรวมไว้ในนโยบายการทำงานระยะไกลของคุณ

สิ่งที่คุณควรรวมไว้ในนโยบายการทำงานจากที่บ้าน

นโยบายและขั้นตอนการทำงานที่บ้านแตกต่างกันไปตามแต่ละบริษัท ต่อไปนี้คือสิ่งสำคัญบางประการที่คุณต้องรวมไว้เมื่อสร้างบริษัทของคุณ:

1. ความคาดหวังในการสื่อสาร

สร้างช่องทางการสื่อสารอย่างเป็นทางการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณใช้เพียงอันเดียวเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและลดความไร้ประสิทธิภาพ กำหนดหลักเกณฑ์ว่าควรตอบกลับเมื่อใดและอย่างไรและรับทราบการรับข้อความ

2. ชั่วโมงการทำงาน

บางบริษัทเลือกที่จะให้พนักงานทำงานได้ทุกเมื่อที่ต้องการตราบเท่าที่พวกเขาทำงานเสร็จ แต่บางคนต้องทำงานกะ 8 ชั่วโมงให้เสร็จ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด ให้กำหนดเวลาทำงานที่แน่นอนและเวลาที่พนักงานควรรายงานการทำงาน

นอกจากนี้ หากคุณมีพนักงานในส่วนต่างๆ ของโลก อย่าลืมสังเกตความแตกต่างของเวลา

3. เหตุผลที่ยอมรับได้ในการทำงานจากระยะไกล

ถ้าไม่ใช่ทุกคนในบริษัทของคุณทำงานจากที่บ้าน คุณต้องกำหนดเหตุผลที่ยอมรับได้ ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างบางส่วน:

• ความรับผิดชอบของครอบครัว
• สมดุลชีวิตการทำงาน
• ทุพพลภาพหรือเจ็บป่วย
• นัดวันทำงาน
• สภาพอากาศสุดขั้ว
• เหตุฉุกเฉิน
• เหตุผลอื่นๆ

4. ค่าตอบแทนและสวัสดิการ

ไม่ว่าสถานการณ์การทำงานจากที่บ้านจะมีผลกระทบต่อค่าตอบแทนและผลประโยชน์หรือไม่ก็ตาม ให้รวมไว้ในนโยบายการทำงานทางไกลของคุณ ตัวอย่างหนึ่งที่ควรพิจารณาคือค่าล่วงเวลา พนักงานหลายคนรายงานว่าพวกเขาไม่ได้รับค่าจ้างล่วงเวลา ซึ่งอาจส่งผลให้ขวัญกำลังใจและความเหนื่อยหน่ายลดลง นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่คุณต้องมีระบบในการติดตามชั่วโมงทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณจะได้รับค่าตอบแทนอย่างดี

5. อุปกรณ์และการสนับสนุนด้านเทคนิค

เมื่อเปลี่ยนไปทำงานทางไกล อุปกรณ์ เทคโนโลยี และการสนับสนุน ให้คำนึงถึงเป็นองค์ประกอบสำคัญ ปัญหาทางเทคนิคเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ และการให้การสนับสนุนพนักงานสามารถช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล ไม่ว่าอุปกรณ์ที่ใช้จะเป็นของตัวเองหรือของบริษัท ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์เหล่านั้นได้รับความช่วยเหลือในสถานการณ์ที่ตึงเครียดเหล่านี้

6. มาตรฐานการเข้างานและความพร้อมในการให้บริการ

การมีคนที่เหมาะสมตรงเวลาและรับข้อมูลเมื่อคุณต้องการก็ถือเป็นข้อพิจารณาเช่นกัน ซึ่งหมายความว่าคุณต้องจดบันทึกการเข้างานและกำหนดแนวทางในเรื่องนี้ ตั้งค่าไทม์ไลน์ให้ตรงกันเมื่อคุณต้องการและเมื่อคาดว่าจะส่ง

7. ตั้งความคาดหวังในการผลิตและประสิทธิภาพ

นายจ้างบางคนลังเลที่จะเสนอโอกาสในการทำงานจากที่บ้านเพราะกลัวว่าพนักงานจะฉวยโอกาส สำหรับสิ่งนี้ คุณจะต้องติดตามและตรวจสอบประสิทธิภาพและประสิทธิผลตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ติดตามงานที่เสร็จสมบูรณ์ สร้างบันทึกเวลา หรือใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเพื่อบันทึกผลิตภาพและประสิทธิภาพ

Penji สามารถช่วยคุณในการสร้างนโยบายการทำงานจากที่บ้านได้อย่างไร

นโยบายการทำงานจากที่บ้านของบริษัทของคุณจะต้องแจกจ่ายให้กับพนักงานทุกคน เพื่อให้น่าสนใจยิ่งขึ้น ทำไมไม่ลองจ้างนักออกแบบกราฟิกเพื่อสร้างการออกแบบจดหมายข่าวทางอีเมลที่ดึงดูดความสนใจล่ะ ต้องการพื้นหลังสำหรับการประชุม Zoom ครั้งต่อไปหรือไม่ นักออกแบบกราฟิกที่มีความสามารถคือสิ่งที่คุณต้องการ

สำหรับสิ่งเหล่านี้และอื่น ๆ ให้หันไปหา Penji เพื่อการออกแบบคุณภาพสูง ให้นักออกแบบกราฟิกมืออาชีพของเราดูแลการออกแบบให้กับคุณ คุณจะได้รับมากกว่าการออกแบบจดหมายข่าวทางอีเมลในอัตราคงที่รายเดือน ชมวิดีโอสาธิตของเราที่นี่เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม หรือสมัครวันนี้เพื่อเริ่มต้น

ความคิดสุดท้าย

การทำงานจากที่บ้านมีประโยชน์มากมายมหาศาล อย่างไรก็ตาม เจ้าของธุรกิจเองก็อาจสร้างความเครียดได้เช่นกัน นโยบายการทำงานจากที่บ้านที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณจัดการทุกอย่างและจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นได้ ด้วยประโยชน์เพิ่มเติมของการออกแบบกราฟิกที่ยอดเยี่ยมในนโยบาย WFH ของคุณ คุณกำลังเข้าสู่การเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จในการทำงานระยะไกลเต็มรูปแบบ