ทำไมคุณถึงต้องการคำแนะนำสไตล์ (และวิธีการสร้าง)

สไตล์ - คุณมีหรือไม่? ฉันไม่ได้หมายถึงเรื่องแฟชั่น แต่ฉันสนใจเรื่องนั้นเหมือนกัน แต่โดยเฉพาะ องค์กรของคุณมีแนวทางสไตล์หรือไม่? และคุณใช้มันหรือไม่?

เมื่อนานมาแล้ว เมื่อฉันทำงานในสำนักพิมพ์นิตยสาร หนึ่งในงานแรกๆ ของฉันคือการสร้างคู่มือแนะนำสไตล์สำหรับสิ่งพิมพ์ นี่ไม่ใช่สิ่งที่โยนมาที่ฉันในฐานะพนักงานใหม่ แต่เป็นโครงการที่ริเริ่มขึ้นเอง ฉันเดินเข้าไปในสำนักงานและรู้อย่างรวดเร็วว่าไม่มีอะไรจะปรึกษาเมื่อต้องเผชิญกับคำถามเกี่ยวกับยัติภังค์ การเลือกใช้คำ หรือการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ ฉันตั้งใจที่จะแก้ไขอย่างรวดเร็ว

ทำไมทำแบบนี้กับตัวเอง? เพราะถ้าไม่มี เราจะดูไม่เป็นมืออาชีพ ลองนึกภาพว่าคุณกำลังอ่านนิตยสาร (บนกระดาษหรือออนไลน์) และครึ่งหนึ่งของชื่อบทความ ใช้ ตัวพิมพ์ใหญ่แบบนี้ และอีกครึ่งหนึ่ง ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่แบบนี้ ดูสิ่งที่ฉันหมายถึง? คุณอาจจะสงสัยว่ามีสัมผัสหรือเหตุผลสำหรับความแตกต่างหรือไม่ หรือผู้จัดพิมพ์ไม่เป็นมืออาชีพ

คู่มือสไตล์คืออะไร?

คู่มือสไตล์คือเอกสารที่กำหนด อ้างอิง และแนะนำสไตล์ของบริษัทของคุณ คิดว่ามันเป็นแบรนด์ที่เขียน คุณอาจมีสมุดสไตล์ที่แสดงสี โลโก้ของบริษัทของคุณ และลักษณะการใช้เครื่องหมายและรูปภาพต่างๆ ของคุณอยู่แล้ว – ขนาดขั้นต่ำ การกวาดล้าง ฯลฯ คู่มือสไตล์ – สำหรับนักเขียนของคุณ – เป็นส่วนเติมเต็ม

คำแนะนำด้านสไตล์จะได้รับคำปรึกษาจากผู้ที่มีบทบาทด้านการตลาดและการสื่อสารเป็นส่วนใหญ่ แต่ใครก็ตามที่ส่งการสื่อสารใด ๆ - พนักงานขายที่ส่งอีเมลด้วย - ควรปรึกษาเรื่องนี้

คู่มือสไตล์มีอะไรบ้าง?

คู่มือสไตล์คือแนวทางสู่รูปแบบการสื่อสารของคุณ โดยทั่วไป คู่มือสไตล์จะมีทุกอย่างตั้งแต่วิธีที่คุณใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ของบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์ของคุณ ไปจนถึงคำศัพท์ที่ใช้ในอุตสาหกรรม ไปจนถึงจุดยืนของคุณว่าจะใช้เครื่องหมายจุลภาคของ Oxford หรือไม่ ข้อควรพิจารณาอื่นๆ: ไม่ว่าคุณจะสะกดตัวเลขหรือใช้ตัวเลข พิจารณาว่าจะรวมจุดหลังตัวอักษรแต่ละตัวเป็นตัวย่อหรือไม่ และสามารถใช้การหดตัวได้หรือไม่ คุณอาจต้องการให้ผู้เขียนใช้ ok หรือ OK หรือ ok; คู่มือสไตล์จะแจ้งให้ทราบว่าควรใช้แบบใด

นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงหมายเหตุเกี่ยวกับน้ำเสียง น้ำเสียง และบุคลิกของบริษัทของคุณ เพื่อให้นักเขียนของคุณรู้ว่ามันโอเคที่จะเล่นคำ หรือว่าต้องจริงจังและตรงไปตรงมา แจ้งให้พวกเขาทราบว่าสามารถใช้คำสแลงได้หรือไม่ และถ้ามีคำต้องห้ามหรือชื่อแบรนด์

คู่มือไม่จำเป็นต้องเป็นหนังสือ แน่นอนว่าอาจยาวและละเอียดถี่ถ้วน – ครอบคลุมทุกสถานการณ์ แต่ยังสามารถเป็นหน้าเดียวที่สรุปประเด็นสำคัญ

ตราบใดที่คุณมีเอกสาร บาง อย่าง คุณก็ไปได้สวย

ทำไมคุณต้องการมัน

ฉันได้พูดถึงเรื่องนี้เล็กน้อยในตอนเริ่มต้น แต่มีเหตุผลบางประการที่คุณต้องการคำแนะนำ

ความสม่ำเสมอเป็นหลัก คุณต้องการสำเนาทั้งหมดที่มาจากสำนักงานของคุณเพื่อเสริมสร้างแบรนด์ของคุณด้วยวิธีเฉพาะเจาะจง ความไม่สอดคล้องกันทำให้ผู้อ่านเสียสมาธิ และทำให้บริษัทของคุณดูประมาทไปหน่อย

คู่มือสไตล์ยังช่วยให้คุณเป็นมืออาชีพอีกด้วย เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคำที่คุณใช้มีการไตร่ตรอง พิจารณา และเว้นวรรคอย่างเหมาะสม และทำให้ชีวิตนักเขียนของคุณง่ายขึ้น

ใครต้องการคำแนะนำสไตล์?

การสร้างคู่มือสไตล์ไม่ได้เป็นเพียงความหรูหราของธุรกิจองค์กรขนาดใหญ่เท่านั้น และไม่ใช่ข้อกำหนดของการก่อตั้งสตาร์ทอัพเพียงอย่างเดียว เป็นสิ่งที่ธุรกิจ ทุก ขนาดควรใช้เวลาในการคิดและสร้างสรรค์ คู่มือนี้จะใช้ภายในองค์กร และควรแบ่งปันกับผู้ร่วมให้ข้อมูลอิสระด้วย (ผู้คัดลอกของคุณจะขอบคุณ)

การสร้างคำแนะนำสไตล์

หากคุณไม่มีคำแนะนำเกี่ยวกับสไตล์ก็เยี่ยม นั่นเป็นเหตุผลที่เรากำลังพูดถึงมัน คุณสามารถเริ่มได้เลย

และเกรงว่าคุณจะคิดว่าสิ่งนี้จะกินเวลานาน ไม่จำเป็น คุณไม่จำเป็นต้องทำให้สิ่งนี้เป็นจริงจากอากาศที่เบาบาง คุณสามารถพึ่งพาแหล่งข้อมูลที่พยายามและเป็นจริงได้

ขั้นแรก ให้แต่งตั้งบุคคลหรือทีมเพื่อเป็นเจ้าของคู่มือ นี่น่าจะเป็นคนในทีมการตลาดหรือการสื่อสาร

ต่อไปให้พิจารณาว่าสไตล์ของคุณคืออะไร คุณเป็นแบบสบาย ๆ หรือแบบองค์กร? ภาษาพูดหรือติดกระดุม? นี่คือที่ที่คุณสามารถแว็กซ์กวีได้เล็กน้อย - ย้อนกลับไปที่บุคลิกภาพและพันธกิจและรากเหง้าของบริษัทของคุณ คุณยังต้องพิจารณาลูกค้าของคุณด้วยว่าพวกเขาชอบที่จะถูกพูดคุยด้วยอย่างไร

ตอนนี้เริ่มเป็นเม็ดๆ พิจารณาว่าคุณมุ่งความสนใจไปที่สำนักแห่งความคิดเพียงแห่งเดียว เช่น คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับเครื่องหมายอัฒภาค ประโยคที่ขึ้นต้นด้วย “และ”? ชิ้นส่วน?

คุณสามารถดูผู้เชี่ยวชาญได้ เช่น คู่มือ Associated Press (AP) ที่หนังสือพิมพ์ใช้อ้างอิง หรือ Chicago Manual of Style (CMOS) ในขั้นตอนนี้ เพื่อช่วยคุณกำหนดกรอบการทำงาน คุณสามารถแนะนำพนักงานของคุณไปยังเว็บไซต์เหล่านั้นและเรียกมันว่าดีได้ (เลือกอย่างใดอย่างหนึ่ง AP และ Chicago แตกต่างกัน)

ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างรายการสั้นๆ ของคำเฉพาะสำหรับอุตสาหกรรมและบริษัท สิ่งที่เกิดขึ้นมากมายในการสื่อสารของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงศัพท์เฉพาะ คำย่อ และวลีเฉพาะอุตสาหกรรมที่คุณต้องใช้และเว้นวรรคอย่างเหมาะสม

จากนั้น กรอกองค์ประกอบเพิ่มเติมที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจใส่อภิธานศัพท์ของคำศัพท์ใดๆ และทุกคำที่อาจถูกอ้างถึงในการสื่อสารของคุณ คุณอาจเพิ่มกฎเกี่ยวกับการอ้างอิง จริยธรรมในการรายงาน และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่นๆ หรือคุณอาจยึดติดกับพื้นฐานและทำให้มันเรียบง่ายและสั้น

วิธีบังคับใช้สไตล์ของคุณ

ต้องมีใครสักคนเป็นเจ้าหน้าที่ตำรวจเพื่อตรวจสอบว่าทีมของคุณปฏิบัติตามคู่มือสไตล์นี้ ฉันจะไม่โกหก นี่ไม่ใช่ส่วนที่สนุกที่สุดของงาน แต่ถ้าเป้าหมายของคุณคือความสม่ำเสมอในการสื่อสาร ก็เป็นสิ่งจำเป็น สิ่งสำคัญคือสมาชิกทุกคนในทีมของคุณ – ใครก็ตามที่จะเขียนหรือสื่อสาร – รู้จักเสียงของแบรนด์ของคุณและยึดมั่นในสิ่งนั้น

เมื่อคุณเปิดตัวคู่มือใหม่ (หรืออัปเดต) เป็นครั้งแรก ให้จัดการฝึกอบรมภายในองค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนทราบกฎของสไตล์ พนักงานใหม่ทุกคนควรอ่านคำแนะนำ สำหรับสมาชิกในทีมบางคนที่จะใช้สิ่งนี้บ่อยๆ (มักจะเป็นผู้ที่มีบทบาทในการสื่อสาร) คุณอาจต้องการทำแบบทดสอบป๊อป

นักคัดลอกของคุณควรเก็บสำเนาคู่มือไว้ใกล้ตัวและเปิดดู และตรวจสอบเนื้อหาทั้งหมดเทียบกับสำเนานั้น

สุดท้าย ตรวจสอบเฉพาะจุด (ตรวจเฉพาะจุด ตรวจสอบเฉพาะจุด … ดูว่ามีกี่ตัวเลือกให้เลือก) สำเนาของคุณเป็นระยะๆ และสะกิดผู้กระทำผิดซ้ำ ใช่ นั่นอาจหมายถึงการสนทนาที่น่าอึดอัดใจกับ CEO หรือเด็กฝึกงานใหม่ของคุณ ฉันพบว่าการไม่สนใจสไตล์ไกด์นั้นไม่ได้แบ่งแยกระหว่างการจัดอันดับ

หมายเหตุเกี่ยวกับการออกแบบ

คู่มือสไตล์บางฉบับไม่ได้รวมหมายเหตุเกี่ยวกับการออกแบบไว้ด้วย จำนวนมากเป็นข้อความหนัก เต็มไปด้วยไวยากรณ์ที่ควรทำและไม่ควรทำและการสะกดคำ แต่ถ้าคุณต้องการสร้างคู่มือที่ครอบคลุม ซึ่งเป็นสิ่งที่นักเขียนและนักวาดภาพประกอบของคุณสามารถพึ่งพาได้ ลองพิจารณาขยายคู่มือของคุณเพื่อรวมหมายเหตุเกี่ยวกับการออกแบบ สีของบริษัท ตระกูลฟอนต์ และการใช้โลโก้

ที่เก็บคู่มือแนะนำสไตล์ของคุณไว้ที่ไหน

ในช่วงเริ่มต้นอาชีพของฉัน งานพิมพ์ยังคงเป็นสิ่งหนึ่ง อันที่จริง สิ่งนั้นก็คือสิ่ง นั้น นั่นหมายความว่าเราจะสร้างคู่มือสไตล์เหล่านี้ พิมพ์และเข้าเล่มสองสามชุด และเก็บไว้ในชั้นวางทรัพยากรทั่วไปเพื่อให้พนักงานปรึกษาได้ตามต้องการ มันหมายความว่าพวกเขาแขวนอยู่ชั่วขณะและล้าสมัย (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในไม่กี่วินาที)

วันนี้ คุณสามารถสร้างเอกสารเหล่านี้และจัดเก็บไว้ในไซต์ที่ใช้ร่วมกัน เช่น อินทราเน็ตของบริษัทหรือหน้า wiki และอัปเดตได้อย่างง่ายดายเป็นประจำ (ทำวันที่อัปเดตของคุณ)

คุณควรอัปเดตคู่มือสไตล์บ่อยแค่ไหน?

คู่มือสไตล์เป็นเอกสารที่มีชีวิตที่สามารถและควรปรับปรุง บ่อยแค่ไหน? ส่วนหนึ่งของฉันอยากจะบอกคุณให้ปรับปรุงและแก้ไขอย่างต่อเนื่อง แต่นั่นจะทำให้คุณและพนักงานของคุณคลั่งไคล้

เพื่อรักษาสุขภาพจิต ให้พิจารณาทำความสะอาดอย่างล้ำลึกเป็นประจำทุกปีโดยอัปเดตเป็นระยะทุก ๆ หกเดือน การตรวจสุขภาพประจำปีของคุณอาจเป็นการยกเครื่องครั้งใหญ่หรือไม่ก็ได้ บางครั้งคุณก็ยืนยันตัวเลือกก่อนหน้านี้อีกครั้ง สิ่งนี้ช่วยให้ผู้คนมีพื้นที่หายใจเล็กน้อยเพื่อให้ผู้คนดำเนินการเปลี่ยนแปลงใด ๆ และทำความคุ้นเคยโดยไม่ต้องแก้ไขกฎไม่รู้จบ

ตัวอย่างคำแนะนำสไตล์

ฉันเรียนรู้มากมายจากตัวอย่าง ดังนั้นฉันจะปิดท้ายด้วยการแบ่งปันสิ่งที่ดีที่สุด ตัวอย่างเหล่านี้อาจสร้างแรงบันดาลใจให้คุณทราบว่าควรรวม (หรือไม่) อะไรไว้ในคำแนะนำของคุณเอง:

• The Economist – ฉันชอบข้อความเกริ่นนำที่นี่เป็นพิเศษ มันกำหนดขั้นตอนของสิ่งที่กำลังจะมาถึง – สรุปหลักการสไตล์ที่ครอบคลุมที่สิ่งพิมพ์ปฏิบัติตาม ต่อไปนี้เป็นอภิธานศัพท์ตามตัวอักษรของคำศัพท์
• องค์ประกอบของสไตล์ – ฉันใช้เวลาจนถึงตอนท้ายของโพสต์นี้เพื่อพูดถึง Strunk และ White classic แต่ฉันไม่ลืม William Strunk เขียนในปี 1918 และ EB White แก้ไขและปรับปรุงในปี 1959 หนังสือเล่มนี้ใช้โดยกลุ่มสื่อสารมวลชนและวิชาเอกภาษาอังกฤษ ผู้เขียนหนังสือ นักเขียนนิตยสาร
• The New York Times มีกฎของตัวเอง เช่น การจับคู่ชื่อกับนามสกุล (ตัวอย่าง: Mr. O'Neal) บางครั้งอาจดูโบราณ แต่มันคือสไตล์ของพวกเขาอย่างแน่นอน คุณรู้จักบทความ ของ Times เมื่อคุณอ่าน

โปรดทราบว่าไกด์สไตล์ไม่ใช่ทุกคนที่จะมีสไตล์ การบอกกฎและเก็บไว้ในไฟล์ข้อความนั้นสำคัญกว่าการทำให้คู่มือสวยงาม แต่ถ้าคุณมีเวลาและทรัพยากร คุณสามารถทำให้สไตล์ของคุณเป็นแนวทางในสิ่งที่ผู้คน ต้องการ ได้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของคำแนะนำที่สวยงามที่ผสมผสานคำและการออกแบบ