ทำไมคุณถึงต้องการกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์

เราทุกคนเคยไปที่นั่น เราทำโปรเจกต์ให้เสร็จและส่งไปยังสายงานถัดไปเพื่อตรวจทาน พวกเขาและผู้บังคับบัญชาพบสิ่งที่ผิดมากกว่าถูก และกลับมาพร้อมกับคำขอเปลี่ยนแปลงมากมาย

เรื่องสยองขวัญนี้ค่อนข้างยุ่งยากพอสมควร ไม่ว่าเราจะเป็นมืออาชีพและช่ำชองขนาดไหน ก็ยังยากที่จะทำให้งานของเราเป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อย ยิ่งยากขึ้นไปอีกเมื่อวงจรป้อนกลับนี้ไม่สิ้นสุด ‒ เมื่อไม่มีอะไรดีพอ ไม่มีใครยอมแพ้ และเป็นวงจรของการแก้ไขที่ไม่รู้จบ

บางทีสิ่งที่น่ากลัวกว่านั้นคือสถานการณ์ที่คล้ายกัน: คุณ เจ้านาย และทีมของคุณรู้สึกตื่นเต้นกับทิศทางของโครงการและพร้อมที่จะเผยแพร่สู่โลกใบนี้ – แต่ในชั่วโมงที่ 11 คุณจะได้เรียนรู้ว่ามีใครบางคนจากที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงแต่ยังคงมีความสำคัญ แผนกจำเป็นต้องลงนามในนั้น และแน่นอนว่าพวกเขาต้องการเปลี่ยนแปลงสิ่งทั้งหมด คุณตาบอด

สถานการณ์เหล่านี้เคยเกิดขึ้นกับคุณหรือไม่? ฉันหวังว่าจะไม่ แต่ความจริงก็คือ คุณน่าจะเคยสัมผัสสิ่งเหล่านี้มาบ้างในอาชีพนักสร้างสรรค์หรือนักการตลาด วันนี้มีพ่อครัวที่เป็นที่เลื่องลือมากมายในครัวของเรา ทุกคนมีความคิดเห็นและต้องการแบ่งปันความคิดเห็น และพวกเขาไม่ได้จัดระเบียบอยู่เสมอว่าพวกเขาจะให้คำติชมเมื่อใดและที่ไหน

นี่คือจุดที่การสร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์จะมีประโยชน์

กฎพื้นฐาน

ก่อนที่ฉันจะลงรายละเอียด ให้ฉันวางความคิดสองสามข้อ:

ประการแรก ไม่มีวิธีการรักษาที่เหมาะกับทุกขนาดที่นี่ แต่ละองค์กรและแต่ละทีมมีความแตกต่างกัน

ประการที่สอง แม้ว่าคุณจะพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อกำหนดกระบวนการและได้รับการชดเชยจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง สิ่งต่างๆ (และผู้คน) ก็จะผิดพลาด พวกเขาจะแย่งชิงกระบวนการ กระโดดข้ามห่วงโซ่ หรือถ่วงดุลกับข้อเสนอแนะที่ล่าช้า

คุณไม่สามารถคาดหวังให้กระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์สมบูรณ์แบบและใช้งานได้อย่างสมบูรณ์แบบ แต่การมีกรอบพื้นฐานเป็นจุดเริ่มต้นอย่างน้อย

เวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์คืออะไร?

โดยพื้นฐานแล้ว เวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์คือกระบวนการที่องค์กรหรือทีมของคุณสร้าง อนุมัติ และลงนามในสิ่งต่างๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการระบุว่าใครรับผิดชอบอะไรและเมื่อใดภายในองค์กรของคุณ เป็นเอกสารที่แสดงลำดับชั้นและ/หรือขั้นตอนการเคลื่อนไหว ตั้งแต่แนวคิด การแก้ไข ไปจนถึงการสรุปผล “กระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์” ยังสามารถเรียกว่า “การดำเนินการสร้างสรรค์” หรือ “การจัดการเวิร์กโฟลว์” สามารถใช้กับสื่อดิจิทัลหรือสื่อสิ่งพิมพ์ และงานศิลปะหรือคำพูด

ทำไมคุณถึงต้องการกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์

คำตอบสั้นๆ คือ ประหยัดเวลา เงิน และเรื่องน่าปวดหัว

สถานการณ์สมมุติที่ฉันอธิบายไว้ตอนต้นนำมาซึ่งความยุ่งยากและการทำงานพิเศษมากมาย อย่างดีที่สุด คุณจะได้เจอกับสถานการณ์แบบเดียวกับที่ฉันอธิบายไว้ นั่นคือการป้อนข้อมูลมากเกินไปและการแก้ไขเพื่อพิจารณาว่าความคิดเห็นของใครมาแทนที่ความคิดเห็นที่เหลือ ที่เลวร้ายที่สุด มันอาจทำให้คุณและโครงการของคุณเป็นอัมพาตและทำให้คุณไม่สามารถจัดส่งได้

ฉันมาจากพื้นหลังสื่อสารมวลชนสิ่งพิมพ์ ในเวทีนั้น มีผลที่ตามมาจริงๆ การต่อสู้อย่างต่อเนื่องของฉันคือการส่งนิตยสารของเราไปยังเครื่องพิมพ์ตามกำหนดเวลา เราได้ตกลงกันเกี่ยวกับวันที่มาถึงสำหรับไฟล์ของเรา – เวลาที่กำหนดบนสื่อซึ่งสงวนไว้สำหรับเราเท่านั้น วัสดุของเราต้องมาถึงทันเวลา ถ้าเราพลาดนัด คนอื่นจะกระโดดไปข้างหน้าและกดก่อนเรา แน่นอน มีตัวเลือกในการชำระค่าเครื่องพิมพ์แบบเร่งด่วน ซึ่งบางครั้งเราก็ทำ – แต่งบประมาณไม่อำนวยสำหรับทุกเดือน และนอกเหนือจากกำหนดส่งของเครื่องพิมพ์ที่หายไปแล้ว ยังมีผลกระทบอื่นๆ เช่น ผู้อ่านไม่พอใจที่บ่นเกี่ยวกับการได้รับนิตยสารฉบับเดือนมิถุนายนในเดือนสิงหาคม หรือผู้ลงโฆษณาที่ถูกบีบให้ออกซึ่งโฆษณาที่ให้ความสำคัญกับเวลานั้นออกช้าจนพวกเขาถูกสงสัย

เป็นความจริงที่ในโลกเว็บดิจิทัลทุกวันนี้ การพลาดกำหนดเวลาทำได้ง่ายกว่าและก็ยังโอเคอยู่ เทคโนโลยีคลาวด์ช่วยให้เราสามารถอัปเดตเว็บไซต์และโฆษณาของเราได้ทุกที่ทุกเวลา แต่ก็ยังมีผลกระทบ เช่น บางคนต้องทำงานล่าช้าและทำการอัปเดตเหล่านั้น เป็นเรื่องน่าปวดหัวที่ต้องกลั่นกรองการแก้ไขที่ดูเหมือนไม่รู้จบหลายรอบ พยายามหาว่าอันไหนเป็นของใคร และอันไหนสำคัญที่สุดในกลุ่ม เป็นสิ่งที่ทำให้แผนกสร้างสรรค์ต้องการดึงผมออก – หรือเลิกทำ

ฉันไม่ได้บอกว่ากระบวนการจัดการเวิร์กโฟลว์จะแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ทั้งหมด แต่สามารถช่วยปรับปรุงการดำเนินงานของคุณและสร้างความคาดหวังให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้องได้อย่างแน่นอน และนั่นคือจุดเริ่มต้นที่สำคัญ

คุณต้องการกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์เมื่อใด

อย่างน้อยที่สุด ฉันขอแนะนำให้คุณสร้างระบบเวิร์กโฟลว์สำหรับโครงการขนาดใหญ่ เช่น การออกแบบเว็บไซต์ใหม่ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ และกิจกรรมต่างๆ แต่จะเพิ่มพลังให้กับคุณหากคุณสามารถสร้างกระบวนการย่อยสำหรับผลลัพธ์ที่มีขนาดเล็กลง เช่น อีเมลถึงลูกค้าและโพสต์บนโซเชียลมีเดีย

เช่นเดียวกับการวางแผนปฏิทินบรรณาธิการ การมีกระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจนช่วยให้คุณจัดตำแหน่งและดำเนินการตามกำหนดเวลาได้ พิมพ์เขียวนี้สามารถช่วยให้คุณทำงานต่อไปได้และลดความเสี่ยงที่ผู้คนจะสะดุดกันเองเพื่อทำสิ่งเดียวกัน หากทำได้ดี ควรช่วยให้คุณควบคุมเวอร์ชันต่างๆ ของเนื้อหาได้ ประสิทธิภาพทั้งหมดนี้สามารถช่วยทีมของคุณประหยัดเวลาและอาจประหยัดเงินได้

วิธีตั้งค่ากระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์สำหรับองค์กรของคุณ

ฉันเป็นแฟนตัวยงของการเรียนรู้ภาคปฏิบัติ ดังนั้นตอนนี้เรามาเริ่มทำแบบฝึกหัดกันดีกว่า หยิบแผ่นรองและปากกาแล้วมาเริ่มร่างส่วนต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์สำหรับองค์กรของคุณ

• ขั้นตอนที่หนึ่ง: ร่างลำดับชั้นของทีมของคุณ
  ใครในทีมของคุณต้องทบทวน ใครมีสัญญาณสุดท้ายสุดท้าย? มีทีมอื่นหรือสมาชิกในทีมที่ต้องเข้าร่วมหรือไม่? ทั้งหมดนี้เป็นรายละเอียดสำคัญที่ต้องระบุ จดชื่อบุคคลสำคัญและทีมที่ควรชั่งน้ำหนัก ติดดาวไว้ข้างๆ ผู้ตรวจสอบสุดท้าย และโปรดทราบว่านี่ต้องเป็นคนเดียวจริงๆ ไม่ได้รับอนุญาตจากคณะกรรมการ มีแต่จะทำให้คุณปวดหัวมากขึ้น
• ขั้นตอนที่สอง: ประเมินบุคลิกภาพขององค์กรของคุณอย่างแม่นยำ
  นี่เป็นเรื่องส่วนตัวเล็กน้อย แต่ทีมของคุณทำงานอย่างไร ชอบจริงเหรอ?

ในความเป็นจริง ทุกคนและทีมงานมีหน้าที่แตกต่างกัน ในการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ที่จะใช้งานได้จริง คุณต้องพิจารณาอย่างถี่ถ้วนว่าทีมของคุณทำงานตามธรรมชาติอย่างไร แล้วจึงทำตามโมเดลนั้น คุณต้องการสร้างรูกลมสำหรับหมุดกลมแทนที่จะแนะนำรูปทรงเรขาคณิตอื่นๆ ที่ไม่ได้ผล คุณต้องการให้แน่ใจว่าเลเยอร์ใหม่นี้สำหรับการดำเนินการจะลื่นไหลและเข้ากันได้ดี – และด้วยเหตุนี้จึงถูกนำมาใช้

ลองนึกถึงทีมของคุณ คุณประกอบด้วยผู้ร่วมให้ข้อมูลและคนเก็บตัวจำนวนมากหรือไม่? หรือทีมของคุณทำงานร่วมกันและเป็นแฟนตัวยงของการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน? ทำบันทึกย่อเหล่านั้น

• ขั้นตอนที่สาม: กำหนดว่าจะมีการตรวจสอบที่ใด อย่างไร และเมื่อใด
  ย้อนกลับไปดูสิ่งที่คุณค้นพบ คุณคิดว่าทีมของคุณจะทำได้ดีกว่าด้วยการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือการมอบหมายงานแต่ละอย่างหรือไม่? ซื่อสัตย์ – มันไม่เกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการ แต่สิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทีม ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นคนชอบเก็บตัว คุณอาจไม่ต้องการวางแผนสำหรับการทบทวนทีมแบบตัวต่อตัวเพื่อให้ผู้คนสามารถแบ่งปันความคิดเห็นได้ เกรงว่าคุณจะจบลงในห้องที่มีแต่คนหน้านิ่งและหน้าหิน ส่งอีเมลถึงคุณในภายหลังพร้อมความคิดของพวกเขา … เช่นเดียวกัน ถ้าทีมของคุณลงมือปฏิบัติจริงและทำงานร่วมกันมากขึ้น – ประเภทที่จะไม่ทำอะไรเลยเว้นแต่ว่าพวกเขาจะอยู่ในห้องที่มีคนขอความคิดเห็นจากพวกเขาตอนนี้ – จะเป็นการดีที่สุดที่จะไม่ส่งอีเมลถาม เพื่อทำการตรวจสอบตามเวลาของตนเอง เพราะขอให้เป็นจริง: มันจะไม่เกิดขึ้น เขียนวิธีที่ดีที่สุดในการรวบรวมคำติชม เช่น ผ่านทางอีเมลหรือในการประชุมที่ทุกคนมีส่วนร่วม

นอกจากนี้ ให้พิจารณาว่าคุณจะใช้เครื่องมือใด ตัวอย่างเช่น คุณต้องการบันทึกโน้ตแบบดิจิทัล เช่น ผ่านไฟล์ที่แชร์บนบริการอย่าง Dropbox หรือ SharePoint หรือไม่ หรือผู้วิจารณ์ของคุณจะส่งข้อเสนอแนะผ่านทางอีเมล? พวกเขาควรพิมพ์ออกมาและ "ขีดเส้นใต้" งานของคุณแล้ววางไฟล์ไว้บนโต๊ะทำงานของคุณหรือไม่? หากคุณกำลังประชุมด้วยตนเอง ใครคือผู้จดบันทึกที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการบันทึกคำติชมทั้งหมดลงบนไวท์บอร์ดหรือกระดาษจดบันทึก

นอกจากนี้ ยืนยันว่าครบกำหนดตรวจทานเวลาและวันที่ใด อธิบายความหมายของคำว่า “ปิดทำการ” หรือ “สิ้นวัน” ตัวอย่างเช่น เวลา 18.00 น. หรือเที่ยงคืน

การตัดสินใจที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง: จะมีการจำกัดจำนวนความคิดเห็นที่แต่ละคนสามารถแสดงความคิดเห็นได้หรือไม่?

ฉันไม่สามารถตอบคำถามเหล่านี้ให้คุณได้ทั้งหมด แต่ฉันต้องการยกขึ้นเพื่อให้คุณสามารถประเมินสิ่งที่คุณต้องการกำหนดได้ สิ่งสำคัญคือต้องมีรายละเอียดและเจาะจงในความคาดหวังของคุณ

รวบรวมเข้าด้วยกัน: สร้างกระบวนการเวิร์กโฟลว์ของคุณ

เมื่อคุณมีชิ้นส่วนเหล่านี้ทั้งหมดแล้ว ก็ถึงเวลารวบรวมเวิร์กโฟลว์ของคุณ

เริ่มด้วยดินสอหรือกระดานไวท์บอร์ด เพราะมันมีความเป็นไปได้สูงที่สิ่งต่างๆ จะเปลี่ยนไป เริ่มระบุส่วนต่างๆ: ใครเป็นผู้สร้างเนื้อหา ใครรับผิดชอบการตรวจทานเบื้องต้นและวันที่ใด ใครทำการแก้ไขและเมื่อใด ใครอยู่ในทีมตรวจทานครั้งที่สอง ใครทำการเปลี่ยนแปลงครั้งสุดท้าย และใครคือคนสุดท้ายของคุณ - คนสุดท้ายในการลงชื่อออก

เมื่อคุณสร้างแบบร่างที่ต้องการแล้ว ให้พุชลงในผังงาน คุณสามารถใช้เครื่องมือแสดงภาพ เช่น Visio หรือ PowerPoint เพื่อแสดงโฟลว์และลำดับชั้น หรือแม้แต่สร้างรายการพื้นฐานใน Word

รับการซื้อทีม

ยินดีด้วย! คุณสบายดี แต่ยังมีอีกขั้นตอนหนึ่งก่อนที่คุณจะเริ่มใช้งานได้: คุณต้องแชร์เวิร์กโฟลว์กับทีมของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจและยอมรับข้อกำหนดและกระบวนการ ขอคำติชม (แดกดันใช่ไหม) และทำการปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้ แต่หากคุณทำเช่นนั้น เป็นไปได้สูงที่การทำงานหนักของคุณจะไม่ถูกใช้งานและถูกเพิกเฉย คนชอบชั่งน้ำหนักอย่างที่เราเคยสังเกต

เคล็ดลับโบนัส

• จำกัดจำนวนการประเมินเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทบทวนและแก้ไขไม่รู้จบ ไม่มีใครชอบรู้สึกเหมือนหนูแฮมสเตอร์ล้อ! พยายามแก้ไขสูงสุดสองรอบ หรือมากที่สุดสามรอบ
• กำหนดหลักการตั้งชื่อสำหรับไฟล์ที่แก้ไข เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและการเขียนทับงาน ตัวอย่างเช่น ต่อท้ายไฟล์ด้วยชื่อง่ายๆ เช่น “v1” หรือวันที่ รวมถึงชื่อย่อของผู้ตรวจสอบ
• หากคุณต้องการความหรูหรา คุณสามารถเปลี่ยนกระบวนการเวิร์กโฟลว์ของคุณให้เป็นรายการปฏิทินและการแจ้งเตือนได้

ฉันไม่สามารถสัญญาได้ว่ากระบวนการเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์จะแก้ปัญหาการแก้ไขที่ใช้เวลา 11 ชั่วโมงและลดความเครียดในการแก้ไขทั้งหมดของคุณ แต่อย่างน้อยควรกำหนดลำดับและขอบเขตบางอย่างเกี่ยวกับกระบวนการ

ฉันชอบที่จะได้ยินจากคุณ: คุณจัดการกับการแก้ไขหลายรอบได้อย่างไร