อะไรทำให้กองเทคโนโลยีการเงินที่ชนะ?

สิ่งที่คุณใส่ไว้ในกลุ่มเทคโนโลยีทางการเงินจะช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้ ชุดเครื่องมือที่เหมาะสมสามารถเป็นความแตกต่างระหว่างความสำเร็จและความล้มเหลว คุณต้องการข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็วและไม่ต้องการให้เทคโนโลยีของคุณเป็นอุปสรรคในการทำงานให้สำเร็จ เราได้พูดคุยกับ Johan Strid ผู้อำนวยการ FP&GA ของ Juni เพื่อค้นหาว่าอะไรที่ประกอบกันเป็นกองเทคโนโลยีของทีมการเงิน และสิ่งที่คุณควรรวมไว้เมื่อสร้างกองเทคโนโลยีของคุณ

‍

วิธีสร้างกองเทคโนโลยีที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

การทำแผนที่ความต้องการทางธุรกิจของคุณเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างกลุ่มเทคโนโลยีทางการเงินที่ประสบความสำเร็จ ธุรกิจประเภทใดที่คุณทำงานด้วยและความซับซ้อนของธุรกิจจะส่งผลโดยตรงต่อซอฟต์แวร์ที่คุณควรลงทุน

คุณกำลังดำเนินการองค์กรที่ไม่ซับซ้อนหากคุณมีความต้องการทางบัญชีที่เรียบง่ายและโครงสร้างนิติบุคคล เช่น นิติบุคคลหนึ่งรายขายหนึ่งหรือสองผลิตภัณฑ์ คุณควรเลือกโซลูชันที่ตอบโจทย์ ตั้งค่าได้ง่าย และประหยัดต้นทุนสำหรับธุรกิจของคุณมากกว่า เมื่อคุณเติบโต คุณจะต้องรองรับกระบวนการที่มากขึ้นและต้องการคุณสมบัติที่มากขึ้น

ในการเปรียบเทียบ คุณกำลังดูกลุ่มเทคโนโลยีที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงหากคุณมีหลายหน่วยงาน ผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันจำนวนมาก แหล่งรายได้หลายแหล่ง หรือหลายสกุลเงิน คุณจะต้องมีโซลูชันขั้นสูงมากขึ้น ซึ่งจะใช้เวลาในการดำเนินการมากขึ้นและซับซ้อนมากขึ้นในการทำงาน แต่ท้ายที่สุดแล้วคุณจะมีคุณลักษณะที่ครอบคลุมมากขึ้นเพื่อตอบสนองความต้องการของคุณ

กล่าวโดยย่อ สิ่งที่จะทำให้กลุ่มเทคโนโลยีที่ชนะของคุณเป็นรายบุคคลสำหรับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้เป็นความคิดเห็นของเราเกี่ยวกับสิ่งที่จะรวมไว้ในกลุ่มเทคโนโลยีในขั้นตอนต่างๆ ของธุรกิจ และสิ่งที่เรามีในเทคโนโลยีของเรา

‍

จัดการกระบวนการแบบวันต่อวันด้วย ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นซอฟต์แวร์ที่จัดการกระบวนการประจำวันโดยรวบรวมและจัดระเบียบข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญเพื่อตอบสนองความต้องการด้านบัญชี ERP เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโต เนื่องจากเป็นการรวบรวมข้อมูลทางการเงินจากทั่วทั้งบริษัทมาไว้ในที่เดียว การทำความเข้าใจวิธีการทำงานของธุรกิจในแผนกต่างๆ มีความสำคัญต่อการวางแผนทางการเงินที่ประสบความสำเร็จ และ ERP ของคุณสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้

เราใช้ Oracle NetSuite เพราะเหมาะสมที่สุดกับความต้องการของเราในฐานะการขยายขนาดที่ซับซ้อน คุณสามารถได้รับประโยชน์จาก ERP เช่น Quickbooks, Xero ในสหราชอาณาจักร หรือ Fortnox ในสวีเดน หากคุณมีความต้องการทางธุรกิจที่ตรงไปตรงมามากขึ้น

ERP ของคุณคือหัวใจของสแต็คเทคโนโลยีทางการเงินของคุณ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีขนาดเท่าใดก็ตาม เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น ให้พิจารณาใช้ ERP ที่ผสานรวมกับส่วนอื่นๆ ในกลุ่มเทคโนโลยีของคุณ เช่น บัญชีเจ้าหนี้และซอฟต์แวร์ FP&A เพื่อให้การแบ่งปันและการรวมศูนย์ข้อมูลของคุณสามารถจัดการได้มากขึ้น ERP สามารถรองรับการจัดการสินค้าคงคลัง การจัดการคำสั่งซื้อ และการเรียกเก็บเงินลูกค้า ทั้งใน ERP เองหรือโดยการรวมเข้ากับเครื่องมืออื่นๆ

โปรดทราบว่าโดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์ ERP ไม่ได้สร้างมาเพื่อการแสดงภาพและการวิเคราะห์ คุณอาจต้องการนำซอฟต์แวร์ตัวที่สองเข้ามา เช่น โซลูชัน FP&A หากเป็นความต้องการที่สำคัญ

‍

มองอนาคตด้วย FP&A

การวางแผนและการวิเคราะห์ทางการเงิน (FP&A) เป็นสิ่งสำคัญในการจัดการการเงินของบริษัท ยิ่งในภาวะเศรษฐกิจปัจจุบัน

ในฐานะที่เป็นธุรกิจที่เรียบง่าย การดาวน์โหลดข้อมูลของคุณ รวมเข้าใน Excel และต่อยอดจากข้อมูลนั้นอาจเพียงพอแล้ว แต่ถ้าคุณต้องการได้รับประโยชน์จากการทำงานอัตโนมัติ ความสามารถในการคาดการณ์ที่เพิ่มขึ้น และการแสดงภาพที่มากขึ้น คุณอาจต้องการลงทุนในซอฟต์แวร์ FP&A

เทคโนโลยีที่เหมาะสมสามารถช่วยคุณจัดการข้อมูลของคุณและใช้เป็นแบบจำลองสถานการณ์ในอนาคตสำหรับธุรกิจของคุณ เช่นเดียวกับระบบอัตโนมัติทางการเงินส่วนใหญ่ ซอฟต์แวร์ FP&A ที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณมีเวลาว่างจากการจัดการข้อมูลด้วยตนเอง และช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่การวิเคราะห์แทน

เราเลือก Pigment ซึ่งนำเสนอการรายงาน การสร้างภาพ และการสร้างแบบจำลองที่ราบรื่นพร้อมกับความสามารถในการทำงานร่วมกัน นอกจากนี้ยังช่วยให้เรารวมข้อมูลจาก ERP ของเรากับเมตริกจากแหล่งอื่นๆ เมื่อเลือกซอฟต์แวร์ FP&A ให้มองหาซอฟต์แวร์ที่รวมเข้ากับแพลตฟอร์มอื่นๆ ของคุณเพื่อให้คุณมีเวิร์กโฟลว์ข้อมูลที่ราบรื่นในการวิเคราะห์และทำงานด้วย

สิ่งสำคัญของเครื่องมือ FP&A ที่ยอดเยี่ยมคือการสร้างแบบจำลอง คุณต้องการดูประวัติทางการเงินของคุณ ลักษณะที่ปรากฏในปัจจุบัน และลักษณะในอนาคตโดยพิจารณาจากสถานการณ์ต่างๆ

กรณีการใช้งานทั่วไปอย่างหนึ่งที่ได้รับประโยชน์จาก FP&A คืองานด้านงบประมาณ ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม คุณสามารถดูข้อมูลย้อนหลังพร้อมกับมุมมองคาดการณ์ล่วงหน้าจากแบบจำลองของคุณ นอกจากนี้ คุณสามารถเชิญเพื่อนร่วมงานจากทีมต่างๆ มาร่วมแสดงความคิดเห็นเมื่อจัดทำงบประมาณ แง่มุมของการทำงานร่วมกันและแหล่งความจริงแหล่งเดียวจะจำกัดข้อผิดพลาดและทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เครื่องมือ FP&A ยังสามารถช่วยให้เห็นภาพทางการเงินด้วยตารางหรือมุมมองเฉพาะ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับทีมที่มีความต้องการเฉพาะซึ่งต้องการดูข้อมูลในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง

‍

จัดการบัญชีเจ้าหนี้ตามขนาด

บัญชีเจ้าหนี้ (AP) มักจะเป็นสิ่งที่คุณจัดการใน ERP ของคุณ แต่มีการผสานรวมหรือคุณสมบัติที่คุณสามารถค้นหาซึ่งจะทำให้กระบวนการง่ายขึ้น

การติดตามบัญชีเจ้าหนี้ตามขนาดอาจต้องใช้เวลาและความพยายาม ซึ่งจะเพิ่มขึ้นตามการเติบโตของธุรกิจหรือการนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่หลากหลาย เมื่อปริมาณใบแจ้งหนี้ของผู้จัดหาเพิ่มขึ้น ปริมาณงานก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน ซอฟต์แวร์บัญชีเจ้าหนี้ที่สามารถทำให้กระบวนการเป็นไปโดยอัตโนมัติเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มลงในกองเทคโนโลยีของคุณ

เราใช้ Fast Four ซึ่งเป็นการรวม AP สำหรับ NetSuite Fast Four จัดการใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติด้วยการสแกนรายละเอียดโดยใช้ OCR ซึ่งจะแปลงรูปภาพของข้อความเป็นรูปแบบอื่น การแปลใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ ERP ของเราสามารถเข้าใจได้ช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและประหยัดเวลาอันมีค่าที่อาจต้องใช้ในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง Fast Four ยังให้การควบคุมที่ดีขึ้นด้วยการจัดเตรียมเมทริกซ์การอนุมัติสำหรับการอนุมัติใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย ใบแจ้งหนี้ทุกใบได้รับการอนุมัติจากผู้อาวุโสตั้งแต่หนึ่งคนขึ้นไป ขึ้นอยู่กับลักษณะ แผนก หรือจำนวนเงิน

ก่อนเลือกวิธีจัดการบัญชีเจ้าหนี้ คุณต้องเลือก ERP ของคุณ หากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่ใช้ ERP เช่น Xero หรือ Fortnox และมีใบแจ้งหนี้จำนวนน้อย การจัดการที่นั่นค่อนข้างง่าย อย่างไรก็ตาม สำหรับบริษัทที่มีโซลูชัน ERP ที่ซับซ้อนกว่านั้น การใช้ OCR เพื่อแปลใบแจ้งหนี้จะลดภาระงานด้วยตนเอง

กุญแจสำคัญในการใช้เครื่องมือ OCR เพื่อจัดการบัญชีเจ้าหนี้ให้ประสบความสำเร็จคือการจัดระเบียบข้อมูลหลักใน ERP ของคุณอย่างถูกต้อง เพื่อเสริมสิ่งนี้ ให้สร้างกระบวนการที่ดีเมื่อต้อนรับซัพพลายเออร์เพื่อช่วยให้ได้รับข้อมูลธนาคารและข้อมูลภาษีที่ถูกต้องในใบแจ้งหนี้ ซึ่งช่วยให้เวิร์กโฟลว์ราบรื่น

‍

ทำความเข้าใจประสิทธิภาพด้วยข่าวกรองธุรกิจ

ข่าวกรองธุรกิจ (BI) ช่วยให้คุณระบุแนวโน้มของข้อมูล ซอฟต์แวร์ BI เป็นเครื่องมือที่มีคุณค่า แต่ถ้าคุณกำลังดำเนินการเล็กๆ น้อยๆ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการเลือกโซลูชันง่ายๆ

ธุรกิจสามารถมีข้อมูลที่แตกต่างกันมาจากหลายแหล่ง ซอฟต์แวร์เดียวที่รวมสิ่งเหล่านี้เข้าด้วยกันเป็นข้อมูลเชิงลึกที่ใช้งานได้สามารถช่วยคุณในการวิเคราะห์ข้อมูล เมื่อใช้อย่างถูกต้อง ซอฟต์แวร์ BI จะเป็นวิธีที่ดีในการทำความเข้าใจประสิทธิภาพอย่างครอบคลุม ตั้งแต่ห่วงโซ่อุปทานไปจนถึงการขาย

เราใช้ Metabase เพื่อจัดการกับข่าวกรองธุรกิจ ซึ่งช่วยให้เราเห็นภาพข้อมูลและสร้างแดชบอร์ดที่เข้าใจง่ายซึ่งใช้ร่วมกันทั่วทั้งธุรกิจ

Juni Insights เป็นอีกวิธีในการดูข้อมูลอีคอมเมิร์ซของคุณ ตั้งแต่กระแสเงินสดและค่าโฆษณาไปจนถึงการวิเคราะห์ของ Amazon และ Shopify Juni สามารถทำหน้าที่เป็นแหล่งความจริงแหล่งเดียวสำหรับการเงินอีคอมเมิร์ซทั้งหมดของคุณเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีขึ้น

แม้ว่าคุณจะสร้างแบบจำลองและสร้างมุมมองที่คาดการณ์ล่วงหน้าได้ แต่โดยทั่วไปแล้วเครื่องมือข่าวกรองธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้ออกแบบมาสำหรับสิ่งนั้น เครื่องมือข่าวกรองธุรกิจที่ดีจะช่วยให้คุณดูแนวโน้มข้อมูลปัจจุบันและติดตามเป้าหมายแทน หากคุณมีความต้องการในการสร้างแบบจำลองทางการเงินที่ซับซ้อน คุณควรพิจารณาเครื่องมือ FP&A

‍

เติมช่องว่างด้วย Excel

Excel ไม่ควรประมาท เป็นส่วนสำคัญสำหรับทีมการเงินทุกทีม ไม่ว่าคุณจะอยู่ในขั้นตอนใดของการเติบโต

สำหรับทีมขนาดเล็ก Excel สามารถเป็นเครื่องมือที่เพียงพอสำหรับ FP&A และเป็นคำชมที่ยอดเยี่ยมสำหรับ ERP ของคุณ สำหรับทีมขนาดใหญ่ มันยังคงใช้งานได้หลากหลายและเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเจาะลึกตัวเลขของคุณ ตั้งแต่ FP&A ไปจนถึงการจัดการค่าใช้จ่าย Excel สามารถเข้ามาแทนที่ในกลุ่มเทคโนโลยีของคุณได้

‍

ปรับปรุงการจัดการสัญญา

สัญญามีความสำคัญต่อการดำเนินงานในแต่ละวัน แต่การจัดการสัญญาไม่จำเป็นต้องซับซ้อน

คุณสามารถจัดการสัญญาด้วยตนเองได้ง่ายๆ หากคุณทำธุรกิจขนาดเล็ก เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น จำนวนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ต้องปฏิบัติตามกระบวนการทางกฎหมายที่เหมาะสมก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน การมีเครื่องมือที่ช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับเวิร์กโฟลว์และประสานงานผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถประหยัดเวลาและทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น

PandaDoc ทำให้การสร้าง การจัดการ และการเซ็นสัญญาเป็นเรื่องง่ายสำหรับเรา แชร์เอกสารและรับลายเซ็นดิจิทัลได้ง่ายๆ การมีคลังแม่แบบสัญญาทำให้การทำงานร่วมกันและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทำได้ง่าย

‍

ปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสดด้วย Juni

Juni ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ทีมการเงินเพิ่มการมองเห็นและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานด้วยการควบคุมที่มากขึ้น บัตรเสมือน บัญชีหลายสกุลเงิน และการรวมระบบบัญชีและการโฆษณาของเรา ช่วยให้คุณมีมุมมองที่เป็นหนึ่งเดียวเกี่ยวกับการเงินของคุณ นอกจากนี้ยังมองเห็นกระแสเงินสดและธุรกรรมของคุณได้มากขึ้นด้วยข้อมูลเชิงลึกและเครื่องมือวิเคราะห์ ควบคุมธุรกรรมของคุณด้วยการตั้งค่าการแจ้งเตือนที่กำหนดเองและการตรวจสอบธุรกรรมโดยกำหนดการ์ดให้กับผู้จัดการ Juni สามารถช่วยเพิ่มกระแสเงินสดของคุณด้วยเงินคืนสำหรับการใช้จ่ายที่มีสิทธิ์ทั้งหมดและเข้าถึงเงินทุนที่ยืดหยุ่นพร้อมเงื่อนไขเพิ่มเติม*

ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรสำหรับกลุ่มเทคโนโลยี ความต้องการทางธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณา ในขณะที่ธุรกิจของคุณพัฒนาขึ้น คุณจำเป็นต้องประเมินอย่างต่อเนื่องว่าเทคโนโลยีของคุณยังใช้งานได้ดีหรือไม่ หรือคุณต้องลงทุนในโปรแกรมใหม่ๆ หรือไม่ ท้ายที่สุดแล้ว เทคโนโลยีมีไว้เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานของคุณ และทำให้งานของคุณง่ายขึ้น

*ขณะนี้ใช้ได้เฉพาะกับบริษัทที่จดทะเบียนในสหราชอาณาจักรเท่านั้น การมีสิทธิ์ วงเงินสินเชื่อ และการเพิ่มวงเงินขึ้นอยู่กับการสมัคร การทบทวน และสถานการณ์ทางการเงิน รับประกันเงื่อนไขการชำระเงิน 37 วัน สูงสุด 60 วัน เป็นไปตามข้อกำหนดและเงื่อนไข