การวางแผนสถานการณ์คืออะไร? ทำไมคุณถึงควรแคร์ และสิ่งที่คุณต้องรู้

ตาม Hype Cycle ของ Gartner การวางแผนสถานการณ์ใช้เวลาไม่ถึงสองปีที่จะถึงระดับการใช้งานที่มั่นคงและสม่ำเสมอสำหรับสถาบันอุดมศึกษา (เนื้อหาทั้งหมดมีให้สำหรับลูกค้า Gartner) หากธุรกิจขนาดเล็กของคุณยังไม่ได้ใช้วิธีการจัดการนี้ คุณจะต้องการเข้าร่วมในเร็วๆ นี้

หากคุณยังใหม่ต่อการวางแผนสถานการณ์สมมติ คู่มือนี้จะครอบคลุมให้คุณ และเพื่อให้ความช่วยเหลือเพิ่มเติมแก่คุณ เราได้สร้างเทมเพลตเพื่อช่วยคุณในการวางแผนสถานการณ์

การวางแผนสถานการณ์คือวิธีการจัดการที่ช่วยให้องค์กรได้รับการมองการณ์ไกลเชิงกลยุทธ์โดยการมองเห็นและวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ สำหรับวัตถุประสงค์ของคู่มือนี้ สถานการณ์สมมติเป็นการบรรยายเกี่ยวกับอนาคตที่อาจดูเหมือน สร้างขึ้นผ่านกระบวนการที่มุ่งส่งเสริมการคิดเชิงกลยุทธ์

การวางแผนสถานการณ์มีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้องค์กรมีโอกาสคิดและ "ทดสอบในอนาคต" กลยุทธ์ทางธุรกิจที่หลากหลาย ชั่งน้ำหนักความเสี่ยง และเตรียมทำการตัดสินใจที่สำคัญในความคาดหมายและ/หรือในช่วงเวลาที่ไม่แน่นอน

แนวคิดที่คล้ายคลึงกันกับการวางแผนสถานการณ์คือการวางแผนฉุกเฉิน ซึ่งองค์กรสามารถใช้เพื่อช่วยให้พวกเขาเปลี่ยนแปลงในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างกะทันหัน การวางแผนสถานการณ์ช่วยให้ธุรกิจคาดการณ์การเปลี่ยนแปลงที่ค่อยเป็นค่อยไปมากขึ้น เช่น การสูญเสียรายได้หรือผลกระทบที่ขยายออกไปของการระบาดใหญ่ของ COVID-19

หากไม่กี่ปีที่ผ่านมาได้สอนอะไรให้ผู้นำธุรกิจขนาดเล็ก เราไม่สามารถทำนายอนาคตได้ ไม่มีใครคาดคิดว่าในปี 2020 เศรษฐกิจจะหยุดชะงัก ร้านอาหารและหน้าร้านที่มีหน้าร้านจริงจะถูกบังคับให้ปิด และพนักงานจะเริ่มทำงานจากที่บ้านพร้อมกัน

ก้าวไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วสู่ปี 2022 และความไม่แน่นอนได้กลายเป็นเรื่องปกติใหม่ ด้วยการเกิดขึ้นของรูปแบบใหม่ๆ ของโควิด ความไม่สงบทางการเมือง และห่วงโซ่อุปทานทั่วโลกอยู่ในภาวะวิกฤต ตอนนี้ผู้นำธุรกิจขนาดเล็กรู้ว่าจะคาดหวังสิ่งที่ไม่คาดฝัน ประโยชน์ของการวางแผนภาพจำลองนั้นชัดเจนกว่าที่เคย

การวางแผนสถานการณ์ทำให้ผู้นำธุรกิจขนาดเล็กมีโอกาสระดมความคิดเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เป็นไปได้กับพนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกและคำแนะนำเหล่านั้นให้เป็นทรัพยากรที่บริษัทสามารถอ้างถึงได้ในอนาคต การกรอกเทมเพลตการวางแผนสถานการณ์ เช่น ด้านล่าง เป็นวิธีหนึ่งที่ SMB สามารถออกแบบสถานการณ์จำลองและคำนวณการตอบสนองที่มีประสิทธิภาพและดำเนินการได้:

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้: เทมเพลตการวางแผนสถานการณ์ [ดาวน์โหลดฟรี]

การวางแผนสถานการณ์จำลองจะมีประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อมีการทำงานร่วมกัน ดังนั้นให้พิจารณาจัดเวิร์กช็อปการวางแผนสถานการณ์ โดยที่พนักงานทำงานในทีมเพื่อจินตนาการถึงสถานการณ์จำลองและกรอกเทมเพลตตามลำดับ คุณอาจพิจารณาเชิญผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้เข้าร่วม หรือขอความคิดเห็นผ่านการสัมภาษณ์ ซึ่งเป็นข้อเสนอแนะหนึ่งจากคู่มือการวางแผนสถานการณ์ของ Gartner (เนื้อหาทั้งหมดมีให้สำหรับลูกค้า Gartner)

การวางแผนสถานการณ์จำลองเป็นประโยชน์ต่อองค์กรที่เสี่ยงต่อการเปลี่ยนแปลง แม้ว่าการระบาดใหญ่ของ COVID-19 จะไม่ใช่เหตุผลเดียวที่ธุรกิจต่างๆ กำลังพิจารณาการวางแผนสถานการณ์ แต่เป็นเหตุการณ์ตัวเร่งปฏิกิริยาที่เผยให้เห็นถึงความจำเป็นในการเตรียมพร้อมสำหรับทุกสถานการณ์

การศึกษาระดับอุดมศึกษา ทรัพยากรบุคคล และการวางแผนชุมชน/การพัฒนาอสังหาริมทรัพย์เป็นตัวอย่างสามด้านของพื้นที่ที่จะได้รับประโยชน์จากการวางแผนสถานการณ์โดยทั่วไป แต่โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแง่ของวิกฤตสุขภาพโลกและความท้าทายที่นำเสนอ

อุดมศึกษา

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ได้เปลี่ยนโฉมภูมิทัศน์การศึกษาระดับอุดมศึกษา เฉพาะในสหรัฐอเมริกาประเทศเดียว การลงทะเบียนลดลง 5.1% ในขณะที่นักศึกษาระดับปริญญาตรี 84% ย้ายชั้นเรียนออนไลน์

การศึกษาระดับอุดมศึกษาเป็นพื้นที่หนึ่งที่ผู้บริหารไม่เพียงแต่ต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วเพื่อลดผลกระทบในระยะสั้นของการระบาดใหญ่ แต่ยังต้องสร้างกลยุทธ์ที่จัดการกับผลกระทบระยะยาวด้วย ในช่วงสิ้นสุดภาคเรียนฤดูใบไม้ผลิ 2020 ผู้นำของมหาวิทยาลัย Purdue Fort Wayne (PFW) ได้มีส่วนร่วมในกระบวนการวางแผนสถานการณ์สมมติเป็นเวลาสามสัปดาห์เพื่อพิจารณาว่าพวกเขาสามารถเปิดวิทยาเขตได้อย่างปลอดภัยและรักษาสภาพแวดล้อมที่มีความเสี่ยงต่ำสำหรับการสอนแบบตัวต่อตัวระหว่างปี 2020 หรือไม่ -2021 ปีการศึกษา พวกเขารวบรวมกองกำลังเฉพาะกิจ 22 คณะซึ่งประกอบด้วยคณาจารย์และเจ้าหน้าที่ 140 คนเพื่อชั่งน้ำหนักข้อดีและข้อเสียของสถานการณ์ที่แตกต่างกันแปดสถานการณ์ ขอบคุณความพยายามในการทำงานร่วมกันของพวกเขา วิทยาเขต PFW ยังคงเปิดตลอดทั้งปีการศึกษา 2020-2021

ดร. เจฟฟรีย์ มาแลนสัน ผู้อำนวยการฝ่ายวางแผนเชิงกลยุทธ์และการดำเนินการที่ PFW ให้เครดิตกับการวางแผนสถานการณ์เพื่อให้โอกาสคณาจารย์และเจ้าหน้าที่ในการให้ข้อมูล และสำหรับวิธีที่ผู้นำสามารถดำเนินการตามข้อมูลดังกล่าวเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลงทางสังคมที่มีความหมาย ผลลัพธ์อย่างหนึ่งของการริเริ่มการวางแผนเชิงกลยุทธ์ของ PFW คือ PFW Prepared ซึ่งเป็นเว็บไซต์ที่ให้ข้อมูลเคส การกักกัน และการฉีดวัคซีนแก่นักศึกษา คณาจารย์ และเจ้าหน้าที่อย่างสม่ำเสมอ

PFW เป็นตัวอย่างที่สำคัญของวิธีการที่สถาบันอุดมศึกษาสามารถใช้การวางแผนสถานการณ์จำลองได้ ในขณะที่วิทยาลัยและมหาวิทยาลัยต่างๆ ยังคงสำรวจการเรียนรู้ทางไกลและการหยุดชะงักของชีวิตในมหาวิทยาลัย การวางแผนสถานการณ์ควรถูกนำมาใช้เป็นความคิดริเริ่มอย่างต่อเนื่อง

ทรัพยากรมนุษย์

ตามที่สถาบันรับรองทรัพยากรบุคคล (HRCI) การวางแผนสถานการณ์ที่มีประสิทธิภาพขึ้นอยู่กับการเตรียมพนักงานในอนาคต และใครพร้อมที่จะเป็นผู้นำในการพัฒนากลยุทธ์ด้านแรงงานเชิงรุกมากกว่าผู้เชี่ยวชาญด้าน HR?

Carla Patton ผู้อำนวยการฝ่ายบุคคลที่ RAPP กล่าวว่า "เป็นสิ่งสำคัญสำหรับ HR ที่จะต้องคิดนอกกรอบ ศึกษาแนวโน้ม และวิเคราะห์สิ่งที่เกิดขึ้นในโลกที่อาจส่งผลต่อสถานที่ทำงานและพนักงาน" ท่ามกลางแนวโน้มเหล่านั้นคือการขาดแคลนผู้มีความสามารถอย่างกว้างขวางซึ่งส่งผลกระทบต่อความพยายามในการสรรหาบุคลากรทั่วประเทศ เมื่อเราขอให้นายหน้า 300 คนให้คะแนนความยากในการหา ดึงดูด และสรรหาผู้หางานในระดับหนึ่ง (ไม่ยากเลย) ถึงเจ็ด (ยากมาก) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการสำรวจกลยุทธ์การสรรหาประจำปี 2564 ของเรา คนส่วนใหญ่ (65%) เลือกห้าหรือสูงกว่า

การวางแผนสถานการณ์จำลองสามารถใช้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผนเชิงกลยุทธ์ของ HR ซึ่ง Gartner กำหนดให้เป็นวิธีที่ผู้นำ HR วางแผนสำหรับความเสี่ยงและโอกาสทางธุรกิจโดยการจัดลำดับความสำคัญและจัดสรรทรัพยากรให้กับความคิดริเริ่มของ HR การวางแผนสถานการณ์สมมติสามารถช่วยผู้เชี่ยวชาญด้าน HR กำหนดความต้องการพนักงานในปัจจุบันและอนาคตผ่านการพัฒนาสถานการณ์ต่างๆ

จากข้อมูลของสำนักงานบริหารงานบุคคลแห่งสหรัฐอเมริกา มุมมองการเล่าเรื่องของการวางแผนสถานการณ์สมมติช่วยให้ธุรกิจมีวิธีพิจารณาผลลัพธ์ในอนาคตสำหรับพนักงานในเชิงคุณภาพมากกว่าการดูแนวโน้มตามข้อมูลเชิงปริมาณ

การวางแผนสถานการณ์สามารถช่วยผู้เชี่ยวชาญด้าน HR โดยอนุญาตให้พวกเขาพิจารณาว่าเงื่อนไขในอนาคตจะส่งผลต่อองค์กรของพวกเขาอย่างไร ประเมินการแบ่งสาขาสำหรับกำลังคนและข้อกำหนดด้านความสามารถ และพัฒนากลยุทธ์ในการปิดช่องว่างด้านทักษะ และอื่นๆ

การวางแผนชุมชนและการพัฒนาอสังหาริมทรัพย์

ตามรายงานของ Wantman Group (WGI) ปี 2564 กระบวนการวางแผนชุมชนแบบดั้งเดิมไม่ได้ออกแบบมาเพื่อจัดการกับความไม่แน่นอนที่สำคัญ แม้กระทั่งก่อนเกิดโรคระบาด ชุมชนทั่วโลกได้เห็น “การเปลี่ยนแปลงที่ไม่ธรรมดาในหลายด้าน ตั้งแต่กระแสเทคโนโลยีที่ก่อกวนไปจนถึงเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสภาพอากาศที่ทำลายสถิติ”

กระบวนการวางแผนแบบดั้งเดิมขาดไปอย่างไร? การวางแผนการขนส่งและการใช้ที่ดินแบบเดิมๆ มองไปที่แนวโน้มใน อดีต เพื่อทำนายอนาคต นักวางแผนระดับภูมิภาควัดความต้องการการจราจรและที่อยู่อาศัยโดยใช้ข้อมูลจากรูปแบบการเติบโตและการย้ายถิ่นในอดีต แต่กระบวนการเหล่านี้พิจารณาเฉพาะข้อมูลเชิงปริมาณที่ไม่สะท้อนถึงการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมที่สำคัญที่เกิดขึ้นในช่วงสองสามปีที่ผ่านมา

เช่นเดียวกับการวางแผนเชิงกลยุทธ์ของ HR การวางแผนภาพจำลองจะเพิ่มองค์ประกอบเชิงคุณภาพที่จำเป็นมากให้กับวิธีการวางแผนแบบเดิมๆ ที่นักพัฒนาอสังหาริมทรัพย์ใช้ในแผนและการออกแบบโครงการ ช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและผู้เข้าร่วมในกระบวนการวางแผนชุมชนมุ่งเน้นไปที่แนวโน้มของแนวโน้มบางอย่าง ตลอดจนระดับความเสี่ยงของพื้นที่ทางภูมิศาสตร์หรือประชากรบางส่วนสำหรับเหตุการณ์ เช่น น้ำท่วมหรือสภาพอากาศที่รุนแรงอื่นๆ

ภาพด้านบนมาจาก Highwoods Preserve Parkway ในแทมปา ฟลอริดา: “วงเวียนแห่งอนาคต” นี่เป็นส่วนหนึ่งของความพยายามออกแบบทางแยกใหม่ ซึ่ง WGI ได้คิดค้นสถานการณ์ปริมาณการรับส่งข้อมูลหลายแบบเพื่อกำหนดการออกแบบที่เหมาะสมที่สุด รวมทั้งการเติบโตในอนาคตที่วงเวียนสามารถรองรับได้

การวางแผนสถานการณ์สามารถช่วยนักวางแผนชุมชนและนักพัฒนาอสังหาริมทรัพย์โดยทำให้เกิดแผน นโยบาย หรือการออกแบบผลิตภัณฑ์ที่จับต้องได้ ซึ่งได้รับการสนับสนุนโดยการวิจัยทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยทีมทดสอบความเครียดในการออกแบบที่มีอยู่โดยจินตนาการถึงสถานการณ์ที่หลากหลายและอนาคตทางเลือก

หลังจากสองสามปีที่ผ่านมา ประโยชน์ของการวางแผนสถานการณ์สมมติได้กลายเป็นที่ประจักษ์มากขึ้น ไม่เพียงแต่ SMB เท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ด้วย ต่อไปนี้คือระบบบางระบบที่สนับสนุนวิธีการนี้:

ซอฟต์แวร์ CRM

ซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ช่วยให้ลูกค้าโต้ตอบ การสนับสนุน และการจัดการความสัมพันธ์ แม้ว่าการวางแผนสถานการณ์จะไม่ใช่คุณลักษณะทั่วไปของแพลตฟอร์ม CRM ผู้ขายบางรายเสนอคุณลักษณะการสร้างแบบจำลองสถานการณ์ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถออกแบบและสำรวจสถานการณ์สมมติตามแนวโน้มทางเศรษฐกิจและสังคม ถามตัวแทนว่านี่เป็นสิ่งที่แพลตฟอร์มเสนอให้ก่อนซื้อซอฟต์แวร์ CRM หรือเรียกดูฐานข้อมูลของเราเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม

ซอฟต์แวร์การจัดการทางการเงิน

ซอฟต์แวร์การจัดการด้านการเงินใช้สำหรับติดตามและวิเคราะห์ความมั่นคงทางการเงินขององค์กรตลอดจนการคาดการณ์เกี่ยวกับประสิทธิภาพทางการเงินในอนาคต คุณสมบัติต่างๆ รวมถึงการวางแผนทางการเงิน การคาดการณ์ การจัดทำงบประมาณ การวางแผนสถานการณ์จำลอง การรวมบัญชี และเครื่องมือการทำงานร่วมกัน

ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยง

ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงช่วยให้องค์กรสามารถวัดระดับความเสี่ยงในโครงการและกระบวนการที่กำลังดำเนินอยู่ และสร้างข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมายและแผนปฏิบัติการเพื่อลดความเสี่ยง ซอฟต์แวร์นี้มีเครื่องมือในการจัดทำเอกสารการกำกับดูแลกิจการ ความเสี่ยง และการปฏิบัติตามข้อกำหนด ตลอดจนดูแลให้แน่ใจว่าองค์ประกอบเหล่านี้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

การวางแผนสถานการณ์จำลองต้องใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก นอกจากนี้ยังมีความจริงที่ว่าในขณะที่เราวางแผนสถานการณ์เพื่อจัดการกับความไม่แน่นอน ปัจจัยที่ส่งผลกระทบต่อแผนสามารถเปลี่ยนแปลงได้จากวันหนึ่งเป็นวันถัดไป ซึ่งหมายความว่าการวางแผนสถานการณ์ควรเป็นความคิดริเริ่มอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่กิจกรรมระดมความคิดเพียงครั้งเดียว

หากธุรกิจของคุณยังไม่สามารถวางแผนสถานการณ์สมมติได้ ต่อไปนี้คือทางเลือกบางส่วน:

จัดการประชุมทีมเป็นประจำ: แม้ว่าคุณจะไม่ได้นึกถึงสถานการณ์ที่เป็นไปได้ แต่ก็ควรพบปะกับพนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับสถานะธุรกิจของคุณ การประชุมเหล่านี้ยังเป็นโอกาสที่ดีในการระดมความคิดเกี่ยวกับข้อกังวลต่างๆ ที่กำลังจะเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการจัดหาวัสดุสำหรับโครงการที่จะเกิดขึ้น หรือการพูดคุยว่าธุรกิจของคุณต้องการจัดการการบังคับใช้หลักเกณฑ์ด้านสาธารณสุขในพื้นที่ของคุณอย่างไร

พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในอุตสาหกรรมของคุณ: เมื่อคุณพัฒนาความสัมพันธ์กับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่คล้ายคลึงกัน คุณสามารถตีกลับความคิดซึ่งกันและกัน และค้นหาว่าพวกเขาตอบสนองต่อความยากลำบากอย่างไร

ประหยัดเงินสำหรับวันที่ฝนตก: แม้ว่าการวางแผนสถานการณ์จะช่วยให้คุณทราบถึงเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจงซึ่งส่งผลให้สูญเสียรายได้ แต่ก็ควรลงทุนในกองทุนฉุกเฉิน หากทำได้ เพื่อให้ธุรกิจของคุณมีบางสิ่งที่ต้องทำ ถอยกลับถ้ามันได้รับผลกระทบทางการเงิน

ต้องการความช่วยเหลือในการวางแผนสถานการณ์หรือไม่?

หากธุรกิจของคุณพร้อมที่จะลองใช้การวางแผนสถานการณ์แล้ว ดาวน์โหลดเทมเพลตฟรีของเรา

วิธีการสำรวจ

การสำรวจกลยุทธ์การสรรหาบุคลากร Capterra ปี 2564

การสำรวจกลยุทธ์การสรรหาของ Capterra ดำเนินการในเดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2564 เรารวบรวมคำตอบ 300 ข้อจากคนงานที่มีหน้าที่ในการสรรหาบุคลากรที่นายจ้างในสหรัฐอเมริกา เป้าหมายของแบบสำรวจนี้คือเพื่อเรียนรู้ว่าบริษัทต่างๆ ประสบปัญหาในการสรรหาและจ้างงานมากน้อยเพียงใด และวิธีแก้ปัญหาที่พวกเขาพิจารณาเพื่อปรับปรุงผลการสรรหาและการจ้างงาน