วิธีใช้ QuickBooks: ทำให้ธุรกิจของคุณราบรื่นในปี 2022

QuickBooks เป็นหนึ่งในโปรแกรมบัญชีที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กในปี 2022 ไม่สำคัญว่าคุณกำลังพยายามเลิกใช้วิธีการทำบัญชีด้วยตนเอง สเปรดชีตของคุณได้กลายเป็นไฮดราที่ไม่มีส่วนหัวหรือต้องการประสิทธิภาพมากกว่า ทางเลือกสำหรับระบบปัจจุบันของคุณ QuickBooks เป็นตัวเลือกในอุดมคติ โดยไม่ต้องเผาในกระเป๋าของคุณ

ในบทความนี้ เราจะอธิบายพื้นฐานของสิ่งที่ QuickBooks สามารถทำได้และวิธีดำเนินการเพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงวิธีการต่างๆ มากมายที่ช่วยประหยัดเวลาและติดตามรายงานทางการเงินของคุณ

QuickBooks คืออะไร?

QuickBooks สร้างขึ้นผ่าน Intuit เป็นซอฟต์แวร์บัญชีที่ให้บริการซอฟต์แวร์บัญชีทั้งแบบออนไลน์และบนเดสก์ท็อป ควบคู่ไปกับซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ที่ประมวลผลการชำระบิลธุรกิจและค่าใช้จ่ายอื่นๆ QuickBooks มีเป้าหมายหลักในบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง ใช้งานง่ายและความสามารถในการรายงานทำให้ QuickBooks เป็นที่นิยมของผู้ที่ใช้งาน

Quickbooks มีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณอย่างไร

การเป็นหนึ่งในแบรนด์ที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดในด้านซอฟต์แวร์การบัญชี จำเป็นต้องลงทะเบียน QuickBooks เพื่อเพิ่มโอกาสที่ซอฟต์แวร์อื่นๆ ที่บริษัทของคุณอาจใช้ เช่น ซอฟต์แวร์ CRM (CRM) จะเชื่อมต่อและปรับปรุงกระบวนการอย่างมาก . ในขณะนี้ QuickBooks ขอเสนอข้อเสนอพิเศษสองรายการ คุณสามารถทดสอบโปรแกรมได้ฟรี 30 วัน หรือลงทะเบียนและรับส่วนลด 50% ใน 3 เดือนแรก

ต่อไปนี้คือวิธีอื่นๆ สองสามวิธีที่ QuickBooks สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้

งบการเงินที่ปลายนิ้วของคุณ

ง่ายต่อการเข้าถึงงบการเงินทั้งหมดที่ใช้กันทั่วไป เช่น งบดุล ตลอดจนงบกำไรขาดทุน (P&L) งบกระแสเงินสด และการคืนภาษีที่ส่งมา คุณสามารถพิมพ์สำเนางบการเงินเหล่านี้ให้กับนักบัญชีของคุณแล้วส่งไปเมื่อคุณยื่น รวมถึงเชิญให้ตรวจสอบงบการเงินโดยไม่ต้องมีบัญชีสำหรับเข้าสู่ระบบบัญชีหรือรหัสผ่าน

การจัดการสินค้าคงคลัง

หากคุณกำลังขายสินค้าคงคลัง การติดตาม การใส่ข้อมูลลงในบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสม จากนั้นการคำนวณรายได้ที่ต้องเสียภาษี ณ สิ้นปีบัญชีอาจเป็นเรื่องยากมากในการจัดการด้วยตนเอง

QuickBooks ช่วยให้ทุกอย่างเป็นอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณได้รับการชำระเงินสำหรับสินค้าใดๆ ในสินค้าคงคลังของคุณ บัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมจะได้รับการอัปเดตและรายงานโดยอัตโนมัติในรายได้ที่ต้องเสียภาษีของคุณ

เก็บภาษีง่าย

ด้วยเหตุผลหลายประการ เวลาภาษีจึงเป็นที่มาของช่วงเวลาที่เครียดและเครียดมากที่สุด QuickBooks ช่วยให้บริษัทของคุณง่ายขึ้นด้วยการคำนวณค่าใช้จ่ายและรายได้ของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อเกิดขึ้น

แม้แต่สำหรับเงินเดือน ภาระภาษีมหาศาล ภาษีจะถูกคำนวณในแต่ละรอบโดยอัตโนมัติ

พิมพ์สำเนารายละเอียดทั้งหมดที่นักบัญชีของคุณต้องการเพื่อเตรียมการคืนภาษีของคุณ จากนั้นคุณสามารถส่งอีเมลถึงพวกเขาได้อย่างรวดเร็ว

วิธีใช้ QuickBooks

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กมักใช้ QuickBooks เพื่อจัดการการออกใบแจ้งหนี้ ชำระค่าใช้จ่าย และตรวจสอบกระแสเงินสด นอกจากนี้ยังสร้างรายงานทางการเงินรายเดือนและสิ้นปี และจัดทำภาษีรายไตรมาสหรือประจำปีสำหรับธุรกิจ เจ้าของธุรกิจบางรายจัดการ QuickBooks ด้วยตนเอง ในขณะที่คนอื่นๆ เลือกที่จะจ้างผู้ทำบัญชีภายนอกหรือภายในองค์กร

1. สร้างและติดตามใบแจ้งหนี้

สามารถทำใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็วแล้วพิมพ์หรือส่งให้ลูกค้าของคุณ QuickBooks จะติดตามรายได้และติดตามจำนวนเงินที่ลูกค้าแต่ละรายเป็นหนี้คุณ คุณสามารถดูจำนวนใบแจ้งหนี้คงค้าง หรือที่รู้จักกันในชื่อบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ (A/R) และจำนวนวันที่เกินกำหนดเมื่อคุณเรียกใช้รายงาน A/R เกี่ยวกับอายุ ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างรายงานอายุ A/R ที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้จาก QuickBooks Online:

2. ติดตามตั๋วเงินและค่าใช้จ่าย

QuickBooks ติดตามค่าใช้จ่ายและใบเรียกเก็บเงินของคุณโดยอัตโนมัติด้วยความช่วยเหลือในการ เข้าร่วมสถาบันการเงินของคุณ และบัญชีบัตรเครดิต QuickBooks เพื่อให้แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึกและจัดหมวดหมู่ หากคุณต้องติดตามเงินสดหรือเช็คธุรกรรมด้วยมือ คุณสามารถติดตามธุรกรรมได้โดยตรงใน QuickBooks ในเวลาเพียงไม่กี่นาที

คุณสามารถ เพิ่มใบเรียกเก็บเงินใน QuickBooks ได้เมื่อมาถึง เพื่อให้ QuickBooks ช่วยคุณตรวจสอบการชำระเงินในอนาคตหรือ A/P คุณสามารถชำระเงินได้ทันเวลาโดยสร้างบัญชี A/P รายงานจะให้ข้อมูลเกี่ยวกับใบเรียกเก็บเงินที่ครบกำหนดและใบเรียกเก็บเงินที่ยังไม่ครบกำหนด นี่คือตัวอย่างรายงาน A/P จาก QuickBooks:

3. พิมพ์งบการเงินสำหรับธุรกิจของคุณ

หากคุณจัดการกระแสเงินสดและการไหลออกทั้งหมดภายใน QuickBooks คุณสามารถสร้างงบการเงินที่ให้ข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับประสิทธิภาพของธุรกิจของคุณ นอกจากนี้ ผู้ให้กู้มักต้องการงบการเงินเมื่อคุณขอสินเชื่อธุรกิจขนาดเล็กหรือวงเงินสินเชื่อที่ไม่มีหลักประกัน

คุณสามารถสร้างงบการเงินหลักสามรายการโดยใช้ QuickBooks เพียงไม่กี่คลิก

• รายงานกำไรขาดทุน
• รายงานงบดุล
• งบกระแสเงินสด

4. ติดตามเวลาและค่าใช้จ่ายของพนักงาน

พนักงานและผู้รับเหมาช่วงสามารถบันทึกเวลาได้ตลอดทั้งวัน หรือพนักงานสามารถป้อนเวลาประจำสัปดาห์เมื่อพนักงานกรอกใบบันทึกเวลาด้วยตนเอง ทุกครั้งที่ป้อนและกำหนดให้กับลูกค้าสามารถเพิ่มในใบแจ้งหนี้ถัดไปสำหรับลูกค้าได้ ค่าใช้จ่ายแต่ละรายการที่คุณป้อนสามารถกำหนดการเรียกเก็บเงินและกำหนดให้กับลูกค้าได้ เช่นเดียวกับเวลา ค่าใช้จ่ายที่ออกใบแจ้งหนี้ได้จะถูกเพิ่มเข้าไปในใบแจ้งหนี้ครั้งต่อไปของลูกค้า ไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมเสริมเงินเดือนเพื่อติดตามเหตุผลด้านเวลาในการเรียกเก็บเงินของพนักงาน

5. เงินเดือน

เงินเดือนเป็นพื้นที่หนึ่งที่คุณไม่ควรเลอะเทอะด้วยการทำด้วยตนเอง การทำผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนอาจส่งผลให้มีบทลงโทษที่รุนแรงและพนักงานที่ไม่พอใจ QuickBooks มีฟังก์ชันบัญชีเงินเดือน ซึ่งสามารถคำนวณและประมวลผลบัญชีเงินเดือนได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ เมื่อคุณป้อนเวลาของพนักงานในลักษณะที่อธิบายข้างต้น ไม่เพียงแต่ชั่วโมงที่จะถูกบันทึกในใบแจ้งหนี้ของคุณเท่านั้น แต่ยังถูกส่งไปยังบัญชีเงินเดือนอีกด้วย ดังนั้น คุณจึงมั่นใจได้ว่าพนักงานของคุณจะได้รับการพิจารณาเรียกเก็บเงินจากลูกค้าทุกครั้งที่คุณออกใบแจ้งหนี้

5. ติดตามสินค้าคงคลัง

QuickBooks จะติดตามจำนวนเงินและราคาสินค้าของคุณ เมื่อคุณขายสินค้าคงคลัง QuickBooks สามารถจัดสรรส่วนหนึ่งของสินค้าคงคลังของคุณให้กับ COGS (COGS) ทันทีที่เป็นบัญชีค่าใช้จ่ายที่ลดรายได้ของคุณ นี่เป็นส่วนสำคัญของการคำนวณรายได้ที่ต้องเสียภาษี และการดำเนินการด้วยตนเองเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก QuickBooks ยังสามารถเตือนให้คุณซื้อหุ้นโดยอัตโนมัติเมื่อระดับสินค้าคงคลังต่ำลง

ด้านล่างนี้คือตัวอย่างรายงานสรุปการประเมินมูลค่าสินค้าคงคลังที่มาจาก QuickBooks Online รายงานนี้แสดงรายการชื่อสินค้าคงคลังของคุณ ตลอดจนปริมาณในสต็อก ต้นทุนเฉลี่ย และมูลค่ารวมของรายการ

6. ลดความซับซ้อนของภาษี

สิ่งหนึ่งที่ QuickBooks สามารถนำเสนอธุรกิจขนาดเล็กของคุณได้คือการลดภาระภาษี การเตรียมการคืนภาษีของคุณคือความยากลำบากที่สุดในการเตรียมค่าใช้จ่ายและรายได้ของคุณ หากคุณใช้ QuickBooks ในแต่ละปี สิ่งที่คุณต้องทำเมื่อถึงเวลาภาษีคือต้องแน่ใจว่าคุณพิมพ์เอกสารทางการเงินเหล่านั้น ยิ่งไปกว่านั้น ด้วย QuickBooks Online คุณสามารถเชิญนักบัญชีภาษีของคุณเข้าสู่ระบบบัญชีของคุณ เพื่อให้พวกเขาสามารถตรวจสอบการเงินของคุณและพิมพ์ข้อมูลที่จำเป็นใดๆ เพื่อเตรียมการคืนภาษีของคุณ

7. ยอมรับการชำระเงินออนไลน์

หนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการเพิ่มสภาพคล่องคือการให้ลูกค้ามีตัวเลือกในการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ทางออนไลน์ คุณสามารถเพิ่ม QuickBooks Payments (เดิมเรียกว่า Intuit Merchant Services) เพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระเงินโดยตรงจากใบแจ้งหนี้ที่ได้รับทางอีเมล QuickBooks Payments คล้ายกับบริการร้านค้าอื่นๆ แต่เนื่องจากมันถูกรวมเข้ากับ QuickBooks อย่างสมบูรณ์ ธุรกรรม ค่าใช้จ่ายสำหรับบัตรเครดิต และการฝากเงินสดทั้งหมดจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อเกิดขึ้น

8. สแกนใบเสร็จรับเงิน

ปัจจัยสำคัญอีกประการหนึ่งในการจัดเตรียมภาษีให้เป็นเรื่องง่ายคือการจัดระเบียบใบเสร็จของคุณใน QuickBooks สมาชิก QuickBooks Online ทุกคนสามารถดาวน์โหลดแอป QuickBooks บนสมาร์ทโฟนได้ฟรี ถ่ายภาพใบเสร็จ จากนั้นอัปโหลดไปยัง QuickBooks Online ในเวลาเพียงไม่กี่นาที จะไม่มีใบเสร็จสูญหายหรือใบเสร็จที่เชื่อมโยงกับธุรกรรมธนาคารที่โอนอีกต่อไป QuickBooks ให้คุณเชื่อมต่อใบเสร็จกับธุรกรรมธนาคารที่ตรงกัน คุณสามารถอัปโหลดใบเสร็จใน QuickBooks Online ได้ไม่จำกัดจำนวน เนื่องจากใบเสร็จจะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์พร้อมกับข้อมูลส่วนตัวของคุณ

9. ติดตามระยะทาง

พนักงานหลายคนและเจ้าของกิจการส่วนตัวใช้ยานพาหนะส่วนตัวเพื่อเหตุผลทางธุรกิจ ซึ่งช่วยให้ลดหย่อนภาษีได้ 58.5 เซนต์ต่อไมล์จนถึงปี 2022 เพื่อให้มีสิทธิ์หัก คุณจะต้องเก็บบันทึกที่มีวันที่ ไมล์สะสม และเหตุผลในการเดินทางของคุณ

QuickBooks Online ทำให้สิ่งนี้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ แอปพลิเคชันมือถือจะใช้ GPS ในโทรศัพท์ของคุณเพื่อรับรู้ช่วงเวลาที่คุณอยู่ในรถที่กำลังเคลื่อนที่ หลังจากนั้น คุณสามารถดูการเดินทางของคุณ ทำเครื่องหมายว่าเป็นธุรกิจหรือส่วนบุคคล และแจ้งว่าลูกค้าสามารถออกใบแจ้งหนี้ได้ ค่าใช้จ่ายไมล์สะสมที่เรียกเก็บเงินได้จะถูกเพิ่มโดยอัตโนมัติในใบแจ้งหนี้ถัดไปที่คุณเตรียมไว้สำหรับลูกค้า

รับบริการออกแบบกราฟิกและวิดีโอไม่จำกัดบน RemotePik จองรุ่นทดลองใช้ฟรี

เพื่อให้คุณไม่พลาดข่าวสารล่าสุดเกี่ยวกับอีคอมเมิร์ซและ Amazon โปรดสมัครรับจดหมายข่าวของเราที่ www.cruxfinder.com