การบริหารความเสี่ยงโครงการคืออะไร? นี่คือทุกสิ่งที่คุณต้องการรู้

เราทุกคนมักจะมองหาความเป็นไปได้ของความล้มเหลวทุกครั้งที่เราเริ่ม (หรือคิดที่จะเริ่ม) สิ่งใหม่ สถานการณ์นี้เป็นจริงสำหรับผู้จัดการโครงการด้วย

โครงการอาจเป็นความพยายามที่เสี่ยง และหากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม พวกเขาสามารถออกจากรางได้อย่างรวดเร็ว หากไม่มีการจัดการความเสี่ยงที่เหมาะสม โปรเจ็กต์อาจมีเวลาหรือเกินต้นทุน ส่งผลให้พลาดกำหนดเวลา ค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้งบประมาณ และความล้มเหลวในท้ายที่สุด

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการ วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับความเสี่ยงคือการเตรียมพร้อมสำหรับความเสี่ยงไว้ล่วงหน้า และใช้กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยงเพื่อบรรเทาความเสี่ยงเหล่านั้น นั่นคือเหตุผลที่วันนี้ “ความสามารถในการจัดการความเสี่ยงของโครงการ” เป็นทักษะที่จำเป็นที่นายจ้างมองหาเมื่อจ้างผู้จัดการโครงการ

ในคู่มือนี้ เราจะอธิบายทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการบริหารความเสี่ยงของโครงการ เจาะลึกและเรียนรู้วิธีลดความเสี่ยงเพื่อให้โครงการของคุณเป็นไปตามแผน! แต่ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจกับความเสี่ยงของโครงการกันก่อน

ความเสี่ยงของโครงการคืออะไร?

ความเสี่ยงของโครงการเป็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลเสียต่อความสำเร็จของโครงการของคุณ ความเสี่ยงอาจเกิดจากปัจจัยภายในหรือปัจจัยภายนอก ตัวอย่างเช่น ซัพพลายเออร์รายสำคัญที่กำลังจะออกจากธุรกิจและสมาชิกในทีมคนสำคัญออกจากองค์กรของคุณ—ทั้งคู่มีคุณสมบัติตามความเสี่ยงของโครงการ

การบริหารความเสี่ยงโครงการคืออะไร?

การจัดการความเสี่ยงของโครงการคือกระบวนการในการระบุ ประเมิน และตอบสนองต่อความเสี่ยงที่ไม่คาดคิดซึ่งอาจส่งผลต่อเป้าหมายและความคืบหน้าของโครงการ

พูดง่ายๆ ก็คือ การบริหารความเสี่ยงของโครงการเป็นกระบวนการที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อลดความเสี่ยงของโครงการที่เกิดขึ้นแล้ว กำลังเกิดขึ้น หรือมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นในอนาคต โดยมุ่งเน้นที่การลดความเสี่ยงโดยการระบุสาเหตุของความเสี่ยงและลดผลกระทบให้เหลือน้อยที่สุด หากไม่กำจัดให้หมดไป

ทำไมคุณถึงต้องการการจัดการความเสี่ยงของโครงการ?

ในฐานะผู้จัดการโครงการ การระบุและประเมินความเสี่ยงเป็นส่วนสำคัญในงานของคุณ ช่วยจัดลำดับความสำคัญของความพยายามในการจัดการโครงการของคุณ หากการประเมินความเสี่ยงระบุว่าผลกระทบของภัยคุกคามนั้นจะรุนแรง คุณควรดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงหรือบรรเทาภัยคุกคามนั้นล่วงหน้า

สำหรับโครงการใดๆ ก็ตาม มีความเสี่ยงมากมายที่ต้องพิจารณา แต่สิ่งที่มีอิทธิพลมากที่สุดนั้นเกี่ยวข้องกับกำหนดการของโครงการ ต้นทุน คุณภาพ เทคโนโลยี และทรัพยากร

ประเภทความเสี่ยงทั่วไปในการจัดการโครงการ (พร้อมตัวอย่าง)

มาดูประเภทของความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดของโครงการที่คุณอาจพบ เราได้เพิ่มตัวอย่างเพื่ออธิบายความเสี่ยงให้ดียิ่งขึ้น

• ความเสี่ยงของโครงการแต่ละรายการ: นี่คือเหตุการณ์ความเสี่ยงส่วนบุคคล ซึ่งหากเกิดขึ้น อาจส่งผลต่อคุณภาพ ต้นทุน เวลา และ/หรือขอบเขตของโครงการ ตัวอย่าง ได้แก่ ไม่มีทรัพยากรเพียงพอสำหรับงานและต้องรับมือกับการลาป่วยหรือการลาหยุดของพนักงานในช่วงฤดูท่องเที่ยว
• ความเสี่ยงโดยรวมของโครงการ: ความ เสี่ยงเหล่านี้หมายถึงผลกระทบของความไม่แน่นอนต่อโครงการโดยรวม ความเสี่ยงโดยรวมของโครงการประกอบด้วยความเสี่ยงส่วนบุคคลและแหล่งที่มาอื่นๆ ของความไม่แน่นอนของโครงการ ตัวอย่างของความไม่แน่นอนดังกล่าว ได้แก่ ภัยธรรมชาติ สงคราม และการเปลี่ยนแปลงนโยบายของรัฐบาล
• ความเสี่ยงจากความผันผวน: ความเสี่ยง เหล่านี้เกี่ยวข้องกับความผันผวนหรือความไม่ถูกต้องในอุปสงค์ อุปทาน คุณภาพ ราคา ฯลฯ ที่อาจส่งผลต่อผลลัพธ์ของโครงการ ตัวอย่าง ได้แก่ ราคาวัตถุดิบที่แตกต่างกันและการเปลี่ยนแปลงซัพพลายเออร์ของส่วนประกอบผลิตภัณฑ์ที่สำคัญ
• ความเสี่ยงที่ คลุมเครือ: ความเสี่ยง เหล่านี้เกิดจากการขาดความชัดเจนในข้อกำหนดของโครงการที่อาจนำไปสู่การตีความผิดหรือข้อผิดพลาด ตัวอย่าง ได้แก่ การรวบรวมความต้องการที่ไม่ถูกต้องจากลูกค้าและการตีความขอบเขตโครงการที่แตกต่างกันในหมู่สมาชิกในทีม

5 ขั้นตอนในการจัดการความเสี่ยงของโครงการ

ความเสี่ยงเป็นส่วนหนึ่งของโครงการใดๆ แม้ว่าจะเป็นไปไม่ได้ที่จะขจัดความเสี่ยงทั้งหมด แต่ก็เป็นไปได้ที่จะจำกัดผลกระทบด้วยการจัดการความเสี่ยง ขั้นตอนต่อไปนี้จะช่วยให้คุณลดและควบคุมความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. ระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น

ขั้นตอนแรกคือการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดที่อาจส่งผลต่อไทม์ไลน์หรือเป้าหมายของโครงการของคุณ รวมถึงการวิเคราะห์แผนโครงการโดยรวมอย่างใกล้ชิดและกำหนดปัญหาที่อาจเกิดขึ้น

วิธีหนึ่งในการบรรลุขั้นตอนนี้คือการจัดกำหนดการเซสชันการระดมความคิดกับทีมโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณ เมื่อคุณระบุความเสี่ยงได้แล้ว ให้ใส่ไว้ในทะเบียนความเสี่ยง ซึ่งจะช่วยให้คุณติดตามความเสี่ยงทั้งหมดพร้อมกับรายละเอียด เช่น ระยะเวลา ผลกระทบ ลำดับความสำคัญ และสถานะ

2. วิเคราะห์ความเสี่ยงที่ระบุ

เมื่อคุณระบุความเสี่ยงได้แล้ว ให้เริ่มวิเคราะห์เพื่อทำความเข้าใจว่าความเสี่ยงเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณอย่างไรและมากน้อยเพียงใด เน้นการวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงปริมาณกำหนดค่าตัวเลขให้กับความน่าจะเป็นของความเสี่ยง ในขณะที่การวิเคราะห์ความเสี่ยงเชิงคุณภาพใช้เพื่อระบุและประเมินความเสี่ยงที่ไม่สามารถวัดได้ ทั้งสองช่วยระบุความเสี่ยงที่คุณต้องให้ความสนใจทันที

เมื่อประเมินความเสี่ยง ให้พิจารณาปัจจัยสำคัญสามประการ ได้แก่ ความน่าจะเป็นของ ความเสี่ยง (ความน่า จะเป็นที่เหตุการณ์ความเสี่ยงจะเกิดขึ้น) ผลกระทบของความเสี่ยง (ผลของเหตุการณ์ความเสี่ยงที่เกิดขึ้น) และความเปราะบางของ ความเสี่ยง (ขอบเขตที่สามารถควบคุมเหตุการณ์ความเสี่ยงได้) สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณเข้าใจระดับความเสี่ยงของโครงการโดยรวมและวางแผนมาตรการบรรเทาผลกระทบตามนั้น

3. สร้างแผนการตอบกลับ

เมื่อคุณมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นของโครงการแล้ว ก็ถึงเวลาพัฒนาแผนเผชิญเหตุ แผนเผชิญเหตุควรรวมถึงวิธีที่คุณจะจัดการกับความเสี่ยงที่มีลำดับความสำคัญสูงที่ระบุแต่ละรายการ แผนควรสามารถบรรลุผล ใช้งานได้จริง และปรับแต่งให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของโครงการของคุณ

การถ่ายโอน การบรรเทา การหลีกเลี่ยง และการยอมรับเป็นสี่วิธีที่แตกต่างกันในการตอบสนองต่อความเสี่ยง ตามการยอมรับความเสี่ยงของคุณ ให้สร้างแผนการตอบสนองเพื่อถ่ายโอน บรรเทา หลีกเลี่ยง หรือยอมรับความเสี่ยงของโครงการที่อาจเกิดขึ้น

4. ดำเนินการตามแผนการตอบสนอง

หลังจากพัฒนาแผนเผชิญเหตุแล้ว ก็ถึงเวลาดำเนินการ สิ่งนี้จะต้องมีการประสานงานอย่างใกล้ชิดระหว่างสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการตระหนักถึงความเสี่ยงและรู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อบรรเทาความเสี่ยง

ในการดำเนินการตามแผนอย่างมีประสิทธิภาพ ให้กำหนดบุคคลที่รับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนเพื่อให้มีความต่อเนื่องและไม่สับสน ขณะที่โครงการดำเนินไป ให้จับตาดูความเสี่ยงอย่างใกล้ชิดและทำการเปลี่ยนแปลงแผนเผชิญเหตุตามความจำเป็น

5. ติดตามและประเมินความเสี่ยง

การบริหารความเสี่ยงไม่ใช่กิจกรรมที่ทำเพียงครั้งเดียว เป็นกระบวนการต่อเนื่องที่ควรทบทวนเป็นประจำ นั่นคือเหตุผลที่คุณไม่ควรหยุดติดตามและประเมินความเสี่ยงของโครงการ การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของมาตรการบรรเทาผลกระทบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามาตรการเหล่านี้มีประสิทธิภาพ และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็นเมื่อจำเป็น

ความสำเร็จของโครงการขึ้นอยู่กับการบริหารความเสี่ยงในเวลาที่เหมาะสม

โปรดจำไว้ว่า แผนการจัดการความเสี่ยงที่ดีจะนำโครงการของคุณไปสู่ความสำเร็จ

การจัดการความเสี่ยงอย่างทันท่วงทีช่วยให้โครงการประสบความสำเร็จโดยการระบุและลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาจริง ด้วยการใช้แนวทางเชิงรุกเพื่อจัดการความเสี่ยง คุณสามารถหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปและความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูงซึ่งอาจนำไปสู่ความล้มเหลวของโครงการ ทบทวนกระบวนการบริหารความเสี่ยงตลอดวงจรชีวิตของโปรเจ็กต์และทำให้โปรเจ็กต์ของคุณประสบความสำเร็จ ไชโย!

วิธีการสำรวจ

ความฉลาดทางอารมณ์ในการสำรวจสถานที่ทำงานของ Capterra ดำเนินการในเดือนธันวาคม พ.ศ. 2564 ท่ามกลางผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ จำนวน 528 คน ซึ่งจัดการโครงการต่างๆ ในธุรกิจขนาดย่อมถึงขนาดกลางของตน ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดกรองสถานะการจ้างงาน (เต็มเวลา) ขนาดธุรกิจ (พนักงาน 2 ถึง 500 คน) และความเกี่ยวข้องในการบริหารโครงการ (เกี่ยวข้องอย่างยิ่ง)

การสำรวจผู้ใช้ Project Management User Survey ของ Capterra ดำเนินการในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2564 จากผู้จัดการโครงการ 422 รายในสหรัฐฯ โดย 367 รายเป็นผู้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ผู้ตอบแบบสำรวจที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือมีส่วนร่วมอย่างมากกับการจัดการโครงการในแต่ละวันในองค์กรของตน เราตั้งคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตอบแต่ละคนเข้าใจความหมายและหัวข้อที่เกี่ยวข้องอย่างเต็มที่