PBX คืออะไร? คู่มือขั้นสุดท้ายสำหรับระบบการแลกเปลี่ยนสาขาส่วนตัว

เมื่อบริษัทของคุณขยายจากการเริ่มต้นเป็นธุรกิจที่เจริญรุ่งเรืองโดยมีพนักงาน คุณจะต้องการให้มีการเชื่อมต่อโทรศัพท์กับพนักงานของคุณ ในการทำเช่นนี้ คุณจะพบว่าตัวเองกำลังค้นคว้าเกี่ยวกับระบบ Private Branch Exchange (PBX)
ในคู่มือนี้ เราจะแจกแจงข้อมูลสำคัญทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับโซลูชัน PBX สมัยใหม่ แม้ว่าคุณจะไม่เคยจัดการ PBX มาก่อน คุณก็จะสามารถข้ามไปยังส่วนที่สำคัญกับคุณได้

PBX คืออะไร?

PBX เป็นตัวย่อของ Private Branch Exchange ซึ่งเป็นเครือข่ายโทรศัพท์ส่วนตัวที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถพูดคุยกันได้ ส่วนประกอบฮาร์ดแวร์ต่างๆ ทำงานควบคู่กันเพื่อให้การเชื่อมต่อกับเครือข่ายโทรศัพท์
PBX ดำเนินการเครือข่ายโทรศัพท์ภายในของบริษัท ระบบ PBX จัดการคุณสมบัติการกำหนดเส้นทางและการโทรขั้นสูงสำหรับการโทรเข้าและโทรออก

การตั้งค่า PBX ไม่ใช่เรื่องเล็ก บริษัทแห่งหนึ่งขอความช่วยเหลือจากผู้ดูแลระบบหนึ่งคนขึ้นไปที่มีประสบการณ์ด้านโทรคมนาคมหลายทศวรรษ คุณยังต้องการพื้นที่ทางกายภาพเพื่อวางระบบ PBX ในสำนักงาน เช่น ตู้เสื้อผ้าหรือห้องเซิร์ฟเวอร์
เพื่อชื่นชมคุณสมบัติและประโยชน์ของ PBX เกรดเชิงพาณิชย์ให้ดียิ่งขึ้น เราต้องพูดถึงระบบโทรศัพท์ในภาพรวมก่อน

การเป็นผู้ให้บริการโทรศัพท์ด้วย PBX

ระบบโทรศัพท์แบบดั้งเดิมเรียกว่าระบบโทรศัพท์ธรรมดาแบบเก่าหรือเรียกสั้นๆ ว่า POTS มันขึ้นอยู่กับสายคู่บิดจาก บริษัท โทรศัพท์ท้องถิ่นไปยังอาคาร POTS เป็นพื้นฐาน เชื่อถือได้ และไม่เปลี่ยนแปลงมากใน 140 ปี
ผู้ให้บริการโทรศัพท์เชื่อมต่อการโทรกับผู้อื่นโดยใช้ Publicly Switched Telephone Network ( PTSN ) บนโปรโตคอล Integrated Services Digital Network ( ISDN ) PSTN ช่วยให้ลูกค้าของ Verizon สามารถโทรหาลูกค้าของ AT&T รวมทั้งแก้ไขการโทรผ่านเครื่องได้
การให้บริการโทรศัพท์แก่ธุรกิจอาจมีราคาแพง ค่าโทรศัพท์ธุรกิจแบบดั้งเดิมทั่วไปสามารถเป็นพันสายได้ง่ายๆ ทุกเดือนเพียงร้อยสาย
จะต้องมีวิธีที่ดีกว่า

PBX ช่วยให้ธุรกิจสามารถใช้งานระบบโทรศัพท์ภายในและใช้สายโทรศัพท์จากบริษัทโทรศัพท์น้อยลง ระบบ PBX ชั้นนำสามารถจัดการข้อความเสียง การต่อสายอัตโนมัติ และข้อความที่บันทึกไว้ ซึ่งรวมถึงส่วนขยายโทรศัพท์สำหรับทุกคนในบริษัทด้วย

PBX บนระบบคลาวด์ได้ออกแบบวิธีจัดการโทรศัพท์ของธุรกิจใหม่ โดยนำเสนอการอัปเกรดที่สำคัญสำหรับข้อจำกัดในอดีต ก่อนหน้านี้ PBX เป็นกรรมสิทธิ์และดูแลรักษายากมาก

ปัจจุบันระบบ PBX มีการพัฒนาไปไม่น้อย การโทรออกโดยใช้เทคโนโลยี Voice over Internet Protocol ( VoIP ) ไม่ถูกผูกมัดกับบริษัทโทรศัพท์ในพื้นที่อีกต่อไป แทนที่จะใช้สายอะนาล็อก การเดินสาย SIP สามารถสร้างการเชื่อมต่อได้โดยมีค่าใช้จ่ายเพียงเล็กน้อย

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ Voice over IP หรือไม่ คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน VoIP ของเราจะช่วยให้คุณเข้าใจข้อมูลเชิงลึกของ VoIP

ระบบ PBX ช่วยให้ผู้นำด้านไอทีสามารถรักษาอุปกรณ์ที่มีอยู่ด้วยแบ็คโบนดิจิตอลทั้งหมดโดยการกำหนดหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจที่แตกต่างกันให้กับนามสกุลที่แตกต่างกัน อีกทางหนึ่งคือ PBX บนคลาวด์ ที่ผสมผสานสิ่งที่ดีที่สุดของทั้งสองโลกเข้ากับการปรับใช้ระบบโทรศัพท์ที่มีการจัดการเต็มรูปแบบ

ตอนนี้เรารู้จุดประสงค์ของ Private Branch Exchange แล้ว เรามาเรียนรู้เกี่ยวกับประโยชน์ของ PBX สมัยใหม่สำหรับการสื่อสารทางธุรกิจกัน

ประโยชน์ของระบบ PBX สำหรับธุรกิจ

ไม่ใช่ทุกวันที่ธุรกิจต้องการ ตั้งค่าระบบโทรศัพท์ โดยเฉพาะ ต้องมีบางอย่างในนั้นจึงจะย้าย บริการโทรศัพท์ไปยังคลาวด์ ได้
บริษัททั้งเล็กและใหญ่เพลิดเพลินไปกับความสามารถที่น่าประทับใจของ PBX นี่คือเหตุผลสำคัญที่ธุรกิจต่างๆ ใช้ PBX:

1. จัดการและดำเนินการโทรให้เสร็จ ตามเวลาที่กำหนดและตั้งโปรแกรมไว้ล่วงหน้า คุณสามารถเลือกทิศทางของการ “แยกย่อย” และตั้งกฎของคุณเองในโครงสร้างเครือข่าย PBX ผู้ให้บริการสามารถจำกัดหรืออนุญาตการโทรระหว่างประเทศได้ตามต้องการเพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่สูง
2. โอนสายระหว่างผู้ใช้ และแผนกได้อย่างง่ายดาย สร้างและรักษาการเชื่อมต่อโดยไม่ต้องวางสาย คุณสามารถโอนสายได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านการโอนแบบอุ่นหรือแบบเย็น ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณสามารถโอนสายได้อย่างน่าเชื่อถือ
3. ปรับแต่งคำทักทาย ด้วยข้อความที่บันทึกไว้ รวมถึงการเลือกเพลงสำหรับธุรกิจของคุณ คุณลักษณะนี้เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแจ้งเตือนลูกค้าเกี่ยวกับปัญหาการขายหรือบริการ
4. ดำเนินการศูนย์บริการทางโทรศัพท์ เพื่อช่วยคุณจัดการทีมขายหรือฝ่ายสนับสนุนลูกค้า ในขณะที่มีค่าใช้จ่ายสูง PBX สามารถรับ สายเข้าและโทรออกได้ ในคิวตามข้อจำกัดทางกายภาพ PBX บนคลาวด์สามารถรองรับผู้โทรได้มากขึ้นและแจกจ่ายไปยังบุคคลหรือทีมที่ต้องการ
5. เชื่อมต่อสำนักงานหลายแห่ง ด้วยระบบโทรศัพท์เดียวกัน เพื่อให้พนักงานสามารถพูดคุยกันได้ แทนที่จะจัดการระบบโทรศัพท์แยกต่างหาก คุณจะใช้ PBX เพื่อจัดการการกำหนดเส้นทางการโทรนี้

ที่เกี่ยวข้อง: Session Initiation Protocol (SIP) คืออะไร & มันทำงานอย่างไร?
ทุกวันนี้ บริษัทต่าง ๆ ตั้งเป้าหมายที่จะกำหนดค่า PBX ให้เป็น ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ ด้วยฟีเจอร์ PBX ที่มีการจัดการในสถานที่ต่าง ๆ และผู้ใช้จำนวนมาก วิธีการนี้ช่วยให้มีความยืดหยุ่นสูงสุดในราคาที่เหมาะสม

ประเภทของระบบตู้สาขาโทรศัพท์

ระบบโทรศัพท์ PBX มีอยู่ในรูปแบบที่แตกต่างกันเล็กน้อยเพื่อให้เหมาะกับความต้องการทางธุรกิจทุกประเภท เนื่องจากแอปพลิเคชันทางธุรกิจได้ย้ายไปยังระบบคลาวด์แล้ว PBX ก็เช่นกัน

ต่อไปนี้คือความแตกต่างที่สำคัญบางประการโดยสรุป:

มีตัวเลือกสองสามอย่างที่ควรพิจารณาสำหรับ PBX ของคุณ: โฮสต์ ในองค์กร และไฮบริด

โฮสต์ PBX

PBX ที่โฮสต์เรียกอีกอย่างว่า Cloud PBX, Virtual PBX หรือ IP PBX มักจะรวมเป็นส่วนหนึ่งของแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบครบวงจรที่ให้คุณเชื่อมต่อและกำหนดเส้นทางสายภายในและภายนอกในระบบเดียว

ด้วยระบบ PBX ที่โฮสต์ คุณสามารถจัดการโทรศัพท์ของพนักงานได้ทั้งหมดจากเว็บเบราว์เซอร์ของคุณ เนื่องจากมีการโฮสต์ในระบบคลาวด์แทนที่จะเป็นเซิร์ฟเวอร์จริง อุปกรณ์เกือบทุกชนิดในโลกที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตจึงสามารถใช้ระบบได้ รวมถึงคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ และโทรศัพท์ IP

เพียงเชื่อมต่ออุปกรณ์ใหม่หรืออุปกรณ์ที่มีอยู่ เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย คุณสามารถปรับคุณสมบัติ PBX เช่น การโอนสาย การบันทึกการโทร การถอดข้อความเสียง การกำหนดเส้นทางการโทร การต่อสายตรงอัตโนมัติ การตอบกลับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR) การพักเพลง การโอนสาย และอื่นๆ จากพอร์ทัลออนไลน์

และคุณสามารถบินผ่านการตั้งค่าออนไลน์ได้ภายในไม่กี่นาที ไม่ใช่สัปดาห์ เนื่องจากคุณจัดการ PBX บนคลาวด์นี้โดยตรง อุปกรณ์ทั้งหมดจึงอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณ การบำรุงรักษารวมอยู่ในค่าใช้จ่ายรายเดือน ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องพึ่งพาที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีภายในเพื่อแก้ไขปัญหา

ระบบ IP PBX ที่ทันสมัยส่วนใหญ่มีคุณสมบัติเพิ่มเติมที่คุณจะไม่พบในระบบโทรศัพท์พื้นฐาน ตัวอย่างเช่น VoIP PBX สามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์ CRM ของธุรกิจ กำหนดเส้นทางสายเรียกเข้าไปยังโทรศัพท์มือถือ จัดการการประชุมทางโทรศัพท์ขนาดใหญ่ และรวมเข้ากับช่องทางการสื่อสารอื่นๆ เช่น SMS หรือการประชุมทางวิดีโอ

ยิ่งไปกว่านั้น PBX บนคลาวด์ยังคุ้มค่ากว่าระบบในสถานที่ คุณลักษณะต่างๆ ได้รับการอัพเดตเป็นประจำ และคุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาในการตั้งค่าและบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานของเครือข่าย

PBX ในสถานที่

PBX ในสถานที่คือระบบสื่อสารภายในองค์กรสำหรับจัดการสายเรียกเข้าและโทรออก เป็นวิธีการดั้งเดิมที่ใช้มาหลายชั่วอายุคน และโดยพื้นฐานแล้วเป็นเวอร์ชันอัตโนมัติของสวิตช์บอร์ดแบบแมนนวล

ระบบ PBX ในองค์กรจำเป็นต้องมีเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่และเดินสายด้วยตนเองไปยังโทรศัพท์ธุรกิจแต่ละเครื่อง ซึ่งส่งผลให้มีค่าใช้จ่ายล่วงหน้าค่อนข้างสูงประมาณ 1,000 ดอลลาร์ต่อบรรทัด บวกกับค่าบำรุงรักษา (ให้คำปรึกษา) เป็นครั้งคราว

ระบบ PBX ในองค์กรเคยเป็นเพียงตัวเลือกเดียว แต่ปัจจุบันระบบดังกล่าวมีข้อจำกัดและประหยัดต้นทุนสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่ เทคโนโลยีพื้นฐานระบบ PBX ถูกสร้างขึ้นบนโทรศัพท์บ้าน มีความเกี่ยวข้องน้อยลงในแต่ละปี และระบบ PBX แบบดั้งเดิมยังขาดคุณสมบัติขั้นสูงมากมายที่คุณจะมีในระบบโทรศัพท์ธุรกิจสมัยใหม่

พวกเขายังเสี่ยงต่อภัยคุกคามด้านความปลอดภัยอีกด้วย จากข้อมูลของ FCC การหลอกลวงทางโทรศัพท์บางอย่างมุ่งเป้าไปที่พนักงานผู้บริสุทธิ์โดยใช้ระบบ PBX รุ่นเก่าเพื่อส่งต่อการโทรระหว่างประเทศราคาแพง

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คำถามที่คุณต้องการถามตัวเองคือ “PBX ของเราให้มูลค่าสูงสุดทุกปีหรือไม่? เราใช้จ่ายมากเกินไปในการจัดการหรือไม่” ตราบใดที่ทรัพย์สินมีค่าเสื่อมราคา ระบบ PBX ในองค์กรจะมีค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษา ปรับขนาด และกำหนดค่า

ตู้สาขาโทรศัพท์แบบไฮบริด

PBX แบบไฮบริดปรับระบบ PBX ภายในองค์กรเพื่อใช้กับโทรศัพท์ VoIP โดยใช้เทคโนโลยีที่เรียกว่า SIP trunking เพื่อให้บริการเสียงสำหรับระบบ PBX ของบริษัทของคุณ บริการเสียงแบบหลายช่องสัญญาณนี้ใช้งานได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนคุณสมบัติอื่นๆ ของ PBX เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น คุณจะเพิ่มช่องสัญญาณได้มากขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องติดตั้งการเดินสายตามที่ระบบในองค์กรต้องการ

สำหรับบริษัทที่ไม่สามารถซื้อเครื่องยกเครื่องทั้งหมดได้ การตั้งค่า PBX แบบไฮบริดกับ ผู้ให้บริการ SIP trunk อันดับต้น ๆ เป็นตัวเลือกที่คุ้มค่า ช่วยให้ PBX ของคุณสามารถปรับขนาดได้ใหม่และลดค่าใช้จ่ายในการสื่อสารด้วยฮาร์ดแวร์เดียวกัน

แม้จะมีประโยชน์เหล่านี้ แต่ระบบไฮบริดยังคงถูกจำกัดด้วยข้อกำหนดของ PBX ในองค์กร พวกเขาต้องการการตั้งค่าล่วงหน้า พื้นที่เซิร์ฟเวอร์ และค่าบำรุงรักษาด้านไอทีอย่างต่อเนื่อง แม้ว่าจะเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการเปลี่ยนระบบเดิมเป็นเทคโนโลยี VoIP แต่มีเพียงไม่กี่ธุรกิจที่จะได้รับประโยชน์จากการติดตั้งระบบไฮบริดใหม่

การเปรียบเทียบ PBX: ภายในองค์กรกับ PBX ที่โฮสต์

การเปรียบเทียบระบบ PBX ภายในองค์กรและระบบโฮสต์สามารถช่วยคุณเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณได้ ไม่ว่าคุณกำลังศึกษาระบบ PBX ด้วยตัวคุณเองหรือกับลูกค้า คุณสามารถรับรู้ถึงประโยชน์ได้อย่างรวดเร็ว

ทีนี้มาดูข้อดีข้อเสียของ PBX แต่ละประเภทกัน

ข้อดีและข้อเสียของ PBX ในสถานที่

ข้อดีและข้อเสียของ PBX ที่โฮสต์บนคลาวด์

สำหรับสตาร์ทอัพ ธุรกิจขนาดเล็ก และองค์กรในปี 2023 และหลังจากนั้น PBX ที่โฮสต์คือวิธีที่ดีที่สุดในการตั้งค่าบริการโทรศัพท์สำหรับบริษัทของคุณ คุณจะประหยัดความเครียดและงบประมาณได้มากมาย

ที่เกี่ยวข้อง: Hosted VoIP เหมาะกับธุรกิจของคุณหรือไม่?

วิธีเลือกประเภท PBX ให้เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ

หากคุณกำลังตัดสินใจว่าจะใช้ระบบ PBX ใด วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นคือการดูระบบที่คุณมีอยู่แล้ว

สำหรับองค์กรที่มีระบบ PBX ภายในองค์กรอยู่แล้ว การลงทุนในระบบไฮบริดอาจเหมาะสม สิ่งนี้จะปรับฮาร์ดแวร์ PBX ที่มีอยู่ของคุณเพื่อใช้ VoIP ส่งผลให้คุณภาพการโทร ความปลอดภัย และคุณสมบัติขั้นสูงดีขึ้น

สำหรับธุรกิจที่เริ่มต้นใหม่โดยไม่มีระบบโทรศัพท์ ระบบโฮสต์เป็นทางเลือกที่ชัดเจน สร้างขึ้นเพื่อการทำงานสมัยใหม่และมีคุณลักษณะสำหรับการทำงานจากระยะไกลและความสามารถในการปรับขยายที่แทบจะไม่มีที่สิ้นสุด

ธุรกิจที่เลือกใช้โฮสต์ PBX หรือระบบไฮบริดที่มีการเดินสาย SIP สามารถลดต้นทุนโทรคมนาคมลงได้ 60%

มีเหตุผลหลายประการ ที่คาดว่าการสื่อสารบนคลาวด์จะเติบโต ในอัตราการเติบโตต่อปีที่ 13% จนถึงปี 2574 เป็นระบบที่ทันสมัยที่ช่วยนำการสื่อสารของธุรกิจขนาดเล็กเข้าสู่ศตวรรษที่ 21

เมื่อเลือกผู้ให้บริการ VoIP ให้มองหาคุณสมบัติเหล่านี้

• ความน่าเชื่อถือ PBX สมัยใหม่นั้นไร้ค่าหากออฟไลน์ มาตรฐานอุตสาหกรรมคือเวลาทำงาน 99.99% หรือดีกว่า และขึ้นอยู่กับแผนของคุณ คุณมักจะได้รับข้อตกลงระดับการบริการ (SLA) เพื่อรับประกันเวลาทำงาน
• ค่าใช้จ่าย. เลือกผู้ให้บริการที่เสนอแผนการที่เหมาะสมกับงบประมาณของคุณ
• ความปลอดภัย. มองหาผู้ให้บริการที่มีการตรวจสอบและตรวจสอบตลอด 24/7/365 เช่น ใบรับรอง SOC 2 หรือ ISO/IEC 27001 พิจารณาคุณสมบัติเพิ่มเติม เช่น การเข้ารหัสการโทร
• ความยืดหยุ่น ระบบสมัยใหม่ทำงานร่วมกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP จริง เช่นเดียวกับซอฟต์โฟนที่คุณสามารถใช้บนคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน
• สนับสนุน. หากเกิดข้อผิดพลาด คุณต้องมีทีมที่คุณไว้ใจได้ Nextiva มีการสนับสนุนลูกค้าที่ได้รับรางวัลและ ความพึงพอใจของลูกค้า 94%

ที่เกี่ยวข้อง: ข้อดีและข้อเสียของระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ (+แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด)

ปรับ PBX ให้เข้ากับบริษัทของคุณ ไม่ใช่วิธีอื่น

ไม่ว่าคุณจะเลือก PBX แบบใด คุณควรพยายามทำให้แน่ใจว่า PBX นั้นตรงตามความต้องการของบริษัทคุณ วิธีการทำงานของเราเปลี่ยนไปมากในสองทศวรรษ PBX ของคุณไม่ควรติดตามคุณ?

ประเด็นพื้นฐานประการหนึ่งในที่นี้คือ คุณไม่สามารถตัดสินใจโดยพิจารณาจากราคาสติกเกอร์ของระบบโทรศัพท์ธุรกิจเท่านั้น

ประเมินเส้นทางการเติบโตของบริษัทของคุณ และขอบเขตของการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก ไม่มีใครรู้จักธุรกิจของคุณดีไปกว่าคุณ