'ใบแจ้งหนี้เปิด' คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ ' เปิดใบแจ้งหนี้ ' และ ' ใบแจ้งหนี้ที่ปิด ' เป็นเงื่อนไขที่มักใช้ในธุรกิจและการบัญชี

แต่พวกเขาคืออะไรกันแน่? ทำไมพวกเขาถึงสำคัญ? และมีใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ประเภทใดบ้าง?

มีหลายปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อสถานะของใบแจ้งหนี้ ให้เราอธิบายจุดแตกต่างและวิธีที่คุณอาจมีอิทธิพลต่อสิ่งเหล่านี้

เปิดคำจำกัดความของใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ (หรือที่เรียกว่า ใบแจ้งหนี้ค้างชำระ ) เป็นเพียงใบแจ้งหนี้ที่ออกโดยผู้ขาย/ผู้ขายแต่ยังไม่ได้ชำระเงิน (หรือชำระเต็มจำนวน) โดยผู้ซื้อ/ลูกค้า

ใบแจ้งหนี้ถือเป็น ใบแจ้งหนี้ ที่ ปิด แล้วเมื่อได้รับการประมวลผลและชำระเงินครบถ้วนแล้ว

การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ยังคงเปิดอยู่ด้วยเหตุผลหลายประการ ทั้งดีและไม่ดี เราจะพูดถึงสิ่งเหล่านี้เพิ่มเติมด้านล่าง

แต่ก่อนอื่น มาดูใบแจ้งหนี้กันสักหน่อยดีกว่า

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ในระดับพื้นฐานที่สุด ใบแจ้งหนี้ (บางครั้งเรียกว่า ใบเรียกเก็บเงิน หรือ แท็บ ) เป็นเอกสารที่มีรายละเอียดเกี่ยวกับต้นทุนและเงื่อนไขการชำระเงินของบริการหรือผลิตภัณฑ์ที่ขาย

ผู้ขาย / บริการ / ผู้ให้บริการส่งไปยัง ผู้ซื้อ / ผู้ใช้บริการและแสดงรายการข้อมูลของทั้งสองฝ่าย นอกจากนี้ยังกำหนดว่าต้องชำระเงินเมื่อใดและที่ไหน นี่คือเงื่อนไขการชำระเงิน

คำว่า 'ใบแจ้งหนี้' นั้นมาจากช่วงกลางศตวรรษที่สิบหก ' Invoy ' ซึ่งมาจากคำภาษาฝรั่งเศส ' envoyer ' ซึ่งเคยหมายถึง ' ส่ง '

ในภาษาอังกฤษสมัยใหม่ ใบแจ้งหนี้คือ ' ใบแจ้งหนี้การขาย ' สำหรับผู้ขาย และ ' ใบแจ้งหนี้ของผู้ซื้อ ' สำหรับผู้ซื้อ

เหตุใดใบแจ้งหนี้จึงมีความสำคัญ

ใบแจ้งหนี้ไม่เพียงแต่ให้รายละเอียดการซื้อและทำธุรกรรมอย่างราบรื่น แต่ยังให้รายละเอียดที่ใช้ในการชำระภาษีหรือระงับข้อพิพาททางการค้าด้วย

การตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นส่วนสำคัญของงาน บัญชีลูกหนี้ (หรือแผนกบัญชีของคุณ)

กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่จัดระเบียบไม่ดีจะส่งผลเสียต่อกระแสเงินสดของคุณและทำให้คุณมีแนวโน้มที่จะขาดใบแจ้งหนี้ที่ค้างชำระ

วิธีที่คุณออกใบแจ้งหนี้ก็มีความสำคัญเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น การส่งใบแจ้งหนี้รวมสามารถช่วยให้คุณทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับแผนกบัญชีของลูกค้าของคุณ ในที่สุดสิ่งนี้สามารถส่งเสริมความภักดีของลูกค้าและการชำระเงินตรงเวลา

ปรับปรุงกระบวนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ด้วยระบบอัตโนมัติ

การประมวลผลใบแจ้งหนี้เกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอน รวมถึงกระบวนการอนุมัติ การชำระเงิน การติดตามหนี้ (การส่งตัวเตือนในใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่) และใบกำกับสินค้าใบลดหนี้ (หมายเหตุที่แสดงถึงการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับมูลค่าใบแจ้งหนี้)

คุณสามารถช่วยตัวเอง (หรือแผนกบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ) ได้มากโดยทำให้หลายขั้นตอนเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

5 เหตุผลในการเปิดใบแจ้งหนี้

มีหลายสาเหตุที่บริษัทอาจมีใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ ด้านล่างนี้คือห้ารายการที่พบบ่อยที่สุด

1. การชำระเงินบางส่วน

การชำระเงินบางส่วนของใบแจ้งหนี้อาจเกิดขึ้นจากการออกแบบหรือโดยบังเอิญ

ตัวอย่างเช่น หลายบริษัททำงานในโครงการที่พวกเขาไม่ขอชำระเงินสำหรับบริการหรือคำสั่งซื้อเพียงครั้งเดียว

แต่จะขอชำระเงินล่วงหน้าบางส่วนและส่วนที่เหลือเมื่อโครงการเสร็จสิ้น

ธุรกรรมประเภทนี้สามารถเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ เป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อบริการของบริษัทเกิดขึ้นในช่วงเวลาที่ขยายออกไป - ธุรกิจทั้งสองจะทราบว่าสิ่งจูงใจจะถูกลบออกหากการชำระเงิน ทั้งหมด ก่อนการทำงานเสร็จสิ้น

อาจเป็นเพราะมูลค่ารวมสุดท้ายของโครงการอาจประเมินได้ยากในช่วงเริ่มต้นของความร่วมมือ หรือบริการที่แม่นยำที่จะให้บริการในภายหลังนั้นขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพในระยะแรก

2. ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้

อาจมีปัญหากับข้อมูลบางอย่างในใบแจ้งหนี้ของคุณ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ รายการบรรทัด รายละเอียดธนาคาร แม้แต่วันที่ที่แสดง ฯลฯ

ในกรณีส่วนใหญ่ แผนกบัญชีลูกค้าของคุณจะแจ้งให้คุณทราบถึงข้อผิดพลาด ซึ่งคุณสามารถแก้ไขและส่งคืนได้

ในหลายกรณี การทำเช่นนี้จะทำให้การชำระเงินถูกส่งล่าช้า

3. ข้อตกลงพิพาท

ในสถานการณ์อื่นๆ ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากลูกค้าไม่พอใจกับบริการที่ให้หรือแม้กระทั่งข้อโต้แย้งที่รักษาข้อตกลงทางธุรกิจไว้

ในสถานการณ์สมมตินี้ แผนกบัญชีอาจได้รับคำสั่งให้ชำระยอดรวมเท่านั้น หรืออาจมีการสื่อสารที่ผิดพลาดระหว่างธุรกิจและส่วนลดสำหรับยอดดุลสุดท้ายที่พนักงานขายสัญญาไว้

ในบางสถานการณ์ ซัพพลายเออร์อาจคาดหวังและตกลงในสิ่งที่เป็นหนี้ในใบเรียกเก็บเงินอยู่แล้ว ในด้านอื่นๆ พวกเขาอาจต้องดำเนินการตามข้อพิพาท

4. ระยะเวลาดำเนินการของฝ่ายบัญชี

แต่ละบริษัทมีความแตกต่างกัน แผนกบัญชีของธุรกิจที่คุณทำงานด้วยอาจใช้เวลาในการดำเนินการและโอนเงินนานกว่าแผนกอื่น

การทำเช่นนี้อาจทำให้คุณมีใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่นานกว่าที่คุณคาดไว้ ในฐานะผู้ขาย วิธีเดียวที่จะจัดการกับเรื่องนี้ได้อย่างแท้จริงคือการติดต่อลูกค้าและติดตามใบแจ้งหนี้ของคุณ

การติดตามหนี้หรือการติดตามหนี้อัตโนมัติเป็นวิธีหนึ่งในการติดตามบัญชีเจ้าหนี้ คุณยังสามารถขอให้ลูกค้าแจ้งให้คุณทราบเมื่อใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่กลายเป็นใบแจ้งหนี้ที่ปิดแล้ว

5. ระยะเวลาดำเนินการชำระเงิน

ต่างจากการจ่ายเงินสดโดยตรง การจัดส่งการชำระเงินสำหรับการซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องใช้เวลา

ระยะเวลาในการชำระเงินแต่ละครั้งขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการดำเนินการชำระเงินและจำนวนเงินที่ชำระ

ในกรณีส่วนใหญ่ การโอนเงินผ่านธนาคารจะเกิดขึ้นทันที

อย่างไรก็ตาม ธนาคารอาจชะลอการทำธุรกรรมบางอย่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นจำนวนเงินที่มีนัยสำคัญหรือค่อนข้างผิดปกติสำหรับบริษัทนั้น นี่เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการตรวจสอบสถานะของธนาคารและไม่มีเหตุผลที่จะต้องตื่นตระหนก

เวลาที่ใช้ในการประมวลผลการชำระเงินจะเพิ่มขึ้นด้วยหากเป็นการชำระเงินระหว่างประเทศ

บทสรุป

ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่มีมากกว่าที่คุณคิด

ใบแจ้งหนี้ในทางเทคนิคมักจะเป็นใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่หรือใบแจ้งหนี้ที่ปิด คุณยังสามารถกำหนดใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ให้กับบัญชีของลูกค้าเพื่อให้มีความยืดหยุ่นในการชำระเงินและสร้างความได้เปรียบเหนือคู่แข่งของคุณ

อย่างไรก็ตาม ในทางปฏิบัติ ใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่มักเป็นผลมาจากปัญหากับกระบวนการชำระเงินหรือข้อตกลงการชำระเงินบางส่วน

อาจเกิดขึ้นได้จากหลายสาเหตุ รวมถึงข้อผิดพลาด ข้อพิพาท หรือปัญหาการประมวลผลการชำระเงิน

การปรับปรุงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประมวลผลใบแจ้งหนี้เป็นวิธีหนึ่งในการลดโอกาสในการเปิดใบแจ้งหนี้ที่ไม่ต้องการ และการทำงานอัตโนมัติก็เช่นกัน

คุณสามารถปรับปรุงกระแสเงินสดของธุรกิจของคุณได้ด้วยการควบคุมใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่อย่างเชี่ยวชาญ ในระยะยาว สิ่งนี้เป็นรากฐานของความสำเร็จและการเติบโตของธุรกิจของคุณ