ซอฟต์แวร์ CLM คืออะไรและคุณต้องการมันหรือไม่?

ซีแอลเอ็มคืออะไร?

CLM ย่อมาจากการจัดการวงจรอายุสัญญา เป็นกระบวนการจัดการสัญญาตั้งแต่ต้นจนจบ ตั้งแต่การร่างและการเจรจาครั้งแรก จนถึงเวลาที่ลงนาม ดำเนินการ จากนั้นต่ออายุหรือยกเลิก

วงจรการจัดการสัญญาเกี่ยวข้องกับสิ่งต่างๆ เช่น การติดตามกำหนดเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายปฏิบัติตามข้อกำหนด และจัดการกับการเปลี่ยนแปลงหรือปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างทาง

ซอฟต์แวร์ CLM คืออะไร?

ซอฟต์แวร์ CLM คือเครื่องมือที่ทีมขายใช้ในการปรับปรุงและทำให้ขั้นตอนต่างๆ ของการจัดการสัญญาเป็นไปโดยอัตโนมัติ

โซลูชันการจัดการวงจรสัญญาที่มีประสิทธิภาพสามารถช่วยคุณและทีมของคุณได้:

• ปรับปรุงประสิทธิภาพ

• ปรับปรุงการดำเนินการขาย

• ลดความเสี่ยงทางกฎหมายให้กับบริษัทของคุณ

• ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั้งสองฝ่าย

• เสริมสร้างความร่วมมือ

• เพิ่มประสิทธิภาพสัญญา

ซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญาช่วยให้ทีมของคุณบรรลุผลทั้งหมดนี้ในขั้นตอนเฉพาะ

ขั้นตอนของการจัดการวงจรอายุสัญญา

กระบวนการจัดการวงจรอายุของสัญญาดำเนินไปตามลำดับตรรกะ ซอฟต์แวร์ CLM ที่ดีที่สุดมีคุณสมบัติที่จะช่วยให้คุณย้ายจากขั้นตอนหนึ่งไปอีกขั้นหนึ่งได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การสร้างสัญญา

ซึ่งเกี่ยวข้องกับการร่างข้อกำหนดและเงื่อนไขของสัญญา ซึ่งมักใช้เทมเพลต ภาษาสำเร็จรูป หรือข้อกำหนดเฉพาะ ขั้นตอนนี้อาจเกี่ยวข้องกับการทำงานร่วมกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของบริษัทต่างๆ รวมถึงฝ่ายกฎหมาย การจัดซื้อ การจัดการผลิตภัณฑ์ การขาย และแผนกอื่นๆ

การเจรจาต่อรองและการอนุมัติ

เมื่อเตรียมร่างเบื้องต้นแล้ว ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องอาจเจรจาเพื่อให้ได้ข้อตกลงที่ยอมรับร่วมกัน ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการหารือ การแก้ไข และการสรุปข้อตกลง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอาจอนุมัติเงื่อนไขในระหว่างการเจรจาหรือเพียงอนุมัติสัญญาเมื่อสรุปผล

การดำเนินการตามสัญญา

เมื่อสัญญาได้รับการเจรจาและอนุมัติแล้ว ทุกฝ่ายจะลงนามสัญญาผ่านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งทำให้สัญญามีผลผูกพันตามกฎหมาย

การจัดเก็บและการจัดระเบียบ

สัญญาจะต้องได้รับการจัดเก็บและจัดระเบียบอย่างปลอดภัยเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย ซึ่งมักจะเกี่ยวข้องกับระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลบางประเภทที่ทุกฝ่ายและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสามารถเข้าถึงได้

การจัดการภาระผูกพัน

ตลอดวงจรการจัดการสัญญา ทุกฝ่ายจะต้องปฏิบัติตามภาระผูกพันของตนตามที่ระบุไว้ในข้อตกลง ซอฟต์แวร์ CLM ช่วยติดตามและจัดการภาระผูกพันเหล่านี้ เพื่อให้มั่นใจว่าทั้งสองฝ่ายจะปฏิบัติตามข้อผูกพันตามสัญญา

การแก้ไขและการเจรจาใหม่

บางครั้งสัญญาอาจจำเป็นต้องได้รับการแก้ไขเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงในสถานการณ์หรือข้อกำหนด ซอฟต์แวร์ CLM สามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดการการแก้ไขและการเจรจาใหม่ เพื่อให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดได้รับการบันทึกไว้อย่างเหมาะสม

การต่ออายุหรือการสิ้นสุด

เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาสัญญา ซอฟต์แวร์ CLM สามารถแจ้งเตือนและแจ้งเตือนเกี่ยวกับวันที่ต่ออายุหรือสิ้นสุดสัญญาได้ จากนั้นฝ่ายต่างๆ ที่เกี่ยวข้องสามารถประเมินความสำเร็จของสัญญาและตัดสินใจว่าจะต่ออายุ เจรจาใหม่ หรือยกเลิกข้อตกลง

การวิเคราะห์และการรายงาน

ซอฟต์แวร์ CLM สามารถสร้างรายงานเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานของสัญญา การปฏิบัติตามข้อกำหนด ความเสี่ยง และตัวชี้วัดสำคัญอื่นๆ ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้คุณและทีมของคุณมีข้อมูลในการตัดสินใจเกี่ยวกับสัญญาในอนาคต และปรับปรุงกระบวนการจัดการวงจรอายุสัญญาโดยรวม

คุณต้องการซอฟต์แวร์ CLM จริงๆ หรือไม่?

เครื่องมือการจัดการวงจรอายุสัญญาเหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมขายขนาดใหญ่ที่สร้างสัญญาจำนวนมากสำหรับบริการที่หลากหลาย สร้างขึ้นสำหรับสัญญาและกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้น

นอกจากนี้ ยิ่งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมใน CLM ของคุณมากเท่าไร ซอฟต์แวร์ CLM ก็จะยิ่งทำให้กระบวนการง่ายขึ้นเท่านั้น นอกเหนือจากทีมขายแล้ว ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ อาจรวมถึง:

• แผนกกฎหมาย

• แผนกการเงิน

• ทีมงานจัดซื้อและจัดซื้อจัดจ้าง

• ทีมงานปฏิบัติการ

  

• ผู้บริหารสัญญาและผู้จัดการ

แต่สำหรับบริษัทที่มีทีมขายที่คล่องตัวกว่าและมีสัญญาที่ง่ายกว่า ซอฟต์แวร์ CLM อาจเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังและซับซ้อนเกินไป นี่อาจหมายความว่าคุณใช้จ่ายมากกว่าที่จำเป็นจริงๆ

นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณไม่ควรใช้ซอฟต์แวร์ CLM แต่คุณอาจจะดีกว่าด้วยเครื่องมือที่ง่ายกว่าเช่น Proposify

การเปรียบเทียบซอฟต์แวร์ CLM

แม้ว่า Proposify จะไม่ใช่ซอฟต์แวร์ CLM แต่ก็มีฟีเจอร์หลายอย่างร่วมกัน

กระบวนการจัดการสัญญาที่สม่ำเสมอและทำซ้ำได้

การใช้ซอฟต์แวร์ช่วยอำนวยความสะดวกในกระบวนการจัดการสัญญาที่สม่ำเสมอและทำซ้ำได้ โดยการกำหนดเทมเพลต เวิร์กโฟลว์ และกระบวนการอนุมัติให้เป็นมาตรฐาน สิ่งนี้ทำให้มั่นใจถึงความสม่ำเสมอในการสร้างสัญญา การดำเนินการ และการติดตาม นำไปสู่ประสิทธิภาพที่มากขึ้น การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการลดความเสี่ยง

การจัดการบทบาทและสิทธิ์

การจัดการบทบาทและการอนุญาตช่วยให้คุณและทีมควบคุมการเข้าถึงข้อมูลสัญญาและฟังก์ชันการทำงานที่ละเอียดอ่อนตามบทบาทและความรับผิดชอบของผู้ใช้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดู แก้ไข หรืออนุมัติสัญญา เพิ่มความปลอดภัยและการรักษาความลับ ในขณะเดียวกันก็ส่งเสริมความรับผิดชอบตลอดวงจรอายุสัญญา

ไลบรารีเนื้อหา

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสามารถเข้าถึงสินทรัพย์ที่เกี่ยวข้องกับสัญญาได้ในไลบรารีเนื้อหาเดียว รวมถึงรูปภาพ ตารางราคา และตัวอย่างข้อมูลที่ใช้ในการสร้างและอัปเดตสัญญา

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย

การใช้ซอฟต์แวร์สำหรับ CLM ช่วยลดความจำเป็นในการใช้ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ซึ่งจะช่วยเร่งกระบวนการดำเนินการตามสัญญาให้เสร็จเร็วขึ้น แม้ว่าซอฟต์แวร์ CLM จะใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แต่ก็ยังมีผลผูกพันตามกฎหมาย

ฟิลด์และตัวแปรที่กำหนดเอง

ช่องและตัวแปรที่กำหนดเองบางรายการใช้ได้กับสัญญาทั้งหมด ไม่ว่าจะครอบคลุมถึงอะไรก็ตาม ซึ่งรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น ข้อมูลองค์กร ชื่อผู้ลงนาม และนโยบายการยกเลิกสัญญา ซอฟต์แวร์อนุญาตให้ข้อมูลนี้เติมลงในสัญญาโดยอัตโนมัติ

การรักษาความปลอดภัยระดับโลก

ทั้งซอฟต์แวร์ Proposify และ CLM ส่วนใหญ่ได้รับการปกป้องด้วยการเข้ารหัสระดับธนาคาร 256 บิต และการเข้ารหัสรหัสผ่านทางเดียว สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณจะรู้สึกปลอดภัยว่าข้อมูลส่วนตัวของพวกเขาได้รับการปกป้อง

บูรณาการกับระบบ CRM

การผสานรวมซอฟต์แวร์สามารถทำได้ด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น Salesforce, Hubspot และซอฟต์แวร์การจัดการธุรกิจอื่นๆ

จากนั้น Proposify ก็มีคุณสมบัติบางอย่างที่ทำให้แตกต่างจากซอฟต์แวร์ CLM มาตรฐาน

ใช้งานง่ายกว่า

Proposify มีความซับซ้อนน้อยกว่าซอฟต์แวร์ CLM ดังนั้นจึงง่ายต่อการตั้งค่า เรียนรู้ และใช้งาน สิ่งนี้อำนวยความสะดวกในการรับทีมขาย

ความสามารถในการจ่ายได้

เนื่องจากเป็นเทคโนโลยีที่ง่ายกว่า Proposify จึงมีราคาถูกกว่าซอฟต์แวร์ CLM มันเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพพอๆ กับซอฟต์แวร์ CLM แต่คุ้มค่ากว่า

การปรับแต่งภาพเพิ่มเติม

Proposify นำเสนอเทมเพลตสัญญาที่มีประสิทธิภาพ และองค์ประกอบภาพแต่ละรายการที่สามารถฝังลงในเอกสารเพื่อปรับแต่งและทำให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

สามารถใช้เป็นซอฟต์แวร์ข้อเสนอได้

นี่คือจุดที่ Proposify โดดเด่นจริงๆ รับการควบคุมและการมองเห็นกระบวนการข้อเสนอ และจับคู่กับกระบวนการจัดการวงจรสัญญาสำหรับโซลูชันการขายแบบครบวงจรที่มีประสิทธิภาพ

แผนการขยายยังอยู่ในแผนงานของ Proposify ในการเพิ่มเครื่องมือการจัดการวงจรสัญญาเฉพาะเจาะจง เพื่อให้กลายเป็นโซลูชันซอฟต์แวร์ CLM ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น

ควบคุมสัญญาของคุณ

หากคุณได้ข้อสรุปว่าซอฟต์แวร์ CLM เป็นมากกว่าที่คุณต้องการ ให้เลือกตัวเลือกที่ง่ายกว่า นั่นคือ Proposify โดยจะนำคุณเข้าสู่กระบวนการจัดการวงจรอายุสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพ และมีคุณสมบัติหลายอย่างเช่นเดียวกับซอฟต์แวร์ CLM

ที่สำคัญกว่านั้น มีข้อดีที่ซอฟต์แวร์ CLM ไม่มี เช่น ต้นทุนที่ต่ำกว่า ติดตั้งและใช้งานได้ง่ายขึ้น และปรับแต่งภาพได้มากขึ้น

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Proposify ช่วยให้คุณมองเห็นและควบคุมกระบวนการจัดการสัญญาของคุณแบบครบวงจร เพื่อช่วยให้คุณปิดการขายได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น