หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไรและทำงานอย่างไร

ระบบโทรศัพท์รุ่นเก่าของคุณไม่ได้หยุดทำงานอีกต่อไปในทุกวันนี้ ด้วยจำนวนคนที่ทำงานทางไกล โทรศัพท์บ้านแบบเดิมๆ ก็ไม่สามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจของคุณได้

จะต้องมีวิธีที่ดีกว่าในการจัดการการสื่อสารทางธุรกิจของคุณใช่ไหม มี!

เราจะอธิบายรายละเอียดทั้งหมดของหมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับบริษัทของคุณและสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับวิธีการทำงานของหมายเลขโทรศัพท์เหล่านั้น

• หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?
• หมายเลขเสมือนทำงานอย่างไร
• วิธีรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน
• ความแตกต่างระหว่างหมายเลขโทรศัพท์เสมือนและหมายเลขโทรศัพท์ปกติ
• ประโยชน์ของหมายเลขเสมือน

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนคือหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ผูกกับตำแหน่งจริง หมายเลขเสมือนสามารถใช้เพื่อโทรออกหรือรับสายบนโทรศัพท์เครื่องใดก็ได้ เช่น โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP โทรศัพท์มือถือ หรือซอฟต์โฟน เหมาะสำหรับพนักงานในสำนักงานหรือผู้ที่ทำงานที่บ้าน

คุณสามารถเลือกอุปกรณ์ที่จะรับสายจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือน และเปลี่ยนเมื่อจำเป็น หมายเลขโทรศัพท์เสมือนยังช่วยเพิ่มการปกปิดตัวตนบนโทรศัพท์บ้านของคุณ ซึ่งผู้คนสามารถค้นหาได้ในไดเรกทอรีออนไลน์

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีความสำคัญต่อการรับสายจากลูกค้าทั่วโลก ไม่ว่าสำนักงานจะอยู่ที่ใด ช่วยให้พวกเขาสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างราบรื่น พวกเขาไม่สามารถแยกแยะระหว่างหมายเลขโทรศัพท์เสมือนและหมายเลขโทรศัพท์มาตรฐานได้

หมายเลขเสมือนทำงานอย่างไร

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่ต้องใช้ซิมการ์ดหรือที่อยู่จริง แต่หมายเลขเสมือนจะรับสายผ่าน Voice Over Internet Protocol (VoIP) โดยพื้นฐานแล้ว เทคโนโลยีนี้ได้รับการพิสูจน์แล้วเช่นเดียวกับที่ใช้ในการโทรและส่งข้อความผ่าน iMessage, WhatsApp หรือ Google Voice

การโทรของคุณจะถูกแปลงเป็นดิจิทัลและเชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ตและผ่านเครือข่ายโทรศัพท์แบบเดิม เราใช้กระบวนการที่เรียกว่าการย้ายหมายเลขเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถนำหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณติดตัวไปโดยไม่คำนึงถึงผู้ให้บริการ VoIP ของคุณ

ดังนั้น สิ่งที่คุณต้องมีคือการเชื่อมต่อข้อมูลที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ — 4G LTE หรือ Wi-Fi — เพื่อโทรออก นี่คือวิธีที่หมายเลขโทรศัพท์เสมือนอนุญาตให้คุณรับสายจากโทรศัพท์มือถือของคุณ

วิธีรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

ไม่ต้องสงสัยเลยว่าหมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีประโยชน์มากกว่าหมายเลขโทรศัพท์พื้นฐานแบบเดิม พวกเขาทำงานให้กับธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานจากระยะไกล รวมถึงบริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องการจัดการการสื่อสารในศูนย์บริการของตน

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมี 3 ประเภท:

1. หมายเลขโทรศัพท์ท้องถิ่น – หมายเลขเหล่านี้อิงตามพื้นที่ทางภูมิศาสตร์บางแห่ง หรือที่เรียกว่าศูนย์อัตราหรือรหัสพื้นที่
2. หมายเลขโทรฟรี – เป็นหมายเลขพิเศษที่ขึ้นต้นด้วย 800, 888, 866 และหมายเลขอื่นๆ ที่อนุญาตให้ผู้ใช้โทรได้โดยไม่มีค่าผ่านทางหรือค่าธรรมเนียม
3. หมายเลขโต๊ะเครื่องแป้ง – ตัวเลขเหล่านี้เป็นตัวเลขที่ติดหูและน่าจดจำ เช่น 1-800-FLOWERS คุณต้องการซื้อสิ่งเหล่านี้และโอนเข้า

จำไว้ว่า คุณสามารถเก็บหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่และนำติดตัวไปในระบบโทรศัพท์เสมือนได้ เมื่อบริษัทของคุณขยายตัว คุณสามารถเลือกหมายเลขใหม่หรือสลับหมายเลขอื่นได้ทุกเมื่อที่คุณต้องการ

เมื่อคุณติดตั้งระบบโทรศัพท์เสมือนของคุณแล้ว คุณจะหวังว่าคุณจะมีให้เร็วกว่านี้ ทีมของคุณจะเพลิดเพลินไปกับอิสระ ความยืดหยุ่น และการประหยัดจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือนจริงที่มีให้

เมื่อคุณตัดสินใจได้ว่าต้องการหมายเลขโทรศัพท์เสมือนประเภทใด คุณสามารถซื้อหมายเลขโทรศัพท์เสมือนจากผู้ให้บริการ VoIP เช่น Nextiva

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนกับหมายเลขโทรศัพท์ปกติแตกต่างกันอย่างไร

หมายเลขโทรศัพท์แบบเดิมมักจะได้รับการติดตั้งและจัดเตรียมโดยบริษัทโทรศัพท์ในท้องถิ่น คนส่วนใหญ่ไม่รู้ว่าตนเองเป็นเจ้าของหมายเลขโทรศัพท์ ไม่ใช่บริษัทโทรศัพท์ บริษัทโทรศัพท์มักจะกำหนดสายโทรศัพท์ให้กับที่อยู่ของสถานที่ติดตั้ง

สายโทรศัพท์แบบเดิมต้องใช้สายโทรศัพท์ทั่วทั้งอาคารไปยังโทรศัพท์ตั้งโต๊ะแต่ละเครื่อง การติดตั้งสายโทรคมนาคมไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไปในทุกสำนักงาน

อย่างไรก็ตาม หมายเลขโทรศัพท์เสมือนไม่สามารถระบุตำแหน่งได้ และไม่ได้ผูกไว้กับที่ใดที่หนึ่ง ใช้งานได้สำหรับพนักงานทั้งในและนอกสำนักงานเพราะพวกเขาใช้ PBX คลาวด์เดียวกัน

นั่นหมายความว่าทีมงานภายในหรือทีมเสมือนของคุณสามารถรับสายจากหมายเลขเสมือนในสำนักงาน ที่บ้าน หรือบนโทรศัพท์มือถือของพวกเขาได้ และคุณสามารถเลือกได้ว่าใครรับสายเรียกเข้าจากหมายเลขโทรศัพท์เสมือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความพร้อมของพนักงานของคุณ

ประโยชน์ของหมายเลขเสมือน

เมื่อคุณมีแนวคิดที่ดีขึ้นเกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์ประเภทนี้แล้ว ก็ถึงเวลาตัดสินใจว่าธุรกิจของคุณจำเป็นต้องใช้หมายเลขโทรศัพท์เหล่านี้หรือไม่
ต่อไปนี้คือประโยชน์ที่มีประโยชน์บางประการที่คุณควรรู้เกี่ยวกับหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

1) ขจัดส่วนเสริมและค่าธรรมเนียมราคาแพงด้วยหมายเลขโทรศัพท์ท้องถิ่น

ผู้คนสามารถใช้ ระบบโทรศัพท์เสมือน ของคุณได้จากทุกที่ในโลกโดยไม่ต้องเสียค่าโทรแพงๆ คุณสามารถเสนอหมายเลขโทรศัพท์โทรฟรีหรือหมายเลขโทรศัพท์ท้องถิ่นที่มีส่วนลดซึ่งผู้โทรทั่วโลกอาจพึงพอใจ
มานำไปใช้จริงและสมมติว่าคุณกำลังใช้งานแคมเปญการตลาดทั่วสหรัฐอเมริกา คุณสามารถขอให้ลูกค้าโทรหา หมายเลขโทรฟรี ของคุณ ซึ่งเป็นหมายเลขโทรศัพท์เสมือนที่ไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสำหรับการโทร
การโทรเข้า โดยตรง (DID) จะชี้พวกเขาไปยังบุคคลที่พวกเขาต้องการจะพูดด้วยโดยโทรไปยังหมายเลขเสมือนที่คุณสร้างขึ้นสำหรับเมืองหรือประเทศของพวกเขา พวกเขาจะถูกส่งตรงไปยังทีมขายของคุณ โดยไม่คำนึงว่าพวกเขาจะอยู่ในประเทศต่างๆ หรือไม่ และส่วนที่ดีที่สุด: ลีดของคุณจะไม่สังเกตเห็นความแตกต่างใดๆ
เคล็ดลับจากมือโปร: หากคุณกำลังโทรหาลีดในพื้นที่เมืองใหญ่ เช่น วอชิงตัน ดี.ซี. ฟีนิกซ์ ลอสแองเจลิส หรือซีแอตเทิล คุณอาจต้องการรับหมายเลขเสมือนในพื้นที่

2) ปรับปรุงความพึงพอใจของผู้โทรด้วยการต่อสายตรงอัตโนมัติ

ผู้ให้บริการโทรศัพท์ระบบคลาวด์ เช่น Nextiva รวมถึงการต่อสายตรงอัตโนมัติ การต่อสายตรงอัตโนมัติจะทักทายผู้โทรและจัดเตรียมเมนูที่ตรงไปตรงมาเพื่อเข้าถึงบุคคลที่ใช่ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้ผู้โทรไม่ต้องเสียเวลาอธิบายปัญหาให้ผิดคน
ตัวอย่างเช่น ถ้ามีคนโทรไปที่หมายเลขเสมือนของคุณเพื่อรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับคำถามเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงิน การโทรของพวกเขาจะถูกส่งไปยังตัวแทนในทีมการเงินของคุณ พวกเขาไม่ต้องผ่านใครหลายคนเพื่อไปหาเจ้าหน้าที่ที่พร้อมช่วยเหลือดีที่สุด
ระบบโทรศัพท์แบบเดิมไม่มีคุณลักษณะการกำหนดเส้นทางการโทรที่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ ด้วยระบบโทรศัพท์รุ่นเก่า คุณอาจต้องใช้ PBX ภายในองค์กรที่มีค่าใช้จ่ายสูง ผู้จัดการฝ่ายไอที และงานด้านกฎหมายจำนวนมากเพื่อดึงดูดลูกค้า มันไม่สนุกสำหรับใคร
Cloud PBX พร้อมด้วยหมายเลขโทรศัพท์เสมือนเป็นวิธีที่จะไป

3) หลุดพ้นจากสำนักงานพร้อมข้อความเสียงที่ทันสมัย

หมายเลขโทรศัพท์แบบเดิมเชื่อมต่อกับโทรศัพท์ตั้งโต๊ะเครื่องเดียว จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อคนที่โต๊ะนั้นไม่อยู่ที่สำนักงาน? คุณไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องส่งไปที่วอยซ์เมล งานวิจัยบางชิ้นแนะนำว่าลูกค้าจะไม่โทรกลับหาคุณหากพวกเขาได้รับข้อความเสียงของคุณ
ตัวเลขเสมือนช่วยแก้ปัญหานั้นได้ คุณสามารถปิดการเชื่อมต่อโทรศัพท์ตั้งโต๊ะและให้เจ้าหน้าที่คนอื่นรับสายบนโทรศัพท์มือถือของตน หรือส่งต่อไปยังตัวแทนอื่นที่พร้อมให้บริการ ความสามารถนี้ช่วยลดโอกาสที่ผู้โทรจะตกเป็นเหยื่อของข้อความเสียงและจะไม่มีคนได้ยินอีกเลย
แต่ถ้ายังลงกล่องวอยซ์เมล ก็ยังพอมีหวัง ระบบโทรศัพท์เสมือนถ่ายทอดข้อความและส่งอีเมลถึงคุณภายในไม่กี่วินาที นั่นคือ robocaller หรือการโทรที่โรงเรียนของบุตรหลานของคุณ? ด้วยวอยซ์เมลที่ส่งไปยังอีเมล คุณจะรู้
ที่เกี่ยวข้อง: 35 คุณสมบัติระบบโทรศัพท์สำนักงานที่สำคัญ: คู่มือผู้ซื้อปี 2020

4) พนักงานสามารถแยกธุรกิจออกจากโทรศัพท์ส่วนตัวได้

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนยังมีประโยชน์อีกด้วย ไม่ใช่แค่สายเรียกเข้า คุณสามารถใช้หมายเลขเดียวกันเพื่อโทรออกได้ ไม่ว่าจะเป็นลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ และจะ ปกปิด ID ผู้โทรของคุณ เมื่อคุณทำเช่นนั้น
คุณลักษณะใหม่นี้ทำให้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนเหมาะสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล บริษัทมากกว่า 38% มีสมาชิกในทีมที่ทำงานจากระยะไกล มีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องจากการทำงานในสำนักงาน

พนักงานระยะไกลไม่จำเป็นต้องติดตั้งโทรศัพท์ตั้งโต๊ะในสำนักงานที่บ้าน หรือใช้โทรศัพท์มือถือเพื่อรับสายธุรกิจ หมายเลขโทรศัพท์เสมือนปิดบัง ID ผู้โทร ซึ่งช่วยให้พวกเขาควบคุมและสบายใจได้มากขึ้นเมื่อโทรหาผู้ติดต่อ
พวกเขาไม่ต้องกังวลว่าลูกค้าจะทราบหมายเลขส่วนตัวของคุณ คุณสามารถเลือกเวลาทำการสำหรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือนเพื่อรับสายเรียกเข้าหรือโอนไปยังข้อความเสียง