ใบลดหนี้คืออะไร (& มันทำงานอย่างไร)?

ใบลด หนี้ เป็นส่วนสำคัญของการออกใบแจ้งหนี้ ในหลายประเทศ สิ่งเหล่านี้เป็นข้อกำหนดทางกฎหมายด้วย

ในโลกอุดมคติ จะไม่มีข้อผิดพลาดหรือปัญหาเกี่ยวกับคำสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้เกิดขึ้น...

แต่อย่างที่เราทราบกันดีว่าในธุรกิจ สถานการณ์และคำสั่งเปลี่ยนแปลงไปมาก ใบลดหนี้ช่วยให้เราจัดการเรื่องนี้และรักษาบันทึกการทำบัญชีที่ชัดเจน

ใบลดหนี้คืออะไร?

ใบลดหนี้ (บางครั้งเรียกว่าใบลด หนี้ ) เป็นเอกสารที่เหมือนใบเสร็จที่ออกเมื่อใบแจ้งหนี้หรือใบสั่งซื้อมีข้อผิดพลาดหรือเพียงแค่ต้องมีการเปลี่ยนแปลง

สามารถใช้สำหรับมูลค่าทั้งหมดหรือบางส่วนของใบแจ้งหนี้ จุดประสงค์คือเพื่อแก้ไขบันทึกเครดิตระหว่างคู่สัญญาโดยไม่ลบใบแจ้งหนี้ที่มีอยู่แล้วสร้างใหม่

ช่วยรักษาลำดับใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและหลักฐานการตรวจสอบ

ใบลดหนี้เป็นการคืนเงินหรือไม่?

ใบลดหนี้มีลักษณะคล้ายกับ – แต่ไม่เหมือนกันทุกประการกับ – การคืนเงิน ใบลด หนี้ เป็นทั้งการรับทราบและหลักฐานเครดิตที่ค้างชำระ ในขณะที่การ คืนเงิน เป็นการชำระคืนเครดิตโดยตรง

ใบลดหนี้มีแนวโน้มที่จะบ่งบอกถึงการทำธุรกรรมเพิ่มเติมระหว่างทั้งสองฝ่ายโดยปริยายในขณะที่การคืนเงินไม่ได้

ใบลดหนี้จะออกด้วยเหตุผลหลายประการ สิ่งเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับปัญหาด้านคุณภาพ แต่อาจรวมถึงปัญหาเหล่านี้ด้วย โดยทั่วไปแล้วการคืนเงินจะออกด้วยเหตุผลที่ง่ายกว่าของความไม่พอใจกับบริการหรือสินค้า

ใบลดหนี้และใบลดหนี้ต่างกันอย่างไร?

ใบลด หนี้ และใบลด หนี้ มีความคล้ายคลึงกันแต่ไม่เหมือนกัน ข้อแตกต่างที่สำคัญคือ ผู้ขายเป็นผู้ออกใบลดหนี้ ในขณะที่ใบเพิ่ม หนี้ (บางครั้งเรียกว่า ใบ เพิ่ม หนี้ ) จะออกโดยผู้ซื้อ

โดยปกติแล้วใบลดหนี้จะถูกส่งไป ก่อน ที่จะได้รับใบแจ้งหนี้ ในขณะที่ใบลดหนี้จะถูกส่งไป เนื่องจาก ได้รับใบแจ้งหนี้แล้ว

อดีตยังแสดงถึงการขอสินเชื่ออย่างเป็นทางการสำหรับผู้ขาย (ซึ่งอาจยังโต้แย้ง) แต่หลังหมายถึงการยอมรับเครดิตของผู้ขายที่ค้างชำระ

ทำไมและเมื่อใดจึงใช้ใบลดหนี้

สามารถออกใบลดหนี้ก่อนหรือหลังการชำระเงินได้ เวลาจะสะท้อนถึงจุดใดในกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ที่เกิดปัญหา

โดยปกติแล้วจะออกด้วยเหตุผลข้อใดข้อหนึ่งต่อไปนี้:

ข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้

นี่อาจเป็นเพียงราคาที่ไม่ถูกต้องที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ สินค้าหรือคำสั่งซื้อที่ไม่ถูกต้อง หรือข้อผิดพลาดเกี่ยวกับส่วนลดหรือภาษีมูลค่าเพิ่ม

คำสั่งผิดพลาด

หากคำสั่งซื้อของลูกค้าได้รับความเสียหายหรือไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจแตกต่างจากลำดับที่ไม่ถูกต้องโดยสิ้นเชิงไปจนถึงปัญหาเล็กน้อยเพียงเล็กน้อย

เปลี่ยนแปลงคำสั่ง

ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลภายใน (เช่น การตัดสินใจของฝ่ายบริหาร) หรือเหตุผลภายนอก (เช่น การตัดสินใจของลูกค้าของผู้ซื้อ) ผู้ซื้ออาจเปลี่ยนแปลงหรือยกเลิกคำสั่งซื้อที่ชำระเงินหรือสั่งซื้อไปแล้ว

ความไม่พอใจของลูกค้า

ความคาดหวังของลูกค้าอาจไม่ตรงกับสิ่งที่พวกเขาได้รับ ผู้ขายอาจระบุหรืออธิบายผลิตภัณฑ์ไม่ถูกต้อง หรือไม่เป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพ

ตัวอย่างสถานการณ์การออกใบลดหนี้

Construction Co. เพิ่งสั่งซื้อรถบรรทุกพื้นเรียบขนาดใหญ่สามคันจาก Truck Ltd ซึ่งเป็นซัพพลายเออร์ประจำ ใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจำนวน $150,000 ออกโดย Truck Ltd และส่งไปยัง Construction Co.

ขออภัย จำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ไม่ได้แสดงรายการส่วนลด 10% ที่พนักงานขายของ Truck Ltd. สัญญาไว้

ก่อนที่ใครจะตรวจพบข้อผิดพลาด ทีมงานบัญชีของ Construction Co. ได้ชำระเงินเรียบร้อยแล้ว (ซึ่งไม่ทราบถึงปัญหาส่วนลด) Truck Ltd. ตระหนักถึงความผิดพลาดของพวกเขาหลังจากนั้นไม่นานและออกใบลดหนี้สำหรับจำนวนเงินที่บริษัทก่อสร้างจ่ายเกิน (15,000 ดอลลาร์)

ใบลดหนี้จะถูกบันทึกโดยทั้งสองฝ่ายภายในเพื่อให้บัญชีของพวกเขามีความสมดุล ครั้งต่อไปที่ Construction Co ทำการซื้อจาก Truck Ltd. ใบลดหนี้จะถูกแลกกับใบแจ้งหนี้ – $15,000 จะถูกหักออกจากยอดรวมเครดิต

คุณจะออกใบลดหนี้ได้อย่างไร?

ใบลดหนี้ออกโดยและไปยังแผนกบัญชี – กล่าวคือ จะออกใบแจ้งหนี้ตามปกติในช่องทางเดียวกัน

โดยปกติแล้วจะเกี่ยวข้องโดยตรงกับใบแจ้งหนี้เฉพาะ ดังนั้นจึงควรเก็บไว้ในกลุ่มอีเมลเดียวกันกับ (หากซอฟต์แวร์บัญชีของคุณเปิดใช้งานสิ่งนี้)

บางครั้งสามารถเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้ในอนาคตได้ (ตามตัวอย่างด้านบน) สถานการณ์หลังจะเกิดขึ้นเมื่อสะดวกกว่าเนื่องจากมีการทำธุรกรรมหลายรายการระหว่างคู่สัญญาเป็นประจำ

ใบลดหนี้ในการบัญชี

การที่คุณป้อนใบลดหนี้ลงในบัญชีของคุณนั้นขึ้นอยู่กับระบบการทำบัญชีที่คุณใช้

ในการทำบัญชีแบบเข้าครั้งเดียว มูลค่าของใบลดหนี้ควรป้อนในบัญชีของลูกค้า ในการทำบัญชีแบบ double-entry จะป้อนทั้งเป็นเครดิตในบัญชีลูกหนี้และเดบิตตามรายได้

ข้อมูลใดที่คุณควรรวมไว้ในใบลดหนี้?

ข้อมูลในใบลดหนี้ควรคล้ายกับที่ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้ ซึ่งรวมถึง:

• รายละเอียดการติดต่อ
• รายละเอียดวันที่
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้อง
• เงื่อนไขการชำระเงิน

ใบลดหนี้มีวันหมดอายุได้หรือไม่?

ใบลดหนี้มีวันหมดอายุ นี้จะแสดงอยู่ในเงื่อนไขการชำระเงินของพวกเขา ผู้รับมักจะมีเวลา 12 เดือนในการใช้ยอดเครดิตคงเหลือ

บทสรุป

ใบลดหนี้เป็นเครื่องมือสำคัญในการทำให้กระบวนการทำบัญชีของบริษัทของคุณชัดเจน

หากไม่มีใบแจ้งหนี้ต้นฉบับจะต้องลบออกและออกใบแจ้งหนี้อื่นแทนเมื่อเกิดปัญหา ซึ่งจะทำให้เกิดความสับสนในกระบวนการบัญชีและการตรวจสอบ

ใบลดหนี้จะออกด้วยเหตุผลหลายประการ มีตั้งแต่ข้อผิดพลาดเกี่ยวกับจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ที่แสดงให้ลูกค้าไม่พอใจกับการซื้อ

เป็นหลักฐานว่าหน่วยงานกำกับดูแลทางการเงินมักต้องการ (รวมถึงในสหราชอาณาจักร) พวกเขายังแสดงถึงการรับประกันที่สำคัญว่าเงินของผู้ซื้อจะได้รับการกู้คืน

เนื่องจากเป็นเอกสารจึงไม่ต่างจากใบแจ้งหนี้ ข้อแตกต่างประการหนึ่งคือสามารถออกก่อนหรือหลังการชำระเงินได้รับการประมวลผล