การส่งข้อความ VoIP: มันทำงานอย่างไร แนวปฏิบัติที่ดีที่สุด และผู้ให้บริการชั้นนำ

เมื่อคุณต้องการติดต่อกับลูกค้าที่ไม่รับสาย จะต้องมีวิธีที่ดีกว่าในการเข้าถึงพวกเขา ในทำนองเดียวกัน คุณอาจต้องมีแผนสำรองเพื่อเข้าถึงลูกค้าเป้าหมายหรือแจ้งพนักงานที่ไม่รับสายหรือ ไม่สามารถ รับสายได้

ในสถานการณ์เหล่านี้ การส่งข้อความด้วยเสียงผ่านอินเทอร์เน็ตโปรโตคอล (VoIP) จะเกิดขึ้นในตัวมันเอง คุณสามารถส่งข้อความผ่าน บริการ VoIP ของธุรกิจ ของคุณ รับข้อความถึงบุคคลที่เหมาะสม และปฏิบัติตามข้อกำหนดไปพร้อมๆ กัน

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการส่งข้อความจากหมายเลข VoIP ของคุณ วิธีการทำงาน และวิธีใช้งานโดยละเอียด

การส่งข้อความ VoIP คืออะไร?

การส่งข้อความ VoIP เป็นวิธีการส่งและรับข้อความ SMS ผ่านหมายเลขโทรศัพท์ของคุณที่ได้รับจากผู้ให้บริการ VoIP นี่อาจเป็นโทรศัพท์บ้านหรือหมายเลขโทรฟรี คุณสามารถใช้บริการ VoIP ที่มีอยู่ (หรือใหม่) เพื่อส่งและรับข้อความบนระบบเดียวกับการโทรทางธุรกิจของคุณ

ไม่จำเป็นต้องหยิบอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือมีโทรศัพท์มือถือสำหรับธุรกิจโดยเฉพาะ คุณเพียงแค่ต้องมีคุณสมบัติ SMS และ MMS ที่เปิดใช้งานโดยบริการ VoIP ธุรกิจของคุณ

การส่งข้อความ VoIP ทำงานอย่างไร

การส่งข้อความ VoIP ทำงานโดยใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือน คุณสามารถกำหนดหมายเลขนี้ให้กับผู้ใช้หรือกลุ่มผู้ใช้ และเปิดใช้งานการส่งข้อความผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เช่น Wi-Fi

เมื่อผู้ใช้ต้องการส่งข้อความ ก็แค่เปิด แอปแชทแบบทีม และเพิ่มหมายเลขโทรศัพท์หรือเลือกผู้ติดต่อที่มีอยู่ เมื่อมีคนตอบกลับ ผู้ใช้คนเดียวกันหรือกลุ่มผู้ใช้จะได้รับแจ้ง

เบื้องหลัง ระบบ VoIP ของคุณใช้เทคโนโลยีเดียวกับที่ใช้ในการโทรออกหรือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที ชุดข้อมูล (ข้อความ รูปภาพ วิดีโอ ฯลฯ) จะถูกส่งจากระบบคลาวด์ของคุณไปยังหมายเลขโทรศัพท์มือถือของผู้รับ

ต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีที่อยู่เบื้องหลังการส่งข้อความ VoIP หรือไม่

ที่เกี่ยวข้อง: VoIP คืออะไร? คู่มือสำหรับมือใหม่เกี่ยวกับ Voice over IP

ความแตกต่างของ SMS และ MMS

บริการข้อความสั้น (SMS): ฟังก์ชันส่งข้อความที่มีมาตั้งแต่ปี 1992 สำหรับข้อความธรรมดาที่มีความยาวสูงสุด 160 อักขระที่ส่งถึงผู้ใช้โทรศัพท์มือถือ เมื่อคนส่วนใหญ่อ้างถึงข้อความ พวกเขาหมายถึงการส่งข้อความทาง SMS

️ บริการส่งข้อความมัลติมีเดีย (MMS): MMS เปิดตัวในปี 2545 โดยต่อยอดจากความสามารถของ SMS โดยช่วยให้ผู้ใช้โทรศัพท์มือถือสามารถส่งรูปภาพ คลิปเสียง วิดีโอ และจำนวนอักขระสูงสุดในข้อความได้ MMS รองรับไฟล์ขนาดเล็กสูงสุด 300KB บนสมาร์ทโฟนแทบทุกรุ่นในปัจจุบัน

วิธีใช้ VoIP และส่งข้อความร่วมกัน

คุณสามารถใช้การส่งข้อความผ่าน VoIP ได้หลายวิธี และไม่มีกฎตายตัวที่ยากและรวดเร็วเกี่ยวกับเวลาที่คุณ ไม่สามารถ ใช้บริการนี้ได้ เราได้เน้นย้ำถึงสถานการณ์ทั่วไปที่คุณสามารถได้รับประโยชน์จากฟังก์ชันการส่งข้อความ VoIP

1. การสนับสนุนลูกค้า

เมื่อคุณต้องการให้ลูกค้าจัดเตรียมรูปภาพหรือข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับกรณีการสนับสนุน การขอให้พวกเขาถ่ายรูป ส่งไปที่อีเมล ดาวน์โหลด และอัปโหลดไปยังลิงก์สนับสนุนนั้นเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานาน ลูกค้าที่ขอความช่วยเหลือตอนนี้กำลังยกของหนักจนรู้สึกหงุดหงิด แต่คุณสามารถส่งข้อความลิงก์ถึงพวกเขาเพื่อให้พวกเขาสามารถอัพโหลดรูปภาพได้โดยตรง

ระบบส่งข้อความ VoIP นี้ใช้เทคโนโลยีเดียวกับการโทรที่คุณเชื่อมต่อ เพื่อให้มั่นใจว่าลูกค้าของคุณจะได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่น

นอกจากนี้ยังมีข้อได้เปรียบที่สำคัญคือสามารถส่งรูปภาพผ่านการส่งข้อความ MMS ได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อวิศวกรภาคสนามอยู่ที่ไซต์งานกับลูกค้า พวกเขาสามารถส่งภาพถ่ายโดยตรงไปยังวิศวกรด้านเทคนิคเพื่อวินิจฉัยปัญหา ไม่จำเป็นต้องนำอุปกรณ์กลับไปที่สำนักงาน และลดระยะเวลาการซ่อมแซมโดยรวมให้สั้นลง

2. การติดตามผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า

อัตราการตอบกลับโดยเฉลี่ยสำหรับการตลาดผ่าน SMS สูงถึง 45% นั่นสำคัญมากเมื่อเทียบกับอัตราการตอบกลับสำหรับการตลาดผ่านอีเมลที่ 6% และคอนเวอร์ชันการโทรโดยไม่ได้นัดหมายที่ 2%

หลังจากที่คุณพูดคุยกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือเมื่อผู้เยี่ยมชมเว็บไซต์ดาวน์โหลดเนื้อหาแล้ว ให้ส่งข้อความถึงพวกเขาแทนการรับโทรศัพท์หรือเพิ่มพวกเขาลงในแคมเปญอีเมลครั้งถัดไปของคุณ เมื่อคุณวางสายหลังการโทร ให้เลือกผู้ติดต่อจากสมุดที่อยู่ของคุณ และเริ่มพิมพ์ข้อความที่คุณกำหนดเอง ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ — เพียงแค่ แอป VoIP ของคุณ

สิ่งนี้ไม่เพียงส่งผลให้อัตราการเปิดอ่านสูงขึ้นเท่านั้น (หลังจากทั้งหมดเราอ่านข้อความทั้งหมดของเราแล้ว) แต่คุณยังให้ตัวเลือกแก่ผู้รับในการคลิกลิงก์เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อเสนอหรือบริการของคุณ

3. การแจ้งเตือนการนัดหมาย

ถ้ามีอำนาจลดจำนวนการพลาดการนัดหมายได้ก็ยินดีรับอย่างเปิดใจใช่ไหม?

ลูกค้าหรือคนไข้ในการจองการนัดหมายเป็นเรื่องหนึ่ง แต่การที่พวกเขามาปรากฏตัวเป็นอีกเรื่องหนึ่ง คุณสามารถใช้การส่งข้อความ VoIP ในการทำงานอัตโนมัติหรือส่งการแจ้งเตือนด้วยตนเองล่วงหน้าเป็นสัปดาห์ วัน หรือชั่วโมงก่อนการนัดหมาย ซึ่งจะช่วยลดโอกาสที่จะไม่แสดงตัว

เมื่อคุณสนทนาทางโทรศัพท์สดกับคนไข้และจองการนัดหมายครั้งถัดไป ลดโอกาสที่พวกเขาจะแจ้งเวลาหรือวันที่ที่ไม่ถูกต้องโดยการส่ง SMS ขณะอยู่ในสาย

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถลดความซับซ้อนของขั้นตอนการจองการนัดหมายซ้ำได้ เมื่อผู้ป่วยต้องจองการนัดหมายใหม่เป็นประจำ คุณสามารถส่งลิงก์ให้พวกเขาทาง SMS เพื่อให้สามารถเลือกเวลานัดหมายได้ คุณประหยัดเวลาในการโทรที่ไม่ได้เชื่อมต่อ และผู้ป่วยสามารถกำหนดเวลาการนัดหมายได้ตามเวลาของตนเอง

4. ส่งข้อความกลับหลังจากสายที่ไม่ได้รับ

กี่ครั้งแล้วที่คุณได้รับการแจ้งเตือนสายที่ไม่ได้รับเพียงโทรกลับและไม่มีใครรับสาย? แท็กโทรศัพท์หรือข้อความเสียงเทนนิส — ไม่ว่าคุณจะเรียกมันว่าอะไร — ไม่เกิดผล

อาจเป็นไปได้ว่าคุณไม่รู้ว่าสายที่ไม่ได้รับนั้นมาจากใคร ดังนั้น คุณโทรกลับ ไม่มีใครรับสาย และคุณก็ไม่ได้ฉลาดไปกว่านี้แล้ว

แต่คุณสามารถส่งข้อความแจ้งว่าคุณไม่ได้รับสายและเชิญผู้โทรให้โทรกลับตามเวลาที่แนะนำแทน คุณอาจมีช่องว่างระหว่าง 13.00 น. ถึง 14.00 น. หรือสามารถติดต่อได้เฉพาะช่วงกะกลางคืนเท่านั้น

หรือหากคุณติดสายอื่นอยู่ ให้ส่ง SMS เพื่อแจ้งว่าคุณกำลังติดต่ออยู่ และจะโทรกลับทันทีที่มีโอกาส คุณยังสามารถตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติได้ ดังนั้นเมื่อคุณไม่ได้รับสาย ผู้โทรจะได้รับข้อความตัวอักษรโดยอัตโนมัติ

ข้อจำกัดของการใช้การส่งข้อความ SMS ด้วยหมายเลข VoIP

เช่นเดียวกับเทคโนโลยีอื่นๆ มีข้อจำกัดบางประการที่คุณต้องทราบ

ต่อไปนี้เป็นหกสิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อตัดสินใจว่าการส่งข้อความ VoIP เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรของคุณหรือไม่:

• การจำกัดอัตราการส่งข้อความ : คุณไม่สามารถส่งข้อความได้ไม่จำกัดจำนวน
• ฟังก์ชั่น SMS: ผู้ให้บริการ VoIP บางรายไม่รองรับฟังก์ชั่น SMS
• ขนาดไฟล์ใหญ่: ไม่รองรับรูปภาพหรือวิดีโอขนาดใหญ่ที่ใหญ่กว่า 1 MB
• จำนวนอักขระสูงสุด: ข้อความที่ยาวเกิน 160 อักขระจะถูกแบ่งออกเป็นหลายข้อความ
• รหัสย่อ SMS: รหัสย่อ SMS อาจไม่รองรับเสมอไป
• ความยินยอมของผู้รับ: ธุรกิจต้องเก็บบันทึกความยินยอมในการส่งข้อความเพื่อวัตถุประสงค์ทางการค้า เช่น แคมเปญการตลาด

ประโยชน์ของการส่งข้อความ VoIP

แม้ว่าการใช้การส่งข้อความ SMS กับหมายเลข VoIP อาจมีข้อจำกัดบางประการ แต่ข้อดีก็มีมากกว่า

ข้อได้เปรียบที่สำคัญ ได้แก่ การมอบประสบการณ์ลูกค้าที่ดีขึ้นและเป็นส่วนตัวมากขึ้น และการแนะนำแนวทางหลายช่องทางสำหรับกระบวนการขายและการสนับสนุนของคุณ ในเวลาเดียวกัน คุณกำลังเพิ่มผลิตภาพโดยการบรรลุผลลัพธ์ที่เท่าเดิมหรือดีกว่าด้วยการโทรและการคลิกที่น้อยลง

• ความพึงพอใจของลูกค้าที่สูงขึ้น : ติดตามและปรับปรุงกระบวนการสนับสนุน การขาย และการนัดหมายโดยแนะนำรูปแบบที่เป็นลายลักษณ์อักษรควบคู่ไปกับช่องทางการสื่อสารด้วยวาจา
• ข้อความกลุ่มที่ง่ายขึ้นถึงเจ้าหน้าที่ : ส่งข้อความแบบหนึ่งต่อหลายคน แทนที่จะแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบเกี่ยวกับปัญหาหรือข้อเสนอทีละรายการ
• การดูแลลูกค้าส่วนบุคคล : ผสานรวมกับ CRM ระบบตั๋ว หรือซอฟต์แวร์ใดๆ ที่มี API แบบเปิด เพื่อปรับแต่งข้อเสนอและใช้ข้อมูล เช่น ชื่อลูกค้า ชื่อบริษัท และผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่ในข้อความ
• การมีส่วนร่วมในการขายที่ดีขึ้น : เริ่มการค้นหาลูกค้าเป้าหมายขาออกด้วยอัตราการมีส่วนร่วมที่สูง
• ต้นทุนการสื่อสารที่ต่ำกว่า : ส่งข้อความจำนวนมากเพื่อให้ได้ผลลัพธ์เช่นเดียวกับการโทรหลายครั้งถึงบุคคล

วิธีการตั้งค่าการส่งข้อความ VoIP

ปฏิบัติตามสี่ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเริ่มส่งข้อความจากหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ:

ขั้นตอนที่ 1 เลือกผู้ให้บริการ VoIP

ขั้นแรก คุณต้องเลือกผู้ให้บริการโทรศัพท์ VoIP ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีประสบการณ์กับลูกค้าที่ใช้ระบบโทรศัพท์ VoIP และ สิ่งอำนวยความสะดวก SMS หากคุณมีผู้ให้บริการ VoIP อยู่แล้ว ให้สอบถามว่ามีลูกค้าตัวอย่างที่ใช้ตัวเลือก SMS ด้วยเช่นกัน

หากคุณไม่มีผู้ให้บริการ VoIP และกำลังพิจารณาที่จะย้ายจากระบบโทรศัพท์แบบเดิมๆ ไปสู่ระบบคลาวด์ นี่เป็นเวลาที่เหมาะที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเปลี่ยนไปใช้ผู้ให้บริการรายเดียวสำหรับข้อกำหนดทั้งการโทรและการส่งข้อความของคุณ

ขั้นตอนที่ 2 รับหมายเลขใหม่หรือเก็บหมายเลขเดิมไว้

เมื่อคุณเลือกผู้ให้บริการแล้ว ก็ถึงเวลาคิดถึงหมายเลขโทรศัพท์ คุณมีสองทางเลือกที่นี่:

1. ใช้หมายเลขเสมือนใหม่ : รับสายโทรศัพท์ใหม่สำหรับแคมเปญขาออกของคุณ
2. ย้ายหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่ของคุณ : เก็บหมายเลขปัจจุบันของคุณไว้โดยย้ายไปมาระหว่างเครือข่าย (การตั้งค่าอาจใช้เวลาสองสามสัปดาห์)

การย้ายหมายเลขเกี่ยวข้องกับการขอให้ผู้ให้บริการรายเก่าของคุณปลดหมายเลขออกจากโครงสร้างพื้นฐาน และผู้ให้บริการรายใหม่ของคุณให้ย้ายหมายเลขดังกล่าวไปยังของพวกเขา ขึ้นอยู่กับประวัติหมายเลขโทรศัพท์ของคุณและตำแหน่งที่อยู่ในปัจจุบัน การดำเนินการนี้อาจเร็วขึ้นหรือล่าช้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้พูดคุยกับผู้ให้บริการรายใหม่ของคุณเมื่อเตรียมที่จะเก็บหมายเลขที่มีอยู่

ขั้นตอนที่ 3 ลงทะเบียน 10DLC ให้เสร็จสมบูรณ์

ขั้นตอนต่อไปคือการลงทะเบียน 10DLC ให้เสร็จสิ้น นี่คือรหัสยาว 10 หลักซึ่งหมายถึงหมายเลขโทรศัพท์ส่วนตัว 10 หลักที่กำหนดสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจและการส่งข้อความ

อย่างไรก็ตาม การใช้ตัวเลขดังกล่าวจะมาพร้อมกับข้อบังคับด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด ธุรกิจจะต้องได้รับการอนุมัติจากสำนักทะเบียนแคมเปญก่อนจึงจะสามารถส่งข้อความได้ กระบวนการลงทะเบียน 10DLC มีสองส่วน:

• การจดทะเบียนแบรนด์ : ธุรกิจจะต้องแสดงตนต่อเครือข่ายผู้ให้บริการ
• การลงทะเบียนแคมเปญ : ธุรกิจจะต้องยกตัวอย่างข้อความที่ตนส่งและแสดงหลักฐานว่าผู้บริโภคเลือกรับข้อความของตน

เมื่อคุณตั้งค่า 10DLC แล้ว คุณสามารถเริ่มส่งข้อความจากสาย VoIP ของคุณได้

ขั้นตอนที่ 4 เริ่มส่งข้อความจากระบบ VoIP ของคุณ

ในแอป Nextiva ให้ไปที่ Messages แล้วทำตามคำแนะนำต่อไปนี้:

• แตะ SMS จากนั้น +
• เลือกผู้ติดต่อจากรายชื่อผู้ติดต่อหรือป้อนหมายเลขโทรศัพท์ในช่อง ถึง
• เพิ่มผู้รับหลายคนเพื่อสร้างข้อความ SMS กลุ่ม
• กดไอคอนคลิปหนีบกระดาษทางด้านซ้ายของช่องข้อความเพื่อส่งรูปภาพ (JPG, PNG, BMP หรือ GIF ขนาดน้อยกว่า 1 MB) หรือไฟล์เสียง (.mp3, .wav หรือ .mp4)
• ป้อนข้อความของคุณแล้วกด ส่ง

สัมผัสประสบการณ์ผู้ให้บริการ VoIP ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจ

ไม่ว่าคุณจะต้องการปรับปรุงการบริการลูกค้าหรือลดอัตราการพลาดการนัดหมาย การส่งข้อความ VoIP ก็เป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและองค์กรต่างๆ

เมื่อมองหาผู้ให้บริการส่งข้อความ VoIP คุณต้องมีคนที่เคยไปที่นั่นและทำสิ่งนั้นมาแล้ว Nextiva มีความสัมพันธ์กับผู้ให้บริการโทรศัพท์รายใหญ่ทุกราย ดังนั้นการส่งข้อความตัวอักษรจึงสามารถส่งได้อย่างน่าเชื่อถือและจากอินเทอร์เฟซที่เรียบง่าย

เมื่อคุณเลือก Nextiva สำหรับ SMS ธุรกิจและ VoIP คุณจะได้รับประโยชน์จาก:

• การถอดข้อความเสียง : รับอีเมลหรือข้อความ SMS พร้อมข้อความเสียงที่ถูกต้อง
• การส่งข้อความทางธุรกิจ : แลกเปลี่ยนข้อความ SMS กับลูกค้าและสมาชิกในทีมจากเดสก์ท็อปหรือแอปมือถือของคุณ
• การบูรณาการแอพ : ซิงค์การสื่อสารทางธุรกิจของคุณกับ CRM ยอดนิยม การสนับสนุนลูกค้า และเครื่องมือการทำงานร่วมกันเป็นทีม

ด้วยวิธีนี้ พนักงานทั้งหมดสามารถรับหมายเลขโทรศัพท์ที่เปิดใช้งานข้อความและแลกเปลี่ยนข้อความโดยใช้แอปมือถือ เว็บ และเดสก์ท็อป NextivaONE

คำถามที่พบบ่อย