วิธีการตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือนใน 5 ขั้นตอนง่ายๆ

ไม่ว่าจะเปลี่ยนจากโทรศัพท์บ้านแบบเดิมหรือ PBX เป็นระบบโทรศัพท์เสมือน คุณต้องมีกระบวนการง่ายๆ โดยไม่ต้องปวดหัว

ข่าวดีก็คือคุณสามารถตั้งค่า บริการโทรศัพท์เสมือน สำหรับธุรกิจของคุณได้ภายในไม่กี่นาที สิ่งที่คุณต้องมีคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้

เราจะแนะนำห้าขั้นตอนง่ายๆ ในการตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือนของคุณด้วย Nextiva

ระบบโทรศัพท์เสมือนคืออะไร?

ระบบโทรศัพท์เสมือนจะจัดการสายโทรศัพท์ธุรกิจขาเข้าและขาออกของคุณผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ระบบบนคลาวด์นี้สามารถใช้งานบนเดสก์ท็อป แล็ปท็อป หรืออุปกรณ์มือถือ

Tom จาก Nextiva อธิบายระบบโทรศัพท์เสมือนแบบเจาะลึกด้านล่าง:

เคล็ดลับ: อ่านคำแนะนำโดยละเอียดของเราเกี่ยวกับ ระบบโทรศัพท์เสมือน เพื่อเจาะลึกถึงคุณประโยชน์และฟังก์ชันหลักของระบบ

ตอนนี้ มาดูการตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือนกัน

วิธีการตั้งค่าซอฟต์แวร์ระบบโทรศัพท์เสมือน

1) เลือกแผนบริการโทรศัพท์เพื่อธุรกิจ

บริษัทส่วนใหญ่ไม่ได้มีธุรกิจขนาดเดียวสำหรับทุกคน บริการโทรศัพท์ของคุณต้องตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ

เราอัดแน่นคุณสมบัติมากมายไว้ใน แผนโทรศัพท์ธุรกิจ ทั้งหมดของเรา คุณสามารถเลือกระหว่างแผนที่จำเป็น แผนระดับมืออาชีพ และแผนระดับองค์กร โดยพิจารณาจากขนาดและความต้องการด้านการสื่อสารทางธุรกิจของคุณ

โปรดทราบว่าด้วย Nextiva คุณจะได้รับหมายเลขโทรฟรีและหมายเลขโทรศัพท์เสมือนจริง (หมายเลขที่ไม่ผูกกับสถานที่ที่แน่นอน) ในรหัสพื้นที่ใด ๆ คุยได้ ไม่จำกัด โทรได้ทั่วประเทศ คุณสามารถย้ายหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่ของคุณในภายหลังได้เช่นกัน

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะซื้อแผนใด ให้สมัครทดลองใช้ฟรีเพื่อตั้งค่าบัญชีของคุณและเริ่มต้นกับ Nextiva เลือกแผนที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ แล้วเราจะแนะนำคุณในการเลือก หมายเลขโทรศัพท์เสมือน สำหรับระบบโทรศัพท์ของคุณ

บทความที่เกี่ยวข้อง

VoIP สำหรับธุรกิจมีค่าใช้จ่ายเท่าไรในปี 2566?

2) กำหนดส่วนขยายโทรศัพท์

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะกำหนดส่วนขยายให้กับสมาชิกในทีมของคุณแล้ว

ส่วนขยายโทรศัพท์เป็นวิธีที่ผู้ใช้โทรถึงกัน และคุณสามารถกำหนดเส้นทางการโทรไปยังส่วนขยายเหล่านั้นได้ หมายเลขเสมือนเหล่านี้มีไว้สำหรับใช้ภายในเท่านั้น ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องกังวลกับหมายเลขเหล่านั้น

ลงชื่อเข้าใช้ Nextiva Voice Portal ใต้เมนูผู้ใช้ เลือก การตั้งค่าเสียง เพื่อตั้งค่าส่วนขยายสำหรับผู้ใช้แต่ละรายเพื่อรับสายเรียกเข้า

นี่คือวิดีโอที่จะพาคุณไปทีละขั้นตอน

คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าของคุณได้ตลอดเวลา เช่น การโอนสาย ข้อความเสียง และ หมายเลขผู้โทร

ต่อไป คุณจะตั้งค่าวิธีที่ระบบโทรศัพท์ของคุณโอนสายเรียกเข้าไปยังส่วนขยายเหล่านี้ ทีมของคุณสามารถรับสายทางธุรกิจบนคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ตั้งโต๊ะ โทรศัพท์มือถือ หรืออุปกรณ์เคลื่อนที่ใดๆ ก็ได้

3) บันทึกคำทักทายทางโทรศัพท์ของคุณ

เมื่อมีคนโทรหาหมายเลขธุรกิจของคุณ พวกเขาจะได้ยินคำทักทาย ซึ่งเรียกอีกอย่างว่า การต่อสายตรงอัตโนมัติ

ใน Nextiva Voice Portal ใต้การตั้งค่าเสียง ให้เลือก Call Flows จากนั้น คุณสามารถจัดการเส้นทางการโทรของบริษัทของคุณได้ในที่เดียว

หลังจากที่คุณเลือกหมายเลขโทรศัพท์ขาเข้าหลักแล้ว คุณสามารถบันทึกหรืออัปโหลดคำทักทายที่กำหนดเองสำหรับธุรกิจของคุณได้

วิธีจัดการคำทักทายของคุณจากเบราว์เซอร์ของคุณ

ใน Nextiva Voice Portal วางเมาส์เหนือ Advanced Routing และเลือก Auto Attendants จากนั้น คุณสามารถจัดการเส้นทางการโทรของบริษัทของคุณได้ในที่เดียว

หลังจากสร้างการต่อสายอัตโนมัติครั้งแรกแล้ว คุณจะอัปโหลดคำทักทายที่กำหนดเองที่บันทึกไว้สำหรับธุรกิจของคุณได้

การตั้งค่าขั้นตอนการโทรเป็นเรื่องง่ายด้วย Nextiva นี่คือวิดีโอที่จะช่วยคุณในขั้นตอนต่างๆ

บทความที่เกี่ยวข้อง

สคริปต์การเข้าร่วมอัตโนมัติพร้อมตัวอย่างในโลกแห่งความเป็นจริง

4) เริ่มต้นการโทรออกและรับสาย

ตอนนี้คุณสามารถเริ่มใช้ระบบโทรศัพท์ใหม่ของคุณได้แล้ว โทรได้มากเท่าที่คุณต้องการและรับสายเรียกเข้าจากสายธุรกิจของคุณ

เพลิดเพลินกับอิสระในการโทรหาใครก็ได้ด้วยคอมพิวเตอร์ของคุณโดยใช้ แอปโทรศัพท์ธุรกิจ ฟรี คุณยังสามารถโทรออกโดยใช้สมาร์ทโฟน iOS หรือ Android โดยใช้แอปมือถือ NextivaONE

หากคุณต้องการก้าวออกไป เพียง โอนสาย ไปยังหมายเลขที่คุณต้องการ รวมทั้งโทรศัพท์มือถือส่วนตัวของคุณด้วย

5) ฝึกอบรมทีมของคุณเพื่อสวิตช์ที่ราบรื่น

เมื่อคุณตั้งค่าระบบโทรศัพท์เสมือนแล้ว ให้ฝึกอบรมทีมของคุณเกี่ยวกับวิธีการใช้งานเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด บริการโทรศัพท์สำหรับธุรกิจของคุณควรมีทรัพยากรที่เป็นประโยชน์ เอกสารการฝึกอบรม และการสนับสนุนเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งานและการนำไปใช้งานที่ดียิ่งขึ้น

ด้วย Nextiva คุณจะไม่เหนื่อยกับเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ศูนย์สนับสนุน ของเรามีพอร์ทัลการฝึกอบรมออนไลน์แบบเรียนรู้ด้วยตนเอง พร้อมด้วยหลักสูตรเชิงโต้ตอบที่หลากหลายเกี่ยวกับการใช้บริการโทรศัพท์เสมือนของ Nextiva สำหรับบทบาทผู้ใช้ที่แตกต่างกัน

Nextiva ยังเสนอ การสัมมนาผ่านเว็บสด เป็นประจำเกี่ยวกับการเริ่มต้น รวมถึงการตั้งค่าโฟลว์การโทร และการใช้เครื่องมือวิเคราะห์ของ Nextiva

หากคุณไม่พบสื่อการฝึกอบรมที่เหมาะสมสำหรับทีมของคุณ หรือต้องการการฝึกอบรมเฉพาะทางเชิงลึกเพิ่มเติม คุณสามารถปรับแต่งโปรแกรมการฝึกอบรมของคุณได้ตามความต้องการ

การเลือกบริการโทรศัพท์ธุรกิจที่ดีที่สุด

ผู้ให้บริการระบบโทรศัพท์ธุรกิจมีทุกขนาดและราคา คุณคงไม่อยากติดอยู่กับแพลตฟอร์มการสื่อสารที่ไม่ตรงกับความต้องการของคุณ นำเสนอฟังก์ชันการทำงานที่เหมาะสม หรือทำให้กระเป๋าสตางค์ของคุณเสียหาย

ระบบโทรศัพท์แบบเดิม แม้จะยังใช้งานอยู่ แต่ก็ไม่มีฟังก์ชันการโทรแบบเดียวกับผู้ให้บริการ Voice over Internet Protocol (VoIP)

บริการโทรศัพท์ทางธุรกิจที่เชื่อถือได้เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ตั้งแต่การประชุมทางวิดีโอขั้นสูง การถอดข้อความเสียง IVR และการบันทึกการโทรไปจนถึงการส่งข้อความ Nextiva ครอบคลุมคุณด้วยบริการโทรศัพท์เสมือนอันทรงพลังเพียงหนึ่งเดียวพร้อมเวลาทำงาน 99.999 %

เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น เพียงเพิ่มหมายเลขท้องถิ่น หมายเลขโทรฟรี หรือหมายเลขแฟกซ์ มอบโทรศัพท์ตั้งโต๊ะ VoIP ที่เชื่อถือได้ให้กับสมาชิกในทีมของคุณ หรือขอให้พวกเขาดาวน์โหลดแอป Nextiva บนโทรศัพท์มือถือของตนเพื่อการใช้งานที่ดีขึ้น

หากคุณติดขัดหรือต้องการความคิดเห็นที่สอง คุณสามารถติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าแบบเรียลไทม์ของเราได้ตลอดเวลา ทีมสนับสนุนที่เป็นมิตรของเราสามารถจัดการกับทุกคำถามเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ ตั้งแต่การแก้ไขปัญหาและการฝึกอบรมไปจนถึงปัญหาที่ซับซ้อนมากขึ้น

โดยเฉพาะอย่างยิ่งเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กจะได้รับประโยชน์จากผู้ให้บริการ VoIP เช่น Nextiva ซึ่งพร้อมให้การสนับสนุนในทุกสถานการณ์ทางธุรกิจ

บทความที่เกี่ยวข้อง

ซอฟท์โฟนคืออะไร? ภาพรวม ประโยชน์ และวิธีการรับ