วิธีใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณ

ด้วยความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ความต้องการและความต้องการของโลกธุรกิจในการปรับปรุงการสื่อสารทางธุรกิจกำลังเปลี่ยนแปลงไป ดังนั้น ด้วยแนวทางที่ยืดหยุ่นและราคาไม่แพง ตอนนี้พวกเขาจึงใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือน โดยบอกลาสายโทรศัพท์แบบเดิมไปได้เลย

แล้วหมายเลขโทรศัพท์เสมือนคืออะไร? เป็นหมายเลขโทรศัพท์บนระบบคลาวด์ที่ไม่เชื่อมโยงกับสถานที่หรืออุปกรณ์ พวกเขาดำเนินการผ่านอินเทอร์เน็ตและอนุญาตให้ธุรกิจต่างๆ โทรออกและรับสายจากสถานที่และอุปกรณ์ใดก็ได้

ตัวเลขบนคลาวด์นำคุณประโยชน์มากมายมาสู่บริษัทต่างๆ ไม่สำคัญว่าบริษัทจะใหญ่แค่ไหนหรือเป็นประเภทไหน

หากคุณต้องการทราบประโยชน์ของการใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือน และวิธีใช้สำหรับธุรกิจของคุณเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด โปรดอ่านบล็อกนี้ต่อ

คุณสมบัติของหมายเลขโทรศัพท์เสมือน

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีคุณลักษณะมากมายที่ช่วยปรับปรุงการสื่อสารและกระบวนการทางธุรกิจ

คุณสมบัติทั่วไปบางประการที่มีอยู่ในหมายเลขโทรศัพท์เสมือน ได้แก่:

1. การตอบสนองด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR)

IVR เป็นตัวเลือกบริการตนเองสำหรับผู้โทร ช่วยให้ผู้โทรโต้ตอบกับระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ/คอมพิวเตอร์โดยใช้ปุ่มบนแป้นโทรศัพท์หรือคำสั่งเสียง และรับสายที่โอนไปยังแผนกและบุคคลที่ถูกต้อง เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการรับคำตอบโดยไม่ต้องพูดคุยกับตัวแทนสด

2. การโอนสาย

คุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งของหมายเลขโทรศัพท์เสมือนคือการโอนสาย ช่วยโอนสายเรียกเข้าไปยังสายหรืออุปกรณ์อื่น ดังนั้นคุณจะไม่พลาดสายอีกต่อไป คุณสมบัตินี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าการโทรของลูกค้าจะถูกโอนไปยังมือขวา

3. กล่องโทรศัพท์แบบรวม

คุณลักษณะนี้ให้มุมมองรวมของประวัติการโทร ข้อความ และข้อความเสียงบนแดชบอร์ดเดียว ทำให้ง่ายต่อการจัดการการสื่อสารทั้งหมด

4. โทรวิเคราะห์

คุณสมบัตินี้ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแง่มุมการโทรต่างๆ เช่น ปริมาณ สถานะ และสายที่ไม่ได้รับและรับ ข้อมูลนี้ช่วยให้ธุรกิจเข้าใจรูปแบบการโทรและวางแผนวิธีการสื่อสารให้ก้าวหน้า

5. การจัดการการโทร

คุณสมบัติต่างๆ เช่น การบล็อคการโทร การคัดกรองการโทร การกำหนดเส้นทางการโทร และการจัดคิวการโทร รวมอยู่ในหมายเลขเสมือนส่วนใหญ่ สิ่งเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้ควบคุมการโทรออกและสายเรียกเข้าได้อย่างราบรื่น

6. การกระจายสายอัตโนมัติ (ACD)

ACD กระจายสายเรียกเข้าไปยังตัวแทนหรือแผนกที่เหมาะสมที่สุดตามเกณฑ์ เช่น ความพร้อมและทักษะของตัวแทน ACD ช่วยเพิ่มการจัดการการโทรที่มีประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้า

7. การตรวจสอบการโทร

การตรวจสอบการโทรช่วยให้หัวหน้างานหรือผู้ดูแลระบบสามารถฟังการสนทนาสดระหว่างตัวแทนและลูกค้าโดยที่พวกเขาไม่รู้หรือไม่ทราบก็ได้ สิ่งนี้ช่วยให้หัวหน้างานสามารถจัดการฝึกอบรมส่วนบุคคลให้กับพนักงานของตนและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับด้านที่จำเป็นต้องปรับปรุง คุณลักษณะนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมการบริการลูกค้าหรือศูนย์บริการทางโทรศัพท์

8. ข้อความเสียงไปยังอีเมล

คุณสมบัตินี้จะแปลงข้อความเสียงเป็นไฟล์แนบอีเมล และส่งโดยตรงไปยังที่อยู่อีเมลที่กำหนด ดังนั้นผู้ใช้จึงสามารถเข้าถึงข้อความเสียงได้อย่างง่ายดายผ่านกล่องจดหมายอีเมลของตน

9. การบูรณาการกับเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ

คุณสามารถรวมหมายเลขโทรศัพท์เสมือนเข้ากับเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจอื่นๆ ที่มีอยู่ได้ เช่น ระบบ CRM อีเมล และแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ปรับปรุงกระบวนการสื่อสารของตนได้

ประโยชน์ของการใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณ

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีประโยชน์หลายประการสำหรับธุรกิจของคุณ ซึ่งมีดังต่อไปนี้:

1. คุ้มค่าเมื่อเปรียบเทียบกับระบบโทรศัพท์แบบเดิม

หมายเลขเสมือนบนคลาวด์มีราคาค่อนข้างถูกกว่าระบบโทรศัพท์แบบเดิม พวกเขาทำงานผ่าน VoIP (Voice over Internet Protocol) ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการใช้ฮาร์ดแวร์และอุปกรณ์อื่น ๆ ที่มีราคาแพง

นอกจากนี้ การโทรระหว่างประเทศหรือทางไกลผ่านหมายเลขเสมือนยังถูกกว่าการโทรผ่านสายโทรศัพท์แบบเดิมๆ มาก นอกจากนี้ แพ็คเกจการสมัครสมาชิกสำหรับระบบโทรศัพท์เสมือนยังมีราคาไม่แพงอีกด้วย

2. เพิ่มความเป็นมืออาชีพด้วยหมายเลขโทรฟรี โต๊ะเครื่องแป้ง และหมายเลขท้องถิ่น

คุณสามารถรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือนของสหรัฐอเมริกาได้จาก KrispCall นอกจากนี้ คุณยังสามารถรับหมายเลขโทรศัพท์เสมือนจริง โทรฟรี และหมายเลขท้องถิ่น ซึ่งช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพของธุรกิจของคุณ คุณสามารถปรับแต่งหมายเลขตามตัวอักษรของคุณได้โดยการใส่ชื่อแบรนด์ของคุณในหมายเลข เช่น 1-800-DOMINOS เพื่อให้ลูกค้าจดจำได้ง่ายขึ้น

ในทำนองเดียวกัน การรับหมายเลขโทรฟรีช่วยให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าโทรหาธุรกิจของคุณได้ฟรีโดยไม่ต้องกังวลเรื่องการจ่ายค่าโทร สิ่งนี้จะสร้างความประทับใจให้กับลูกค้าว่าคุณให้ความสำคัญกับการสนับสนุนแบบกำหนดเองเป็นอย่างมาก และยินดีรับฟังปัญหาและข้อสงสัยของลูกค้า เพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ

ในทำนองเดียวกัน คุณสามารถรับหมายเลขท้องถิ่นพร้อมรหัสพื้นที่ได้ หากลูกค้าของคุณกระจัดกระจายตามพื้นที่ต่างๆ ลูกค้าจะรู้สึกสบายใจมากขึ้นเมื่อโทรไปยังหมายเลขท้องถิ่น เพราะพวกเขาเชื่อว่าพวกเขากำลังติดต่อกับธุรกิจในท้องถิ่น

3. ปรับปรุงการเข้าถึงสำหรับลูกค้าต่างประเทศ

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีบทบาทสำคัญในการสร้างความไว้วางใจ ความคุ้นเคย และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับฐานลูกค้าต่างประเทศ หมายเลขเสมือนในพื้นที่ช่วยสร้างการแสดงตนในท้องถิ่นในบางพื้นที่ กระตุ้นให้ลูกค้าติดต่อกับธุรกิจ นอกจากนี้ หมายเลขโทรฟรียังช่วยให้ลูกค้าโทรหาคุณได้โดยไม่ต้องเสียค่าโทรอีกด้วย

นอกจากนี้ ความพร้อมใช้งานของระบบโทรศัพท์เสมือนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันช่วยให้ลูกค้าสามารถติดต่อธุรกิจได้ตลอดเวลาที่ต้องการ หมายเลขเสมือนมีคุณสมบัติเช่นการโอนสายไปยังสถานที่ใดก็ได้และการรองรับหลายภาษา สิ่งเหล่านี้ช่วยให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและดียิ่งขึ้น

4. ให้การเชื่อมต่อกับลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน

ธุรกิจสามารถติดต่อกับลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันผ่านระบบโทรศัพท์เสมือน หมายเลขโทรศัพท์เสมือนสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ในโลกเมื่อคุณมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ดังนั้นไม่สำคัญว่าคุณอยู่ที่ไหน คุณจะอยู่เคียงข้างลูกค้าตลอดเวลา นอกจากนี้ คุณลักษณะต่างๆ เช่น การโอนสายและข้อความเสียงยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าจะไม่พลาดสายหรือข้อความสำคัญ แม้จะอยู่หลังเวลาทำการก็ตาม

5. รักษาชีวิตธุรกิจและชีวิตส่วนตัวของคุณ

ข้อดีประการหนึ่งของหมายเลขโทรศัพท์คือช่วยรักษาเส้นแบ่งที่ชัดเจนระหว่างการสื่อสารส่วนบุคคลและการสื่อสารทางธุรกิจ การมีหมายเลขธุรกิจเฉพาะแยกจากหมายเลขส่วนตัวของคุณทำให้คุณสามารถจัดการการโทรที่เกี่ยวข้องกับงานได้อย่างอิสระ สร้างความสมดุลระหว่างอาชีพการงานและชีวิตส่วนตัวของคุณ

6. ทำงานได้จากทุกที่ด้วย wifi

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนช่วยให้พนักงานทำงานออนไลน์ได้จากทุกที่ ไม่จำเป็นต้องผูกติดอยู่กับสถานที่ใดสถานที่หนึ่งโดยเฉพาะ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานยังคงเชื่อมต่ออยู่แม้ว่าจะไม่ได้อยู่ที่สำนักงานก็ตาม ความยืดหยุ่นนี้เป็นประโยชน์สำหรับบริษัทที่มีพนักงานกระจายตัวตามพื้นที่ต่างๆ

จะใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณได้อย่างไร?

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ เนื่องจากหมายเลขโทรศัพท์ดังกล่าวให้ประโยชน์มากมาย ตั้งแต่การประหยัดต้นทุนไปจนถึงความยืดหยุ่นในการทำงานทางไกล อย่างไรก็ตาม เพื่อใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่ ธุรกิจจำเป็นต้องคำนึงถึงการพิจารณาเชิงกลยุทธ์หลายประการ

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการเกี่ยวกับวิธีใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนสำหรับธุรกิจของคุณเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่แตกต่างกัน:

1. สร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพในธุรกิจ

คุณควรใช้หมายเลขโทรศัพท์เสมือนเพื่อสร้างภาพลักษณ์ทางธุรกิจแบบมืออาชีพในภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ต่างๆ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องได้รับหมายเลขโทรศัพท์เสมือนในพื้นที่พร้อมรหัสพื้นที่หรือหมายเลขโทรฟรี

หมายเลขโทรศัพท์ในพื้นที่ช่วยสร้างตัวตนในท้องถิ่นให้กับบริษัทของคุณ แม้ว่าธุรกิจของคุณจะไม่ได้ตั้งอยู่ที่นั่นก็ตาม ในขณะเดียวกัน หมายเลขโทรฟรีก็แสดงว่าบริษัทของคุณมีความน่าเชื่อถือและมั่นคง

2. กำหนดเป้าหมายภูมิภาคเฉพาะโดยไม่มีการปรากฏตัวทางกายภาพ

ตามที่ได้พูดคุยไปแล้ว หมายเลขโทรศัพท์ในพื้นที่จะช่วยสร้างตัวตนในท้องถิ่นให้กับบริษัทของคุณในภูมิภาคใดภูมิภาคหนึ่ง แม้ว่าธุรกิจของคุณจะไม่มีสถานที่ตั้งทางกายภาพก็ตาม เป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจที่กำลังวางแผนเจาะตลาดและลูกค้าต่างประเทศ

3. จัดการปริมาณการโทรที่สูง

ระบบโทรศัพท์เสมือนประกอบด้วยคุณสมบัติต่างๆ เช่น การกระจายสายอัตโนมัติ (ACD) ระบบตอบรับด้วยเสียงแบบโต้ตอบ (IVR) การกำหนดเส้นทางการโทร ฯลฯ ที่ช่วยจัดการสายโทรศัพท์ที่มีปริมาณมากได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์ ดังนั้นคุณจึงใช้คุณสมบัติเหล่านี้ได้อย่างเต็มที่ในเวลาทำการประจำวันของคุณ

4. ประหยัดค่าโทรศัพท์

หมายเลขโทรศัพท์เสมือนเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการประหยัดค่าโทรศัพท์ ประการแรก ทำงานผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ทำให้ไม่ต้องเสียเงินจำนวนมากกับสายโทรศัพท์และสายเคเบิล ประการที่สอง ผู้ให้บริการ VoIP อนุญาตให้คุณปรับแต่งแผนการกำหนดราคาตามความต้องการทางธุรกิจและงบประมาณของคุณ และสุดท้าย การโทรระหว่างประเทศด้วยหมายเลขเสมือนจะมีราคาถูกกว่าโทรศัพท์บ้านแบบเดิมๆ ในกรณีส่วนใหญ่ การโทรระหว่างประเทศด้วยหมายเลขเสมือนจะไม่มีค่าใช้จ่าย

5. สร้างความยืดหยุ่นในการติดตามและวิเคราะห์การโทรที่ทำงาน

ระบบโทรศัพท์เสมือนนำเสนอเครื่องมือ ติดตามและวิเคราะห์การโทร ที่ครอบคลุม ซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปริมาณการโทร การโต้ตอบกับลูกค้า และประสิทธิภาพของทีม ด้วยการใช้ประโยชน์จากข้อมูลนี้ ธุรกิจต่างๆ สามารถเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การจัดการการโทร ปรับปรุงความสัมพันธ์ในการบริการลูกค้า และระบุพื้นที่สำหรับการเติบโต

6. ความสามารถในการขยายขนาดและการขยายตัว

เมื่อธุรกิจของคุณขยายตัว ระบบโทรศัพท์เสมือนจะปรับตัวได้อย่างราบรื่นเพื่อตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของคุณ คุณสามารถลบหมายเลข ปรับกฎการโอนสาย และแก้ไขแผนของคุณเพื่อรองรับสมาชิกในทีมใหม่หรือสำนักงานเพิ่มเติมได้อย่างง่ายดาย ความยืดหยุ่นนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบโทรศัพท์ของคุณยังคงสามารถปรับขนาดเพื่อรองรับการเติบโตได้

7. บูรณาการกับ CRM

คุณสามารถรวมหมายเลขโทรศัพท์เสมือนของคุณเข้ากับซอฟต์แวร์ CRM (การจัดการลูกค้าสัมพันธ์) ที่มีอยู่ เช่น HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Microsoft Dynamics เป็นต้น ซึ่งช่วยให้คุณสามารถจัดการและดูการโต้ตอบกับลูกค้าและประวัติที่ผ่านมาทั้งหมดได้จากแดชบอร์ดเดียวโดยไม่ต้องสลับ ระหว่างแอพและระบบ

บทสรุป

โดยสรุป หมายเลขโทรศัพท์เสมือนมีประโยชน์สำหรับธุรกิจ ช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพด้วยฐานลูกค้าขนาดใหญ่ จัดการปริมาณการโทรที่สูง ลดต้นทุน และทำให้พนักงานสามารถทำงานได้จากทุกที่โดยใช้อุปกรณ์ทุกชนิด

อย่างไรก็ตาม เพื่อเพิ่มข้อได้เปรียบของตัวเลขให้สูงสุดอย่างมีประสิทธิผล การพิจารณากลยุทธ์หลักเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น การใช้หมายเลขท้องถิ่นสามารถสร้างการแสดงตนในพื้นที่เฉพาะและกำหนดเป้าหมายลูกค้าจากสถานที่เหล่านั้นได้ ในทำนองเดียวกัน การใช้หมายเลขโทรช่วยให้ลูกค้าสามารถติดต่อคุณได้โดยไม่เสียค่าโทรใดๆ

คำถามที่พบบ่อย

1. สามารถติดตามหมายเลขเสมือนได้หรือไม่?
   
   ใช่ สามารถติดตามหมายเลขเสมือนได้ แม้ว่าหมายเลขเสมือนจะไม่ขึ้นอยู่กับที่อยู่ทางกายภาพและอุปกรณ์ที่เฉพาะเจาะจง แต่บุคคลและเทคโนโลยีบางอย่างสามารถติดตามหมายเลขเหล่านั้นได้ เช่น หน่วยงานบังคับใช้กฎหมายและการสืบสวนของ Open-Source Intelligence (OSINT)
   
   
2. ฉันจะรับหมายเลขเสมือนสำหรับ WhatsApp ได้อย่างไร
   
   หากต้องการรับหมายเลขเสมือนสำหรับ WhatsApp จาก KrispCall ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
   
   ● สร้างบัญชีหากคุณยังใหม่กับแพลตฟอร์ม
   ● เข้าสู่ระบบด้วยข้อมูลประจำตัวที่ถูกต้อง
   ● เลือกประเทศและหมายเลขโทรศัพท์จากรายการ
   ● เลือกแผนการกำหนดราคาและชำระเงิน
   ● ส่งเอกสารหากจำเป็น
   
   
3. คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าเป็นหมายเลขเสมือน?
   
   มีลักษณะเฉพาะหลายประการของหมายเลขเสมือนที่จะช่วยให้คุณแยกแยะหมายเลขเสมือนจากหมายเลขทั่วไปได้ ลักษณะบางประการดังกล่าวมีดังนี้:
   
   ● ไม่จำเป็นต้องใส่ซิมการ์ดในอุปกรณ์ของคุณ
   ● หมายเลขเสมือนทำงานผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
   ● คุณสามารถใช้งานได้จากทุกที่ตราบใดที่อุปกรณ์ของคุณเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต
   ● ไม่ขึ้นอยู่กับที่อยู่ทางกายภาพและอุปกรณ์
   
   
4. เหตุใดจึงต้องใช้หมายเลขเสมือน
   
   คุณควรใช้หมายเลขเสมือนเนื่องจากการใช้หมายเลขเสมือนมีประโยชน์หลายประการ เช่น การประหยัดต้นทุน การสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ การกำหนดเป้าหมายภูมิภาคเฉพาะ การปรับปรุงการบริการลูกค้า ความยืดหยุ่นในการทำงานจากทุกที่ การเชื่อมต่อตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ความสามารถในการปรับขนาด และอื่นๆ อีกมากมาย .
   
   
5. ใครใช้หมายเลขเสมือน?
   
   ธุรกิจทุกขนาดและทุกประเภทและแม้แต่บุคคลธรรมดาก็ใช้หมายเลขเสมือน