วิธีการจัดงานเสมือนที่ดีที่สุด

เราจะแนะนำคุณตลอดคู่มือฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการจัดงานเสมือนจริงที่ประสบความสำเร็จ และวิธีที่ซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือนสามารถช่วยได้

การวางแผนและจัดกิจกรรมสดนั้นเป็นเรื่องที่เครียดพอสมควร แต่เมื่อพูดถึงกิจกรรมเสมือนจริง ก็มีปัจจัยกดดันเพิ่มเติม: คุณอาจไม่รู้ว่าจะใช้เครื่องมือใด หรือจะทำให้งานของคุณน่าตื่นเต้นสำหรับผู้เข้าร่วมได้อย่างไร

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับกิจกรรมเสมือนจริง รวมถึง:

• ประโยชน์ของกิจกรรมเสมือนจริง
• ประเภทของเหตุการณ์เสมือนจริง
• ซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือนจริงที่คุณต้องการ
• กิจกรรมเสมือนจริงของคุณควรนานแค่ไหน
• วิธีการทำการตลาดงานเสมือนของคุณ
• วิธีทำให้กิจกรรมเสมือนจริงของคุณสนุกและมีส่วนร่วมสำหรับผู้เข้าร่วม

อ่านคู่มือฉบับสมบูรณ์เพื่อวางแผนกิจกรรมเสมือนจริงครั้งต่อไปของคุณ และทำให้แน่ใจว่าจะประสบความสำเร็จ

กิจกรรมเสมือนจริงมีประโยชน์อย่างไร?

ข้อดีอย่างหนึ่งของการวางแผนงานเสมือนหรืองานออนไลน์คือคุณไม่จำเป็นต้องจองพื้นที่จริง ซึ่งหมายความว่าคุณยังประหยัดเงินอีกด้วย คุณไม่จำเป็นต้องจัดโต๊ะ เก้าอี้ และอุปกรณ์การนำเสนอที่เทอะทะ (เดี๋ยวก่อน ระบบ A/V แบบเก่าจากช่วงต้นทศวรรษ 2000 ที่ฉันกำลังมองคุณอยู่!) ซึ่งช่วยประหยัดเงินและเวลาได้มากขึ้น

คุณยังสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ของข้อมูลเพิ่มเติมและการติดตามผู้ชมจากแพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือนของคุณ ด้วยการวิเคราะห์ที่ดีขึ้นเกี่ยวกับการมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วม—แขกเข้ามามีส่วนร่วมนานแค่ไหนก่อนที่จะออกจากงาน เซสชันใดได้รับความนิยมมากที่สุด—คุณสามารถวางแผนกิจกรรมครั้งต่อไปได้ดียิ่งขึ้น

ข้อดีอีกประการหนึ่งคือคุณมีศักยภาพในการขยายการเข้าถึงไปยังสถานที่ใหม่ๆ และแบ่งปันกับผู้ชมจำนวนมากขึ้น ตัวอย่างเช่น ผู้ชมที่เพิ่มขึ้นของคุณอาจรวมถึงผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมพร้อมกันได้ (เหตุการณ์แบบซิงโครนัสต้องการให้ผู้คนออนไลน์ในเวลาเดียวกัน โต้ตอบแบบเรียลไทม์) แต่ต้องการดูเนื้อหาของคุณแบบอะซิงโครนัส (ผู้คนสามารถเข้าร่วมได้เช่นเดียวกัน ตามเวลาที่สะดวก เช่น ในเขตเวลาที่ต่างกัน)

ตัดสินใจเกี่ยวกับประเภทของเหตุการณ์เสมือน

เช่นเดียวกับเหตุการณ์ในโลกแห่งความเป็นจริง กิจกรรมเสมือนจริงจะดำเนินขอบเขตในแง่ของประเภท ระยะเวลา และวัตถุประสงค์ ด้านล่างนี้คือประเภทของเหตุการณ์เสมือนหลักบางประเภท

• การประชุมเสมือนจริง: งานที่คุณอาจมีผู้บรรยายหลายคนภายในสองสามวัน กำหนดการมักจะมีการกล่าวสุนทรพจน์ที่ยาวขึ้นวันละครั้งหรือสองครั้ง และเซสชันรายชั่วโมงสั้นลงตลอดทั้งวัน เซสชันเหล่านี้ทำงานได้ดีกับฟังก์ชันการสัมมนาผ่านเว็บของแพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือน
• งานแสดงสินค้าเสมือนจริง: ประกอบด้วยผู้ร่วมอภิปรายและวิทยากรในรูปแบบการสัมมนาทางเว็บ แต่ยังรวมถึงบูธของผู้แสดงสินค้าด้วย พวกเขามักจะมุ่งสู่อุตสาหกรรมเฉพาะ ด้วยซอฟต์แวร์กิจกรรมเสมือนจริง คุณสามารถตั้งค่าบูธเสมือนจริงที่มีแอพหรือวิดีโอแบบโต้ตอบเพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้สำรวจ
• เทศกาลเสมือนจริง: ในช่วงการแพร่ระบาด เทศกาลต่างๆ มากมายกำลังย้ายงานในปี 2020 ทางออนไลน์ โดยจะมีการถ่ายทอดสดการพูดคุยหรือการแสดงดนตรี ซึ่งมีตั้งแต่เทศกาลหนังสือ เช่น เทศกาลหนังสือเท็กซัส ไปจนถึงเทศกาลศิลปะและวัฒนธรรม เช่น เทศกาลนิวยอร์กเกอร์ และแม้แต่เทศกาลดนตรี
• เหตุการณ์เครือข่ายเสมือน: นี่อาจเป็นเหตุการณ์แบบสแตนด์อโลน หรือเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมอื่น เช่น การประชุมเสมือนหรืองานพูด ผู้เข้าร่วมประชุมสนทนากันเองอย่างไม่เป็นทางการผ่านการประชุมทางวิดีโอหรือการส่งข้อความ บ่อยครั้งก่อนหรือหลังการนำเสนอที่เป็นทางการมากขึ้น
• กิจกรรมการพูดเสมือนจริง: กิจกรรม การพูดเสมือนจริงมีตั้งแต่การอ่านของผู้แต่งที่จัดโดยร้านหนังสือในท้องถิ่นไปจนถึงการประชุมพัฒนาวิชาชีพ สิ่งเหล่านี้มักจะทำโดยใช้ฟังก์ชันสตรีมมิงแบบสดหรือการประชุมทางวิดีโอของซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือน
• การประชุมภายในเสมือน: สิ่งที่เคยเป็นการประชุมแบบตัวต่อตัวสำหรับทั้งบริษัทหรือทั้งแผนก ในปัจจุบันอาจเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมเสมือนจริง สิ่งเหล่านี้เรียกว่าการประชุมศาลากลางซึ่งผู้เข้าร่วมประชุมสามารถโต้ตอบกับวิทยากรและถามคำถามได้

เลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

แพลตฟอร์มเฉพาะที่คุณต้องการจะขึ้นอยู่กับประเภทของงานเสมือนที่คุณเป็นเจ้าภาพ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องใช้คุณสมบัติการสัมมนาผ่านเว็บ การรวมเซสชันการแชทหรือการแบ่งกลุ่ม ล็อบบี้เสมือนหรือพื้นที่กิจกรรมเพื่อจำลองสภาพแวดล้อมในงานแสดงสินค้า หรือความสามารถในการสตรีมแบบสด ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลอจิสติกส์งานของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องคิดแผนสำหรับกิจกรรมของคุณก่อน แล้วจึงค้นหาแพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนพร้อมคุณสมบัติที่เหมาะสมเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง

ซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือนสามารถช่วยได้อย่างไร

โดยทั่วไป เครื่องมือซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือนช่วยให้คุณสามารถสตรีมกิจกรรมออนไลน์และทำงานร่วมกับผู้เข้าร่วมประชุมได้ คุณสมบัติที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือการสามารถแบ่งปันข้อมูลกับผู้เข้าร่วมผ่านการสัมมนาทางเว็บ

ซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือนบางตัวยังช่วยให้คุณสร้างสภาพแวดล้อมเสมือนจริงพร้อมล็อบบี้เหตุการณ์ บูธเสมือนจริง และรูปประจำตัวของผู้เข้าร่วม

ตรวจสอบแคตตาล็อกซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือนของเราเพื่อดูการเปรียบเทียบเครื่องมือซอฟต์แวร์ยอดนิยมและสำรวจคุณสมบัติ คุณสามารถใช้เครื่องมือ "ตัวกรองที่แนะนำ" ของ Capterra ที่มีอยู่ในไดเร็กทอรีซอฟต์แวร์แต่ละรายการเพื่อจำกัดตัวเลือกของคุณให้แคบลงตามคุณลักษณะที่คุณต้องการ คุณยังสามารถอ่านบทวิจารณ์ของผู้ใช้จากเจ้าของธุรกิจรายอื่นเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาให้คะแนนแต่ละแพลตฟอร์ม

ตัดสินใจเลือกความยาวที่เหมาะสม

คุณอาจสงสัยว่ากิจกรรมเสมือนจริงควรยาวแค่ไหน อีกครั้งนี้จะขึ้นอยู่กับประเภทของกิจกรรมที่คุณเป็นเจ้าภาพ คุณสามารถใช้เหตุการณ์ในชีวิตจริงเป็นแนวทางได้ แต่โปรดจำไว้ว่าในสภาพแวดล้อมออนไลน์อาจทำให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมได้ยากขึ้น ด้วยเหตุผลนี้ คุณอาจต้องการเก็บสิ่งต่าง ๆ ให้สั้นลง

เพื่อให้คำแนะนำแก่คุณ งานเสมือนจริงที่มีรายละเอียดสูงกว่า เช่น เทศกาลเสมือนจริงหรือการประชุมเสมือนจริง อาจใช้เวลาหนึ่งถึงสี่วัน ขึ้นอยู่กับจำนวนวิทยากรและผู้เข้าร่วมประชุม โดยโปรแกรมอย่างเป็นทางการจะอยู่ตลอดทั้งวัน งานพัฒนาวิชาชีพเสมือนจริงแบบครั้งเดียวอาจใช้เวลาเพียง 45 นาทีถึงหนึ่งชั่วโมง คุณยังสามารถทิ้งเวลาไว้ 15 นาทีเมื่อสิ้นสุดหรือต้นเวลาที่กำหนดไว้เพื่อให้แขก "สร้างเครือข่าย" ผ่านการแชทหรือการประชุมทางวิดีโอ

ทำการตลาดงานของคุณ

ในการทำให้กิจกรรมเสมือนจริงของคุณโดดเด่นกว่าคนอื่น คุณต้องมีความคิดสร้างสรรค์

ต่อไปนี้คือแนวคิดบางประการในการทำให้กระบวนการคิดเชิงสร้างสรรค์ของคุณดำเนินไป:

• ส่ง gif แบบเคลื่อนไหวสนุกๆ เป็นคำเชิญเข้าร่วมกิจกรรม
• เสนอส่วนลดสำหรับสมาชิกอีเมลของคุณเพื่อเข้าร่วมกิจกรรมเสมือนจริงของคุณ
• สร้างเสื้อยืด กระเป๋าโท้ต หรือโปสเตอร์ที่กำหนดเองเพื่อโปรโมตงานของคุณ (แน่นอนว่ามีให้ผ่านอีคอมเมิร์ซบนเว็บไซต์กิจกรรมของคุณ)
• บริจาคเปอร์เซ็นต์การขายตั๋วให้กับองค์กรไม่แสวงหากำไรที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ

ทำให้มันสนุก

เมื่อคุณเลิกทำการตลาดจากงานอีเวนต์ได้แล้ว คุณต้องดำเนินการให้สำเร็จ

แขกของคุณต้องการเรียนรู้จากคุณและเครือข่าย แต่พวกเขาก็ต้องการมีช่วงเวลาที่ดีเช่นกัน แม้ว่าสิ่งต่าง ๆ จะเป็นเสมือนอย่างสมบูรณ์ คุณยังคงทำให้กิจกรรมของคุณสนุกได้โดยใช้แพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนของคุณ

จัดงานเสมือนที่ประสบความสำเร็จและทำให้แขกกลับมาอีกเรื่อยๆ

แม้ว่าการลองทำสิ่งใหม่ๆ อาจดูน่ากลัว แต่กิจกรรมเสมือนจริงครั้งต่อไปของคุณก็อาจประสบความสำเร็จพอๆ กับกิจกรรมที่จับต้องได้

โปรดจำไว้ว่าประสบการณ์เสมือนจริงประเภทนี้อาจเป็นสิ่งใหม่สำหรับแขกของคุณเช่นกัน ดังนั้นคุณจึงมีโอกาสที่จะโดดเด่นท่ามกลางคู่แข่งของคุณด้วยการรักษาความสดใหม่และพยายามหาวิธีที่สร้างสรรค์เพื่อให้แขกของคุณมีส่วนร่วม

ต้องการสำรวจซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือนจริงหรือไม่? ตรวจสอบแคตตาล็อกซอฟต์แวร์เหตุการณ์เสมือนของเรา

หมายเหตุ: แอปพลิเคชันที่เลือกในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อแสดงคุณลักษณะในบริบทและไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการรับรองหรือคำแนะนำ ได้มาจากแหล่งที่เชื่อว่าเชื่อถือได้ในขณะที่เผยแพร่