การควบคุมเวอร์ชัน: อย่าปล่อยให้การกำหนดเวอร์ชันของคุณอยู่เหนือการควบคุม

การสูญเสียการควบคุมการเปลี่ยนแปลงในไฟล์คือฝันร้าย คุณรู้ข้อตกลง: คุณสร้างสำเนาอย่างมีชั้นเชิง ส่งไปให้คนรอบข้างตรวจสอบ จากนั้นทุกคนก็เริ่มส่งไฟล์ที่แยกจากกันกลับพร้อมความคิดเห็นของตน หากคุณยอมรับความคิดเห็นของพวกเขา คุณจะเริ่มนำการเปลี่ยนแปลงไปใช้ในเอกสารฉบับใดฉบับหนึ่ง ซึ่งก็คือ "ต้นแบบ" ของคุณ ขณะที่คุณยังคงนำความคิดเห็นเพิ่มเติมและการแก้ไขจากบุคคลอื่น แต่ถ้าการตอบกลับวนซ้ำยาวและคุณไม่มีสมาธิเลย การหลงทางว่าเอกสารใดเป็นเอกสารหลักอาจเป็นเรื่องง่ายจนน่าตกใจ

ฉันแน่ใจว่าคุณเคยฝันร้ายกับการเขียนทับการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญหรือเปลี่ยนชื่อไฟล์ไม่ถูกต้อง เพียงเพื่อจะตระหนักถึงความผิดพลาดในการแก้ไขหลายรอบในภายหลัง ฉันมีและมันบ้ามาก โปรดดูข้อเสนอแนะ/การแก้ไขอื่นๆ ของฉัน เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งกล่าว ฉันสาบานว่าฉันทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น ฉันคิดว่า

แย่กว่านั้น: สิ่งนั้นถูกพิมพ์หรือเผยแพร่ก่อนที่คุณจะจับได้ คุณเพิ่งมารู้ทีหลังว่าเป็นเวอร์ชันที่ไม่ใช่เวอร์ชันสุดท้าย สยองขวัญ.

การควบคุมเวอร์ชันหรือขาดการควบคุมสามารถทำลายองค์กรการตลาดที่หวังดีได้ การหลงทางว่าคุณกำลังอยู่ในรอบใด ซึ่งเป็นเวอร์ชันที่ใช้การได้ และการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นที่ใด เป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิด น่าหงุดหงิด และไม่มีประสิทธิภาพ

แล้วจะแย่งชิงการควบคุมสัตว์ร้ายนี้ได้อย่างไร? เรามาพูดถึงวิธีติดตามเวอร์ชันของคุณ … จะจัดเก็บไว้ที่ไหน วิธีตั้งชื่อไฟล์ วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลง ฯลฯ

สร้างข้อตกลงในการตั้งชื่อไฟล์

ขั้นตอนแรกง่ายๆ แต่มีประสิทธิภาพอย่างมากคือการสร้างระเบียบการตั้งชื่อไฟล์ทั่วทั้งองค์กรของคุณ

หากคุณไม่ได้นำสิ่งใดไปจากบทความนี้ โปรดระวังสิ่งนี้: สร้างระบบการตั้งชื่อที่เรียบง่ายแต่สอดคล้องกันสำหรับไฟล์ของคุณและยึดติดกับมัน ซึ่งอาจรวมถึงตัวเลขหรือชื่อย่อหรือวันที่รวมกัน และคุณต้องใช้มันอย่างสมบุกสมบัน ในการแก้ไขทุกครั้ง

โดยส่วนตัวแล้วฉันใช้วิธีต่างๆ กันขึ้นอยู่กับจำนวนคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ ถ้าฉันทำงานเกี่ยวกับไฟล์อย่างเดียว เช่น แบบร่างของบล็อกนี้ ฉันจะใช้กลยุทธ์การตั้งชื่อไฟล์แบบง่ายๆ ฉันติดป้ายกำกับทุกอย่างด้วยหมายเลขเวอร์ชันเท่านั้น: “v1” “v2” เป็นต้น

แต่เมื่อมีคนเข้ามามีส่วนร่วมมากขึ้น ฉันก็จะละเอียดมากขึ้น เมื่อมีคนหลายคนกำลังวิจารณ์ ฉันคิดว่ามันสะดวกที่จะต่อท้ายชื่อไฟล์ด้วยชื่อย่อ เพื่อให้ฉันสามารถดูรีวิวที่ฉันกำลังทำงานด้วย หรือสแกนเดสก์ท็อปเพื่อดูว่าใครได้รับข้อมูลแล้ว ฉันต้องการเพิ่มวันที่ให้กับชื่อไฟล์ เช่น FILENAME_060717 (จริงอยู่ที่โปรแกรมประมวลผลคำส่วนใหญ่จะให้ประวัติการแก้ไขในรายละเอียดไฟล์ แต่นั่นจะไม่ติดอยู่หากคุณเปิดไฟล์อีกครั้งในภายหลังและทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย นาฬิกาจะรีเซ็ต) และเมื่อทำงานกับการทำงานที่รวดเร็วและกว้างขวาง การแก้ไข – ป้อนการเปลี่ยนแปลงหลายรายการในหนึ่งวัน – ฉันชอบประทับเวลาชื่อไฟล์จริงด้วย “การแก้ไขตอนเช้า” “การแก้ไขในช่วงบ่าย” หรือแม้กระทั่ง “การแก้ไข 14.00 น.” ฯลฯ เพื่อให้ทุกอย่างตรง

กำหนดเวิร์กโฟลว์สร้างสรรค์ที่ชัดเจน

อีกขั้นตอนหนึ่งในการควบคุมสัตว์ร้ายคือการกำหนดกลยุทธ์ว่าใครจะตรวจสอบอะไรและขั้นตอนใด การมีแบบแผนบางประเภทที่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสาร - แฟนซีหรือซับซ้อน - สามารถช่วยให้คุณควบคุมไฟล์ได้ สิ่งเหล่านี้คือจุดเด่นของเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์ ซึ่งเป็นอีกกระบวนการหนึ่งที่ฉันสนับสนุน ในความเป็นจริงคุณอาจสามารถรวมทั้งสองเข้าด้วยกันเป็นกระบวนการเดียวได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่เช่นเดียวกับหลักการตั้งชื่อ คุณต้องยึดตามแผนและบังคับใช้มันจริงๆ

ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

คุณจึงมีระบบการตั้งชื่อไฟล์และแผน นั่นยอดเยี่ยมมาก - สำหรับคุณ แต่ถ้าคุณต้องการให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมในแผนนั้น จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องทำให้ทุกคนทำงานในหน้าสุภาษิตเดียวกัน ซึ่งหมายถึงการนำกฎและกระบวนการไปใช้ ไม่ใช่แค่เพื่อตัวคุณเอง แต่เพื่อทั้งองค์กร

สร้างเวิร์กโฟลว์ข้ามสายงานที่มีประสิทธิภาพและหาคนสวมหมวกประเภท A บุคคลนี้สามารถจัดทำเอกสารกระบวนการ ส่งคำแนะนำให้กับเพื่อนร่วมงานเกี่ยวกับวิธีตั้งชื่อและติดป้ายกำกับไฟล์ของพวกเขา จัดเซสชันการฝึกอบรมขนาดเล็ก และตรวจสอบเฉพาะจุดเพื่อให้มั่นใจและบังคับใช้ว่ากระบวนการดังกล่าวได้รับการปฏิบัติตาม การทำกิจวัตรแบบยึดติดเพื่อรายละเอียดนั้นไม่สนุกเท่าไหร่ แต่จะช่วยประหยัดเวลาในระยะยาว

“คำ” ในการติดตามการเปลี่ยนแปลง

ไม่มีอะไรที่จุดประกายความเดือดดาลในตัวฉันได้เท่ากับการได้รับไฟล์สะอาดจากผู้ร่วมให้ข้อมูล ฉันคิดว่า “เฮ้ ว้าว – พวกเขาไม่มีการเปลี่ยนแปลงเลย” … เพียงเพื่อเริ่มอ่านและตระหนักด้วยความสยดสยองว่าพวกเขาได้ทำการแก้ไขพยุหเสนาโดยไม่แจ้งให้ทราบ เมื่อฉันอยู่ในวัชพืช อ่านทีละบรรทัดเพื่อเปรียบเทียบสิ่งเก่ากับสิ่งใหม่เพื่อจับความเปลี่ยนแปลง ควันนั้นลอยออกมาจากหูของฉัน

เครื่องมือติดตามการเปลี่ยนแปลง เช่น เครื่องมือใน Word หรือ Google เอกสาร มีวิธีง่ายๆ ในการใส่คำอธิบายประกอบ แก้ไข และทำเครื่องหมาย สิ่งนี้ช่วยให้ฉันเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงอะไรและเมื่อใด

ฉันไม่เพียงแค่ติดตามการเปลี่ยนแปลงเมื่อทำงานร่วมกับผู้อื่น ฉันเปิดฟังก์ชันในขณะที่ทำงานของตัวเองเพื่อติดตามดูสิ่งที่ฉันกำลังทำอยู่ ฉันชอบที่โปรแกรมจะเก็บบันทึกการเปลี่ยนแปลงของฉันและช่วยให้ฉันตั้งค่าและเปลี่ยนกลับได้อย่างง่ายดายหากการแก้ไขของฉันไม่ได้โดดเด่นนัก

ลูกพี่ลูกน้องของการเปลี่ยนแปลงแทร็กเป็นเครื่องมือแสดงความคิดเห็นซึ่งฉันชอบไม่แพ้กัน ฉันใช้ความคิดเห็นเพื่อเตือนตัวเองถึงสถานะ สิ่งที่ฉันต้องกลับมาทำให้เสร็จ หรือกระบวนการคิด ฉันยังใช้ความคิดเห็นเพื่ออธิบายให้ผู้อื่นทราบว่าเหตุใดฉันจึงเปลี่ยนแปลงถ้อยคำ ทำไมฉันจึงเขียนข้อความใหม่สำหรับวรรณยุกต์ และอื่นๆ

ฉันรู้ว่าคุณเคยได้ยินอะไรมาบ้างเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงของแทร็ก และมันเป็นเรื่องจริง มันเป็นสัตว์ร้ายที่น่าจับตามองที่จะโต้เถียง แต่โปรแกรมมีการพัฒนาในลักษณะที่ทำให้สามารถจัดการได้ ตอนนี้คุณสามารถทำเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงแต่ซ่อนไว้เมื่อคุณดำเนินการ ดังนั้นหน้าของคุณจึงสะอาดตาและอ่านง่าย และคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่โฟลว์และรูปลักษณ์ของสำเนาได้

ข้อควรระวัง: อย่าประทับตราว่า “สุดท้าย” จนกว่าจะเป็นจริง

มีบางอย่างที่น่าอัศจรรย์ – และไม่ใช่ในทางที่ดี – ที่ดูเหมือนจะเกิดขึ้นเมื่อฉันต่อท้ายชื่อไฟล์ด้วยคำว่า “final” มันเหมือนสัญญาณของกฎของเมอร์ฟี่: ทันทีที่ฉันประกาศว่าไฟล์จะเสร็จสิ้น โฮสต์ของการแก้ไขและการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมย่อมเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

เพื่อหลอกตัวเอง (และเมอร์ฟี) ฉันเรียนรู้ที่จะไม่ใช้คำว่า "สุดท้าย" ในไฟล์ของฉันจนกว่าของจะถูกจัดส่ง เปิดตัว และออกจากอาคารที่เป็นที่เลื่องลือ แต่ฉันยังคงใช้หลักการตั้งชื่อข้างต้นต่อไป ดังนั้นฉันจึงรู้ว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันล่าสุด หลังจากนั้นเมื่อทุกอย่างเสร็จสิ้น ฉันจะกลับมาทำสำเนา One That Went To Press และเปลี่ยนชื่อเป็น "Final"

จะเข้าสู่ช่วง "สุดท้าย" ได้อย่างไร? ระบุหน้าต่างสำหรับการตรวจสอบไคลเอนต์ภายใน แล้วพอปิดก็ปิด เว้นแต่ว่าจะเป็นปัญหาทางกฎหมาย ให้จัดส่งเมื่อคุณพูดและปฏิบัติตาม ลูกค้าของคุณจะตกอยู่ในสาย

สร้างไฟล์เก็บถาวร

การเก็บถาวร - บนเดสก์ท็อปหรือคลาวด์ไดรฟ์ของคุณ - เป็นอีกวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามเวอร์ชันต่างๆ

ขณะที่ฉันทำงานกับไฟล์หลายไฟล์ ฉันจะซ่อนไฟล์เหล่านั้นไว้ในโฟลเดอร์บนเดสก์ท็อปของฉันที่ชื่อว่า “เวอร์ชันก่อนหน้า” ด้วยวิธีนี้ เมื่อฉันเปิดโฟลเดอร์การทำงานหลัก ฉันจะเห็นเฉพาะไฟล์ล่าสุดเท่านั้น ช่วยป้องกันไม่ให้ฉันถูกครอบงำหรือจากการสแกนและคว้าไฟล์ผิด นอกจากนี้ยังทำให้การเก็บถาวรที่ดี เมื่อฉันทำงานด้วยวิธีนี้ ฉันจะสร้างโฟลเดอร์ที่บันทึกการแก้ไขและการแก้ไขทั้งหมดระหว่างทาง ดังนั้น หากฉันต้องการย้อนกลับไปใช้การวนซ้ำครั้งก่อน ก็สามารถค้นหาได้ง่าย

เมื่อพูดและทำเสร็จแล้ว ฉันอาจมีไฟล์ที่แก้ไขแล้วสามหรือสามเวอร์ชัน เช่นเดียวกับบันทึกภาษี ฉันชอบที่จะเก็บบันทึกเหล่านี้ไว้เพื่อสะกดคำ … อย่างน้อยก็จนกว่าไฟล์ของฉันจะถูกส่งออกไปนอกประตู ด้วยวิธีนี้ ฉันมีที่เก็บถาวรที่ชัดเจนของการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่เกิดขึ้นตลอดกระบวนการแก้ไข - บางอย่างที่ต้องย้อนกลับไปดูหากฉันจำเป็นต้องเปลี่ยนกลับเป็นการแก้ไขครั้งก่อน ดูว่ามีการแนะนำการเปลี่ยนแปลงแปลกๆ หรือการแก้ไขที่ไม่คุ้นเคย ฯลฯ

ฉันชอบทำงานกับคลาวด์ไดรฟ์ด้วย เช่น Google Drive หรือ SharePoint หรือ Dropbox อันที่จริง ทุกวันนี้ฉันทำงานเกี่ยวกับไฟล์นอกระบบเหล่านี้เกือบทั้งหมด ด้วยวิธีนี้ ฉันรู้ว่าฉันกำลังทำงานกับไฟล์เวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ และฉันสามารถทำงานของฉันจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ โดยไม่ต้องส่งสำเนาไฟล์ทางอีเมลให้ตัวเอง หลายคนสามารถมีส่วนร่วม แก้ไข หรือแก้ไขพร้อมกันได้ และเก็บถาวรอัตโนมัติ

แยกความคิด: ตื่นตัวเมื่อทำการแก้ไขของคุณ

คำแนะนำสุดท้าย: พยายามจำกัดสิ่งรบกวนให้มากที่สุดเมื่อทำงานกับไฟล์และการเปลี่ยนแปลง ปิดประตู ดื่มกาแฟ และปิดเพลง (หรือเปิด ถ้านั่นช่วยให้คุณมีสมาธิ) ไม่มีอะไรจะเลวร้ายไปกว่าการเปลี่ยนแปลงที่ยอดเยี่ยมมากมาย เพียงเพื่อมาตระหนักในภายหลังว่าคุณสร้างไฟล์เหล่านั้นเป็นเวอร์ชันที่ไม่ถูกต้องและจำเป็นต้องทำงานของคุณใหม่ หรือคุณได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงในที่แปลกๆ และตอนนี้ไฟล์ก็หายไปแล้ว ดังนั้นให้ความสนใจ

และนั่นคือขั้นสุดท้าย

วิธีใดที่คุณชื่นชอบในการควบคุมเวอร์ชัน หรือคุณมีเรื่องราวสยองขวัญเกี่ยวกับไฟล์อะไรแบ่งปัน?