วิธีเขียนอีเมลขอวันหยุด (+ เคล็ดลับและตัวอย่าง)

ก่อนที่คุณจะจองวันหยุดพักผ่อนครั้งต่อไป อย่าลืมถามเจ้านายของคุณ!

ดุจ - คุณอาจจะพูด

แต่พนักงานบางคนประสบปัญหาอย่างเป็นทางการในการขอลาพักร้อนจากผู้บังคับบัญชา

บทความนี้จึงนำเสนอตัวอย่าง ตัวอย่าง และเคล็ดลับเกี่ยวกับวิธีการ:

• เขียนอีเมลขอวันหยุด
• ตรงประเด็นในการติดต่อของคุณและ
• รักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพในจดหมายลาพักงานของคุณ

เรามาเข้าเรื่องกันเถอะ

• อีเมลคำขอลาพักร้อนคือคำขอเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับการลาหยุดงานที่พนักงานส่งถึงเจ้านายหรือผู้จัดการของตน
• องค์ประกอบสำคัญของคำขอลาพักร้อนอย่างมืออาชีพ ได้แก่ หัวเรื่องที่กระชับ คำทักทาย การกล่าวถึงวันลาพักร้อน CCing HR ระบุว่าใครจะเข้ามาดูแลภาระงานของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ และการลงชื่อออก
• เพื่อให้อีเมลคำขอลาพักร้อนของคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับการอนุมัติมากขึ้น รักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ ตรงประเด็น และใช้ตัวอย่างอีเมลขอลาพักร้อนที่เหมาะสมที่สุด
• คำขอลาพักร้อนไม่ได้จำกัดอยู่เพียงวันหรือสัปดาห์ คุณสามารถขอหยุดครึ่งวันหรือลาพักร้อนนานกว่านั้นได้หลายเดือน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทของคุณ

อีเมลขอลาพักร้อนคืออะไร?

อีเมลขอลาพักร้อนเป็นคำขอลาอย่างเป็นทางการเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งส่งถึงเจ้านาย หัวหน้างาน หรือผู้จัดการของคุณผ่านอีเมลที่ทำงานของคุณ ขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัท คุณต้องส่งอีเมลขอลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ก่อนเวลาที่คุณต้องการออกเดินทาง

ในทำนองเดียวกัน นโยบายบริษัทกำหนดว่านายจ้างจะขอให้ลูกจ้างระบุเหตุผลในการลาพักร้อน เช่น การไปเยี่ยมเพื่อนหรือญาติ หรือเหตุผลอื่นๆ

ในส่วนต่อไปนี้ เราจะให้ตัวอย่าง ตัวอย่าง ขั้นตอน และเคล็ดลับทั้งหมดแก่คุณเพื่อให้คุณมั่นใจได้ในอีเมลคำขอลาในครั้งถัดไป

เพราะจำไว้ว่าเจ้านายของคุณมีแนวโน้มที่จะยอมรับคำขอลางานของคุณมากกว่า หากคุณเขียนไว้ในลักษณะที่ทำให้ง่ายที่จะบอกว่าใช่และยากที่จะปฏิเสธ

องค์ประกอบสำคัญของอีเมลขอลาพักร้อนมีอะไรบ้าง

องค์ประกอบสำคัญของอีเมลขอวันหยุดประกอบด้วย:

1. หัวข้อเรื่อง กระชับ
2. คำทักทาย ที่ส่งถึงเจ้านายของคุณ
3. กล่าวถึงวันหยุด สั้น ๆ
4. คำอธิบาย ของ วิธีการจัดการภาระงานของคุณเมื่อคุณไม่อยู่
5. ข้อมูล การลงนาม และข้อมูลการติดต่อพร้อมตำแหน่ง แผนก ตำแหน่ง ชื่อ นามสกุล หรือรายละเอียดอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง และ
6. CC ที่มีอีเมลการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลและเพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้อง

ตราบใดที่คุณครอบคลุมประเด็นเหล่านี้ อีเมลคำขอลาพักร้อนของคุณจะตรงประเด็น

วิธีเขียนอีเมลขอวันหยุด

การเขียนเพื่อขอลาหยุดเป็นทักษะที่เราต้องฝึกฝนไม่ช้าก็เร็ว

แต่ไม่ใช่ทุกบริษัทที่มีแนวทางในการเขียนคำขอลาพักร้อนเหมือนกัน

หัวข้อที่กำลังจะมีขึ้นจะให้คำแนะนำทีละขั้นตอนในการรวบรวมอีเมลคำขอลาพักร้อนครั้งถัดไปของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: เขียนหัวเรื่องที่กระชับ

คุณต้องการให้อีเมลของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมายของเจ้านาย ดังนั้นควรเขียนหัวเรื่องให้กระชับที่สุด

เพื่อเป็นตัวอย่าง คุณสามารถลองใช้ตัวอย่างต่อไปนี้:

• คำขอลาหยุด — [วันที่ขอวันหยุด + ชื่อของคุณ]
• คำขอลาประจำปี — [วันที่ขอวันหยุด + ชื่อของคุณ] หรือ
• คำขอวันหยุด — [วันที่ขอวันหยุด + ชื่อของคุณ]

หากคุณมีความสัมพันธ์ที่เป็นทางการกับเจ้านายของคุณ เราขอแนะนำให้ใส่ชื่อ และ นามสกุลของคุณลงในหัวเรื่อง

ไม่ว่าในกรณีใด การขอลาโดยใช้คำพูดหรือคลุมเครืออาจส่งผลให้เจ้านายของคุณข้ามไป ดังนั้นจงระวัง!

ขั้นตอนที่ 2: ทักทายเจ้านายของคุณอย่างเหมาะสม

ทันทีที่คุณจบหัวข้อที่กระชับ คุณควรทักทายเจ้านายด้วยความเคารพ

ในกรณีนี้ เป็นแบบทางการหรือไม่เป็นทางการ แต่ทำให้ง่าย ดังตัวอย่างต่อไปนี้:

• “เรียน [ชื่อผู้จัดการ]” — เพื่อการทักทายแบบมืออาชีพมากขึ้น หรือ
• “เฮ้ [ชื่อผู้จัดการ]” — สำหรับคำทักทายที่ไม่เป็นทางการมากขึ้น

อย่างไรก็ตามอย่าอ้อยอิ่งในส่วนนี้มากเกินไป ตราบใดที่คุณทราบชื่อผู้จัดการของคุณ คุณก็เริ่มต้นได้ดี!

หลังจากนั้น คุณสามารถแสดงความมีน้ำใจร่วมกันได้โดยใช้คำไม่กี่คำ เช่น:

• “ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี”
• “ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี”
• "เป็นอย่างไรบ้าง?",
• “สวัสดีตอนบ่าย” หรือสำนวนที่คล้ายกัน

อย่างไรก็ตาม การใช้ถ้อยคำในส่วน วิธีการทำงานของคุณนั้น ขึ้นอยู่กับประเภทอีเมลของคุณ (เพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนั้นเล็กน้อย)

ขั้นตอนที่ 3: พูดถึงวันหยุดของคุณ

เพื่อให้นายจ้างของคุณไม่พลาดเรื่องสำคัญ ให้พูดถึงวันหยุดพักผ่อนของคุณในประโยคถัดไปของอีเมลขอลาพักร้อนหลังส่วนทักทาย

นี่คือตัวอย่างบางส่วนที่ทดลองและทดสอบแล้ว:

• “ฉันต้องการยกเลิก [วันที่ขอวันหยุด]”
• “ฉันต้องการมีวันหยุดประจำปีใน [วันที่ขอวันหยุด]”
• “ฉันต้องการขอลาตามวันต่อไปนี้: [วันที่ขอวันหยุด]”

ตราบใดที่อีเมลสำหรับมืออาชีพของคุณมีวันที่จริงที่คุณต้องการยกเลิก แสดงว่าอีเมลคำขอลาพักร้อนของคุณใกล้จะสิ้นสุดแล้ว

ขั้นตอนที่ #4: ระบุว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบภาระงานของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่

สำหรับอีเมลขอลาหยุดยาวหรืออีเมลเร่งด่วน คุณควรอธิบายเป็นประโยคหนึ่งหรือสองประโยคว่าจะมีการจัดการภาระงานของคุณอย่างไรเมื่อคุณไม่อยู่ สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าคุณมีความมุ่งมั่นต่องานของคุณและต้องการให้ทุกอย่างดำเนินไปอย่างราบรื่น

ต่อไปนี้คือตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆ ของวิธีการดำเนินการดังกล่าว:

• “ฉันขอแจ้งให้คุณทราบว่า [ชื่อและนามสกุลของเพื่อนร่วมงาน] จะใช้ส่วนหนึ่งของภาระงานของฉันในขณะที่ฉันไม่อยู่ ดังนั้นลูกค้าของเราจะไม่รู้สึกว่าการบริการลดลง”
• “โปรดทราบว่างานปัจจุบันทั้งหมดของฉันได้ถูกกำหนดเวลาใหม่จนกว่าการลาของฉันจะสิ้นสุดลง และฉันจะทำงานต่อไปเมื่อฉันกลับมาทำงาน”
• “[ชื่อและนามสกุลของเพื่อนร่วมงาน] จะจัดการงานบางอย่างของฉันในขณะที่ฉันลางาน”

โดยปกติแล้วคุณไม่จำเป็นต้องอธิบายเหตุผลในการลางาน อย่างไรก็ตาม หากคุณขอลาพักร้อนล่วงหน้าหนึ่งหรือสองวัน คุณอาจต้องการแจ้งให้ผู้จัดการของคุณทราบสาเหตุ เนื่องจากอาจส่งผลต่อการอนุมัติคำขอของคุณ

ขั้นตอนที่ #5: ออกจากระบบอย่างมืออาชีพ

เช่นเดียวกับทุกสิ่งทุกอย่าง จงแสดงความเคารพต่อเจ้านายของคุณเมื่อส่งอีเมลขอลาพักร้อน

คุณสามารถลงท้ายอีเมลได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• “ขอบคุณสำหรับการพิจารณาคำขอของฉัน [ชื่อ นามสกุล และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]” — สำหรับอีเมลที่เป็นทางการมากขึ้น หรือ
• “คุยกับคุณเร็วๆ นี้ [ชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]” — สำหรับอีเมลที่เป็นทางการน้อยลง

คุณควรทิ้งหมายเลขโทรศัพท์ไว้เสมอ เผื่อผู้จัดการของคุณต้องการติดต่อคุณโดยตรงเกี่ยวกับอีเมลคำขอลาพักร้อน

ขั้นตอนที่ #6: ใส่ HR (และเพื่อนร่วมงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง) ใน CC

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ทำให้สิ่งต่างๆ โปร่งใสที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้โดยแจ้งแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณเกี่ยวกับคำขอของคุณ ด้วยวิธีนี้ แม้ว่าเจ้านายของคุณจะพลาดอีเมลของคุณหรือมีอย่างอื่นผิดพลาด คุณยังคงมีอีเมลที่แสดงว่าคุณได้ขอลางาน ตรงเวลา

เราขอแนะนำให้ CCing ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลอาวุโสที่สุดของคุณหรือบุคลากรที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ ที่คุณควรติดตามในการลาพักร้อนของคุณ

แต่อย่าลืมใส่อีเมลที่ทำงานของพวกเขาด้วย ไม่ใช่อีเมลส่วนตัว คุณอาจรู้จักบางคนเป็นการส่วนตัว ดังนั้นคุณจึงสามารถผสมผสานที่อยู่อีเมลที่ทำงานและที่อยู่อีเมลส่วนตัวของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย

ท้ายที่สุดแล้ว CCing คือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดเมื่ออีเมลของคุณเกี่ยวข้องกับผู้อื่น

ตัวอย่างและตัวอย่างอีเมลคำขอลาพักร้อน

เพื่อรวมข้อมูลทั้งหมดนี้เข้าด้วยกัน เราจะดูตัวอย่าง 9 รายการและตัวอย่างคำขอลาพักร้อนอย่างมืออาชีพ ควบคู่ไปกับคำแนะนำใหม่ๆ จากผู้เชี่ยวชาญ

ตัวอย่าง #1: อีเมลขอลาพักร้อนแบบธรรมดา

อีเมลขอลาพักร้อนง่ายๆ เป็นเพียงสิ่งที่ดูเหมือน มันถ่ายทอดคำขอของคุณอย่างรวดเร็วและง่ายดายไม่เกิน 4 ประโยค

นี่คือตัวอย่างอีเมลประเภทนี้:

Sally Ahmed ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของกลุ่มบริษัท TemPositions อธิบายถึงรากฐานสำคัญของอีเมลขอลาพักร้อน ซึ่งรวมถึงชื่อเรื่อง คำทักทาย และเหตุผล:

“ทักทายผู้จัดการของคุณตามปกติ และระบุวันที่ที่คุณต้องการ สิ่งสำคัญคือต้องจดบันทึกว่าคุณได้เตรียมตัวอย่างมืออาชีพอะไรบ้างก่อนการเดินทาง และมีใครในทีมอีกบ้างที่พร้อมให้ความช่วยเหลือในกรณีที่คุณไม่อยู่”

ตัวอย่าง #2: อีเมลขอวันหยุดอย่างไม่เป็นทางการ

หากคุณและเจ้านายของคุณสนิทกันเพราะคุณทำงานร่วมกันมาหลายปี อีเมลขอลาพักร้อนอย่างไม่เป็นทางการอาจทำงานได้ดีที่สุด

นี่คือตัวอย่างอีเมลที่ไม่เป็นทางการประเภทนี้:

Kraig Kleeman ซีอีโอของ Z Branding กล่าวว่าคุณควรมีน้ำเสียงสบายๆ สำหรับอีเมลคำขอวันหยุดอย่างไม่เป็นทางการ:

“ใส่บุคลิกภาพลงไปในคำขอของคุณ แบ่งปันแผนของคุณพอสังเขป ทำให้เป็นเหมือนการสนทนาสบายๆ กับเพื่อน อย่าลืมโยนอินทผลัม โดยรักษาน้ำเสียงที่ผ่อนคลายและเป็นมิตร”

ตัวอย่าง #3: อีเมลขอลาพักร้อนอย่างเป็นทางการ

หากคุณไม่รู้จักเจ้านายของคุณดีนัก หรือบริษัทของคุณสนับสนุนให้ส่งอีเมลอย่างเป็นทางการ ให้เขียนอีเมลขอลาพักร้อนอย่างเป็นทางการ

นี่คือตัวอย่างอีเมลประเภทนี้:

Sally Ahmed เชื่อว่าอีเมลขอลาพักร้อนอย่างเป็นทางการควรเป็นทางการมากกว่าอีเมลประเภทอื่นๆ:

“รักษาน้ำเสียงแบบมืออาชีพที่ตรงประเด็นในขณะที่คุณร่างโครงร่างวันที่คุณต้องการ รวมการลงนามด้วยความเคารพและเชิญผู้จัดการของคุณติดตามผลหากมีคำถามเพิ่มเติม”

ตัวอย่าง #4: อีเมลขอลาพักร้อน

อีเมลขอลาพักร้อนผสมผสานคำขอสองประเภทก่อนหน้านี้ — ไม่เป็นทางการและเป็นทางการ

ต่อไปนี้คือวิธีดำเนินการ:

หัวเรื่อง: คำร้องขอลาพักร้อน — [วันที่ขอวันหยุดและชื่อของคุณ]

สวัสดี [ชื่อผู้จัดการ]

ฉันกำลังวางแผนจะจองวันหยุดนอกเมือง เลยสงสัยว่าคุณจะอนุมัติ [Vacation request date] เป็นวันหยุดให้ฉันได้ไหม

ฉันหวังว่าคุณจะอนุมัติคำขอของฉัน เพื่อที่ฉันจะได้จองวันหยุดเร็วๆ นี้

คุยกันใหม่,

[ชื่อและหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ]

หลักทั่วไป: น้ำเสียงในจดหมายขอลางานของคุณขึ้นอยู่กับความสามารถในการเข้าถึงของเจ้านายของคุณ และคุณสองคนเข้ากันได้ดีแค่ไหน ดังนั้นอย่าลืมคำนึงถึงเรื่องนี้ด้วยเมื่อสร้างอีเมลของคุณ

ตัวอย่าง #5: อีเมลคำขอ PTO

PTO และวันหยุดไม่เหมือนกัน ดังนั้นคุณอาจต้องการเขียนอีเมลคำขอ PTO แทนอีเมลคำขอวันหยุดในบางจุด กล่าวโดยสรุป PTO ย่อมาจาก วันหยุดที่ได้รับค่า จ้าง ซึ่งเป็นการลาที่นายจ้างจ่ายให้ ในทางตรงกันข้าม บางครั้งการลาพักร้อนอาจไม่ได้รับค่าจ้าง

อีเมลคำขอลาหยุดนี้มีลักษณะการทำงานดังนี้:

Kraig Kleeman พูดถึงความสำคัญของการปฏิบัติตามนโยบายองค์กรเมื่อพูดถึงอีเมลขอ PTO:

“ขับเคลื่อนนโยบาย PTO ของบริษัทได้อย่างราบรื่น แสดงคำขอ PTO ของคุณอย่างชัดเจน รวมถึงวันที่และรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นสิ่งสำคัญที่นี่ เพื่อให้มั่นใจว่าการลาหยุดของคุณสอดคล้องกับหลักเกณฑ์ขององค์กร”

ตัวอย่าง #6: อีเมลขอวันหยุด

บางครั้งคุณแค่ต้องการวันพักผ่อน ดูแลธุระบางอย่าง หรือจัดการกับเหตุฉุกเฉิน กล่าวอีกนัยหนึ่ง บางบริษัทอนุญาตให้มี วันส่วนตัว ได้ แต่ควรตรวจสอบกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือผู้จัดการของคุณเผื่อไว้

อย่างไรก็ตาม ในหลายกรณี การขอวันหยุดทางอีเมลถือเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ

นี่คือตัวอย่างอีเมลขอวันหยุด:

ไม่ว่าในกรณีใด ให้ตรวจสอบนโยบายบริษัทของคุณเพื่อดูว่าคุณต้องขอลาหยุดล่วงหน้ากี่วัน ตัวอย่างเช่น บางองค์กรไม่อนุญาตคำขอในนาทีสุดท้าย

ตัวอย่างที่ 7: อีเมลขอวันหยุดยาวขึ้น

ในบางครั้ง วันหยุดหนึ่งวันหรือหนึ่งสัปดาห์ก็ไม่ได้หยุด นี่คือจุดที่อีเมลขอวันหยุดยาวสามารถช่วยได้

เมื่อคุณขอขยายเวลาวันหยุดออกไป การให้เหตุผลเบื้องหลังคำขอของคุณเพื่อเพิ่มโอกาสที่เวลาวันหยุดของคุณจะได้รับการอนุมัติจะเป็นประโยชน์

ต่อไปนี้คือวิธีดำเนินการ:

อีเมลขอวันหยุดยาวนั้นพบไม่บ่อยนักแต่บางครั้งก็จำเป็น Kraig Kleeman กล่าวว่าคุณควรพิจารณาว่าวันลาพักร้อนอาจส่งผลต่องานของคุณหรือไม่ และวิธีทำให้ทุกอย่างง่ายขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง:

“ยกระดับการสื่อสารของคุณเพื่อการพักผ่อนที่ยาวนาน แบ่งปันความตื่นเต้นด้วยแผนการเดินทางโดยละเอียด เน้นวันที่ที่ขยายออกไป และหารือเกี่ยวกับผลกระทบต่องานที่อาจเกิดขึ้นอย่างโปร่งใส รับประกันว่าทีมของคุณจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างราบรื่น ส่งเสริมความเข้าใจและการทำงานร่วมกัน”

ตัวอย่าง #8: อีเมลเตือนวันหยุด

อีเมลเตือนวันหยุดทำหน้าที่เตือนหัวหน้าของคุณเกี่ยวกับวันหยุดที่พวกเขาอนุมัติแล้ว

ตัวอย่างอีเมลแจ้งเตือนวันหยุด:

ผู้จัดการของคุณอาจลืมไปว่าพวกเขาอนุมัติการลาพักของคุณแล้ว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่าพวกเขายุ่งแค่ไหน เพื่อความแน่ใจ ให้ส่งการแจ้งเตือนวันหยุดสองสามวันก่อนที่วันหยุดที่ได้รับอนุมัติจะเริ่มต้น

ตัวอย่างที่ 9: คำขอวันลาพักร้อนแบบยกยอด

นายจ้างบางรายอนุญาตให้ลูกจ้างถือวันลาพักร้อนที่ไม่ได้ใช้จากปีปัจจุบันไปเป็นปีถัดไปได้

ในกรณีนี้ คุณจะต้องเขียนคำขอวันหยุดพักผ่อนแบบยกยอด — และนี่คือตัวอย่างง่ายๆ ที่คุณสามารถใช้:

อีเมลที่ขอกำหนดเวลาวันหยุดที่ได้รับอนุมัติใหม่

แผนต่างๆ ไม่ได้เป็นไปตามที่เราต้องการเสมอไป

ดังนั้น บางครั้งคุณจะต้องกำหนดเวลาวันหยุดใหม่ — และส่วนนี้จะสอนวิธีดำเนินการดังกล่าวด้วยตัวอย่างที่คุณสามารถใช้ตอนนี้ได้

การขอเลื่อนกำหนดการใหม่เนื่องจากแผนส่วนบุคคลมีการเปลี่ยนแปลง

หากแผนของคุณมีการเปลี่ยนแปลงเนื่องจากเหตุผลส่วนตัว คุณสามารถใช้ตัวอย่างอีเมลคำขอวันหยุดนี้เพื่อกำหนดเวลาการลาพักร้อนของคุณใหม่ได้:

ขอเลื่อนกำหนดการใหม่เนื่องจากมีภาระงานเร่งด่วน

หากมีเรื่องงานเร่งด่วนปรากฏขึ้นในขณะที่คุณจองเที่ยวบินช่วงวันหยุดดังกล่าว เป็นความคิดที่ดีที่จะแจ้งเรื่องนี้กับหัวหน้างานของคุณทันที

ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของคำขอกำหนดเวลาใหม่:

การขอเลื่อนกำหนดการเนื่องจากเหตุฉุกเฉิน

อพาร์ทเมนต์ของคุณถูกน้ำท่วมเนื่องจากท่อขึ้นสนิมและรั่ว หรือลูกของคุณป่วย มีเหตุฉุกเฉินไม่รู้จบที่อาจทำให้คุณจัดกำหนดการวันลาพักร้อนที่ได้รับอนุมัติใหม่

เพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่น ให้ใช้ตัวอย่างอีเมลจัดกำหนดการใหม่ต่อไปนี้:

เคล็ดลับในการขอเวลาวันหยุด

บางคนชอบพูดคุยกับเจ้านายแบบเห็นหน้าเมื่อขอลาพักร้อน แต่ผู้จัดการของคุณอาจลืมเกี่ยวกับคำร้องขอลางานด้วยวาจาของคุณ ซึ่งสร้างปัญหาให้กับคุณโดยไม่ได้ตั้งใจ

ตัวเลือกที่ปลอดภัยกว่าคือเขียนอีเมลขอลาพักร้อน ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับบางประการที่ได้รับการทดสอบโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อสร้างคำขอทางอีเมลของคุณ:

• รักษา น้ำเสียงแบบมืออาชีพไม่ว่าอย่างไรก็ตาม
• หลีกเลี่ยง การใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ (เว้นแต่คุณจะรู้จักเจ้านายของคุณมาเป็นเวลานาน)
• ใช้ อีเมลขอลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณ (เช่น คำขอวันหยุด, คำขอ PTO, คำขอวันหยุดยกยอด)
• ตรง ประเด็น อย่าแนะนำตัวยาวเกินไป
• เขียน หัวเรื่องที่กระชับโดยระบุว่าอีเมลเกี่ยวกับอะไร และ
• ใช้ อีเมลที่ทำงานของคุณเมื่อส่งคำขอลาแทนอีเมลส่วนตัวของคุณ

ผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคล Sally Ahmed กล่าวว่าการเตรียมการนั้นไม่สำคัญตราบใดที่คุณคำนึงถึงผู้อื่นในขณะที่เขียน:

“โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบ ประเด็นหลักคือต้องมีความชัดเจน กระชับ และคำนึงถึงปริมาณงานของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่ ทำให้เป็นเรื่องง่ายมากสำหรับผู้จัดการที่จะอวยพรให้คุณสบายดีในขณะที่คุณออกไปข้างนอก”

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการขอลาพักร้อน

ส่วนนี้ครอบคลุมถึงคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการขอลาหยุด

เหตุใดการเขียนอีเมลขอลาพักร้อนจึงมีความสำคัญ

การเขียนอีเมลขอลาพักร้อนถือเป็นสิ่งสำคัญเพราะมันทิ้งร่องรอยไว้ พูดง่ายๆ ก็คือ คุณ เจ้านาย และทีมทรัพยากรบุคคลจะทราบเกี่ยวกับการลาพักร้อนที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ โดยไม่เหลือที่ว่างสำหรับการตีความผิดว่าคุณขอลาหยุดหรือไม่

ฉันควรส่งอีเมลขอลาพักร้อนล่วงหน้านานเพียงใด?

หลักการทั่วไปที่ดีคือตรวจสอบนโยบายบริษัทของคุณเพื่อดูว่าคุณต้องขอลาหยุดล่วงหน้ากี่วัน แต่สมมติว่าคุณวางแผนที่จะหยุดงานหนึ่งสัปดาห์ ในกรณีดังกล่าว เป็นความคิดที่ดีที่จะส่งคำขอวันหยุดของคุณ 2-3 สัปดาห์ก่อนวันหยุดตามแผนของคุณ

ฉันสามารถส่งอีเมลขอวันหยุดครึ่งวันได้หรือไม่?

ขึ้นอยู่กับนโยบายการลาหยุดของบริษัทของคุณ บางบริษัทอนุญาตให้หยุดได้ครึ่งวัน ในขณะที่บางบริษัทไม่อนุญาตให้ ดังนั้น ความคิดที่ดีคือตรวจสอบกับฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือหัวหน้าของคุณ

จะเกิดอะไรขึ้นหากอีเมลคำขอลาพักร้อนของฉันถูกปฏิเสธ?

เจ้านายของคุณอาจปฏิเสธวันหยุดพักร้อนของคุณเนื่องจากมีงานยุ่ง หากคุณรู้สึกว่าเจ้านายของคุณทำผิดต่อคุณ คุณสามารถแจ้งปัญหาไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้ แต่ถ้าคุณไม่ได้รับอีเมลคำขอลาพักร้อนตรงเวลา อาจอาจเป็นความผิดของคุณที่ผู้จัดการของคุณไม่ยอมรับคำขอของคุณ ในกรณีหลัง ให้รอโอกาสลาพักร้อนอีกครั้งแล้วจัดส่งให้ทันเวลา

วิธีส่งคำขอลาพักร้อนด้วย Clockify

เพื่อให้วันหยุดพักผ่อนของคุณมีกำลังใจขึ้นและให้แน่ใจว่าวันหยุดของคุณเป็นไปตามแผนที่วางไว้ คุณสามารถใช้ PTO และตัวติดตามวันหยุด เช่น Clockify

หากต้องการขอลาใน Clockify คุณเพียงแค่ต้อง:

• ทำเครื่องหมาย ว่าคุณกำลังลาป่วย ลาพักร้อน วันหยุดพักร้อน หรือลาพักร้อน
• เลือก ระยะเวลาที่คุณวางแผนจะออกเดินทาง
• เพิ่ม บันทึกถึงผู้จัดการของคุณ (ไม่บังคับ) และ
• กด ส่ง

หัวหน้างานของคุณจะได้รับอีเมลเพื่ออนุมัติคำขอลาพักร้อนของคุณทันที

คุณจะได้รับการแจ้งเตือนพร้อมรายละเอียดทันทีที่ผู้จัดการของคุณตัดสินใจว่าจะอนุมัติคำขอลาหยุดของคุณหรือไม่

ด้วยวิธีนี้ คุณและบริษัทของคุณจะประหยัดค่าใช้จ่ายกลับไปกลับมาในการส่งอีเมลได้มาก นอกจากนี้ คุณสมบัติ Time off ใน Clockify ยังช่วยให้คุณมีวันหยุดที่ใช้และไม่ได้ใช้ทั้งหมดไว้ในที่เดียว

เริ่มติดตามการลาหยุดและคำขอลาอื่น ๆ ของคุณด้วยเครื่องมือการจัดการเวลา - สมัคร Clockify วันนี้!