อัตราการใช้: คืออะไรและคำนวณอย่างไร (+ เคล็ดลับในการปรับปรุง)

คุณจัดการบริษัทที่ให้บริการระดับมืออาชีพ เช่น บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์ สตูดิโอออกแบบ หรือองค์กรตามโครงการอื่นๆ หรือไม่

หากเป็นกรณีนี้ การดำเนินการให้สำเร็จ คุณต้องจัดการเวลาและจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ

การบริหารเวลาและทรัพยากรที่ไม่มีประสิทธิภาพอาจส่งผลให้เกิดความสูญเสียทางการเงินอย่างรุนแรงสำหรับธุรกิจ

นี่คือเมื่อ อัตราการใช้ งานเข้ามามีบทบาท

การตรวจสอบอัตราการใช้ประโยชน์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการติดตามประสิทธิภาพของบริษัทของคุณ

หากอัตราการใช้งานยังใหม่สำหรับคุณ และคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับอัตราการใช้งานนี้ โปรดรอต่อไป เพราะในบล็อกโพสต์นี้ คุณจะได้รับคำตอบสำหรับคำถามต่อไปนี้:

• อัตราการใช้คืออะไร?
• คุณคำนวณได้อย่างไร?
• ประโยชน์ของการตรวจสอบอัตราการใช้คืออะไร?
• รายงานการใช้งานรายเดือนคืออะไร?
• รายงานการใช้ประโยชน์รายเดือนจะช่วยกำหนดอัตราการใช้ประโยชน์ได้อย่างไร?
• จะทำอย่างไรเพื่อปรับปรุงอัตราการใช้?

อัตราการใช้คืออะไร?

อัตราการใช้งานแสดงถึงเปอร์เซ็นต์ของชั่วโมงการทำงานที่เรียกเก็บเงินได้ทั้งหมดของพนักงาน ซึ่งทำให้เป็นหนึ่งในตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลักสำหรับธุรกิจ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เป็นการวัดประสิทธิภาพประเภทหนึ่งที่ประเมินความสำเร็จของธุรกิจของคุณ พวกเขาช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญและสนับสนุนกลยุทธ์ของคุณ ดังนั้น การตรวจสอบอัตราการใช้ประโยชน์จะช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงธุรกิจของคุณโดยการวัดชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้อย่างแม่นยำและมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มชั่วโมงการทำงานให้สูงสุด

ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้รวมถึงงานที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการ ซึ่งคุณสามารถรวมไว้ในใบแจ้งหนี้ของลูกค้าได้ บางส่วนของงานเหล่านี้คือ:

• การวางแผนโครงการ,
• การวิจัย,
• การดำเนินโครงการ
• การสื่อสารกับลูกค้าและ
• การแก้ไขงานของคุณ

นอกเหนือจากการเรียกเก็บเงินแล้ว ยังมีชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ ซึ่งรวมถึงงานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินกับลูกค้าได้ ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินไม่ได้รวมถึงงานต่างๆ เช่น การประชุมทีมภายในและการโทร

มีโอกาสน้อยที่พนักงานประจำจะทำงานที่เรียกเก็บเงินได้ครบ 40 ชั่วโมงในหนึ่งสัปดาห์ เนื่องจากงานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ เพื่อให้ได้อัตราการใช้งานที่เหมาะสม จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องได้รับความสมดุลที่ถูกต้องของชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่ได้เรียกเก็บเงิน

หากอัตราการใช้คือ:

• ต่ำเกินไป — มักจะหมายความว่าทีมของคุณต้องทำงานมากขึ้น หรือ
• สูงเกินไป — แสดงว่าบริษัทของคุณกำลังละเลยงานภายในที่สำคัญ และคุณอาจต้องการพนักงานที่ทุ่มเทมากขึ้น

อัตราการใช้ประโยชน์ถูกใช้บ่อยที่สุดในบริการระดับมืออาชีพ แม้ว่าธุรกิจอื่นๆ จะสามารถใช้อัตรานี้เพื่อประเมินผลิตภาพปัจจุบันของพนักงานของตนได้

ท้ายที่สุด การตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญสำหรับประสิทธิภาพการทำงาน

คุณคำนวณอัตราการใช้อย่างไร?

วิธีการคำนวณอัตราการใช้แบบใดมีประสิทธิภาพมากที่สุด?

สูตรอัตราการใช้มาตรฐานค่อนข้างตรงไปตรงมา:

ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ทั้งหมด / ชั่วโมงทั้งหมดที่มี = อัตราการใช้งาน

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าสมาชิกในทีมมีชั่วโมงทำงาน 30 ชั่วโมงในการทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ นี่คือการคำนวณ:

30/40 = 0.75

ดังนั้นอัตราการใช้ประโยชน์จะเท่ากับ 0.75 หรือ 75%

เพื่อให้ได้รับมุมมองที่แม่นยำยิ่งขึ้นเกี่ยวกับความสำเร็จของธุรกิจ และเพื่อกำหนดความสามารถในการทำกำไรโดยรวมของธุรกิจของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังวัดอัตราการใช้ประโยชน์สำหรับสมาชิกในทีมทุกคน

อัตราการใช้แรงงานของคุณส่งผลต่ออัตรากำไรโดยรวม อัตรากำไรเป็นตัวกำหนดความสามารถในการทำกำไรของบริษัท ผลิตภัณฑ์ หรือบริการ ยิ่งอัตรากำไรมากเท่าไร บริษัทก็ยิ่งประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าอัตราการใช้และอัตรากำไรมีความเชื่อมโยงกันอย่างแยกไม่ออก

อัตราการใช้และอัตราการรับรู้ในอุดมคติคืออะไร?

อัตราการใช้ในอุดมคติคืออัตรา การใช้ที่ธุรกิจควรได้รับเพื่อให้ได้อัตรากำไรที่ต้องการ

อัตราการใช้งานที่เหมาะสมสามารถคำนวณได้โดยการหารต้นทุน (เช่น ค่าใช้จ่ายด้านทรัพยากรและค่าโสหุ้ย) และกำไรสุทธิด้วยจำนวนชั่วโมงทั้งหมด (เช่น ความจุที่มีศักยภาพ) และอัตราที่เรียกเก็บเงินได้

นี่คือสูตรสำหรับการคำนวณอัตราการใช้ประโยชน์ในอุดมคติ:

(ต้นทุน + กำไร) / (ความจุที่มีศักยภาพ x อัตราที่เรียกเก็บเงินได้) x 100 = อัตราการใช้งานในอุดมคติ

ทีนี้มาพูดกันตรงๆ ดีกว่า ไม่จำเป็นว่าอัตราการใช้ประโยชน์ยิ่งสูงยิ่งดี

อัตราการใช้งานที่ใกล้ถึง 100% อาจบ่งชี้ว่าพนักงานทำงานหนักเกินไปจนเกือบหมดไฟ

หากธุรกิจมีอัตราการใช้งานสูงกว่า 100% โดยทั่วไปจะเป็นสัญญาณของการจัดเตรียมที่ไม่เพียงพอหรืองานมากเกินไปนอกขอบเขตของโครงการ

แนวคิดสำคัญอีกประการหนึ่งที่เราต้องพูดถึงคือ อัตราการรับรู้ ซึ่งแสดงถึงอัตราส่วนของชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ต่อจำนวนเงินทั้งหมดที่เรียกเก็บจากลูกค้า

นี่คือวิธีที่คุณคำนวณอัตราการรับรู้:

(ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินทั้งหมด) / (ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ทั้งหมด) = อัตราการรับรู้

ความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญระหว่างอัตราการใช้ประโยชน์และการรับรู้ บ่งชี้ว่าทีมของคุณใช้เวลามากเกินไปกับกิจกรรมที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ หรือจำเป็นต้องมีงานเพิ่มเติมในไปป์ไลน์

ประโยชน์ของการตรวจสอบอัตราการใช้คืออะไร?

การตรวจสอบอัตราการใช้ประโยชน์ของคุณทำให้สามารถติดตามโครงการได้แบบเรียลไทม์

ด้วยเหตุนี้ คุณจึงมีโอกาสน้อยมากที่จะพลาดข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับโครงการของคุณ และคุณจะมองเห็นข้อผิดพลาดได้ทันท่วงทีก่อนที่ความผิดพลาดเหล่านั้นจะกลายเป็นปัญหาร้ายแรง

ต่อไปนี้เป็น ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดบางประการของการติดตามอัตราการใช้ :

• คอยติดตามต้นทุนทรัพยากร
• ปรับอัตรากำไร
• รองรับการเติบโตของธุรกิจ และ
• ปรับปรุงการวางแผนโครงการ

ประโยชน์ #1: ติดตามค่าใช้จ่ายทรัพยากร

การคำนวณอัตราการใช้ช่วยให้มั่นใจว่าคุณไม่ได้ใช้ทรัพยากรน้อยไปหรือมากเกินไปในขณะที่อยู่ในงบประมาณ เพราะคุณกำลังติดตามว่ามีการใช้เงินทุนจำนวนหนึ่ง เมื่อใด และ ที่ไหน

หากต้องการติดตามต้นทุนทรัพยากรให้ดีขึ้น คุณสามารถถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้:

• มีการใช้ทรัพยากรเพิ่มเติม เช่น ในงานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้หรือไม่
• มีการติดตามและบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินเป็นประจำหรือไม่?

ประโยชน์ #2: ปรับอัตรากำไร

เพื่อเพิ่มอัตรากำไรของคุณและสร้างรายได้มากขึ้น การคำนวณอัตราการใช้งานที่ถูกต้องทำให้มั่นใจได้ว่าบริษัทของคุณเรียกเก็บเงินจากลูกค้าตามจำนวนชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ที่เหมาะสม

อาจเกิดขึ้นที่อัตราการใช้ของคุณสูง แต่อัตรากำไรของคุณไม่ดี หากเป็นกรณีนี้ ให้วิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานเพื่อดูว่าพนักงานใช้เวลาอย่างไรและทำงานอะไรอยู่ในขณะนี้ นอกจากนี้ คุณควรวิเคราะห์ opex — เช่น ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของคุณ ซึ่งจำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจ

ประโยชน์ที่ 3: เพิ่มการเติบโตของธุรกิจ

อัตราการใช้ยังสามารถแสดงได้ว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการใดทำกำไรได้มากที่สุด สิ่งนี้อาจช่วยฝ่ายบริหารในการกำหนดพื้นที่การเติบโตที่มีศักยภาพและสถานที่ที่พวกเขาสามารถเพิ่มพนักงานได้

อัตราการใช้งานสูงมักแสดงให้เห็นว่าบริการใดมีส่วนร่วมมากกว่าและมีความสัมพันธ์กับความสามารถในการทำกำไร

ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาธุรกิจและการขายอาจพบว่าข้อมูลนี้มีประโยชน์ มันสามารถช่วยให้พวกเขาใช้เวลากับโอกาสในการขายที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่คาดว่าจะทำกำไรได้มากขึ้น

ประโยชน์ #4: ปรับปรุงการวางแผนโครงการ

การตรวจสอบอัตราการใช้ประโยชน์อาจช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการวางแผนโครงการและการกระจายทรัพยากรได้เช่นกัน

ตัวอย่างเช่น โครงการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่มีคน 6 คนจะมีอัตราการใช้งานต่ำหากใช้เวลาทำงานเพียง 50% ที่จัดสรรไว้ สถานการณ์ดังกล่าวสามารถบ่งชี้ได้ว่ามีพนักงานจำนวนมากเกินไปที่ทำงานในโครงการเดียวกัน หรือมีสิ่งอื่นๆ

รายงานการใช้งานคืออะไร?

เมื่อตรวจสอบอัตราการใช้ประโยชน์ มีสิ่งหนึ่งที่จะมีประโยชน์อย่างแน่นอน นั่นก็คือรายงานการใช้งาน

รายงานการใช้งานช่วยในการกำหนดระยะเวลาที่จัดสรรให้กับทีม:

• กำหนดการ
• มีจำหน่ายและ
• นำไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

รายงานการใช้ประโยชน์ประกอบด้วยเกณฑ์ต่างๆ มากมายที่แสดงอัตราการใช้ประโยชน์:

• การ ใช้งานที่เรียกเก็บเงินได้ — สัดส่วนของความสามารถของบุคคลที่ใช้สำหรับชั่วโมงการทำงานที่เรียกเก็บเงินได้ และ
• การใช้งานที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ — สัดส่วนของความสามารถของบุคคลในงานที่เรียกเก็บเงินไม่ได้ (การประชุมทีม การพัฒนา/ฝึกอบรมพนักงาน การสร้างเครือข่าย และการเข้าร่วมการประชุม เป็นต้น)

ทักษะการคาดการณ์มีประโยชน์เมื่อสร้างรายงานการใช้งาน เพื่อพัฒนาทักษะการพยากรณ์ของพวกเขา ซึ่งช่วยให้คุณพิจารณาทั้งปริมาณงานในปัจจุบันและอนาคตเมื่อแจกจ่ายโครงการให้กับพนักงานของคุณ ผู้จัดการสามารถเปรียบเทียบภาระงานของสมาชิกในทีมในช่วงเวลาที่กำหนดเป็นวัน สัปดาห์ หรือเดือน เพื่อประเมินว่างานมากเพียงใด ได้ถูกกำหนดไว้

แทนที่จะจัดกำหนดการดังกล่าวด้วยตนเอง ผู้จัดการสามารถเลือกใช้แอปจัดตารางเวลาของทีม เช่น Clockify เพื่อกระจายภาระงานของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นั่นคือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับพื้นฐานของรายงานการใช้งาน

ตอนนี้ เราจะกล่าวถึงประโยชน์ของการมีรายงานการใช้งานรายเดือน

รายงานการใช้งานรายเดือนสามารถทำอะไรให้กับธุรกิจได้บ้าง?

รายงานการใช้งานรายเดือนแสดงอัตราการใช้งานตามเวลาจริงสำหรับทรัพยากรทั่วทั้งธุรกิจ ต้องบอกว่า รายงานการใช้งานรายเดือนมีประโยชน์สำหรับการตัดสินใจ ณ จุดนั้น เช่น ในระหว่างความพ่ายแพ้หรือปัญหาคอขวดที่ไม่คาดคิด

การวางแผนสำหรับโครงการที่กำลังจะมาถึงและงานอื่นๆ ทำได้ง่ายขึ้นโดยการรู้ว่าสมาชิกในทีมมีความสามารถมากน้อยเพียงใดล่วงหน้า

การมีแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับความจุของสมาชิกในทีมยังช่วยผู้จัดการในการกระจายภาระงานภายในทีม ด้วยวิธีนี้ พนักงานจะมีประสิทธิผลมากขึ้นและจะไม่ยุ่งกับงาน

หลังจากตีความผลลัพธ์จากรายงานการใช้งานแล้ว ก็ถึงเวลาปรับปรุงอัตราการใช้งานของพนักงาน

เคล็ดลับในการปรับปรุงอัตราการใช้แรงงานของพนักงาน

ผู้จัดการควรหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน และปรับปรุงอัตราการใช้พนักงาน

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะทำอย่างไร เคล็ดลับต่อไปนี้สามารถช่วยคุณได้

เคล็ดลับ #1: เปรียบเทียบเวลาที่เรียกเก็บเงินกับเวลาที่เรียกเก็บเงินไม่ได้เป็นประจำ

คุณต้องตระหนักว่าเวลาของทีมของคุณถูกจัดสรรอย่างไร เพื่อให้สามารถแยกแยะระหว่างเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้

หากต้องการทราบว่าพนักงานของคุณใช้เวลาเพียงพอในการทำงานที่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าและสร้างผลกำไรให้กับคุณได้หรือไม่ สิ่งสำคัญคือต้องสร้างสมดุลที่เหมาะสมระหว่างงานที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ การทำเช่นนี้มีความสำคัญต่อการคำนวณเริ่มต้นของอัตราการใช้แรงงานของพนักงาน

โดยทั่วไป แม้ว่าเฉพาะชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้เท่านั้นที่ทำให้เกิดกำไร แต่ชั่วโมงที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน ตัวอย่างเช่น คุณไม่สามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับงานด้านการดูแลระบบหรือการฝึกอบรมพนักงานได้ แต่งานที่ไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้เหล่านี้มีความสำคัญเนื่องจากสิ่งเหล่านี้ช่วยปรับปรุงคุณภาพของธุรกิจของคุณ

อัตราส่วนของเวลาที่สามารถเรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้อาจแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละโครงการ และเมื่อบริษัทและทีมของคุณขยายตัว

เพื่อให้เห็นภาพรวมที่ดีขึ้นของทั้งชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ภายในทีม คุณควรสร้างรายงานการใช้งานปกติและตรวจสอบแต่ละช่วงเวลา

เคล็ดลับ #2: ติดตามเวลาจริงและเวลาโดยประมาณ

เป็นเรื่องง่ายที่จะสันนิษฐานว่าคุณรู้ว่าต้องใช้เวลาเท่าไรในการมอบหมายงานให้เสร็จ แต่เมื่อคุณเริ่มเปรียบเทียบทุกสิ่งที่ทีมของคุณทำในแบบเรียลไทม์ คุณอาจเปลี่ยนความคิด

คุณสามารถประเมินค่าสูงไปหรือต่ำกว่าเวลาจริงที่ทีมของคุณใช้ไปกับงานต่างๆ ได้ ซึ่งทั้งสองอย่างนี้ส่งผลเสีย

• การประเมินต่ำเกินไปอาจส่งผลให้เกิดปัญหาโครงการที่ตรวจไม่พบและการเรียกเก็บเงินที่ไม่ถูกต้อง และ
• การประเมินค่าสูงเกินไปอาจส่งผลให้ผลผลิตต่ำและการขยายตัวขององค์กรที่ซบเซา

การติดตามแบบประมาณการเทียบกับเวลาจริงสามารถเน้นให้เห็นถึงการสูญเสียที่ไม่จำเป็นของเวลาสองสามนาทีที่นี่และที่นั่น ซึ่งเพิ่มชั่วโมงที่สำคัญในทุกขั้นตอนของงานของลูกค้าและในความรับผิดชอบของทีมทุกระดับ

การประเมินงานอาจมีประโยชน์เมื่อคุณพยายามพิจารณาว่าคุณคิดค่าใช้จ่ายเพียงพอสำหรับงานหรือไม่ ค่าประมาณสามารถช่วยคุณในการพัฒนาทักษะการประมาณค่าสำหรับโครงการที่กำลังจะมาถึง

คุณสามารถใช้เครื่องมือเช่น Clockify สำหรับการประมาณการโครงการ ใน Clockify คุณสามารถวัดว่าทีมของคุณทำได้ดีเพียงใดโดย:

• การประมาณเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น
• ติดตามความคืบหน้าและ
• เปรียบเทียบเวลาที่คาดหวังกับเวลาจริง

เคล็ดลับ #3: กำหนดความรับผิดชอบของงานให้ชัดเจน

อาจเป็นเรื่องยากที่จะใช้ประโยชน์สูงสุด หากพนักงานของคุณมีปัญหาในการทำความเข้าใจบทบาทของตน (รวมถึงวัตถุประสงค์และความรับผิดชอบของงาน)

เพื่อช่วยให้พวกเขาหลีกเลี่ยงความสับสนและมุ่งมั่นที่จะทำงานให้เสร็จ ผู้จัดการควรให้รายละเอียดที่ชัดเจนเกี่ยวกับงานและคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับหน้าที่งาน

บทบาทและงานที่กำหนดไว้อย่างดีสามารถช่วยคุณในการพิจารณาว่าคุณมีปัญหาการใช้งานหรือไม่ หรือถึงเวลาที่จะต้องเพิ่มสมาชิกในทีมใหม่เพื่อปิดช่องว่างเมื่อปริมาณงานของคุณมากเกินไป

เคล็ดลับ #4: รวบรวมคำติชมของพนักงาน

แม้ว่าข้อมูลจะมีความสำคัญ แต่ก็มีบางครั้งที่ไม่มีรายงานจำนวนมากที่สามารถเปิดเผยได้ว่าพนักงานของคุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผลหรือไม่

แม้ว่าดูเหมือนว่าพนักงานจะจัดการงานได้ดีและอัตราการใช้กำลังเพิ่มขึ้น แต่สิ่งนี้อาจเปลี่ยนแปลงได้ง่ายเนื่องจากสถานการณ์ต่างๆ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงหน้าที่ของทีมหนึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาคอขวดสำหรับอีกทีมหนึ่ง แต่ผลดังกล่าวยังไม่ปรากฏให้เห็นในรายงาน

ผู้จัดการสามารถหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าวได้อย่างง่ายดายด้วยการประชุมตัวต่อตัวระหว่างพนักงานและผู้นำบ่อยๆ ด้วยวิธีนี้ พนักงานอาจรู้สึกสบายใจขึ้นและได้รับกำลังใจจากการเช็คอินแบบไม่เป็นทางการ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้พวกเขารักษาตารางการทำงานที่สม่ำเสมอได้

การสนทนาเหล่านี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการระบุปัญหาก่อนที่จะเริ่มบั่นทอนความสามารถในการทำกำไรของธุรกิจ

เคล็ดลับ #5: ส่งเสริมให้หยุดพักและหยุดงานเป็นประจำ

แม้ว่าสิ่งที่อาจดูขัดแย้งกัน แต่การวิจัยแสดงให้เห็นว่าการหยุดพักเป็นประจำช่วยเพิ่มผลผลิต

พนักงานไม่ควรใช้เวลาช่วงพักไปกับงานที่ไม่มีจุดหมาย เช่น การเลื่อนดูโซเชียลมีเดีย แต่ให้ใช้เวลานั้นพักผ่อนและชาร์จแบตเตอรี่ ด้วยวิธีนี้ เมื่อพวกเขากลับไปทำงานหลังจากพัก พวกเขาจะสามารถโฟกัสได้มากขึ้นและมีประสิทธิภาพในการทำงานให้เสร็จ

หากพนักงานหยุดพักเป็นประจำ พวกเขาจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งส่งผลให้อัตราการใช้แรงงานสูงขึ้น

นอกจากนี้ การใช้เวลาว่างจากการทำงานทำให้พนักงานเครียดน้อยลงและมีประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น ซึ่งจะเพิ่มอัตราการใช้เวลาด้วย

เคล็ดลับ #6: กำจัดงานพื้นๆ หรือทำให้มันมีความหมายมากขึ้น

เมื่อเป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการมอบหมายงานเล็กๆ น้อยๆ ให้กับทีมของคุณ เมื่อพวกเขาพยายามที่จะมีสมาธิกับวัตถุประสงค์ที่สำคัญกว่า ตรวจสอบตารางประจำวันของทีมเพื่อกำหนดกิจกรรมใดๆ ที่คุณสามารถกำจัดได้เพื่อเพิ่มเวลาให้กับพนักงานในการทำงานที่สำคัญยิ่งขึ้น

ตัวอย่างเช่น ไม่ควรเชิญทุกคนเข้าร่วมการประชุมทั้งหมด ดังนั้น ทำให้เป็นนิสัยที่จะเชิญเฉพาะผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็นเข้าร่วมการประชุมประเภทต่างๆ ในองค์กรของคุณ ท้ายที่สุดแล้ว แม้ว่าการประชุมที่เน้นการประชาสัมพันธ์รายวันของคุณอาจน่าสนใจสำหรับทีมพัฒนาของคุณ แต่โดยปกติแล้วการประชุมเหล่านั้นไม่ได้มีความสำคัญต่องานของนักพัฒนา ดังนั้นจะเป็นการดีที่สุดหากพวกเขาไม่จำเป็นต้องเข้าร่วม

โดยทั่วไปแล้ว งานทุกงานจะมีงานซ้ำๆ บางอย่างที่อาจดูเหมือนไม่สำคัญและไม่จำเป็น อย่างไรก็ตาม บางส่วนของงานเหล่านี้มีเหตุผล - การบรรลุผลสำเร็จจะนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายในระดับที่สูงขึ้น ผู้จัดการควรส่งเสริมการวางกรอบที่เหนือกว่า ซึ่งเป็นแนวคิดที่อธิบายไว้ในการศึกษา HBR ชิ้นหนึ่ง ซึ่งส่งเสริมแนวคิดในการทำให้บริบทของงานพื้นๆ ชัดเจนขึ้น เพื่อทำให้งานเหล่านั้นมีความหมายและสนุกสนานมากขึ้นสำหรับพนักงาน

แทนที่จะใช้เวลามากเกินไปกับงานที่มีพิธีการเพียงอย่างเดียว คุณควรมุ่งเน้นไปที่งานที่มอบหมายซึ่งเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ

เคล็ดลับ #7: จับคู่ทักษะของพนักงานกับบทบาทงาน

การทำความเข้าใจความสามารถของพนักงาน บุคลิกภาพในที่ทำงาน และความชอบด้านพฤติกรรมเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาทำงานได้ดีที่สุดและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

ตัวอย่างเช่น คนที่เปิดเผย ชอบจินตนาการ และมีความคิดสร้างสรรค์เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการนำเสนอแนวคิดให้กับลูกค้า ในทางกลับกัน หากพนักงานดังกล่าวได้รับมอบหมายงานที่มีกฎเข้มข้นและเน้นรายละเอียดมากขึ้น พวกเขาอาจมีปัญหาในการปฏิบัติงาน

การขอให้พนักงานของคุณเก่งในทุกเรื่องนั้นไม่ได้ผลและไม่เกิดผล พิจารณาการมอบหมายงานแต่ละอย่างอย่างรอบคอบและพิจารณาว่าพนักงานนั้นเป็นตัวเลือกที่เหมาะสมในการปฏิบัติงานหรือไม่ ถ้าไม่ ให้มองหาคนที่มีลักษณะเฉพาะที่สอดคล้องกับข้อกำหนดของงานมากกว่า

เคล็ดลับ #8: ยอมรับการทำงานจากที่บ้าน

การอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้านอาจดูไร้ประสิทธิภาพเมื่อมองแวบแรก เนื่องจากไม่มีทางที่จะรับประกันประสิทธิภาพการทำงานอย่างต่อเนื่องในขณะที่ไม่มีใครมองหา

แต่ความจริงกลับตรงกันข้าม เชื่อหรือไม่ว่า การศึกษาพบว่าพนักงานที่อยู่ห่างไกลมีประสิทธิผลมากกว่าพนักงานในสำนักงาน ดังนั้น — ถ้าประเภทของงานอนุญาต — ผู้จัดการควรอนุญาตให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน

สรุป: ความสามารถในการทำกำไรในระยะยาวจะเพิ่มขึ้นเมื่อคุณเพิ่มการใช้งานของพนักงาน

หากคุณตัดสินใจที่จะติดตามอัตราการใช้แรงงานของพนักงาน คุณจะสามารถ:

• ตรวจสอบต้นทุนทรัพยากร
• ปรับอัตรากำไรอย่างละเอียด
• ช่วยให้ธุรกิจของคุณขยายและเติบโต และ
• ปรับปรุงการวางแผนโครงการ

ยิ่งติดตามอัตราการใช้แรงงานของพนักงานมากเท่าไร ก็จะยิ่งพบปัญหา แนวทางแก้ไข และโอกาสก้าวหน้าได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

การติดตามอัตราการใช้ประโยชน์จะเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและเพิ่มประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจของคุณ

️ คุณตรวจสอบอัตราการใช้พนักงานของคุณหรือไม่? คุณมีเคล็ดลับอื่น ๆ ในการปรับปรุงอัตราการใช้งานหรือไม่? เขียนถึงเราที่ [email protected] เพื่อโอกาสในการนำเสนอในบทความนี้หรือหนึ่งในบทความในอนาคตของเรา นอกจากนี้ หากคุณชอบบทความนี้ โปรดแบ่งปันกับคนอื่นที่คุณรู้ว่ามีประโยชน์